Die Outdoor-Experten von Globetrotter nutzen seit dem Frühjahr 2020 das digitale Ausbildungsmanagement-System von U-Form – den Azubi-Navigator.
Deutschlandweit 17 Stores. Mit insgesamt 41 Auszubildenden. Für Globetrotter, den Profi für Outdoorkleidung und -ausrüstung, Trekking-Equipment und mehr, ist das Ausbildungsmanagement eine Herausforderung.
Unsere Auszubildende Kauffrau im E-Commerce gibt hier einen kurzen Überblick, warum sie gerne mit dem Azubi-Navigator arbeitet und warum dieser gerade in Zeiten von Corona hilfreich ist.
Mit dem „Azubi-Navigator“ hat u-form Testsysteme eine ganzheitliche Lösung fürs Ausbildungsmanagement entwickelt. Gemeinsam mit der IT-Beratung mindsquare arbeitet der Ausbildungsspezialist aktuell an einer Schnittstelle für SuccessFactors. Für den Piloten suchen mindsquare und u-form Ausbildungsunternehmen als Projektpartner auf Kundenseite. Wir haben mit Shawn Conley Sweeney (mindsquare) und Cornelius Scheffel (u-form) über die Hintergründe gesprochen.
Warum ist die Digitalisierung von Ausbildungsmanagement aktuell überhaupt ein Thema?
Cornelius Scheffel: Digitale Umgebungen sind für die nachfolgenden Generationen natürliche Umgebungen, in die sie hineingewachsen sind. Das prägt die Erwartungshaltung gegenüber Ausbildungsbetrieben. Wenn Unternehmen das in ihrem Ausbildungsmanagement widerspiegeln, machen sie die Ausbildung aus der Sicht der Zielgruppe attraktiver. Noch wichtiger finde ich, dass die Digitalisierung auch im Ausbildungsmanagement wichtige Zeit verschafft, indem sie für einen besseren Überblick sorgt, umständliche und sich überschneidende Arbeitsroutinen vermeidet etc. Diese gewonnene Zeit können Ausbilder nutzen, um sich persönlich und intensiv um die einzelnen Auszubildenden zu kümmern.
Welche konkreten Funktionen bietet der Azubi-Navigator für das digitale Ausbildungsmanagement?
Cornelius Scheffel: Ausbilder müssen Azubis Ausbildungsinhalte vermitteln, sie motivieren, rechtzeitig in die passende Abteilung delegieren und mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn es mal brennt. Hinzu kommen das rechtliche Rahmenwerk (IHK-Prüfungskataloge, Rahmenlehrpläne, Ausbildungsordnungen und die Berufsschule) sowie die räumlichen und personellen Kapazitäten, die Ausbildungsverantwortliche im Blick haben müssen. Der Azubi-Navigator besteht aus sechs Hauptelementen, die Ausbildungsverantwortlichen und, wo es sinnvoll ist, auch Azubis zu Verfügung stehen:
1. Zentrale Verwaltung aller Stammdaten
2. Versetzungsplanung
3. Feedback und Beurteilungen
4. Ausbildungs(-rahmen)pläne
5. Zeugnisgenerator
6. E-Learning
Diese Elemente greifen vernetzt ineinander. Wichtig ist uns dabei, dass einmal erfasste Daten nicht mehrfach eingegeben werden müssen. Erfasst ein Azubi zum Beispiel einen Stundenplan für seine Berufsschulklasse, so stehen die Fächer dem Azubi als Nutzer des Tools in den Kategorien „Ausbildungsnachweis“ und „Notenerfassung“ zur Verfügung. Gleichzeitig profitieren die Ausbilder davon, dass sie wissen, wann die Azubis dieser Berufsschulklasse nicht im Unternehmen sind.
Wie sieht das Wettbewerbsumfeld aus?
Cornelius Scheffel: Der Azubi-Navigator ist auf dem Markt sicherlich eine der modernsten digitalen Lösungen fürs Ausbildungsmanagement. Zusammen mit dem Ansatz, die Gesamtheit der Themen in der Ausbildung abzubilden und den Azubis in die Lösung integrierte E-Learning-Inhalte zur Prüfungsvorbereitung anzubieten, stellt das ein USP dar.
