Hier finden Sie alle Artikel zur dualen betrieblichen Berufsausbildung im Ganzen – von Ausbildungsbeginn bis zum Abschluss, und zwar jenseits theoretischer Betrachtungen. Wir haben selbst jahrzehntelange praktische Erfahrungen mit der dualen betrieblichen Berufsausbildung.

Feedback im Azubi-Navigator

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Ohne Fehler gibt es keinen Fortschritt. Auch deshalb ist eine gute Feedback-Kultur gut für die Auszubildenden und für das Unternehmen. Das Feedback-Modul in der Azubi-Navigator Plus- und Premiumversion bietet Feedbackvorlagen und Feedbackbögen. Wie dies alles funktioniert, beschreibt dieser Artikel.

Feedbackvorlagen bilden die Grundlage

Die Grundlage für die Nutzung des Feedbacksystems bilden die Feedbackvorlagen. Sie sind wie eine Blaupause zu verstehen. Zu finden sind sie unter Auszubildende | Feedbackvorlage.

Wer neu mit dem Feedbacksystem anfängt, findet dort bereits zwei Vorlagen: Standard-Feedbackbogen kurz” und “-lang”. Beide Bögen bilden typische Dimensionen eines Feedbackbogens ab und sind sofort einsatzbereit. Alternativ können diese Inhalte als Kopiervorlage für eigene Feedbackvorlagen dienen. Dazu gibt es in der Detailansicht oben den “Kopieren”-Button.

Wer möchte, kann ebenso die eigenen Vorlagen beginnend mit einer leeren Vorlage selbst erfassen.

Die Vorlagen

Wenn Sie eine neue Vorlage anlegen, können Sie den Namen, Kurznamen und eine Beschreibung der Vorlage definieren. Wichtig für den Ablauf beim späteren Einsatz sind die beiden Felder “Auszufüllen durch” und “Auszubildende/-r darf Feedback nach Abschluss sehen”. Letzeres ist selbsterklärend, wohingegen “Auszufüllen durch” die verschiedenen Ablaufszenarien definiert. Derzeit sind folgende Optionen wählbar:

  • Ausbilder oder gemeinsam: Feedback wird durch den Ausbilder mit oder ohne Azubi gegeben. Gemeinsam könnte dies zum Beispiel in einem Gespräch unter Nutzung eines Tablets erfolgen
  • Auszubildende/Auszubildender: Der Azubi gibt ein Feedback ohne Beteiligung des Ausbilders oder der Ausbilderin. Dies kann auch für Feedbacks über die Abteilung genutzt werden
  • Jeweils Azubi und Ausbilder getrennt (180°-Feedback): Beide Parteien erhalten einen identischen Fragebogen, der nach Abschluss in einen gemeinsamen Bogen zusammengeführt wird – dazu weiter unten mehr

Zusätzlich zu diesen Steuerdaten können Sie noch Protokolle oder Dokumente den Vorlagen hinzufügen.

Umgang mit dem Block-Editor

Der Vorlageneditor erlaubt das Erstellen und Verändern von Vorlagen direkt im Browser. Wer zumindest ab und zu Blogbeiträge mit WordPress schreibt, wird sich schnell zurecht finden, denn das Grundprinzip des Vorlageneditors lehnt sich an den Gutenberg-Editor von WordPress an.

Der Aufbau einer Vorlage geschieht auf Basis von Blöcken. Jeder Block hat einen Typ wie z.B. Überschrift, Text oder Feedback. Der letzte Blocktyp ist für alle Arten von Eingaben in den Feedbackbogen vorgesehen. Dazu gehören Auswahltypen wie 1 aus 3, 1 aus 4,… Schulnoten oder Freitexte.

Neue Blöcke werden über das Plus-Symbol oberhalb des Fragebogens oder der einzelnen Blöcke hinzugefügt:

Das Plus-Symbol fügt neue Blöcke hinzu

Bei einem Klick, wählen sie den gewünschten Blocktyp aus:

Blocktypauswahl

Wenn Sie den Blocktyp “Feedback” auswählen, fügt der Editor zuerst einen Platzhalter an die entsprechende Stelle ein:

Platzhalter für Feedback

Den Feedbackblock bearbeiten Sie durch einen Klick auf das blaue Symbol. Jedes Feedbackfeld kann eine eigene Überschrift und eine personalisierte Beschreibung haben:

Dialog zur Definition von Feedbackfeldern

Dabei dient der Platzhalter ${name} dazu, dass der Feedbackbogen bei Verwendung automatisch mit dem Namen der/des Auszubildenden ausgefüllt wird. Für eine gender-gerechte Ansprache sind die Textfelder zweifach vorhanden. Als Bewertungstypen stehen mehrere Arten zur Verfügung.

Möchte man Blöcke in der Reihenfolge verschieben, so kann dies über die Bearbeitungsmenüs geschehen. Diese erscheinen für einen Block, sobald man ihn mit der Maus angewählt hat:

Bearbeitungsmenüs

Über die Pfeile kann man den Block nach oben oder unten verschieben, über die Striche mit Stift den Blocktyp ändern und über die drei Punkte erscheint ein weiteres Menü, in dem man z.B. den gesamten Block löschen kann.

Hat man Änderungen an dem Bogen vorgenommen, ist es wichtig, die Vorlage über “Speichern” abzuspeichern.

Feedbacks durchführen

Der Start eines Feedbacks beginnt immer vom Datensatz des Azubis im Reiter “Feedback”. Dort können neue Feedbacks angelegt werden. Die Anlage erfolgt über den Button “Neues Feedback” und führt zu einem Dialog. In diesem kann die Vorlage ausgewählt und ein Grund für das Feedback angegeben werden. Typische Gründe sind auf der rechten Seite aufgeführt. Ein Klick auf den Pfeil übernimmt den Text.

Dialog für einn neues Feedbac

Ist der Feedbackbogen angelegt, erfolgt die weitere Bearbeitung in der Detailansicht. Dort kann auch der Name des Bogens geändert werden, der im Standard dem Namen der Vorlage entspricht. Der nun folgende Ablauf unterscheidet sich nach dem Ablauftyp.

Ausbilder oder gemeinsamIn der Detailansicht steht der Button “Starten” zur Verfügung. Damit beginnt ein einzelnes oder gemeinsames Feedback. Das gegebene Feedback kann pausiert oder abgeschlossen werden. Nach dem Abschluss sind keine weiteren Änderungen mehr möglich
Durch AzubiDas Feedback muss durch den Ausbilder angefordert werden. Dies geschieht über den Button “Anfordern”. Dadurch erscheint in der Azubiansicht eine neue Aktivität mit der Bitte, den Feedbackbogen auszufüllen. Ist dies geschehen, verschwindt die Aktivität beim Azubi automatisch
180°-FeedbackHier sind zwei Aktionen notwendig. Zum Einen muss über den Button “Azubi-Feedback anfordern” das Feedback des Azubi angefordert werden. Weiterhin kann über “Ausbilderfeedback starten” das eigene Feedback gestartet werden.
Ansicht bei 180°-Feedback

Der Ablauf nach dem Start eines Bogens ist immer vergleichbar. Nach dem Start eines Bogens können Sie – ja nach Eingabetyp – die Feedbacks geben. Die Smiley-Darstellung ist klickbar, bei z.B. