A-Navi-Tagebuch 2/19

Willkommen zu einer weiteren Ausgabe des Azubi-Navigator-Tagebuchs. In dieser Artikelreihe fasse ich die wesentlichen Erweiterungen und Änderungen im Azubi-Navigator seit dem letzten Newsletter zusammen. Diesmal lag der Fokus auf Detailoptimierungen und Handlingsverbesserungen. Parallel dazu arbeiten wir an einigen größeren Projekten – doch dazu mehr im nächsten Tagebuch.

Schnittstellen

Im Bereich Schnittstellen haben wir zwei häufiger nachgefragte Themen aufgegriffen. Die hier umgesetzten Bereiche sind erst der Anfang einer ganzen Reihe von Schnittstellen.

Einlesen von Abwesenheiten

In Verbindung mit Partnern haben wir eine Schnittstelle zu Zeiterfassungssystemen geschaffen. Die Schnittstelle ist in der Lage, Abwesenheiten (Urlaub, optional Krankheit oder sonstige Abwesenheiten) regelmäßig aus Zeiterfassungssystemen zu übernehmen und automatisch in der Versetzungsplanung anzuzeigen.

Aktuell umgesetzt ist eine Schnittstelle zur ATOSS-Zeiterfassung. Dabei wird täglich ein 4-Monats-Zeitraum übertragen. Die Zuordnung der Datensätze erfolgt über die Personalnummer aus den Azubi-Stammdaten.

Im übermittelten Zeitraum ist die Zeiterfassung das führende System. D.h. die Datensätze im Azubi-Navigator werden entsprechend aktualisiert.

Die Schnittstelle ist so konzipiert, dass sie sich auf andere Systeme adaptieren lässt. Sollten Sie Interesse an einer Integration Ihrer Zeiterfassung haben, schreiben Sie uns gerne an: anavi-team@testsysteme.de

SAP-Integration

Aktuell arbeiten wir zusammen mit dem SAP-Spezialisten mindsquare an einer Integration des Azubi-Navigators mit SAP HCM und SuccessFactors.

Ziel ist der Austausch von Daten in drei Bereichen:

• Übernahme von Stammdaten aus den SAP-Stammdaten inkl. Zuordnung der Organisationsstruktur
• Übernahme von Abwesenheiten aus der Zeiterfassung
• Übergabe von Feedbacks an die SAP-Systeme

Das Grundkonzept ist beschrieben und technisch konzipiert.

Sollten Sie Interesse an einem Pilotprojekt zur SAP-Integration haben, freuen wir uns über eine Mail an anavi-team@testsysteme.de. Als Pilotkunde können Sie maßgeblichen Einfluss auf die Entwicklung der Integration nehmen.

Chat

Der Chat hat neue Funktionen bekommen, die auf das Thema Sicherheit einzahlen:

• Kein Preview von Einträgen in privaten Channels mehr. Private Channels können nach wie vor nur auf Einladung abonniert werden
• Archivieren von Channels (und damit den Chat-Inhalten)
• Löschen von Channels

Um diese Funktion nutzen zu können, brauchen die Personen das Recht „Chat-Channels verwalten“. Dieses wird – wie alle Rechte – bei den Personalverantwortlichen gepflegt.

Ist dieses Recht vorhanden, können die neuen Funktionen über das Menu „Verwaltung“ in einem Channel aufgerufen werden.

Auch neu: Ein Klick auf das Personen-Icon zeigt die Abonnenten dieses Channels an. Die Zahl im blauen Kreis ist die Abonnentenanzahl.

Konfiguration

Da wir es in den folgenden Abschnitten wieder aufgreifen, hier erstmal der Hinweis auf die neue globale Konfigurationsmöglichkeit. Die globale Konfiguration dient übergreifenden Einstellungen, die das Verhalten des Azubi-Navigators verändern. Aktuell lassen sich dort einstellen:

• Konfigurationsdaten für die Einbindung der Meetingsoftware „blizz„
• Konfiguration der Anzeige des Azubi-Steckbriefes im Infoportal

Im Menü „Basisdaten“ gibt es für Personen, die das Recht „globale Konfiguration“ besitzen, die Möglichkeit den Menüpunkt „Admin: Konfiguration“ aufzurufen.

