HowTo – Unterweisungen im Azubi-Navigator
Egal ob die jährliche Sicherheitsunterweisung ansteht oder Ihre Azubis eine neue…
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“Kevin allein zu Hause” – 7 praktische Tipps fürs Homeoffice
Was Kevin so anrichtet, wenn er ein paar Tage allein zu Hause bleibt, konnten wir in der Weihnachtszeit wieder bestaunen. Sicher sind Ihre Azubis da deutlich disziplinierter, wenn sie mobil von zu Hause aus arbeiten. Und doch stellt das „Homeoffice“ durchaus für viele Unternehmen in der Ausbildung eine Herausforderung dar. Deshalb haben wir hier ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen bei der digitalen Ausbildung helfen können:
1. Tipp: Da sind sie ja!
Wo ist Kevin. Und wo sind Lea, Igor oder Aysun? Wirklich alle zu Hause? Oder doch im Büro oder vielleicht in der Lehrwerkstatt. Und wo könnte Kevin hin, wenn es Beschränkungen bezüglich der im Büro oder in der Produktion zu besetzenden Plätze gibt? Es ist immer gut, den Überblick zu haben aber nicht immer einfach. Und Excel ist da wirklich keine komfortable Lösung.
Viel einfacher geht es mit der Homeoffice-Funktion im Azubi-Navigator. Sie stellen damit für alle an der Ausbildung beteiligten Personen transparent dar, welcher Azubi wann wo ist, welche Abteilung wie viele Azubis übernehmen kann und wo vielleicht auch Not am Mann oder der Frau ist.
Sie können nun hier mehr über die Homeoffice-Funktionen lesen oder sich unser digitales Ausbildungsmanagement gleich persönlich zeigen lassen: Gratis Webinar zum Azubi-Navigator buchen!
2. Tipp: Auf zum Morgenappell
„Für Kompanien beginnt mit dem Morgenappell die Tagesroutine. Der Kompaniefeldwebel und der Kompaniechef begrüßen die Soldaten, prüfen ihre Vollzähligkeit und die Vollständigkeit der befohlenen Ausrüstung. Sie nehmen Meldungen und Bitten entgegen, unterrichten über Neuigkeiten und geben das Tagesprogramm bekannt“.
Zugegeben, wir würden es anders nennen. Aber die Idee dahinter ist die gleiche. Sie stimmen sich jeden Morgen kurz per Video-Call mit Ihren Azubis ab, hören wo der Schuh drückt, verteilen Aufgaben und schauen gemeinsam auf Ergebnisse erledigter Arbeiten. Wenn Sie nicht auf Zoom oder Teams zurückgreifen können, bietet Jitsi eine gute, kostenfreie Alternative für den Video-Call am Morgen.
3. Tipp: Der digitale Kummerkasten
Sie kennen das. Irgendwas liegt auf der Seele, aber darüber reden ist nicht so einfach. Da hilft es manchmal, sich Dinge von der Seele zu schreiben und gefragt zu werden, als selbst aktiv jemanden ansprechen zu müssen. Daher haben wir im ersten Lockdown im Azubi-Navigator ein Stimmungsbarometer erstellt, mit dem Sie einfach die Stimmung und Sorgen Ihrer Azubis erfassen können.
Hier sehen Sie wie einfach das geht: Azubi-Navigator Stimmungsbarometer anzeigen
Alternativ können Sie mit Anbietern wie z. B. Surveymonkey auch selbst ganz einfach, schnell und kostenlos kleine Befragungen erstellen.
4. Tipp: Wer macht eigentlich was? Planen mit Trello
Planungstools wie Trello können Ihnen und Ihren Azubis helfen, den Überblick zu behalten. Welcher Azubi hat welche Aufgabe und bis wann sollte diese erledigt sein? Hier ist Trello ein Tool, welches bei der Aufgaben- und Projektplanung gute Unterstützung bietet.
Der Vorteil von Trello ist, dass die Basisversion kostenlos ist, Aufgaben offline und online bearbeitet werden können und es Trello als App und Desktop-Version gibt. Für weitere Infos besuchen Sie bitte trello.com
5. Tipp: Damit der Spaß nicht zu kurz kommt
Menschen sind gesellige Wesen und lieben Spiel und Spaß. Gerade, wenn durch Corona Kontakte und Events zu kurz kommen, sorgt Spiel und Spaß für einen besseren Zusammenhalt und ein besseres Wohlgefühl.
Warum also nicht mal digital miteinander spielen. Wie wäre es, gemeinsam einen digitalen Escape-Room zu lösen, Montagsmaler oder Hangman zu spielen? Mit Discord können Sie einfach einen kostenlosen Spieleserver aufsetzen (lassen – fragen Sie da mal lieber einen Azubi und nicht Ihre IT). Gather.town verbindet den Charme eines Video-Spiels aus den 80ern mit der Möglichkeit kleine Spiele wie Montagsmaler oder Hangman einzubinden. Bis zu 25 Mitspielenden ist Gather kostenlos (bringt aber viel Spaß). Viele Escape-Room Anbieter bieten auch digital lösbare Escape Rooms. Ein Spaß, der schon ab 15,00 Euro pro Mitspieler zu haben ist.