Warum ist das Thema gerade für Unternehmen interessant, die sich in einer SuccessFactors-Umgebung bewegen?
Shawn Conley Sweeney: SuccessFactors selbst bietet zwar ein „Apprentice Management“ im Basismodul an. Die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten sind allerdings extrem eingeschränkt, sodass die meisten Kunden damit nicht arbeiten. Darum haben wir uns entschlossen, nach starken Partnern in dem Bereich zu suchen und sie gemeinsam an SuccessFactors anzubinden. SuccessFactors sieht sich selbst sowieso als Plattform für verschiedenste Lösungen. Genau das wollen wir damit bedienen. Das Unternehmen selbst erhält also eine Cloudlösung inklusive eines Ausbildungsmanagements. Die Systeme sind integriert und er spart sich so die doppelte Dateneingabe.
Was soll die Schnittstelle zwischen SuccessFactors und dem Azubi-Navigator leisten?
Shawn Conley Sweeney: Sie wird modular aufgebaut sein. Der Kunde bekommt genau das, was er braucht. Die Module richten sich dabei nach den Funktionen im Azubi-Navigator. Zum Beispiel ist es möglich, neben den Azubi-Stammdaten auch Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) sowie Kostenstellen aus SuccessFactors in den Azubi-Navigator zu importieren und umgekehrt aus dem Azubi-Navigator Ergebnisse von Beurteilungen in SuccessFactors zu übernehmen.
Welche Erfahrungen hat u-form Testsysteme bislang mit SuccessFactors gemacht?
Cornelius Scheffel: Wie an unserem Unternehmensnamen unschwer zu erkennen ist, bieten wir verschiedene Online-Tests im Ausbildungskontext. u-form Testsysteme hat in einigen Projekten schon Erfahrungen mit der Kopplung zwischen Online-Testsystemen und SuccessFactors gesammelt. Die Schnittstellen laufen stabil und ließen sich in relativ kurzer Zeit einrichten. Deshalb blicken wir auf das aktuelle Projekt gespannt, aber optimistisch.
Welches Know-how bringt mindsquare bei der Entwicklung der Schnittstelle ein?
Shawn Conley Sweeney: Der Markt befindet sich aktuell im Umbruch von SAP HCM zu SuccessFactors. Entsprechend haben wir schon mehrfach uni- oder bidirektionale Integrationen mit SuccessFactors implementiert. Auch Non-SAP Systeme und Drittanbieter haben wir schon angebunden. Technisch ist die Anbindung des Azubi-Navigators kein Neuland für uns.
Wie wollen Sie diese Schnittstelle entwickeln?
Cornelius Scheffel: Mit einem gemeinsamen Team von u-form und mindsquare. Zusätzlich in enger Zusammenarbeit mit Projektpartnern auf Kundenseite, die sich aktiv einbringen. Kunden, die mit uns gemeinsam die Schnittstellen konzipieren, haben naturgemäß Einfluss auf deren Gestaltung. Viele Funktionen im Azubi-Navigator sind im Zusammenspiel mit Kunden entstanden. Unserer Erfahrung nach steigt dadurch der praktische Nutzen. Und Kunden, die die Entwicklungsphase begleiten, können sich sicher sein, dass ihre Bedürfnisse abgedeckt sind.
Sie suchen also Projektkunden für die Entwicklung der Schnittstelle. Welche Voraussetzungen müssen sie mitbringen und was dürfen diese Kunden für ihr Engagement erwarten?
Shawn Conley Sweeney: Projektkunden sollten schon ein paar Jahre ein SuccessFactors System inklusive Employee Central nutzen und ein bisschen Vorreitermentalität für das Projekt selbst mitbringen. Ihr Nutzen besteht darin, dass sie die Schnittstelle mitgestalten, ihr eigenes Ausbildungsmanagement reflektieren und dadurch verbessern. Während der aktiven Entwicklungsphase macht sich das Engagement für Kunden auch finanziell bemerkbar, denn sie zahlen weniger Lizenzgebühren für den Azubi-Navigator.
Wie läuft so ein Pilotprojekt ab? Mit welchem Aufwand ist kundenseitig zu rechnen?
Shawn Conley Sweeney: Zunächst führen wir unter den beteiligten Kunden eine telefonische Umfrage . Im Anschluss wird die erste Architekturversion fertiggestellt und das Konzept gereviewed. Im Anschluss erstellen wir dann die erste Version und geben sie zum Betatest frei. Mit dem dann erhaltenen Feedback entwickeln wir den finalen Piloten. Der Aufwand beschränkt sich auf die Feedbackrunden und Auslieferungstage. Daneben gibt es noch klassische Projektaufwände wie GoLive Begleitung oder Abnahmetests.
Was sollen Kunden tun, die Interesse haben, an der Entwicklung der Schnittstelle mitzuwirken?
Shawn Conley Sweeney: Interessenten können sich entweder bei Cornelius Scheffel (0212 26049813, scheffel@testsysteme.de) oder bei mir (0175 2955671, sweeney@mindsquare.de) formlos melden.
Cornelius Scheffel ist geschäftsführender Gesellschafter bei der u-form Testsysteme GmbH & Co. KG. Der Diplom-Informatiker verantwortet alle technischen Themen bei dem Ausbildungsspezialisten und bringt dabei über 30 Jahre Berufserfahrung ein.
Shawn Conley Sweeney arbeitet als Senior HR Consultant bei mindsquare und verantwortet für die IT-Beratung das Thema Ausbildungsmanagement. Der Wirtschaftsinformatiker hat in zahlreichen HR Projekten einen tiefen technischen und fachlichen Einblick in SAP HCM und SuccessFactors gewonnen.
Innovative und technologisch herausragende Produkte herzustellen ist der Anspruch des Offiziellen Technischen Servicepartners der Paralympics 2020. Um auch dem Anspruch effizienter, digitalisierter Prozesse und moderner Personalarbeit gerecht zu werden, hat Ottobock den Azubi-Navigator eingeführt. Ausbildungsleiterin Stefanie Senhen spricht mit uns in diesem Interview über Herausforderungen und Erfahrungen.
Ohne Fehler gibt es keinen Fortschritt. Auch deshalb ist eine gute Feedback-Kultur gut für die Auszubildenden und für das Unternehmen. Das Feedback-Modul in der Azubi-Navigator Plus- und Premiumversion bietet Feedbackvorlagen und Feedbackbögen. Wie dies alles funktioniert, beschreibt dieser Artikel.
Die Grundlage für die Nutzung des Feedbacksystems bilden die Feedbackvorlagen. Sie sind wie eine Blaupause zu verstehen. Zu finden sind sie unter Auszubildende | Feedbackvorlage.
Wer neu mit dem Feedbacksystem anfängt, findet dort bereits zwei Vorlagen: Standard-Feedbackbogen kurz” und “-lang”. Beide Bögen bilden typische Dimensionen eines Feedbackbogens ab und sind sofort einsatzbereit. Alternativ können diese Inhalte als Kopiervorlage für eigene Feedbackvorlagen dienen. Dazu gibt es in der Detailansicht oben den “Kopieren”-Button.
Wer möchte, kann ebenso die eigenen Vorlagen beginnend mit einer leeren Vorlage selbst erfassen.
Wenn Sie eine neue Vorlage anlegen, können Sie den Namen, Kurznamen und eine Beschreibung der Vorlage definieren. Wichtig für den Ablauf beim späteren Einsatz sind die beiden Felder “Auszufüllen durch” und “Auszubildende/-r darf Feedback nach Abschluss sehen”. Letzeres ist selbsterklärend, wohingegen “Auszufüllen durch” die verschiedenen Ablaufszenarien definiert. Derzeit sind folgende Optionen wählbar:
Zusätzlich zu diesen Steuerdaten können Sie noch Protokolle oder Dokumente den Vorlagen hinzufügen.
Der Vorlageneditor erlaubt das Erstellen und Verändern von Vorlagen direkt im Browser. Wer zumindest ab und zu Blogbeiträge mit WordPress schreibt, wird sich schnell zurecht finden, denn das Grundprinzip des Vorlageneditors lehnt sich an den Gutenberg-Editor von WordPress an.
Der Aufbau einer Vorlage geschieht auf Basis von Blöcken. Jeder Block hat einen Typ wie z.B. Überschrift, Text oder Feedback. Der letzte Blocktyp ist für alle Arten von Eingaben in den Feedbackbogen vorgesehen. Dazu gehören Auswahltypen wie 1 aus 3, 1 aus 4,… Schulnoten oder Freitexte.
Neue Blöcke werden über das Plus-Symbol oberhalb des Fragebogens oder der einzelnen Blöcke hinzugefügt:
Bei einem Klick, wählen sie den gewünschten Blocktyp aus:
Wenn Sie den Blocktyp “Feedback” auswählen, fügt der Editor zuerst einen Platzhalter an die entsprechende Stelle ein:
Den Feedbackblock bearbeiten Sie durch einen Klick auf das blaue Symbol. Jedes Feedbackfeld kann eine eigene Überschrift und eine personalisierte Beschreibung haben:
Dabei dient der Platzhalter ${name} dazu, dass der Feedbackbogen bei Verwendung automatisch mit dem Namen der/des Auszubildenden ausgefüllt wird. Für eine gender-gerechte Ansprache sind die Textfelder zweifach vorhanden. Als Bewertungstypen stehen mehrere Arten zur Verfügung.
Möchte man Blöcke in der Reihenfolge verschieben, so kann dies über die Bearbeitungsmenüs geschehen. Diese erscheinen für einen Block, sobald man ihn mit der Maus angewählt hat:
Über die Pfeile kann man den Block nach oben oder unten verschieben, über die Striche mit Stift den Blocktyp ändern und über die drei Punkte erscheint ein weiteres Menü, in dem man z.B. den gesamten Block löschen kann.
Hat man Änderungen an dem Bogen vorgenommen, ist es wichtig, die Vorlage über “Speichern” abzuspeichern.
Der Start eines Feedbacks beginnt immer vom Datensatz des Azubis im Reiter “Feedback”. Dort können neue Feedbacks angelegt werden. Die Anlage erfolgt über den Button “Neues Feedback” und führt zu einem Dialog. In diesem kann die Vorlage ausgewählt und ein Grund für das Feedback angegeben werden. Typische Gründe sind auf der rechten Seite aufgeführt. Ein Klick auf den Pfeil übernimmt den Text.
Ist der Feedbackbogen angelegt, erfolgt die weitere Bearbeitung in der Detailansicht. Dort kann auch der Name des Bogens geändert werden, der im Standard dem Namen der Vorlage entspricht. Der nun folgende Ablauf unterscheidet sich nach dem Ablauftyp.
| Ausbilder oder gemeinsam | In der Detailansicht steht der Button “Starten” zur Verfügung. Damit beginnt ein einzelnes oder gemeinsames Feedback. Das gegebene Feedback kann pausiert oder abgeschlossen werden. Nach dem Abschluss sind keine weiteren Änderungen mehr möglich |
| Durch Azubi | Das Feedback muss durch den Ausbilder angefordert werden. Dies geschieht über den Button “Anfordern”. Dadurch erscheint in der Azubiansicht eine neue Aktivität mit der Bitte, den Feedbackbogen auszufüllen. Ist dies geschehen, verschwindt die Aktivität beim Azubi automatisch |
| 180°-Feedback | Hier sind zwei Aktionen notwendig. Zum Einen muss über den Button “Azubi-Feedback anfordern” das Feedback des Azubi angefordert werden. Weiterhin kann über “Ausbilderfeedback starten” das eigene Feedback gestartet werden. |
Der Ablauf nach dem Start eines Bogens ist immer vergleichbar. Nach dem Start eines Bogens können Sie – ja nach Eingabetyp – die Feedbacks geben. Die Smiley-Darstellung ist klickbar, bei z.B. Schulnotenfeedback klickt man die entsprechende Ausprägung pro Block an und der Freitext steht als Texteingabe zur Verfügung.
Ein laufender Bogen kann jederzeit über den Button “Pausieren ” ganz unten unterbrochen werden. Klickt man auf “Abschliessen”, so ist die Eingabe in den Bogen beendet.
FFeeDas Ergebnis des Feedbacks wird nach Abschluss des Durchlaufs im Azubi-Datensatz angezeigt. Azubis sehen dieses, wenn die entsprechende Option zur Anzeige gewählt wurde. Dabei wird das Ausbilderfeedback erst sichtbar, wenn der Ausbilder dieses abgeschlossen hat. Bei 180°-Feedbacks werden die beiden Fragebögen nach Abschluss konsolidiert. Bei Abweichungen trägt das Eingabefeld einen gelben Kenner auf der linken Seite.
Wir planen in der zweiten Jahreshälfte ’19 für das Premiummodul noch eine Erweiterung des Feedback-Systems. Der nächste Schritt wird ein Regelsystem werden, so dass für jede Vorlage Regeln hinterlegt werden können, wann ein Feedback automatisch angefordert werden soll. Mögliche Regelauslöser werden sein:
Weiterhin wird es eine Sichtbarkeitssteuerung für Feedbacks geben um auch Personenkreise einzubinden, die nicht zum Kreis der Feedbackgeber gehören.
Und ein Vergleichsmodul inkl. Anonymisierung z.B. für ein Abteilungsrating soll es ebenfalls geben.
In diesem Sinne: Geben Sie Ihren Azubis qualifiziertes Feedback und nehmen dieses an.
Ausbildungsexpertin Sabine Bleumortier hat in ihrer Studie „Qualifizierung der ausbildenden Fachkräfte“ festgestellt, dass über die Hälfte der ausbildenden Fachkräfte sich Unterstützung durch digitale Ausbildungstools wünscht. Um diesem Wunsch noch besser nachkommen zu können, haben wir das u-form Testsysteme Team um Christiane Eberhardt aufgestockt. Frau Eberhardt verantwortet seit 1. Mai 2019 den Vertrieb und das Marketing des Azubi-Navigators.
Hallo Frau Eberhardt, stellen Sie sich unseren Lesern doch einmal kurz vor?
Ich heiße Christiane Eberhardt, bin 39 Jahre alt, verheiratet und habe zwei Söhne (11, 12 Jahre).
Nach dem Abitur habe ich ein duales Studium absolviert, deshalb kann ich jetzt schon auf knapp 20 Jahre Berufserfahrung im Marketing zurückblicken. Während meiner 4 Jahre im Marketing für den U-Form Verlag habe ich das Thema Ausbildung und Ausbildungsmarketing für mich entdeckt und freue mich deshalb sehr über diese neue Aufgabe.
Man soll ja nur Dinge verkaufen, die einem selber auch gefallen. Was hat Sie denn vom Azubi-Navigator überzeugt?
Schon auf den ersten Blick sieht man die vielfältigen Funktionen und bereits nach einer kleinen Einführung kann man den A-Navi voll nutzen. Alle wichtigen Daten, Dokumente und auch „Werkzeuge“ wie den Zeugnisgenerator auf einen Klick zur Verfügung zu haben, gleichzeitig Azubis mit dem Lerncenter unterstützen zu können und den Lernfortschritt zu verfolgen – das begeistert mich wirklich.
Der Azubi-Navigator entwickelt sich permanent weiter. Welche neuen spannenden Funktionen sind denn in der letzten Zeit dazu gekommen?
Eine Menge! Man kann anhand der hinterlegten Ausbildungsrahmenpläne eigene Ausbildungspläne erstellen und diese in die Versetzungsplanung übernehmen, man kann jetzt Azubis einladen ein Feedback abzugeben zum Beispiel zum Ende der Probezeit. Berichtshefte können ganz einfach mit Anlagen versehen werden und Azubis sehen jetzt über die Achievements ihren Lernfortschritt. Wie das alles genau funktioniert und was sonst noch Neues dazugekommen ist, können Sie in unserem Azubi-Navigator Tagebuch nachlesen.
Können Sie uns schon einen kleinen Ausblick geben, mit welchen weiteren Funktionen der Azubi-Navigator aufwarten wird?
Die Versetzungsplanung entwickelt sich stetig weiter. Gerade sind wir – also die Entwickler – dabei, eine „phasenbasierte Vorschlagsplanung in der Versetzungsplanung“ umzusetzen. Das heißt, dass die Kunden anhand ihrer individuellen Ausbildungspläne Planungsvorschläge oder Optimierungsvorschläge für ihre Versetzungsplanung erhalten können. Wenn alle Parameter richtig gepflegt und die Abhängigkeiten vorgegeben sind (z. B. Azubi1 muss in Abteilung A und B für jeweils 6 Wochen und kann erst danach in Abteilung C geplant werden und so weiter), werden die Pläne automatisch generiert. Das sind aber natürlich immer nur Vorschläge. Denn bei aller mathematischen Optimierung behält der Mensch doch immer die Entscheidung. Und bis es soweit ist, werde ich mir wohl nochmal Gedanken um eine griffige Bezeichnung machen …
Was muss ich denn tun, wenn ich Sie und die vielen spannenden Funktionen und Möglichkeiten des Azubi-Navigators einfach mal ganz unverbindlich kennenlernen möchte?
Sie können sich einfach hier registrieren und den Azubi-Navigator kostenlos und unverbindlich testen. Und über diesen Link https://calendly.com/testsysteme/anavi können Sie einen Termin zur Web-Präsentation vereinbaren. Dann zeigen wir Ihnen „live“, was der Azubi-Navigator noch alles kann und wie Sie ihn schnell und unkompliziert einrichten können.
Danke für das Interview Frau Eberhardt und schön, dass Sie da sind!
Hier finden Sie den Link zu den Ergebnissen der Studie von Sabine Bleumortier: https://www.bleumortier.de/index.php/service/umfrage/
Felicia Ullrich: Lieber Herr Rathje, Ihr Unternehmen kenne ich, weil wir gerade einen wunderbar flauschigen Teppich von JAB Anstoetz in unserem Haus verlegt haben. Mögen Sie unseren Lesern kurz vorstellen, was JAB Anstoetz macht und was Ihre Funktion ist?
Uwe Rathje: Sehr gerne! Die JAB Anstoetz Gruppe wurde 1946 gegründet und hat sich seitdem zu einem der weltweit führenden Heimtextilverlage entwickelt mit einem Vertrieb in derzeit über 80 Länder.
Unter den Marken JAB Fabrics, Chivasso, Carlucci und Gardisette entwickeln und vertreiben wir hochwertige Heimtextilien – d. h. Gardinen, Dekorationsstoffe und Möbelbezugsstoffe für die unterschiedlichsten Wohn- und Einrichtungsstile. Ergänzt werden diese Kollektionen um JAB Systems – unsere Marke für den innenliegenden Sonnenschutz – vom Plissee über Flächenvorhänge bis zu Rollo-Anlagen.
Über unsere Schwesterfirma JAB Flooring entwickeln und vertreiben wir international textile und Hartbodenbeläge. Das Sortiment umfasst neben unterschiedlichsten Teppichbodenqualitäten auch angepasste Teppiche, individuell designte Teppiche und LVT-Designbeläge.
Ich bin in der Unternehmensgruppe seit 1991 tätig und verantworte als Prokurist die Bereiche Personal & HR, Customer Service national & international und Business Intelligence.
In meiner Tätigkeit verantworte ich derzeit am Standort in Bielefeld auch 23 Auszubildende als Kaufleute im Groß- und Außenhandel, Fachinformatiker, Fachkräfte für Lagerlogistik, Polster- und Dekorationsnäher, Industriekaufleute und Polsterer.
Felicia Ullrich: Sie haben sich sehr kurz entschlossen für den Einsatz des Azubi-Navigators in Ihrer Ausbildung entschieden. Was hat Sie vom Azubi-Navigator überzeugt und was erwarten Sie von seinem Einsatz?
Uwe Rathje: Ich bin im Rahmen einer IHK-Veranstaltung auf den Azubi-Navigator aufmerksam geworden, und habe mir gleich am nächsten Tag einen Testzugang angefordert.
Die Möglichkeiten, die ich bereits über den Testzugang gesehen habe, führten dazu, dass ich den Azubi-Navigator noch am selben Tag als „Verwaltungs- und Steuerungstool“ für unsere Ausbildung, zunächst am Standort Bielefeld, implementiert habe.
Überzeugt hat mich die einfache Handhabung. Anders als bei vielen anderen IT-Produkten findet man sich intuitiv in dem System zurecht und benötigt nicht noch eine umfangreiche Unterstützung durch die eigene IT-Abteilung oder einen externen Support. Ich konnte sehr einfach unsere Unternehmensgruppen- und Abteilungsstruktur im Azubi-Navigator anlegen, ebenso die bei uns vorhandenen Ausbildungsberufe, Berufsschulen etc.
Über den Azubi-Navigator haben wir uns sehr schnell im ersten Schritt eine zentrale Azubi-Verwaltung einrichten können – diverse Aktenordner und Dateien gehören damit der Vergangenheit an. Wir erstellen die Versetzungspläne und Feedbackbögen und dokumentieren neben allen Ausbildungsunterlagen auch den Ausbildungsfortschritt in dem Azubi-Navigator. Unsere Auszubildenden erfassen seit April 2019 auch ihre Berichtshefte digital, was uns das Monitoring enorm erleichtert.
Besonders wichtig war mir, dass wir mit dem Azubi-Navigator insgesamt eine moderne Kommunikationsplattform geschaffen haben, die von allen Beteiligten – Ausbildungsverantwortlichen in den Abteilungen, wie auch in erster Linie unseren Auszubildenden – als modern, zeitgemäß und innovativ angesehen wird.
Als nächste Schritte werden wir die diversen digitalen Lernangebote ausprobieren, die über den Azubi-Navigator individuell buchbar sind. Unsere Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass Azubis über die klassischen Print-Lernmittel immer schwerer zum Lernen zu motivieren sind.
Felicia Ullrich: Gibt es einen Tipp, den Sie den Lesern, die sich für den Azubi-Navigator interessieren, ihn aber bisher nicht einsetzen, mitgeben können?
Uwe Rathje: Der einzige Tipp, den ich geben kann ist: Einfach mal mit einem Testzugang ausprobieren!
Nur dadurch ergeben sich eigene Ideen und Möglichkeiten der sinnvollen Anwendung. Wer den einmaligen Aufwand, in dem Azubi-Navigator alle bis dato manuell abgelegten Daten angelegt zu haben erledigt hat, wird danach wesentlich effektiver arbeiten können. Gerade der über Berechtigungen gesteuerte Zugriff unterschiedlichster Personengruppen mit diversen individuellen Anforderungen ist über dieses zentrale Tool viel einfacher zu steuern.
Und vielleicht noch ein weiterer Tipp, wenn es gilt die eigene IT bzw. den Datenschutzbeauftragen von dieser cloudbasierten Lösung zu überzeugen: Dies war mit der bereitgestellten DSGVO-Konformitätserklärung und dem TÜV-Zertifikat zur Norm ISO/IEC 27001:2013 absolut unproblematisch.
Felicia Ullrich: Gibt es noch etwas, dass Sie sich vom Azubi-Navigator wünschen würden?
Uwe Rathje: Auch wenn es unser Ziel ist, soviel wie möglich ausschließlich digital über den Azubi-Navigator zu erledigen, so sind wir als Unternehmen sicher nicht alleine mit der Anforderung, dass für bestimmte Berichte und Unterlagen zusätzlich eine Printmöglichkeit verfügbar sein sollten. Auch wenn die derzeitige Generation unserer Azubis digitaler unterwegs ist als jede zuvor, so hatte ich schon diverse Anfragen, ob man die Berichtshefte nicht doch einmal ausdrucken könne. Gleiches gilt für die Feedbackbögen oder die Versetzungsverläufe über die Gesamtdauer der Ausbildung.
Ein weiterer aktueller Wunsch unserer Auszubildenden ist, dass sie über ihren Zugang zum Azubi-Navigator ihre eigenen Feedbackbögen selber auch einsehen können.
All diese Wünsche diskutiere ich aktuell mit den Entwicklern des Azubi-Navigators – und wie in den vergangenen Wochen werden auch sicher hier schnell Lösungen angeboten.
Felicia Ullrich: Herzlichen Dank für das Interview.
Bildungsträger bieten Unternehmen vielfältige Dienstleistungen rund um die Ausbildung an. Dabei nutzen Sie teilweise E-Learning-Inhalte in einer speziellen Fassung des Azubi-Navigators. Der Azubi-Navigator für Unternehmem bietet die Möglichkeit, die E-Learning-Fortschritt der Azubis zu verfolgen. Mit der Integration von Unternehmen und Bildungsträgern funktioniert die Fortschrittsanzeige auch gemeinsam.
Um den Unternehmens-Azubi-Navigator mit der Version des Bildungsträgers zu verbinden, muss zwischen beiden Teilnehmern eine Vertrauenssstellung geschaffen werden. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie diese Vertrauensstellung eingerichtet wird.
Nehmen wir an, ein Unternehmen A möchte den Stand der E-Learning-Aktivtäten beim Bildungszentrum des Einzelhandels Niedersachsen in Springe verfolgen. Dazu sind im Wesentlichen 3 Schritte notwendig:
Im Sinne einer Prozessdarstellung sieht dies wie folgt aus:
Wie dies von der Registrierung bis zur Ansicht im Lerncenter aussieht, beschreibt die folgende Anleitung.
Wenn Sie noch keinen Account für den Azubi-Navigator haben, registrieren Sie sich über https://azubinavi.de.
Sind Sie einmal angemeldet, können Sie innerhalb der Basisdaten mit dem Menüpunkt „Berufsschulen“ die zugehörige Ansicht aufrufen. Klicken Sie dann oben rechts auf „Registrierte Bildungsträger hinzufügen“ und wählen Sie den passenden Eintrag aus. Durch diese Auswahl wird bei dem gewählten Bildungsträger ein Partnerdatensatz erzeugt. Er repräsentiert Ihre Freigabe zur Datenübertragung Ihrer Azubis in den Unternehmens-Account.
Nun ist Ihr Bildungsträger am Zug. Er wird die Auszubildenden, die zu Ihrem Unternehmen gehören, markieren und Ihrem Partnerdatensatz zuweisen. Dazu müssen Sie nichts tun. Auf Seiten der Bildungsträger sieht dies wie folgt aus:
Um die Auszubildenden in den Unternehmensaccount zu übernehmen können Sie diese importieren. Gehen Sie dazu in die Übersicht der Azubis und rufen „Import“ und dort „Azubis importieren (von Partner)“ auf. Sie können dort den Bildungsträger auswählen und Standort sowie Sichtbarkeitsgruppe definieren.
Bevor der echte Import durchgeführt wird, sollten Sie einen Testlauf vornehmen. Belassen sie dazu den Kenner „Nur Testimport – keine Verarbeitung“ auf aktiv (Standardeinstellung). Auf der Folgeseite bekommen Sie ein Protokoll des potentiellen Imports ohne das tatsächlich Daten importiert werden. Ist alles ok, schalten Sie den Testmodus aus.
Dies war es schon. Ab sofort können Sie die Lernaktiviäten Ihrer Azubis beim Bildungsträger verfolgen. Rufen Sie dazu das Lerncenter auf.