Die Konfiguration ist in Rubriken eingeteilt. Durch Klick auf „Darstellung“ öffnet sich der Punkt „Felder des Infoportals“. Wählt man diesen an, können Sie im Detail definieren, welche Feldblöcke Ihre Infoportalanwender einsehen dürfen. So können Sie z.B. das Feld „Geburtstag“ vor den Ausbildungsverantwortlichen verbergen, wenn dies in Ihrem Unternehmen nicht gewünscht ist.

Digitale Seminare

Der Azubi-Navigator ist als Web-Lösung ein guter Kandidat für verteiltes Arbeiten. Schließlich lässt er sich von überall her aufrufen.

Daher lag es Nahe, für die Wissensverteilung in verteilten Organisationen eine Web-Meeting-Lösung anzubieten. Wir haben dazu die Meeting-Software „blizz“ von Teamviewer in den Azubi-Navigator eingebunden. blizz erlaubt – je nach Lizenz – Meetings mit bis zu 300 Teilnehmern abzuhalten und dabei den Bildschirm zu teilen, Audioübertragung per Web oder Telefon zu konfigurieren, Sessions aufzuzeichnen und verschiedenes mehr.

Mit bis zu 5 Teilnehmern kann blizz kostenfrei genutzt werden.

Die grundlegende Einbindung erfolgt in der globalen Konfiguration unter „Basisdaten | Admin: Konfiguration | Digitale Seminare| Blizz-Integration“. Wie dies im einzelnen funktioniert ist dort mit Bildern beschrieben. Zusätzlich braucht ein Anwender das Recht „Management von Digitalen Seminaren“, welches Sie bei den Personalverantwortlichen einrichten.

Um ein digitales Seminar zu planen, nutzen Sie den Menüpunkt „Kurse/Lehrgänge“. Legen Sie einen Kurs an oder wählen einen bestehenden Kurs aus. Im Detail werden Ihnen die Zeitblöcke angezeigt. Die folgende Bildergalerie zeigt Ihnen den Ablauf einer Seminar-Einrichtung.

Wenn das digitale Seminar läuft – dies wird durch den Seminar-Administrator in der blizz-Oberfäche gestartet – werden die Aufrufe der Teilnehmer gezählt, so dass Sie nach Abschluss des Seminars die Teilnehmerzahl unter „Aufrufe des digitalen Seminars“ ablesen können.

Azubis sehen die Einladung zum digitalen Seminar in ihrer Azubi-Oberfläche und können mit zwei Klicks daran teilnehmen.

Sicherheit

Sicherheit steht bei uns während der Entwicklung immer im Mittelpunkt. So haben wir als u-form Testsysteme GmbH & Co KG im August das Re-Audit unserer ISO 27001-Zertifizierung erfolgreich bestanden.

Auch in den Funktionen des Azubi-Navigators erweitern wir immer wieder die Sicherheitsfeatures in verschiedenen Bereichen. Hier zur Zusammenfassung der letzten 3 Monate:

• Azubis können manuell komplett gelöscht werden. Dies ist ein irreversibler Vorgang, denn alle Daten des Azubis werden dabei aus unseren Systemen gelöscht. Der Löschvorgang wird dabei in das Löschprotokoll aufgenommen, welches nach einem Jahr ebenfalls DSGVO-konform gelöscht wird.
• Azubis können nun ihre Zeugnisse löschen, wenn sie sie selbst angelegt haben.
• Es gibt bei den Personalverantwortlichen ein neues Recht „Einsicht in archivierte Azubis“. Nur wer dieses Recht besitzt, kann auch archivierte Azubis einsehen.
• Ebenfalls gibt es ein neues Recht „Feedback anfordern“. Nur wer dieses Recht besitzt, kann Azubi- und 180°-Feedbacks anfordern.

Erweiterungen der Sichtbarkeitsgruppe

Weiterhin gibt es eine Erweiterung in den Sichtbarkeitsgruppen. Dort können Mitgliedschaften nur für das Infoportal ausgewiesen werden.