6. Tipp: Gemeinsam Ideen entwickeln
Whiteboard-Tools wie miro.com ermöglichen kreatives Zusammenarbeiten auch digital und auf Distanz.
Wie Sie mit der Methode des Design-Thinkings kreativ neue Ideen für Ausbildung und Azubi-Recruiting finden, das zeigen wir Ihnen in unserem Design-Thinking-Webinar. Dieses und weitere, kostenlose u-form Webinare finden Sie auf unserer Seminare-Seite
7. Tipp: Die digitale Standleitung
Dieser Tipp kommt, wie viele gute Tipps, von einem unserer Webinar-Teilnehmer. Damit die Azubis auf der einen Seite jederzeit einen Ansprechpartner haben und auf der anderen Seite schon das Gefühl entsteht, da schaut jemand hin, auch wenn keiner vor Ort ist, haben seine Ausbildungsbeauftragen mit den Azubis im ersten Lehrjahr eine Standleitung per jitsi.org aufgebaut. Nach einem kurzen Morgenappell (siehe oben) sind beide digital online geblieben, haben aber Ton und Kamera offline geschaltet. Aber durch einen kurzen Klick, war der Ausbildungsbeauftrage jederzeit für den Azubi als Ansprechpartner verfügbar. Umgekehrt konnte der Ausbildungsbeauftrage durch einen kurzen Klick jederzeit schauen, was der Azubi gerade macht.
Neuordnung der Richtlinien zur Berichtsheftführung
Ende letzten Jahres haben wir von unserer IHK einige Infos mit neuen Vorgaben zur Führung von Ausbildungsnachweisen erhalten – Sie vielleicht auch? Die Novellierung des Berufsbildungsgesetzes zum 01.01.2020 hat das BBiG veranlasst, die Richtlinien zur Berichtsheftführung ebenfalls zu überarbeiten.
Wenn Sie dieses Thema auch betrifft, möchten wir Ihnen mit diesem Artikel gerne einen kurzen Überblick verschaffen, wie sich die Novellierung konkret auswirkt und wie Sie der Azubi-Navigator dabei unterstützen kann, die neuen Richtlinien korrekt umzusetzen.
Die neuen Regeln zur Berichtsheftführung betreffen im Wesentlichen folgende Punkte:
- Die Festlegung der Art einen Ausbildungsnachweis zu führen, inklusive dem Rhythmus, der Länge sowie der Form der Nachweisführung (handschriftlich bzw. elektronisch)
- Die Bestimmung zur ordnungsgemäßen und regelmäßigen Führung durch die Azubis
- Die Pflicht des Betriebes dem Azubi die Berichtsheftführung am Arbeitsplatz zu ermöglichen
- Die Richtlinien zur Einreichung von Berichtsheften bei der IHK
Viele dieser Änderungen werden – auch wenn sie jetzt erst offiziell sind – bereits in vielen Ausbildungsbetrieben so gelebt. Wir haben die Neuordnung trotzdem als Anlass genommen, um für Sie zusammenzufassen, was die aktuellen Richtlinien für die Berichtsheftführung bedeuten. Dabei haben wir uns auch gleich einmal an die eigene Nase gefasst und überprüft, ob wir all die Anforderungen auch mit dem digitalen Berichtsheft im Azubi-Navigators erfüllen können.
Ziel des Ausbildungsnachweises
Bevor wir einen Blick auf die einzelnen Richtlinien und deren Abbildung im Azubi-Navigator werfen, widmen wir uns einer Frage, die sich vermutlich jeder Azubi im Laufe seiner/ihrer Ausbildung gestellt hat – wozu überhaupt?
Der Ausbildungsnachweis kann zwar eine lästige Aufgabe sein, aber er bringt doch mehr Vorteile mit sich, als man meinen könnte – ähnlich wie Zähneputzen. Auch wenn es sich in dem Moment vielleicht nicht so anfühlt, hilft das Schreiben des Berichtheftes Azubis dabei, die gesammelten Erfahrungen zu reflektieren und zu verinnerlichen. Das Berichtsheft hilft sowohl den Azubis als auch den Ausbilder*innen den aktuellen Kenntnisstand des Auszubildenden nachzuvollziehen. Dies beinhaltet nicht nur eine inhaltliche, sondern auch eine zeitliche Überwachung der erarbeiteten Inhalte.
Neben der Zulassungsvoraussetzung für die IHK-Abschlussprüfung, ist das Berichtsheft außerdem eine ideale Lektüre für Azubis als Vorbereitung auf die Abschlussprüfung.
Das digitale Berichtsheft im Azubi-Navigator
Die Ausbilder*innen spielen eine entscheidende Rolle bei der Verwirklichung der eben genannten Vorteile für die Auszubildenden.
