Um immer im Blick zu haben, wann die Schulferien Ihrer Azubis beginnen, können Sie diese jetzt auch im Azubi-Navigator vermerken und sich in der Versetzungsplanung anzeigen lassen.
Den Ferienkalender fügen Sie in den Basisdaten unter “Berufsschule/ Hochschule” neben Blockschulunterricht und Schultagen hinzu.
Vorgehen
Als erstes wählen Sie in Ihren Basisdaten die ausgewählte Berufs- oder Hochschule aus.
Überblick über eingetragene Berufsschulen
Als nächstes können Sie in den Daten der jeweiligen Schule in der linken Spalte den Kalender nach dem entsprechenden Bundesland, in dem die Berufsschule liegt, auswählen.
In diesem Beispiel Nordrhein-Westfalen.
Auswahl des Bundeslandes
Nun wechseln Sie zur rechten Spalte und wählen das entsprechende Jahr für den Ferienkalender aus.
Auswahl des Jahres
Die Ferienzeiten werden Ihnen nun als blass-grüne Fläche in der Versetzungsplanung unter der Personenauslastung angezeigt.
Anzeige in der Versetzungsplanung
Mit dieser Vorgehensweise wissen Sie jederzeit, wann Ihre Azubis Berufsschulferien haben und können Ihre Planung dementsprechend anpassen.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne an uns: anavi@testsysteme.de.
Ihre Anforderung: In Pandemiezeiten ist vermehrt Homeoffice angesagt. Auch für Ihre Azubis. Wahrscheinlich auch im neuen Jahr. Deshalb möchten Sie, dass alle an der Ausbildung beteiligten Kollegen jederzeit sehen können, welcher Azubi im Homeoffice oder im Betrieb ist.
Unsere Lösung: Die Homeoffice-Zeiten werden in der Planung und in den jeweiligen Übersichten angezeigt. Dafür haben wir die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, die es ja schon lange gibt, um den Typ „Homeoffice“ erweitert. Eintragen können ihn die Ausbilderinnen und Ausbilder und die Azubis selbst.
Aber es geht noch mehr: Denn auch der Überblicksbereich über An- und Abwesenheiten, in dem bislang Schule und Urlaub angezeigt wurden, haben wir um „Homeoffice“ erweitert. Das ist sowohl direkt in der Oberfläche Ausbildungsmanagement, als auch im Infoportal zu sehen. Und damit auch jene Mitarbeiter im Bilde sind, die an der Versetzungsplanung mitwirken, haben wir das „Homeoffice“ ebenfalls in der Planungsübersicht als eigene Schicht eingebaut. Sämtliche Abwesenheiten können Sie übrigens jetzt direkt aus der Planung heraus bearbeiten. Geblieben ist selbstverständlich das Stimmungsbarometer, ein spezielles Feedbacktool fürs Arbeiten im Homeoffice. Einfach mal ausprobieren!
Automatisierung I: Wie Regeln viel Zeit sparen
Ihre Anforderung: Automatisierung, Automatisierung und noch mal Automatisierung. Ist ja auch klar, denn viele Managementprozesse während der Ausbildung laufen nach dem immer gleichen Schema ab. Je mehr man da automatisieren kann, desto besser.
Unsere Lösung: Die intelligenten Regeln und Workflows, die Sie individuell selber einrichten und so dauerhaft eine Menge Zeit sparen können. Das Grundprinzip ist dabei immer dasselbe: Wenn … dann. Wenn – als Beispiel – ein Azubi in der kommenden Woche in eine andere Abteilung versetzt wird, dann geht heute eine Info-Mail raus. Und zwar an von Ihnen festgelegte Kollegen der bisherigen und der künftigen Abteilung – eben jene, für die diese Information wichtig ist. Diese Mail formulieren Sie ein einziges Mal und können sie dann immer wieder verwenden.
Wenn Sie am Tag vor der Versetzung noch einen Reminder einrichten möchten, geht das auch. Die Namen für diese Regeln vergeben Sie selbst, also zum Beispiel „Versetzungs-Info“ und „Versetzungs-Reminder“. Und wenn Sie bei den Adressaten mit Platzhaltern arbeiten, zieht sich der Azubi-Navigator jedes Mal automatisch die richtigen Abteilungen und Namen der dortigen Mitarbeiter, wenn Sie diese vorher eingepflegt haben. Ganz schön praktisch!
Automatisierung II: Wie Workflows noch mehr Zeit sparen
Ihre Anforderung: Ihre Azubis wechseln während der Ausbildung zwischen verschiedenen Abteilungen. Vor jedem Wechsel möchten Sie Feedbacks einfordern – vom Azubi und von der Abteilung. Und Sie möchten den Azubi daran erinnern, dass er bald wechselt.
