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Feedback im Azubi-Navigator

24. Juni 2019/in Ausbildung /von uform1

Ohne Fehler gibt es keinen Fortschritt. Auch deshalb ist eine gute Feedback-Kultur gut für die Auszubildenden und für das Unternehmen. Das Feedback-Modul in der Azubi-Navigator Plus- und Premiumversion bietet Feedbackvorlagen und Feedbackbögen. Wie dies alles funktioniert, beschreibt dieser Artikel.

Feedbackvorlagen bilden die Grundlage

Die Grundlage für die Nutzung des Feedbacksystems bilden die Feedbackvorlagen. Sie sind wie eine Blaupause zu verstehen. Zu finden sind sie unter Auszubildende | Feedbackvorlage.

Wer neu mit dem Feedbacksystem anfängt, findet dort bereits zwei Vorlagen: Standard-Feedbackbogen kurz” und “-lang”. Beide Bögen bilden typische Dimensionen eines Feedbackbogens ab und sind sofort einsatzbereit. Alternativ können diese Inhalte als Kopiervorlage für eigene Feedbackvorlagen dienen. Dazu gibt es in der Detailansicht oben den “Kopieren”-Button.

Wer möchte, kann ebenso die eigenen Vorlagen beginnend mit einer leeren Vorlage selbst erfassen.

Die Vorlagen

Wenn Sie eine neue Vorlage anlegen, können Sie den Namen, Kurznamen und eine Beschreibung der Vorlage definieren. Wichtig für den Ablauf beim späteren Einsatz sind die beiden Felder “Auszufüllen durch” und “Auszubildende/-r darf Feedback nach Abschluss sehen”. Letzeres ist selbsterklärend, wohingegen “Auszufüllen durch” die verschiedenen Ablaufszenarien definiert. Derzeit sind folgende Optionen wählbar:

Ausbilder oder gemeinsam: Feedback wird durch den Ausbilder mit oder ohne Azubi gegeben. Gemeinsam könnte dies zum Beispiel in einem Gespräch unter Nutzung eines Tablets erfolgen
Auszubildende/Auszubildender: Der Azubi gibt ein Feedback ohne Beteiligung des Ausbilders oder der Ausbilderin. Dies kann auch für Feedbacks über die Abteilung genutzt werden
Jeweils Azubi und Ausbilder getrennt (180°-Feedback): Beide Parteien erhalten einen identischen Fragebogen, der nach Abschluss in einen gemeinsamen Bogen zusammengeführt wird – dazu weiter unten mehr

Zusätzlich zu diesen Steuerdaten können Sie noch Protokolle oder Dokumente den Vorlagen hinzufügen.

Umgang mit dem Block-Editor

Der Vorlageneditor erlaubt das Erstellen und Verändern von Vorlagen direkt im Browser. Wer zumindest ab und zu Blogbeiträge mit WordPress schreibt, wird sich schnell zurecht finden, denn das Grundprinzip des Vorlageneditors lehnt sich an den Gutenberg-Editor von WordPress an.

Der Aufbau einer Vorlage geschieht auf Basis von Blöcken. Jeder Block hat einen Typ wie z.B. Überschrift, Text oder Feedback. Der letzte Blocktyp ist für alle Arten von Eingaben in den Feedbackbogen vorgesehen. Dazu gehören Auswahltypen wie 1 aus 3, 1 aus 4,… Schulnoten oder Freitexte.

Neue Blöcke werden über das Plus-Symbol oberhalb des Fragebogens oder der einzelnen Blöcke hinzugefügt:

Bei einem Klick, wählen sie den gewünschten Blocktyp aus:

Wenn Sie den Blocktyp “Feedback” auswählen, fügt der Editor zuerst einen Platzhalter an die entsprechende Stelle ein:

Den Feedbackblock bearbeiten Sie durch einen Klick auf das blaue Symbol. Jedes Feedbackfeld kann eine eigene Überschrift und eine personalisierte Beschreibung haben:

Dialog zur Definition von Feedbackfeldern

Dabei dient der Platzhalter ${name} dazu, dass der Feedbackbogen bei Verwendung automatisch mit dem Namen der/des Auszubildenden ausgefüllt wird. Für eine gender-gerechte Ansprache sind die Textfelder zweifach vorhanden. Als Bewertungstypen stehen mehrere Arten zur Verfügung.

Möchte man Blöcke in der Reihenfolge verschieben, so kann dies über die Bearbeitungsmenüs geschehen. Diese erscheinen für einen Block, sobald man ihn mit der Maus angewählt hat:

Über die Pfeile kann man den Block nach oben oder unten verschieben, über die Striche mit Stift den Blocktyp ändern und über die drei Punkte erscheint ein weiteres Menü, in dem man z.B. den gesamten Block löschen kann.

Hat man Änderungen an dem Bogen vorgenommen, ist es wichtig, die Vorlage über “Speichern” abzuspeichern.

Feedbacks durchführen

Der Start eines Feedbacks beginnt immer vom Datensatz des Azubis im Reiter “Feedback”. Dort können neue Feedbacks angelegt werden. Die Anlage erfolgt über den Button “Neues Feedback” und führt zu einem Dialog. In diesem kann die Vorlage ausgewählt und ein Grund für das Feedback angegeben werden. Typische Gründe sind auf der rechten Seite aufgeführt. Ein Klick auf den Pfeil übernimmt den Text.

Ist der Feedbackbogen angelegt, erfolgt die weitere Bearbeitung in der Detailansicht. Dort kann auch der Name des Bogens geändert werden, der im Standard dem Namen der Vorlage entspricht. Der nun folgende Ablauf unterscheidet sich nach dem Ablauftyp.

Ausbilder oder gemeinsam	In der Detailansicht steht der Button “Starten” zur Verfügung. Damit beginnt ein einzelnes oder gemeinsames Feedback. Das gegebene Feedback kann pausiert oder abgeschlossen werden. Nach dem Abschluss sind keine weiteren Änderungen mehr möglich
Durch Azubi	Das Feedback muss durch den Ausbilder angefordert werden. Dies geschieht über den Button “Anfordern”. Dadurch erscheint in der Azubiansicht eine neue Aktivität mit der Bitte, den Feedbackbogen auszufüllen. Ist dies geschehen, verschwindt die Aktivität beim Azubi automatisch
180°-Feedback	Hier sind zwei Aktionen notwendig. Zum Einen muss über den Button “Azubi-Feedback anfordern” das Feedback des Azubi angefordert werden. Weiterhin kann über “Ausbilderfeedback starten” das eigene Feedback gestartet werden.

Der Ablauf nach dem Start eines Bogens ist immer vergleichbar. Nach dem Start eines Bogens können Sie – ja nach Eingabetyp – die Feedbacks geben. Die Smiley-Darstellung ist klickbar, bei z.B. Schulnotenfeedback klickt man die entsprechende Ausprägung pro Block an und der Freitext steht als Texteingabe zur Verfügung.

Ein laufender Bogen kann jederzeit über den Button “Pausieren ” ganz unten unterbrochen werden. Klickt man auf “Abschliessen”, so ist die Eingabe in den Bogen beendet.

Die Ergebnisanzeige

FFeeDas Ergebnis des Feedbacks wird nach Abschluss des Durchlaufs im Azubi-Datensatz angezeigt. Azubis sehen dieses, wenn die entsprechende Option zur Anzeige gewählt wurde. Dabei wird das Ausbilderfeedback erst sichtbar, wenn der Ausbilder dieses abgeschlossen hat. Bei 180°-Feedbacks werden die beiden Fragebögen nach Abschluss konsolidiert. Bei Abweichungen trägt das Eingabefeld einen gelben Kenner auf der linken Seite.