Die Ausbildungsnachweise der Azubis müssen mindestens einmal im Monat durch einen Ausbildungsbeauftragten geprüft werden.
Im Azubi-Navigator können Sie den Rhythmus festlegen, in dem die Ausbildungsnachweise durch die Ausbildungsbeauftragten geprüft werden. Erinnerungen im System und per E-Mail erleichtern es den Prüfern im Blick zu behalten, welche Berichtshefte geprüft werden müssen und welche Azubis ans Schreiben erinnert werden müssen. Die Vorlage des Berichtheftes passt sich entsprechend der Angaben an. Der Azubi arbeitet nun mit den ermittelten Kalenderwochen bzw. Wochentagen.
Azubis müssen die Möglichkeit haben ihr Berichtsheft mit durch den Betrieb bereitgestellte Mittel am Arbeitsplatz zu schreiben.
Mit der Basis-Version des Azubi-Navigators können Sie Ihren Azubis (bis zu 10) das digitale Berichtsheft bereits kostenlos zur Verfügung stellen. Ihre Auszubildenden können sich von überall einloggen und an Einträgen arbeiten.
Neben der schriftlichen Berichtsheftführung ist die elektronische Form inzwischen weitverbreitet. Ein Sichtvermerk durch den Prüfer ist in Form einer elektronischen Unterschrift oder durch die Dokumentation z.B. per E-Mail-Verkehr notwendig.
Durch die Abgabe vom Azubi und die Freigabe des Prüfers werden automatisch die jeweiligen Unterschriften inklusive Datum hinzugefügt. Bei Bedarf können außerdem gesetzliche Vertreter oder auch die Berufsschule in den Abzeichnungsprozess miteingebunden werden.
Die einzelnen Nachweise, die die Azubis abgeben, müssen folgende Informationen enthalten: den Namen der/des Auszubildende, das Ausbildungsjahr, den Zeitraum des Berichtes und ggf. die Abteilung zu diesem Zeitpunkt.
All die oben genannten Informationen, werden automatisch aus den Daten des Azubis ergänzt. Sogar die Abteilung fügt der Azubi-Navigator hinzu, sofern eine Versetzungsplanung für den Azubi vorliegt.
Im Berichtsheft halten die Azubis ihre Tätigkeiten im Betrieb, Schulungen und Unterweisungen sowie die Inhalte aus dem Berufsschulunterricht fest.
Im Azubi-Navigator sind diese in einzelnen Blöcken aufgeführt. Das System schlägt dem Azubi sogar die einzelnen Fächer aus der Berufsschule vor. Zusätzlich kann der Azubi die Dauer der Tätigkeiten im Textfeld ergänzen.
Das Berichtsheft bei der IHK einreichen
Am Ende der Ausbildung muss das Berichtsheft der Azubis zur IHK gelangen. Das Einreichen eines Ausbildungsnachweises, der im Azubi-Navigator geschrieben wurde, ist ganz einfach und erfolgt in nur wenigen Schritten (Bitte beachten Sie, dass die Richtlinien von IHK zu IHK abweichen können.):
- In den Daten des Azubis alle abgezeichneten Ausbildungsnachweise als PDF oder ZIP-Datei mit einem Klick herunterladen.
- Deckblatt und ggf. Verzeichnis und Sichtvermerk hinzufügen
- Vorlage durch den Azubi bei der IHK
- Falls angeboten die Datei direkt bei der jeweiligen IHK hochladen.
- Auf einem mobilen Datenträger speichern und zur Prüfung mitbringen (am besten auch ein Gerät zur Einlese mitbringen)
- Ausdrucken und bei der Prüfung vorlegen
Wie setzen Sie die neuen Regeln zum Berichtsheft in Ihrem Betrieb um?
Lassen Sie es uns wissen und kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Fragen zum digitalen Berichtsheft im Azubi-Navigator haben.
Unsere Duale Studentin Lena Müller steht Ihnen gerne zur Verfügung. Schreiben Sie jetzt einfach eine E-Mail an lena.mueller@testsysteme.de und vereinbaren Sie einen Beratungstermin.
Zeit sparen geht nur Schritt für Schritt: Jetzt das Berichtsheft digitalisieren!
Lena Müller, Expertin für den Azubi-Navigator bei u-form Testsysteme, erklärt im nachfolgenden Interview, worauf es beim Einrichten der Berichtsheftfunktion ankommt:
Was sind die Herausforderungen von Unternehmen beim Führen des Berichtshefts, das ja unter anderem Pflicht fürs Bestehen der IHK-Prüfung ist, und welche Lösungen bietet der Azubi-Navigator?
In vielen Unternehmen haben die Azubis ihre Berichtshefte bisher meist in Word geführt, ausgedruckt und jede Woche oder jeden Monat in einem immer dicker werdenden Ordner zur Durchsicht abgegeben. Die stapeln sich dann im Büro und oft ist nicht klar, wer wann was prüfen soll. Dadurch geht viel Zeit verloren. Der Azubi-Navigator spart diese Zeit, weil das Berichtsheft komplett digital geführt wird. Weil es viele praktische Funktionen gibt, ist es wichtig, dass sich Ausbilder*innen und Ausbildungsbeauftragte bei der Einrichtung die richtigen Fragen stellen.
Welche Fragen sind das zum Beispiel?
In welchem Rhythmus soll das Berichtsheft künftig geführt werden? Wer soll es prüfen und direkt online kommentieren können, welche Prüfteams lege ich also für welchen Azubi in welchem Beruf fest? Wer muss zwar informiert werden, dass der Nachweis geführt wurde, ihn aber nicht selber kontrollieren? Dies und einiges mehr lässt sich bei der Einrichtung festlegen, sodass auf Dauer zeitsparend und fokussiert gearbeitet werden kann. Diese Grundfunktionen können die Kunden übrigens in der Regel selbstständig einstellen, auch anhand unserer umfangreichen Doku. Wir stehen bei Fragen natürlich zur Verfügung und beraten insbesondere dann, wenn es um weitere Funktionen geht. So lässt sich das Berichtsheft zum Beispiel ans jeweilige Firmendesign anpassen. Besonders wertvoll ist die Anbindung an die Versetzungsplanung und das Einrichten von Regeln und Workflows. Hiermit lässt sich das gesamte Berichtsheft-Management sehr gut automatisieren.
Wie kann das in der Praxis aussehen?
Nehmen wir eine Industriekauffrau, die monatlich ihr Berichtsheft führt. Das für November hat sie noch nicht abgegeben, es ist drei Tage überfällig. Bei der Einrichtung habe ich folgende Regel festgelegt: Wenn drei Tage überfällig, Erinnerungsmail verschicken. Und zwar an das Prüfteam, das zum Beispiel aus drei Ausbildungsbeauftragten besteht, und an die Auszubildende. Diese Mail geht am 3. Dezember raus. Die Auszubildende bekommt sie, bearbeitet sofort das Berichtsheft, schickt es per Klick ans Prüfteam, dieses kommentiert gewünschte Änderungen, die Auszubildende fügt sie ein, das Prüfteam gibt frei. All das geht digital, auch über mobile Geräte. Übrigens: Die Azubis können die Inhalte ihres Berichtshefts sogar übers Smartphone diktieren.
Ist dieses für den Monat letztlich abgegeben und final korrigiert, bekommt die Ausbilderin, die nicht zum Prüfteam gehört, aber monatlich über den Status des Berichtshefts informiert werden will, einmal eine Mail mit der Info „Berichtsheft Auszubildende Industriekauffrau November erledigt“. Kein Ausdruck, kein Sammeln von Ordnern, kein Vergessen von wichtigen Mitarbeitenden, die das Berichtsheft prüfen sollen. Dafür ein stringenter, reibungsloser Ablauf, weil ich diesen einmal angelegt habe.
Wenn ich mit der Grundfunktion beginnen und Features wie Workflows und Regeln später ergänzen möchte – geht das problemlos?
Absolut. Das System ist so dynamisch und modular aufgebaut, dass ich jederzeit Funktionen ergänzen kann. Auch das Design kann ich nachträglich anpassen, sämtliche bereits eingepflegten Daten bleiben erhalten. Regeln und Workflows können jederzeit ergänzt werden. Und am Ende der Ausbildung, wenn das Berichtsheft den IHK-Prüfer*innen vorgelegt werden muss, exportiert der Azubi einfach eine pdf- oder ZIP-Datei und nimmt sie auf einem Datenträger mit. Alle rechtlichen Rahmenbedingungen sind damit erfüllt.
Vielen Dank für die interessanten Details zum digitalen Berichtsheft, Frau Müller!
Azubis im Homeoffice: Zurückziehen oder bleiben?
Verordnungen, Paragrafen, die Pandemie: Bei der ständig wechselnden Gesetzeslage ist es oft gar nicht so einfach, stets den Überblick zu bewahren, um im Einzelfall regelkonform entscheiden zu können, welches Verhalten jeweils korrekt ist.
Um hier schon mal einige Hürden für Sie aus dem Weg zu räumen und Ihnen besonders die Entscheidungsfrage zu erleichtern, ob Arbeiten von Zuhause für Azubis vertretbar ist, haben wir zwei spannende Veröffentlichungen herausgesucht, die in diesem Kontext Antworten liefern können.
DIHK Impulspapier: „Mobiles Ausbilden“
Grundsätzlich sollen Ausbildungsinhalte unter Anwesenheit des Ausbilders im Betrieb vermittelt werden. Während der Corona-Pandemie haben Betriebe und Azubis jedoch zum Teil große Ausbildungsabschnitte notgedrungen auch im Homeoffice oder mobil absolviert. Die Erfahrungen sind ersten Einschätzungen zufolge sehr positiv: Mobiles Lernen hat sich in der Ausbildung scheinbar schon bewährt, denn offensichtlich konnten Azubis so auch während der Krise erfolgreich ausgebildet werden.
Ein Impulspapier des Deutschen Industrie- und Handelskammertags DIHK gibt Leitlinien, Wege und Empfehlungen vor, die mobiles Ausbilden auch nach COVID-19 ermöglichen.
DIHK Impulspapier downloaden (PDF)
BDA Handreichung (FAQ): „Ausbildung im Kontext von mobiler Arbeit“
Antworten auf häufig gestellte, rechtliche Fragen (FAQ) im Kontext von mobiler Arbeit in der Ausbildung, insbesondere auch, nachdem seit 1. Juli 2021 keine Pflicht zum Homeoffice mehr besteht (Änderung der Corona-ArbSchV), vermittelt eine aktuelle Handreichung, die von der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände BDA veröffentlicht wurde.
FAQ-Dokument der BDA herunterladen (PDF)
Umziehen auf Zeit: Auslandspraktika für Azubis
Noch immer sind Reiseoptionen stark eingeschränkt, aber die Lust, fremde Länder und Kulturen wieder live zu erleben, ist ungebrochen groß – vielleicht sogar noch gewachsen.
Dieser Lust trägt die neu gestaltete Homepage „Mein Auslandspraktikum“ der Nationalen Agentur Bildung für Europa beim Bundesinstitut für Berufsbildung (NABIBB) Rechnung. Auf der Website finden Auszubildende und Unternehmen wertvolle Informationen zum Auslandsaufenthalt im Rahmen der dualen Berufsausbildung sowie eine Datenbank mit einer Übersicht aller verfügbaren Fördermittel in diesem Zusammenhang.
Denn auch wenn Sie keine Filialen im Ausland haben – es gibt ausreichend Fördermittel, mit denen Unternehmen jeder Größenordnung ihren Azubis auch ohne große Kosten eine spannende Zeit im Ausland ermöglichen können.
Mehr Informationen zu Auslandspraktika und Fördermitteln für Auszubildende anzeigen
Das kann der Azubi-Navigator jetzt auch – Update Q3/2021
Alle Text- und Design-Vorlagen sind ab sofort an einem zentralen Ort verfügbar
Ihre Anforderung: Sie möchten gerne sämtliche Vorlagen im Azubi-Navigator von einem zentralen Ort aus abrufen, nutzen und verwalten können.
Unsere Lösung: Im Hauptmenü finden Sie jetzt einen eigenen Reiter „Vorlagen“, über den Sie direkt zu den relevanten Dateien für Feedbacks und Unterweisungen sowie zum Designer für die Berichtshefte gelangen.
So einfach lassen sich Ansprechpartnern jetzt Zuständigkeiten & Workflows zuweisen
Ihre Anforderung: In einem Team arbeiten vier Ausbildungsverantwortliche, aber davon sollen nur zwei in bestimmte Workflows eingebunden werden.
Unsere Lösung: Ab jetzt können Sie Ansprechpartnern ganz einfach bestimmte Zuständigkeiten und Workflows zuweisen. Wenn Sie beispielsweise einen Standort A mit einer Abteilung B und fünf dort arbeitenden Ausbildungsbeauftragten anlegen, können Sie danach wie folgt vorgehen: Zwei von ihnen werden in den Workflow Berichtsheft integriert und erhalten hierüber ihre Tasks, wie etwa das Berichtsheft zu prüfen. Einer von den beiden wird AUCH in den Workflow Feedback integriert, die zwei weiteren dagegen ausschließlich in den Workflow Unterweisung und so weiter. So lassen sich Teams problemlos nach Ihrem individuellen Bedarf zusammenstellen.
Das braucht der Azubi-Navigator nicht mehr: Wir verabschieden uns schon bald vom Chat
Die permanente Weiterentwicklung eines All-in-one-Tools ist meist mit einer Erweiterung der Funktionen verbunden – manchmal kann aber auch eine Reduzierung sinnvoll sein.
Wer beruflich viel chattet, nutzt dafür heute in der Regel eine der namhaften und im Geschäftsleben weit verbreiteten Lösungen wie z. B. „Microsoft Teams“. Aufgrund der wachsenden Monopolstellung der gängigen Applikationen, verliert der Chat im Azubi-Navigator fürs komfortable Ausbildungsmanagement im Alltag zunehmend an Bedeutung. Daher haben wir uns entschlossen, diese Funktion voraussichtlich Ende November 2021 komplett abzuschalten – und Raum für Neues zu schaffen.
Entdecken Sie die neue, themenbezogene Versetzungsplanung
Im folgenden Screencast präsentiert Johannes Imhof die Neuerungen im Bereich Versetzungsplanung und erläutert, welche Vorteile Ihnen die themenbezogene Funktionserweiterung bietet:
Ausbildungspraxis: Gemeinsam Fortschritte machen
Die Ausbildungsfortschritte einzeln, transparent und flexibel festzuhalten ist eine der Kernfunktionen im Azubi-Navigator. Gemeinsam mit unseren Kunden BTC, Ottobock und Rossmann haben wir sie weiterentwickelt und gezielt an die individuellen Anforderungen der Unternehmen angepasst – vom Ergebnis profitieren nun alle Nutzerinnen und Nutzer.