Unsere Lösung: Sie richten genau dafür einen Workflow im Navigator ein. Der kann übrigens beliebig viele Schritte enthalten. In diesem Beispiel arbeiten Sie dafür auf derselben Oberfläche wie beim E-Mail-Versand nach einer Regel (siehe oben). Der Unterschied: Sie wollen ja Feedback. Deshalb wählen Sie statt einer Mailvorlage einfach eine Feedbackvorlage aus und verschicken diese direkt.
Sie können zwischen einzelnen Workflow-Schritten auch Bedingungen einfügen. Zum Beispiel diese: Wenn alle Feedbacks abgeschlossen sind, dann wird automatisch die Personalabteilung informiert. Allein diese Funktion ist ein kleiner Schritt im System, aber ein großer Schritt für Firmen mit vielen Azubis. Wenn Sie sich einmal in die geniale Kombination aus Regeln und Workflows reingefuchst haben, werden Sie begeistert sein, wie viel Zeit Sie mit der Automatisierung sparen.
Die neue Oberfläche der Prüfungstrainings
Stoppuhr, Klemmbrett, Prüfungsbogen, und das alles auf einem Notebook – ja, wir haben der Startseite der digitalen Prüfungstrainings ein bisschen Retro spendiert. So kombiniert die neue virtuelle Oberfläche das moderne Arbeiten mit der Tradition einer Prüfungssituation. Denn natürlich spielt die Zeit dabei nach wie vor eine Rolle, und es kommt aufs richtige Ausfüllen der Fragebögen an.
Die digitalen E-Learning-Karten „Kaufmännisches Basiswissen“
Was drin ist: Da kommen Ihre Azubis in der Prüfung nicht drum herum – die kaufmännischen Basics müssen sie beherrschen. Gut, wenn das Lernen dafür Spaß macht und sich prima einteilen lässt. Deshalb haben wir die 216 neuen Lernkarten in sechs Kapitel gegliedert. Und in diesen Kapiteln auch die Aufgabentypen wie Single Choice, Reihenfolge, Zuordnungen und offene Fragen bunt gemischt. Vermittelt wird berufsübergreifendes kaufmännisches Grundlagenwissen, das für die Zwischenprüfung wichtig ist.
Wer es braucht: Zum Beispiel Drogisten, Floristen, Gestalter für visuelles Marketing, Kaufleute für Dialogmarketing, Kaufleute im Gesundheitswesen und Veranstaltungskaufleute.
In der Ausbildung gibt es meistens viele Prozesse, die immer auf die gleiche Weise ablaufen. Mit Hilfe der Regeln und Workflows im Azubi-Navigator können diese Abläufe automatisiert werden. Dieser Artikel beschreibt, was Sie, mit Hilfe dieser Funktion, alles abbilden können und wie Sie bei der Einrichtung vorgehen.
Regeln
Regeln beschreiben einfache “Wenn, dann”-Prozesse und stoßen Informations-Mails oder komplexere Workflows an.
Sowohl die Regeln als auch die Workflows finden Sie im Azubi-Navigator in der Konfiguration.
Überblick über bestehende Regeln
Legen Sie nun eine neue Regel an. Die einzige obligatorische Angabe an dieser Stelle ist der Name der Regel. Sie haben aber die Option, die Regel auf eine angelegte Gruppe, einen Beruf und/oder Ausbildungsjahr zu beschränken.
Im nächsten Schritt gelangen Sie zur Auswahl der Auslöser einer Regel:
Übersicht Auslöser
Sie können nun auswählen, durch welches Ereignis der Prozess starten soll. Bei den Auslösern, die an Abteilungsaufenthalte gebunden sind, können Sie außerdem Feineinstellungen bezüglich des genauen Zeitpunktes und der Länge des Aufenthaltes vornehmen.
Übersicht Aktionen
Ihnen stehen zwei Aktionen zur Wahl, die durch den Auslöser angestoßen werden. Zu den Workflows später mehr. Eine E-Mail kann an die oben aufgelisteten Rollen und an beliebige Personen versendet werden. Den Ausbildungsbeauftragten der Abteilung zieht sich der Azubi-Navigator aus der Versetzungsplanung und den Basisdaten, den Abzeichner des jeweiligen Ausbildungsnachweises aus den Prüfteams für Berichtshefte.
Wenn Sie als Aktion das Senden einer E-Mail auswählen, können Sie diese im Anschluss bearbeiten.
Bearbeitungsoberfläche der E-Mail Vorlage
Die E-Mail, die nach Eintritt des Auslöser versendet werden soll, müssen Sie nur ein einziges Mal schreiben.
Damit in der E-Mail trotz Automatisierung die richtigen Namen, Abteilungen usw. genannt werden, können Sie mit Platzhaltern arbeiten. Die Informationen zieht sich der Azubi-Navigator auch hier wieder aus Daten, die sie bereits eingepflegt haben.