Ausblick

Wir planen in der zweiten Jahreshälfte ’19 für das Premiummodul noch eine Erweiterung des Feedback-Systems. Der nächste Schritt wird ein Regelsystem werden, so dass für jede Vorlage Regeln hinterlegt werden können, wann ein Feedback automatisch angefordert werden soll. Mögliche Regelauslöser werden sein:

Festes Datum im Jahr
Probezeitende
Ende eines Kurses/Seminars
Abschluss eines Abteilungsaufenthalts laut Planung (unter Beachtung einer Mindestaufenthaltsdauer)

Weiterhin wird es eine Sichtbarkeitssteuerung für Feedbacks geben um auch Personenkreise einzubinden, die nicht zum Kreis der Feedbackgeber gehören.

Und ein Vergleichsmodul inkl. Anonymisierung z.B. für ein Abteilungsrating soll es ebenfalls geben.

In diesem Sinne: Geben Sie Ihren Azubis qualifiziertes Feedback und nehmen dieses an.

“Überzeugt hat mich die einfache Handhabung”

12. Juni 2019/in Aktuelles, Aktuelles Anmeldeseite, Ausbildung, opta3 Testsystem /von Christiane Eberhardt

Es muss wie die sprichwörtliche Liebe auf den ersten Blick gewesen sein – Herr Rathje verrät uns in diesem Interview, warum er den Azubi-Navigator keine 24 Stunden nach Kennenlernen als Verwaltungs- und Steuerungstool bei der JAB Anstoetz implementiert hat.

Felicia Ullrich: Lieber Herr Rathje, Ihr Unternehmen kenne ich, weil wir gerade einen wunderbar flauschigen Teppich von JAB Anstoetz in unserem Haus verlegt haben. Mögen Sie unseren Lesern kurz vorstellen, was JAB Anstoetz macht und was Ihre Funktion ist?

Uwe Rathje: Sehr gerne! Die JAB Anstoetz Gruppe wurde 1946 gegründet und hat sich seitdem zu einem der weltweit führenden Heimtextilverlage entwickelt mit einem Vertrieb in derzeit über 80 Länder.

Unter den Marken JAB Fabrics, Chivasso, Carlucci und Gardisette entwickeln und vertreiben wir hochwertige Heimtextilien – d. h. Gardinen, Dekorationsstoffe und Möbelbezugsstoffe für die unterschiedlichsten Wohn- und Einrichtungsstile. Ergänzt werden diese Kollektionen um JAB Systems – unsere Marke für den innenliegenden Sonnenschutz – vom Plissee über Flächenvorhänge bis zu Rollo-Anlagen.

Über unsere Schwesterfirma JAB Flooring entwickeln und vertreiben wir international textile und Hartbodenbeläge. Das Sortiment umfasst neben unterschiedlichsten Teppichbodenqualitäten auch angepasste Teppiche, individuell designte Teppiche und LVT-Designbeläge.

Ich bin in der Unternehmensgruppe seit 1991 tätig und verantworte als Prokurist die Bereiche Personal & HR, Customer Service national & international und Business Intelligence.

In meiner Tätigkeit verantworte ich derzeit am Standort in Bielefeld auch 23 Auszubildende als Kaufleute im Groß- und Außenhandel, Fachinformatiker, Fachkräfte für Lagerlogistik, Polster- und Dekorationsnäher, Industriekaufleute und Polsterer.

Felicia Ullrich: Sie haben sich sehr kurz entschlossen für den Einsatz des Azubi-Navigators in Ihrer Ausbildung entschieden. Was hat Sie vom Azubi-Navigator überzeugt und was erwarten Sie von seinem Einsatz?

Uwe Rathje: Ich bin im Rahmen einer IHK-Veranstaltung auf den Azubi-Navigator aufmerksam geworden, und habe mir gleich am nächsten Tag einen Testzugang angefordert.

Die Möglichkeiten, die ich bereits über den Testzugang gesehen habe, führten dazu, dass ich den Azubi-Navigator noch am selben Tag als „Verwaltungs- und Steuerungstool“ für unsere Ausbildung, zunächst am Standort Bielefeld, implementiert habe.

Überzeugt hat mich die einfache Handhabung. Anders als bei vielen anderen IT-Produkten findet man sich intuitiv in dem System zurecht und benötigt nicht noch eine umfangreiche Unterstützung durch die eigene IT-Abteilung oder einen externen Support. Ich konnte sehr einfach unsere Unternehmensgruppen- und Abteilungsstruktur im Azubi-Navigator anlegen, ebenso die bei uns vorhandenen Ausbildungsberufe, Berufsschulen etc.

Über den Azubi-Navigator haben wir uns sehr schnell im ersten Schritt eine zentrale Azubi-Verwaltung einrichten können – diverse Aktenordner und Dateien gehören damit der Vergangenheit an. Wir erstellen die Versetzungspläne und Feedbackbögen und dokumentieren neben allen Ausbildungsunterlagen auch den Ausbildungsfortschritt in dem Azubi-Navigator. Unsere Auszubildenden erfassen seit April 2019 auch ihre Berichtshefte digital, was uns das Monitoring enorm erleichtert.

Besonders wichtig war mir, dass wir mit dem Azubi-Navigator insgesamt eine moderne Kommunikationsplattform geschaffen haben, die von allen Beteiligten – Ausbildungsverantwortlichen in den Abteilungen, wie auch in erster Linie unseren Auszubildenden – als modern, zeitgemäß und innovativ angesehen wird.

Als nächste Schritte werden wir die diversen digitalen Lernangebote ausprobieren, die über den Azubi-Navigator individuell buchbar sind. Unsere Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass Azubis über die klassischen Print-Lernmittel immer schwerer zum Lernen zu motivieren sind.

Felicia Ullrich: Gibt es einen Tipp, den Sie den Lesern, die sich für den Azubi-Navigator interessieren, ihn aber bisher nicht einsetzen, mitgeben können?

Uwe Rathje: Der einzige Tipp, den ich geben kann ist: Einfach mal mit einem Testzugang ausprobieren!

Nur dadurch ergeben sich eigene Ideen und Möglichkeiten der sinnvollen Anwendung. Wer den einmaligen Aufwand, in dem Azubi-Navigator alle bis dato manuell abgelegten Daten angelegt zu haben erledigt hat, wird danach wesentlich effektiver arbeiten können. Gerade der über Berechtigungen gesteuerte Zugriff unterschiedlichster Personengruppen mit diversen individuellen Anforderungen ist über dieses zentrale Tool viel einfacher zu steuern.

Und vielleicht noch ein weiterer Tipp, wenn es gilt die eigene IT bzw. den Datenschutzbeauftragen von dieser cloudbasierten Lösung zu überzeugen: Dies war mit der bereitgestellten DSGVO-Konformitätserklärung und dem TÜV-Zertifikat zur Norm ISO/IEC 27001:2013 absolut unproblematisch.

Felicia Ullrich: Gibt es noch etwas, dass Sie sich vom Azubi-Navigator wünschen würden?

Uwe Rathje: Auch wenn es unser Ziel ist, soviel wie möglich ausschließlich digital über den Azubi-Navigator zu erledigen, so sind wir als Unternehmen sicher nicht alleine mit der Anforderung, dass für bestimmte Berichte und Unterlagen zusätzlich eine Printmöglichkeit verfügbar sein sollten. Auch wenn die derzeitige Generation unserer Azubis digitaler unterwegs ist als jede zuvor, so hatte ich schon diverse Anfragen, ob man die Berichtshefte nicht doch einmal ausdrucken könne. Gleiches gilt für die Feedbackbögen oder die Versetzungsverläufe über die Gesamtdauer der Ausbildung.

Ein weiterer aktueller Wunsch unserer Auszubildenden ist, dass sie über ihren Zugang zum Azubi-Navigator ihre eigenen Feedbackbögen selber auch einsehen können.

All diese Wünsche diskutiere ich aktuell mit den Entwicklern des Azubi-Navigators – und wie in den vergangenen Wochen werden auch sicher hier schnell Lösungen angeboten.

Felicia Ullrich: Herzlichen Dank für das Interview.