Was haben meine Azubis schon gelernt? Was fehlt noch? Was beherrschen sie wie gut? Wer eine qualitativ gute Ausbildung gestalten will, muss valide Antworten auf diese Fragen geben – und diese jederzeit verbindlich festhalten. Kein Wunder, dass Ausbildungsfortschritte zu den wichtigsten Funktionen im Azubi-Navigator zählen. Grundsätzlich basiert diese auf dem Ausbildungsplan des jeweiligen Berufes sowie dem Profil des entsprechenden Azubis.
Wie lassen sich die Ausbildungsfortschritte noch variabler und zugleich zeitsparender erfassen? Dieser Kernfrage sind wir gemeinsam mit den Ausbildungsverantwortlichen unserer Kundenunternehmen Ottobock, Rossmann und BTC nachgegangen.
Ein wichtiger Aspekt: Man soll permanent nachvollziehen können, wie es um den Ausbildungsfortschritt in einem bestimmten Bereich, zum Beispiel in der Auftragsabwicklung, steht. Und das prozentual oder in Tagen. Sodass Fragen beantwortet werden können wie diese: Kann der Azubi eine bestimmte Aufgabe schon alleine oder noch unter Anleitung? Wie lässt sich der jeweilige Leistungsstand kommentieren? Ebenfalls gefragt waren eine Checkliste sowie eigene Einstellungsmöglichkeiten, um die Fortschritte zu messen. Und, dass die Azubis selbst Ausbildungsfortschritte festhalten können und damit gleichzeitig einen Überblick darüber bekommen, was sie schon gut können und was sie noch lernen müssen. Diese und weitere Anforderungen wurden passgenau erfüllt. Insbesondere deshalb, weil die Kunden direkt in die Konzeption eingebunden waren – bis hin zur optischen Darstellung des jeweiligen Fortschritts im System.
Jana Klingebiel, Ottobock SE & Co. KGaA
„Das bringt unsere Ausbildungsqualität auf eine neue Ebene.“
Die gute, eng verzahnte Zusammenarbeit hat Jana Klingebiel, Personalreferentin Berufsausbildung bei Ottobock, schnell überzeugt: „Ein System kann nur dann gut funktionieren und genutzt werden, wenn es an den Bedarfen der Anwender ausgerichtet wird. Das war bei der Umsetzung des Ausbildungsfortschritt-Moduls eindeutig spürbar. So können Auszubildende und das Ausbildungspersonal auf einen Blick den aktuellen Ausbildungsfortschritt einsehen, anpassen und kommentieren. Das bringt unsere Ausbildungsqualität auf eine neue Ebene.“
Antje Papenberg, Dirk Rossmann GmbH
„Wir können die Ausbildung jetzt individuell digital steuern.“
Antje Papenberg ist insgesamt sehr zufrieden mit der Flexibilität, die der Azubi-Navigator bietet: „Dadurch haben wir nun die Möglichkeit, den betrieblichen Ausbildungsplan in digitaler Form darstellen zu können. Die darin definierten Kenntnisse und Fertigkeiten des Ausbildungsberufsbildes werden den Beteiligten der Ausbildung übersichtlich dargestellt. Die Ausbildung kann dadurch individuell nach Ausbildungsinhalten digital gesteuert werden.“
David Beckert, BTC Business Technology Consulting AG
„Das Ergebnis entspricht genau unserer Anforderung.“
Auch für David Beckert, Ausbildungsleiter, CU Human Resources HR-Development, beim IT-Unternehmen BTC, war es wichtig, die vielen einzelnen Fertigkeiten, welche die Azubis beherrschen sollen, nicht immer neu anlegen zu müssen, sondern als Checkliste abhaken zu können. Wertvoll fand er nicht nur den Austausch mit den Entwicklern des Azubi-Navigators, sondern auch mit den anderen Kunden wie Ottobock. Vom Ergebnis ist Beckert angetan: „Die Umsetzung ging erfreulich schnell. Unsere Azubis pflegen ihre Ausbildungsfortschritte schon ein. Super ist es auch, dass wir die Funktion noch weiter individualisieren und mit Kommentarfunktionen versehen können. Auch bei unseren Ausbildungsbeauftragten sind die neuen Ausbildungsfortschritte auf viel Gegenliebe gestoßen – endlich müssen sie keine Excel-Listen mehr führen. Kurz gesagt: Das Ergebnis entspricht genau unserer Anforderung.“
Azubi-Rollen ersetzen Rechteverwaltung im Azubi-Navigator
Wer spielt die Hauptrolle in der Ausbildung? Genau, Ihre Azubis. Das gilt auch für den Azubi-Navigator. Deshalb gibt es jetzt die neuen Azubi-Rollen – sie lösen die bisherigen Azubi-Rechte ab und gewährleisten einen noch komfortableren Umgang mit dem gesamten System.
Im Azubi-Navigator können Sie Ihren Personalverantwortlichen bereits seit einiger Zeit gesammelt Profile von Zugriffsrechten über die Rollen zuteilen. Mit Hilfe der Azubi-Rolle ist das jetzt auch bei Ihren Auszubildenden und Studierenden möglich. Weil es sich hierbei um eine vergleichsweise große Veränderung in der Menüführung handelt, nennen wir sie „Breaking Change“.
Bevor Sie sich beim nächsten Einloggen fragen, wo denn die ganzen Azubi-Daten hin sind, seien Sie beruhigt – diese haben wir selbstverständlich bereits für Sie in die neuen Azubi-Rollen konvertiert.
Sie können ab jetzt jedem Azubi eine der drei nachfolgenden Rollen zuweisen sowie auf Wunsch auch individuelle Mischversionen selbst anlegen:
 | MINIMUM-Rolle: In der Minimum-Rolle erhält Ihr Azubi einen Zugang zum System und kann dort seine Dokumente verwalten, sprich, die Berichtsheftfunktion nutzen. |
 | STANDARD-Rolle: Neben den Minimum-Funktionen können Azubis hier selbst Schulfächer und/oder Blockunterricht anlegen, Urlaub und Abwesenheiten pflegen und Ausbildungsfortschritte einsehen. |
 | MAXIMUM-Rolle: Ergänzend zu den bisher genannten Funktionen, lassen sich Ausbildungsfortschritte in der Maximum-Rolle auch vom Auszubildenden selbst festhalten. |
Individuelle Rollenkonfiguration EXTRA
Die individuelle Rollenverteilung ist ein nützliches Special-Feature, das weiteren Gestaltungsspielraum bietet. Individuelle Rollen werden von Ihnen selbst angelegt. Dabei haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele der insgesamt verfügbaren Funktionen individuell für jeden Ihrer Auszubildenden freizuschalten.
HowTo: So werden die neuen Azubi-Rollen konfiguriert
Unter den Admin-Konfigurationen finden Sie den Menüpunkt „Sicherheit“, in dem Sie sämtliche Azubi-Rollen bearbeiten können. Damit Sie die Admin-Konfigurationen sehen und anpassen können, benötigen Sie selbst das Recht „Globale Konfiguration“.
Bei der Anlage einer neuen Rolle, werden Sie neben der Angabe des (technischen) Namens, der Beschreibung und der Entscheidung, ob diese Rolle als Standardrolle fungiert, auch darum gebeten, eine Zielgruppe für die Rolle festzulegen. Sie haben dabei die Auswahl zwischen Personalverantwortlichen und Auszubildenden / Studierenden.
Wenn Sie eine neue Azubi-Rolle angelegt haben, können Sie aus folgenden Rechten entsprechende Profile für Ihre Auszubildenden erstellen:
- Azubi-Navigator Azubizugang
- Dokumente verwalten
- Schulfächer/Blockunterrichtszeiten anlegen
- Urlaub/Abwesenheiten selbst pflegen
- Ausbildungsfortschritt sehen
- Ausbildungsfortschritt ändern
Sie teilen den Azubis ihre Rollen innerhalb ihrer Stammdaten an den gleichen Stelle zu, an denen Sie ihnen zuvor die Login-Daten und Zugriffsrechte zugewiesen haben. Sofern Sie Ihren Azubis bereits Zugriffrechte zugeteilt haben, übersetzt der Azubi-Navigator diese automatisch in die neuen Azubi-Rollen und legt entsprechende Profile an.
Best Practice: Azubi-Navigator im Einsatz bei BTC, Oldenburg
Die BTC AG ist mit ihren 1900 Mitarbeitenden eines der führenden IT-Consulting-Unternehmen in Deutschland und begeistert sich für Technik, Prozesse und Digitalisierung. Seit August 2020 nutzt BTC den Azubi-Navigator in der Premium-Version. Wir sprachen mit Ausbildungsleiterin Jennifer Oltmanns und Ausbilder David Beckert.
Frau Oltmanns, die BTC managt mit dem Azubi-Navigator die Ausbildung von aktuell 84 Azubis. Auch all jene, die in Kürze bei Ihnen starten, haben Sie bereits im System angelegt. Was ist Ihnen besonders wichtig beim Ausbildungsmanagement?
Jennifer Oltmanns: Wir bilden für den eigenen Bedarf aus, haben also ein großes Interesse daran, eine gute, fundierte Ausbildung zu bieten. Dafür brauchten wir ein Tool, das in Sachen Datenschutz sicher und zuverlässig ist und insbesondere eine automatische Einsatzplanung bietet. Ich erfuhr auf der Bildungsmesse didacta vom Azubi-Navigator. Als wir uns das Tool haben vorstellen lassen und dabei unter anderem auch gesehen haben, wie gut und einfach das gesamte Berichtsheftmonitoring funktioniert, war uns klar: Es gibt nichts auf dem Markt, was da rankommt.