Um statt dem Mail-Versand einen Workflow auswählen zu können, müssen Sie zuvor einen Workflow bestimmt haben.
Workflows
Ausgangsszenario
In Ihrem Unternehmen wechseln die Azubis während ihrer Ausbildung zwischen mehreren Abteilungen. Wenn dies geschieht, möchten Sie, dass die derzeitige Abteilung sowie der Azubi aufgefordert werden ein Feedback abzugeben. Zudem soll der Azubi eine zusätzliche Erinnerungsmail erhalten, dass ein Abteilungswechsel bevorsteht.
Vorgehen
Um den zuvor beschriebenen Prozess mit Hilfe des Azubi-Navigators zu automatisieren, erstellen Sie nun unter “Workflows” einen neuen Workflow.
Arbeitsoberfläche für einen neuen Workflow
Ein Workflow kann beliebig viele Schritte haben. Unser erster Schritt in diesem Fall ist der E-Mail-Versand an den Azubi.
Bearbeitungsoberfläche E-Mail-Versand (Workflow)
Die Bearbeitungsoberfläche entspricht der, die auch bei dem E-Mail-Versand auf Grund einer Regel ausgelöst wird. Wenn Sie statt einer E-Mail eine neue Feedbackanforderung als nächsten Schritt festlegen, müssen Sie lediglich eine Feedbackvorlage aus Ihren zuvor angelegten Beurteilungsbögen oder aus unseren voreingestellten Standardvorlagen auswählen.
Zuletzt können in einem Workflow noch die Bedingungen zwischen den einzelnen Schritten festgelegt werden – also ob ein Schritt direkt auf den nächsten folgt oder an einem bestimmten Punkt des Abteilungsaufenthaltes durchgeführt werden soll usw.
Bearbeitungsoberfläche der Bedingungen
Die als letztes aufgeführte Bedingung “alle vorherigen Feedbacks abgeschlossen”, kann zum Beispiel einer Zusammenführung der erfolgten Feedbacks vorangehen oder eine Informations-Mail an die Personalabteilung auslösen.
Der erstellte Workflow kann nun zum Beispiel mit folgender Regel gestartet werden.
Mit dieser Vorgehensweise können Sie alle Ihre Abläufe nach Belieben automatisieren.
Wenn Ihnen ein Schritt/ Auslöser fehlt oder Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne mit Ihren Ideen und Fragen an uns: anavi@testsysteme.de
Die ersten Schritte mit dem Azubi-Navigator sind geprägt von Datenpflege. Um diese bisweilen lästige Arbeit zu beschleunigen und zu vereinfachen, können Auszubildende und Studierende, sowie Personalverantwortliche, ganz einfach aus Excel importiert werden.
Als Beispiel wird hier der Azubi-Import angeführt. Der Import der Personalverantwortlichen erfolgt auf die gleiche Weise.
Vorgehen
Gehen Sie zuerst in die Übersicht der Auszubildenden und Studierenden.
Hier wählen Sie im Drop-Down Menü unter “Import” den Punkt “Importprofile verwalten” und legen ein neues Profil anSo sieht der Bearbeitungsbereich für die Importprofile aus
Wenn Sie Ihre Auszubildenden nach Gruppen, z.B. nach Berufen, einlesen, können Sie, durch ein Häkchen bei „Gruppe automatisch anlegen“, direkt die entsprechende Gruppe im Azubi-Navigator erstellen.
Nachdem Sie dem Profil einen Namen gegeben haben, müssen Sie als erstes Speichern.
Sobald Sie dies getan haben, erhalten Sie unter „Feldzuordnung“ eine Übersicht aller Informationen, die Sie über Ihre Auszubildenden und Studierenden im Azubi-Navigator einpflegen können.
Dies ist die Übersicht über einen Teil der Felder, die im Azubi-Navigator befüllt werden können
Im nächsten Schritt laden Sie eine Excel-Datei hoch, welche als Muster für den späteren Import dient.
Hier laden Sie die Musterdatei hoch
Dies kann bereits die gleiche sein, deren Inhalte Sie später Importieren wollen, entscheidend ist nur, dass Sie alle Spalten enthält, die Sie in der Import-Datei auch befüllen.
Sobald Sie die Datei hochgeladen haben, befindet sich neben den Feldern des Azubi-Navigators nun eine Tabelle mit den Spalten der Excel-Datei.
Hier sehen Sie wie die Zuordnung aussieht
Per Drag and Drop ziehen Sie nun die Excel-Spalten zu den entsprechenden Feldern. Wenn Sie Felder nicht befüllen, bleiben diese im System vorerst leer, Sie können diese jederzeit nachpflegen. Ordnen Sie eine Spalte nicht zu, so werden die Informationen aus dieser beim Import ignoriert.
In jedem Fall muss der Personalnummer eine Spalte zugeordnet werden. Dieses Feld dient der klaren Identifizierung und muss daher bei jedem Azubi unterschiedlich sein. Sie können an dieser Stelle auch z.B. die E-Mail-Adresse verwenden.
Diese können Sie dann sowohl als E-Mail-Angabe, als auch für die Personalnummer angeben. Spalten können mehreren Feldern zugeordnet werden, umgekehrt ist dies nicht möglich.
Des Weiteren ist es notwendig, dass Sie für die Berufe in Ihrer Excel-Datei die genauen Bezeichnungen des Systems verwenden, da diese Informationen mit der Datenbank des Azubi-navigators verknüpft sind.
Sobald Sie das Import-Profil fertig angelegt haben, kehren Sie in die Übersicht der Auszubildenden und Studierenden zurück und wählen nun „Azubis/Studierende importieren (Excel)“.
Im Drop-Down Menü wird nun Punkt 2 ausgewählt
Nun gelangen Sie in folgende Übersicht.
Im ersten Schritt wählen Sie nun Ihr soeben angelegtes Profil für den Import aus. In den folgenden drei Zeilen können Sie einen für alle geltenden Standort, eine Sichtbarkeitsgruppe und/oder Beruf festlegen. Dieser wird dann angegeben, falls im Import der gefragte Wert nicht vorhanden ist.
Stellen Sie den Vorgang auf „Nur Testimport“, bis Sie sich sicher sind, dass alle Angaben funktionieren. So stellen Sie sich, dass Sie keine falschen oder durcheinander geratenen Daten in das System einlesen und ersparen sich unnötige Löschungsarbeiten.
Nun laden Sie die Datei mit den Daten hoch, die Sie importieren wollen und klicken ein letztes Mal auf weiter, um sich das Importergebnis anzeigen zu lassen. Meistens treten bei den ersten Versuchen Fehler aus.
Eine Fehlermeldung kann z.B. wie folgt aussehen.
Diese Fehlermeldung bedeutet, dass keine eindeutige Personalnummer angegeben wurde, in der Import-Datei ist also ein Fehler.
Sobald Sie den Fehler in der Excel-Datei behoben haben, wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie folgendes Ergebnisprotokoll erhalten.
Fehlerloses Ergebnisprotokoll
Nun starten Sie den Import ein letztes Mal, nehmen jedoch am Anfang den Haken bei „Nur Testimport“ heraus.
Nun sind all Ihre Auszubildenden und Studierenden bzw. Personalverantwortlichen aus Ihrer Datei im Azubi-Navigator eingepflegt!
Im Azubi-Navigator können Sie alle wichtigen Stammdaten Ihrer Auszubildenden einpflegen. Von dem Geburtstag über die Adresse und die Position im Betrieb, alles an einem Ort.
Ab jetzt haben Sie die Möglichkeit diese Felder Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend zu erweitern. Wie das geht, wird in diesem Artikel beschrieben.
Ausgangsszenario
Ihre Azubis bekommen für die Tätigkeit in Ihrem Unternehmen Arbeitskleidung in Form von Schuhen und Overalls zur Verfügung gestellt. In den Daten der Auszubildenden und dualen Studenten möchten Sie daher die entsprechenden Größen festhalten, um Sie zum Beispiel bei Neubestellungen direkt in der Übersicht zu haben.
Zu diesem Zweck nutzen Sie die Funktion der kundenindividuellen Felder des Azubi-Navigators. Diese ist ab der Premium-Version verfügbar.
Vorgehen
Unter dem Menüpunkt “Konfigurationen” finden Sie die Einstellung, die nur von Personalverantwortlichen mit Adminrechten bearbeitet werden können. In der “Darstellung” finden Sie dann den Bearbeitungsbereich für kundenindividuelle Felder.
Bearbeitungsoberfläche für kundenindividuelle Felder
Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenen Feldern, die Sie anlegen können. Wir beginnen in diesem Beispiel mit einer Überschrift und einem anschließenden Zahl- und einem Textfeld.
Indem Sie auf “Neues Feld” klicken erhalten Sie eine Auswahl möglicher FelderBearbeitungsoberfläche für eine Überschrift
Indem Sie eine Überschrift anlegen, trennen Sie die kundenindividuellen Felder deutlich von den bereits angegebenen Daten. In dem markierten Bereich können Sie bestimmen, wer die Informationen sehen und wer sie auch ändern darf.
Jedes Feld benötigt einen eindeutigen Feldnamen, in diesem Beispiel “overall” und “schuhe”. Der Feldname kann nur einmal verwendet und anschließend auch nicht mehr verändert werden. Das Label hingegen, also die Beschriftung, die das Feld am Ende hat, kann beliebig angepasst werden.
Bei jedem Feld, das Sie anlegen können Sie entscheiden, ob es sich um eine Information handelt, die zwingend erforderlich oder optional ist. In diesem Fall zählen die Kleider- und Schuhgröße als Pflichtfeld.
Bei einem Zahlenfeld können Sie einen Minimal- und einen Maximalwert festlegen. Bei einem Textfeld kann an dieser Stelle eine maximale Feldlänge bestimmt werden.
Beide Darstellungsweisen eignen sich in diesem Fall für beide Felder.
Festlegen der Anordnung in den Datensätzen des Azubis
In der ersten Zeile können Sie außerdem bestimmen, ob die zusätzlichen Informationen auf der linken Seite unter den persönlichen Informationen oder auf der rechten Seite im Datensatz des Azubis angezeigt werden soll.
In diesem Beispiel werden die angelegten Felder auf der linken Seite gespeichert.
Ansicht der angelegten Felder im Datensatz des Azubis
In unserem Beispiel wird in den Basisdaten jedes Azubis nun der Block “Arbeitskleidung” angezeigt. Da die Felder als Pflichtfelder markiert sind, kann man nicht speichern, ohne etwas eingetragen zu haben.
Mit diesem Vorgehen können Sie nun beliebig viele Felder ganz nach Ihrer Vorstellung anlegen
Im vergangenen Jahr haben wir unseren Sozialpartner, den gemeinnützigen Verein „Ausbildung statt Abschiebung“ (AsA e.V.), mit unserer Studie unterstützt. Der gesamte Erlös aus dem Verkauf der Studienergebnisse kommt AsA in voller Höhe zugute. Einen Scheck in Höhe von 3500 Euro konnten wir stolz an Sara Ben Mansour, Projektleiterin des Beratungszentrums, übergeben. AsA hat sich zur Aufgabe gemacht, junge Geflüchtete in allen Lebenslagen zu unterstützen, sie zu begleiten und schulisch und beruflich zu fördern.
„Beruf und Bildung schützen nicht nur vor Armut, sondern auch vor Radikalisierung“, erklärt Sara Ben Mansour. Deswegen setzt sich AsA bereits seit dem Jahr 2001 dafür ein, dass junge geflüchtete Menschen (im Alter von 14 bis 27 Jahren) den Weg in eine Ausbildung finden, an Sprachkursen teilnehmen können und integriert werden. In den vergangenen Jahren konnte AsA viele Jugendliche in Ausbildung vermitteln – allein 27 junge Geflüchtete seit 2018.
Das Besondere an den geflüchteten Auszubildenden ist, dass sie häufig in ihrer Heimat schon gearbeitet haben – beispielsweise im Handwerk, im Laden der Eltern o. Ä. – und demnach praktische Erfahrung mitbringen. Sicher entspricht die Arbeit im Heimatland nicht immer der einer qualifizierten Fachkraft, aber man gewinnt Personen für sein Unternehmen, die gut und gerne „mitanpacken“. Viele Unternehmen, die einer oder mehreren geflüchteten Personen die Möglichkeit einer Ausbildung gegeben haben, konnten diese schon nach kurzer Zeit für verantwortungsvolle Aufgaben einteilen, „fast wie einen Gelernten“, so Ben Mansour.
Man sollte sich außerdem nicht von der sprachlichen Barriere abschrecken lassen. Eine Einstufung in ein bestimmtes Sprachniveau muss nicht immer den „echten“ sprachlichen Fähigkeiten entsprechen. Oft passiert es, dass eine geflüchtete Person, mit einem (angeblichen) Sprachniveau B1 deutlich weniger Probleme in der Ausbildung hat als diejenigen, die höher eingestuft werden. Um das Ganze einmal etwas platter zu formulieren: Grammatikalische Regeln und Vokabeln für einen Test auswendig gelernt zu haben, verleiht einem nicht automatisch die Fähigkeit, eine Sprache auch aktiv anwenden zu können.
Auch wenn es viele Herausforderung bei der Einstellung einer geflüchteten Person gibt, gewinne man laut Sara Ben Mansour dennoch junge Menschen, die für ihr Alter besonders reif, verantwortungsbewusst und zielorientiert sind. Das liegt ganz einfach daran, dass sie sich in einer ganz anderen Lebenssituation befinden als andere Gleichaltrige.
Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten, freuen Sie sich auf das A-Recruiter Magazin 2019, das wie gewohnt im Sommer erscheinen wird. Darin wird ein Interview mit Frau Ben Mansour erscheinen, in dem sie unter anderem erklärt, wieso es lohnenswert ist, einer geflüchteten jungen Person die Möglichkeit auf eine Ausbildung zu bieten. Gerne können Sie sich bei Fragen oder besonderen Anliegen zum Thema Flucht auch direkt an Frau Sara Ben Mansour bzw. an den Verein AsA e.V. wenden.
Als Geschäftsbereichsleiter Personalmanagement setzt sich Uwe Birk intensiv mit den Themen Ausbildung und Recruiting neuer Azubis auseinander. Im Interview berichtet er vom besonderen Bewerbungsverfahren bei der Stromnetz Hamburg GmbH.
u-form: Beschreiben Sie uns doch einmal den Ablauf des Bewerbungsverfahrens von Stromnetz Hamburg und wie sich dieses Verfahren von anderen unterscheidet.
Uwe Birk: Wir haben zunächst in einem ersten Schritt die Bewerbungshürde abgesenkt, indem wir auf eine klassische Bewerbung verzichten. Das heißt konkret: Wenn man unsere Homepage besucht, weil man sich für eine Ausbildung interessiert, sieht man sehr schnell, dass es eine Bewerbungshürde als solche gar nicht gibt. Man geht einfach auf unsere Karriereseite, gibt an, dass man z. B. Schüler ist, wählt den Ausbildungsberuf aus, für den man sich interessiert, und muss dann anschließend nur seine „groben“ Daten angeben. Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, angestrebter Schulabschluss.
u-form: Ein Bewerbungsanschreiben oder ein Hochladen des letzten Schulzeugnisses wird also gar nicht von den Bewerbern verlangt?
Uwe Birk: Richtig! Nach Angabe dieser ersten Daten ist der erste Bewerbungsteil schon abgeschlossen und es geht zu Ihnen – zu u-form Testysteme. Wir generieren über Sie die TAN für einen Test, die ein Bewerber oder eine Bewerberin dann per E-Mail zugeschickt bekommt. Daraufhin hat die Person 14 Tage Zeit sich diesem Test zu stellen – oder auch nicht. Wenn wir die Testergebnisse der Personen erhalten, die einen Test bearbeitet haben, entscheiden wir, wen wir aufgrund seines Testergebnisses gerne zu einem Gespräch einladen möchten. Erst zu diesem Zeitpunkt fordern wir die klassischen Bewerbungsunterlagen an – meistens aber auch nur das Zeugnis. Damit wollen wir uns einen kleinen Überblick über den Bewerber und sein Verhalten verschaffen. Wir schauen dabei also nicht nur auf die Schulnoten, sondern auf die sogenannten „Kopfnoten“ bzw. sonstigen Hinweise. Das sind Informationen, die uns Zeugnisse, abgesehen vom aktuellen Stand in der Schule, liefern. Danach folgt dann natürlich das persönliche Gespräch, bei dem entschieden wird: Passt der Bewerber oder die Bewerberin zu uns und zur Ausbildung?
u-form: Wieso haben Sie sich für dieses Verfahren entschieden?
Uwe Birk: Wir haben die Bewerbungshürde gesenkt, um im Vorfeld ein neutrales Bild eines jungen Menschen bekommen zu können. Nicht immer spiegelt ein Zeugnis der neunten oder zehnten Klasse auch wider, wie der junge Mensch wirklich ist. Aus diesem Grund haben wir etwas gesucht, das uns die Informationen liefert, die ein Zeugnis allein nicht liefern kann. Dabei ging es uns beispielsweise um die Sozialkompetenz, technisches Verständnis – all die Dinge, die in einem u-form Test abgefragt werden.
u-form: Welche Erfahrungen haben Sie bisher mit diesem neuen Bewerbungsverfahren gemacht?
Uwe Birk: Das kann ich relativ einfach beantworten: unsere Bewerbungszahlen haben sich verdoppelt. Ob alle Bewerbungen wirklich auf das neue Bewerbungsverfahren zurückzuführen sind, kann man sicher nicht hundertprozentig sagen. Aber es ist das Zusammenspiel aus der abgesenkten Bewerbungshürde und Maßnahmen im Personal- bzw. Azubi-Marketing. Dabei setzen wir auf die Klassiker: Starke Präsenz auf Messen und Ausstellungen, Recruiting-Spezialisten, die sich ausschließlich mit dem Thema Berufsorientierung und Azubi-Recruiting befassen.
u-form: Schaffen Sie es durch Ihr neues Bewerbungsverfahren mehr freie Ausbildungsplätze zu besetzen?