Diese Funktionalität erlaubt die Behandlung von Personen, die mehrere Rollen einnehmen. Z.B. könnte Max Mustermann als Ausbilder mit Planungsrecht für die Kaufleute für Büromanagement fungieren, gleichzeitig aber Ausbildungsbeauftragter für alle kaufmännischen Berufe sein, da auch Azubis anderer Berufe seine Abteilung besuchen.

In diesem Beispiel wäre Max Mustermann in der Sichtbarkeitsgruppe „Kaufleute für Büromanagement“ ohne den Kenner „Infoportal“ eingetragen, in allen anderen Berufen mit dem Kenner.

Für die Planung nutzt er die klassische Oberfläche und sieht nur die Kaufleute im Büromanagement. Im Rahmen seiner Tätigkeit als Ausbildungsbeauftragter nutzt er das Infoportal und sieht alle Kaufleute.

Infoseite bei Personalverantwortlichen

Um die verschiedenen Ansichten der Sicherheitseinstellungen für Personalverantwortliche an einer Stelle übersichtlich darzustellen, gibt es in den Stammdaten der Personalverantwortlichen den neuen Reiter „Informationen„. Auf dieser Seite werden die effektiven Berechtigungen gemeinsam dargestellt, so dass man die Auswirkungen der vorgenommenen Einstellungen ablesen kann.

Änderungen bei den Azubis und Studenten

Die Ansicht der Azubis haben wir in „Auszubildende/Studierende“ umbenannt, denn viele Anwender nutzen den Azubi-Navigator nicht nur für Azubis, sondern auch für Studierende. Aus diesem Grund kann man bei den Stammsätzen nun den Typ mit angeben. Möglich sind:

• Auszubildender
• Duales Studium
• Studium

Je nach gewähltem Typ ändert sich die Darstellung und die Feldbezeichnung in den Details.

• Für Azubis bleiben die Bezeichnungen und Tabs wie gewohnt.
• Bei Dual Studierenden ändert sich die Tab-Bezeichnung „Schuldaten“ in „Hoch-/Schuldaten“ und die Schuldarstellung in „Berufsschulen/Hochschulen“.
• Bei Studierenden entfallen die Berufsschulen und die Hochschule bleibt bestehen. Zudem ist der Tab „Berichtshefte“ ausgegraut und damit deaktiviert.

In der Ansicht der Berufsschulen lassen sich nun pro Klasse die Klassenteilnehmer abrufen. Dazu klicken Sie auf den Pfeil neben der Überschrift „Schüler“.

Berichtsheft

In den „Prüfteams für Berichtshefte“ kann bei Einsatz der Versetzungsplanung statt fester Personen der „Platzhalter für Ausbildungsbeauftragte“ eingetragen werden. Ist dies geschehen, ermittelt der Azubi-Navigator, welche Personen laut Versetzungsplanung zum Zeitpunkt der Abgabe eines Berichtshefts für die Abteilung(-en) verantwortlich waren. Entsprechend wird der Platzhalter durch diese Personen ersetzt.

Waren die Azubis zu einem Zeitpunkt in mehreren Abteilungen, so geht das Berichtsheft parallel zu allen entsprechenden Ausbildungsbeauftragten.

Auf den PDFs wird nun bei abgezeichneten Berichtsheften die abzeichende Person samt Datum aufgeführt. Dies ist eine Voraussetzung für das digitale Berichtsheft. Es gilt die jeweils letzte Abzeichnung einer Person. Eventuelle Zurückweisungen werden – wie gehabt – im Verlauf eines Berichtsheftes (erreichbar über den Button mit den drei senkrechten Punkten) dargestellt.

E-Learning

Im Bereich E-Learning wurden viele neue Inhalte im Bereich Lernkarten und der Prüfungssimulation eingestellt.

Neu ist auch, dass Lerninhalte nun ab der Zuteilung im Lerncenter aufgeführt werden. Bislang geschah dies erst bei der ersten Nutzung durch den Azubi, weswegen es schwierig feszustellen war, wenn Inhalte nicht genutzt wurden.

Lernflats lassen sich auch für kürzere Zeiträume buchen. Hierzu haben wir eine Preisstaffel entwickelt und im E-Learning-Shop hinterlegt.