Die ersten drei Monate, von August bis November, haben Sie ausschließlich der Implementierung und Datenpflege gewidmet. Wie lief das ab?
Jennifer Oltmanns: Erst mal muss ich sagen, dass das absolut easy gelaufen ist. Ja, wir sind ein IT-Unternehmen und sicher themenaffin, was ein solches Managementsystem angeht – aber wir in der Personalabteilung sind keine ITler. Wir haben uns vor allem Zeit genommen. Zum Beispiel dafür, die Daten der Azubis einzeln einzupflegen, obwohl der Azubi-Navigator ja auch einen automatischen Import bietet. Dadurch, dass verschiedene Ausbildungsbeauftragte die Auszubildenden in den jeweiligen Berufen angelegt haben, fiel es ihnen leicht, das gesamte System zu verstehen und zu erkennen, was wie zusammenhängt. Insgesamt haben wir Azubis in drei Ausbildungsberufen sowie Duale Studenten in drei verschiedenen Studiengängen.
Dann kam das Go live…
Jennifer Oltmanns: Da sind wir Schritt für Schritt vorgegangen. Wir haben vorher schon einen Tester*innenkreis aus Ausbildungsbeauftragen und Azubis freigeschaltet, die mit dem Azubi-Navigator arbeiten durften. Als wir die Mails mit der Info verschickt haben, dass es jetzt losgeht, waren wir schon aufgeregt. Insgesamt verlief das Go live unkompliziert, denn der Azubi-Navigator ist ja sehr selbsterklärend. Wir hatten wenig Rückfragen, und wenn, dann ging es meist um Kleinigkeiten, zum Beispiel bei den Automatisierungen. Unsere Mitarbeitenden haben schnell verstanden, welch große Erleichterung das Tool bietet. Unter anderem kann man auf einen Blick sehen, wann dieser und jener Azubi ins Büro kommt, wo er wann ist und so weiter. Inzwischen arbeiten, wenn man alle zusammenzählt, an unserem Standort in Oldenburg über 200 Menschen mit dem Azubi-Navigator.
David Beckert: Auch die digitalen Berichtshefte nutzen alle sehr gerne. Wir haben dafür immer zum Monatsende einen Erinnerungs-Automatismus eingestellt. Und unsere Prüfteams wissen jedes Mal genau: Das ist noch offen, dieses muss ich prüfen, jenes korrigieren. Insgesamt kommen die Berichtshefte sehr zügig und ihre Qualität ist schon beim Einreichen gut.
Sie haben sich auch intensiv damit befasst, das System zu individualisieren. Mit welchen Mitteln zum Beispiel?
David Beckert: Wir arbeiten mit Azubi-Paten, sprich ein Azubi aus dem zweiten oder dritten Jahrgang kümmert sich um jemanden, der gerade startet. Und das schon vor dem ersten Arbeitstag. Da geht es auch um Fragen zu Kleidung, Essen, Technik. Alle diese Paten haben wir im System eingepflegt. Wenn eine Auszubildende von drei auf zwei Jahren verkürzen will, managen wir alles, was dafür nötig ist, mit dem Azubi-Navigator. Die Ergebnisse von Zwischen- und Abschlussprüfung oder auch Studienarbeiten, die speziellen Infos zu Azubis mit Behinderungen, von denen wir auch einige haben, all das finden wir im System auf einen Blick, an einer zentralen Stelle. Wir nutzen es wie eine digitale Personalakte.
Geben Sie uns doch abschließend einmal ein Feedback zum Feedback.
Jennifer Oltmanns: Die Feedbackfunktion im Azubi-Navigator war mit ein Grund, warum wir diesen haben wollten. Nach jedem Azubi-Einsatz in einer Abteilung muss bei uns ein Feedbackbogen ausgefüllt werden, daher haben wir den gesamten Prozess automatisiert und auch mehrfach optimiert. Das läuft aktuell so: Die Azubis geben vor dem Abteilungswechsel ein Feedback zu ihrer eigenen Leistung ab, der Azubibeauftragte auch. Dies ist die Gesprächsgrundlage. Abschließend geben die Azubis noch ein allgemeines Abteilungsfeedback ab. Unseren bisherigen Fragebogen haben wir dank des Azubi-Navigators komplett abgelöst. Wir nutzen die integrierten Feedbackbögen mittlerweile auch für Umfragen oder Gespräche am Ende der Probezeit.
David Beckert: Das Schöne ist auch hier wieder, dass alle Informationen an einem Ort zu finden sind. Basierend auf den Feedbackbögen sowie den Noten aus der Berufsschule, die unsere Azubis ebenfalls im Azubi-Navigator eintragen sollen, wird dann das Zeugnis erstellt.
Frau Oltmanns, Herr Beckert: Wir danken für das Gespräch!