Uwe Birk: Von den Stellen, die wir besetzen wollten, konnten wir bei 100 % dieses Ziel auch erreichen. Wenn wir dem Trend der vergangenen Jahre auch weiter vertrauen wollen, müssten wir unsere Bewerberzahlen stetig erhöhen, um unseren qualitativen Anspruch beibehalten zu können. Wir sind mit unserem Ergebnis derzeit zufrieden und wissen, dass unsere Maßnahmen, die wir bisher eingeleitet haben, um unsere Bewerberzahlen zu erhöhen, auch wirklich greifen. Ob das auf Dauer auch so bleibt, wird die Zukunft zeigen. Um das einmal in Relation zu setzen: Im letzten Bewerberjahr 2018 haben uns 1100 Bewerbungen erreicht, bei 30 freien Ausbildungsplätzen, die wir zu vergeben hatten. Das hat natürlich neben der Attraktivität als Arbeitgeber und der Arbeitsplatzsicherheit auch damit zu tun, dass wir uns sehr intensiv für die Berufsausbildung in unserem Unternehmen engagieren – und das besonders in einem Berufsumfeld (gewerblich-technische Berufe), welches vielleicht nicht auf der Wunschliste eines Jugendlichen ganz so weit oben steht.
u-form: Und trotzdem schaffen Sie es, Ihre freien Ausbildungsplätze gut zu besetzen …
Uwe Birk: Das liegt daran, dass wir, wenn wir Personalmarketingmaßnahmen ausrichten, uns auch mögliche Hinderungsgründe für Jugendliche vor Augen rufen, die gegen eine Ausbildung im gewerblich-technischen Bereich sprechen. Hier ist, sicherlich nur stellvertretend, der vielfache Studienwunsch zu nennen. Aus unserer Sicht ist es sinnvoll, schon frühzeitig darauf hinzuweisen, dass eine Berufsausbildung ein Startpunkt im Berufsleben sein kann. Wir verwenden den Slogan „Karriere mit Lehre“, um bewusst zu machen: Die Lehre ist der Anfang einer guten Karriere! In vielen Köpfen kreist herum, dass nach einer Lehre der Berufsweg „abgeschlossen“ ist und danach nicht mehr viel kommt. Also bleibt nur eine Alternative: „Ich muss studieren!“ Man absolviert das Abitur, egal mit welchen Noten, um noch einen Platz an einer Fachhochschule zu ergattern. Diese Einstellung ist auch der Tatsache geschuldet, dass an vielen weiterführenden Schulen, an denen das Abitur gemacht werden kann, mit einem starken Fokus Studienberatung betrieben wird. Als Alternative bieten wir die Möglichkeit zusammen mit einem Studium eine Ausbildung zu machen. Ein solches Duales Studium ist für beide Seiten interessant. Aus ökonomischen Gesichtspunkten ist ein Duales Studium für junge Menschen attraktiv, da erste praktische und berufliche Erfahrungen erworben werden und sie am Ende einen Studienabschluss vorweisen können. Für Unternehmen sind Absolventen eines Dualen Studiums ebenfalls sehr attraktiv, da diese schon eher eine genauere berufliche Orientierung haben als diejenigen, die „nur“ einen Studienabschluss haben und Abläufe, Unternehmen und den beruflichen Alltag erst einmal kennenlernen müssen.
Sie möchten noch mehr über dieses besondere Bewerbungsverfahren wissen? Im Sommer wird es das vollständige Interview mit Uwe Birk in unserem A-Recruiter Magazin 2019 geben!
Welche Kernkompetenzen machen eigentlich einen erfolgreichen Ausbilder aus und wie können Ausbildungsverantwortliche aktiv zur Steigerung der Ausbildungsqualität beitragen? Diese Fragen haben wir im folgenden Interview mit der Dipl.-Ökonomin und Ausbildungsexpertin Sabine Bleumortier erörtert.
u-form: Frau Bleumortier, Sie werben auf Ihrer Internetseitebleumortier.demit Tipps für Azubiflüsterer. Das kenne ich an sich nur von Pferden. Was ist denn ein Azubiflüsterer?
Sabine Bleumortier: Ja, an den Film „Der Pferdeflüsterer“ denken hier bestimmt viele. Menschen, die sehr gut mit Pferden umgehen können, werden oft als Pferdeflüsterer bezeichnet. Daher bin ich schon vor einigen Jahren auf den Begriff des Azubiflüsterers gekommen: eine Person (das kann ein Ausbilder ebenso wie eine ausbildende Fachkraft sein), die besonders gut mit Auszubildenden umgehen kann und daher sehr erfolgreich ausbildet. Zum Beispiel kommunizieren Azubiflüsterer nicht durch die Blume, sondern klar und deutlich mit konkreten Verhaltensbeispielen im Feedbackgespräch. Sie sind als Vorbild authentisch und zeigen das Verhalten, welches sie sich auch vom Auszubildenden wünschen.
u-form: Wie bekomme ich denn heraus, ob ich nicht vielleicht schon ein guter Azubiflüsterer bin?
