Effiziente, digitale Prozesse für moderne Personalarbeit

Innovative und technologisch herausragende Produkte herzustellen ist der Anspruch des Offiziellen Technischen Servicepartners der Paralympics 2020. Um auch dem Anspruch effizienter, digitalisierter Prozesse und moderner Personalarbeit gerecht zu werden, hat Ottobock den Azubi-Navigator eingeführt. Ausbildungsleiterin Stefanie Senhen spricht mit uns in diesem Interview über Herausforderungen und Erfahrungen.

Christiane Eberhardt: Liebe Frau Senhen, mögen Sie sich unseren Lesern kurz vorstellen?

Sehr gerne. Ich bin Mitarbeiterin bei der Firma Ottobock SE& Co. KGaA seit 2007 und darf bei uns im Haus das Thema der Ausbildung verantworten. Vor meiner Tätigkeit als Ausbildungsleiterin war ich in verschiedenen HR Funktionen eingesetzt, bspw. als Personalentwicklerin oder HR Business Partnerin. Aktuell betreuen wir als Team ca. 80 Azubis an zwei Standorten in Deutschland in 25 Ausbildungsberufen/Dualen Studiengängen.

Warum haben Sie sich dazu entschieden, ein digitales Management-System für die Ausbildung einzuführen?

Die Planung und Organisation der Ausbildung war mit einem sehr hohen manuellen Pflege- und Dokumentationsaufwand verbunden. Es wurden beispielsweise pro Beruf Versetzungspläne von den Ausbildern erstellt und gepflegt. Beurteilungen erfolgten in Papierform, wurden von mehreren Personen gegengezeichnet, eingescannt und in der Personalakte abgelegt. Auswertungen zu Noten, Rückläufe von Beurteilungsbögen/ Zeugnissen etc. wurden manuell gepflegt und ausgewertet. Standortübergreifend wurde mit unterschiedlichen Laufwerken und voneinander getrennten Übersichten gearbeitet. Dem Anspruch effizienter und digitalisierter Prozesse sowie moderner Personalarbeit kamen wir bis zur Einführung des Azubi-Navigators nicht nach.

Was war Ihnen bei der Einführung besonders wichtig?

Die Einbindung der Auszubildenden, Ausbilder und Ausbildungsbeauftragten! Wir haben gemeinsam Anbieter kennengelernt und verglichen und uns darüber zu unseren Prozessen ausgetauscht.

Welche Herausforderungen und Schwierigkeiten galt es zu überwinden?

Bislang blicke ich positiv auf die Einführung. Die Akzeptanz bei unseren Kollegen und Azubis ist sehr hoch und wir freuen uns alle, zentral auf Informationen zuzugreifen und weniger zu scannen und auszudrucken. Sicherlich bringt das Projekt viel Mehrarbeit mit sich, das sehe ich als Herausforderung. Neben dem Tagesgeschäft gilt es, Ansprechpartner zu klären, den Azubi-Navigator zu „befüllen“ und dabei gleichzeitig noch ggf. aktuelle Prozesse anzupassen.

Und warum haben Sie sich für den Azubi-Navigator entschieden?

Weil er den größten Teil unserer Anforderungen abgedeckt hat und der Azubi-Navigator sehr flexibel ist und sukzessive optimiert wird. Unsere Anregungen oder Rückfragen zu der Lösung werden aufgenommen und wo es passt, werden auch Änderungen oder Erweiterungen im Azubi-Navigator vorgenommen.

Wie sind Ihre ersten Erfahrungen mit dem Azubi-Navigator? Was läuft gut, wo hakt es vielleicht noch ein bisschen?

Alles in allem läuft es gut. Alle User lernen den Azubi-Navigator gerade kennen und das digitale Berichtswesen läuft intern schon gut. Wir sind gerade in den Abstimmungen mit den Kammern zur Vorlage der Berichtshefte. Hier gibt es noch einiges zu besprechen, sodass unsere Azubis in den Prüfungsausschüssen problemlos ihre Prüfung ablegen können.

Vielleicht haben Sie auch noch Wünsche oder Tipps für uns oder die Leser?

Wir führen den Azubi-Navigator zunächst an einem Standort ein und dabei auch modulweise. Dies empfehle ich auch anderen Unternehmen. Die Arbeitspakete sind damit überschaubar und man kann einfach erstmal anfangen und sich damit Schritt für Schritt zurechtfinden. Wir bedanken uns für die gute Betreuung und sind gespannt auf die Einführung der weiteren Module!

Herzlichen Dank für das Interview!

Der Mensch im Mittelpunkt

Otto Bock SE & Co KGaA, Duderstadt

Weltmarktführer für ExoProthetik

Produkte: Prothetik, Orthetik, Mobility Solutions (z. B. zur Inklusion), Medical Care (Rehabilitationsprogramme etc.)

• Gründung: Februar 1919
• Mitarbeiter: ca. 8.000
• Niederlassungen in über 55 Ländern weltweit (Firmenzentrale in Duderstadt)
• 130 Versorgungszentren weltweit

Partner der Paralympics:

• seit 1988 mit Technikern vor Ort
• seit 2005 weltweiter, offizieller Partner
• Rio 2016: 100 Techniker, 29 vertretene Sprachen, 10.400 geleistete Arbeitsstunden, 2.408 Reparaturen
• Tokio 2020: 100 Techniker, 18 t Ausrüstung, 15.000 Ersatzteile für 2.000 erwartete Reparaturen