Integration von Bildungsträgern im Azubi-Navigator

12. März 2019/in Ausbildung /von uform1

Bildungsträger bieten Unternehmen vielfältige Dienstleistungen rund um die Ausbildung an. Dabei nutzen Sie teilweise E-Learning-Inhalte in einer speziellen Fassung des Azubi-Navigators. Der Azubi-Navigator für Unternehmem bietet die Möglichkeit, die E-Learning-Fortschritt der Azubis zu verfolgen. Mit der Integration von Unternehmen und Bildungsträgern funktioniert die Fortschrittsanzeige auch gemeinsam.

Um den Unternehmens-Azubi-Navigator mit der Version des Bildungsträgers zu verbinden, muss zwischen beiden Teilnehmern eine Vertrauenssstellung geschaffen werden. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie diese Vertrauensstellung eingerichtet wird.

Ausgangsszenario und Übersicht

Nehmen wir an, ein Unternehmen A möchte den Stand der E-Learning-Aktivtäten beim Bildungszentrum des Einzelhandels Niedersachsen in Springe verfolgen. Dazu sind im Wesentlichen 3 Schritte notwendig:

Das BZE aus der Liste der Bildungsträger auswählen und als Bildungsträger eintragen
Das BZE markiert die Auszubildenden in den Kursen, welche zu Unternehmen A gehören
Das Unternehmen importiert die Auszubildenden und stellt so die Verbindung her

Im Sinne einer Prozessdarstellung sieht dies wie folgt aus:

Prozessdarstellung: Herstellen einer Vertrauensstellung

Wie dies von der Registrierung bis zur Ansicht im Lerncenter aussieht, beschreibt die folgende Anleitung.

Schritt 1 für das Unternehmen: Registrieren (Optional)

Wenn Sie noch keinen Account für den Azubi-Navigator haben, registrieren Sie sich über https://azubinavi.de.

Schritt 2 für das Unternehmen: Auswahl des Bildungsträgers

Sind Sie einmal angemeldet, können Sie innerhalb der Basisdaten mit dem Menüpunkt „Berufsschulen“ die zugehörige Ansicht aufrufen. Klicken Sie dann oben rechts auf „Registrierte Bildungsträger hinzufügen“ und wählen Sie den passenden Eintrag aus. Durch diese Auswahl wird bei dem gewählten Bildungsträger ein Partnerdatensatz erzeugt. Er repräsentiert Ihre Freigabe zur Datenübertragung Ihrer Azubis in den Unternehmens-Account.

Schritt 3 durch den Bildungsträger: Auszubildende bereitstellen

Nun ist Ihr Bildungsträger am Zug. Er wird die Auszubildenden, die zu Ihrem Unternehmen gehören, markieren und Ihrem Partnerdatensatz zuweisen. Dazu müssen Sie nichts tun. Auf Seiten der Bildungsträger sieht dies wie folgt aus:

Bindung der Azubis an das Partnerunternehmen

Schritt 4 durch das Unternehmen: Import der bereitgestellten Azubis

Um die Auszubildenden in den Unternehmensaccount zu übernehmen können Sie diese importieren. Gehen Sie dazu in die Übersicht der Azubis und rufen „Import“ und dort „Azubis importieren (von Partner)“ auf. Sie können dort den Bildungsträger auswählen und Standort sowie Sichtbarkeitsgruppe definieren.

Bevor der echte Import durchgeführt wird, sollten Sie einen Testlauf vornehmen. Belassen sie dazu den Kenner „Nur Testimport – keine Verarbeitung“ auf aktiv (Standardeinstellung). Auf der Folgeseite bekommen Sie ein Protokoll des potentiellen Imports ohne das tatsächlich Daten importiert werden. Ist alles ok, schalten Sie den Testmodus aus.

Fertig

Dies war es schon. Ab sofort können Sie die Lernaktiviäten Ihrer Azubis beim Bildungsträger verfolgen. Rufen Sie dazu das Lerncenter auf.

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