Sabine Bleumortier: Zum einen können Ausbilder ihre Auszubildenden fragen, wie zufrieden diese mit ihnen sind, was sie besser machen könnten. Wenn Ausbilder dann über dieses Feedback nachdenken und überlegen, was sie wie verändern können, sind diese auf alle Fälle schon auf dem Weg zum Azubiflüsterer. Tatsächlich habe ich auch einen kleinen Test dazu entwickelt, den Sie auf meiner Homepage machen können. Hier drei der 20 Fragen:
– Schätzen Sie Ihren Auszubildenden und nehmen ihn ernst – so wie jeden anderen Kollegen auch? – Greifen Sie Ideen Ihres Auszubildenden auf und lassen ihn mitgestalten? – Erklären Sie Ihrem Auszubildenden den Sinn einer Aufgabe?
Antworten Sie hier klar und ohne Einschränkung dreimal mit „Ja“, so sind Sie in diesen Bereichen schon ein Azubiflüsterer.
u-form: Gibt es drei wichtige Tipps, die Sie unseren Lesern mitgeben können, um zu einem guten Azubiflüsterer zu werden?
Sabine Bleumortier: 1. Immer mal wieder die Perspektive wechseln und sich in den Auszubildenden hineinversetzen. Dabei helfen die Fragen: Wie würde ich mich in dieser Situation fühlen? Was würde ich mir wünschen?
2. Bilden Sie „auf Augenhöhe“ aus und machen Sie sich bewusst, dass es keinen (und zwar wirklich gar keinen) Grund gibt, warum Sie die Meinung eines Auszubildenden nicht wertschätzen sollten oder Mitarbeiter mit langjähriger Betriebszugehörigkeit mehr „Rechte“ haben sollten als Auszubildende.
3. Bilden Sie sich immer wieder weiter: durch Austausch mit andere Ausbildern, Ausbilderkongresse, Trainings, gute Literatur, Blogs, Podcasts zur Ausbildung usw.
Die digitale Sprachsteuerung „Alexa“ von Amazon ist alltagstauglich, keine Frage. Von „Alexa, wie wird das Wetter heute?“ über „Alexa, setz Milch auf meine Einkaufsliste!“ bis hin zu „Alexa, mach das Licht an!“ scheint dieser kleine Lautsprecher fast alles zu können. Hat man sich erst einmal von dem Gedanken befreit, dass Alexa einem zu Hause permanent zuhört, entpuppt sie sich als praktisches Helferlein im Alltag – zugegeben, man muss auch erst den Dreh heraushaben, wie man seine Fragen und Kommandos an Alexa am besten formuliert, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Doch wie sieht es mit dem Alltag eines Auszubildenden aus? Kennt Alexa auch Antworten auf Fragen, die einen Azubi während der Ausbildung beschäftigen? Kann sie eventuell sogar Hilfestellung beim Lernen für eine Klassenarbeit oder eine anstehende Prüfung geben?
Eine Frage, die sich vermutlich der Großteil der kaufmännischen Auszubildenden zu Beginn stellt, ist die nach dem Inventar. „Alexa, was ist ein Inventar?“ Da muss sie nicht lange überlegen und gibt schnell eine Antwort: „Das Inventar ist im Rechnungswesen ein Bestandsverzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag.“ Das ist zunächst sicher richtig, jedoch erkennt man schnell: Mehr als der erste Satz des Wikipedia-Artikels zu Inventar ist es auch nicht.
Neuer Versuch: „Alexa, was ist ein T-Konto?“ Die bringen viele Azubis sicher oft an ihre Grenzen – und leider auch Alexa. „Tee im eigentlichen Sinne ist ein heißes Aufgussgetränk, das in der Hauptsache aus den Blättern und Blattknospen der Teepflanze zubereitet wird.“ Knapp daneben ist eben leider auch vorbei. Das scheint nicht so richtig funktioniert zu haben. Vielleicht muss die Frage anders formuliert werden? Alexa ist ja lernfähig. „Alexa, erklär mir T-Konten!“ „Alexa, wozu brauche ich ein T-Konto?“ Die Frage ist anders, ihre Antwort bleibt gleich.
Ähnlich ergeht es einem auch, wenn man schon speziellere Fragen, wie z. B. nach der Mindesthöhe des Stammkapitals einer GmbH, stellt. „Das weiß ich leider nicht“, schallt es einem aus dem Lautsprecher entgegen.
Nicht das, was Auszubildende beim Lernen für ihre Zwischenprüfung hören möchten. Da reicht eben „künstliche Intelligenz“ nicht aus und man muss, bis Alexa auch über Ausbildung Bescheid weiß, schon eher selber googeln.
Oder im Prüfungstrainer von U-Form nachschlagen – da findet man sicher die richtigen Antworten auf die wichtigen Fragen zum Meistern der Ausbildung ;)
Romina Miera, Medienkauffrau bei u-form Testsysteme, hat Alexa auf ihre Tauglichkeit für die Ausbildung für Sie getestet.
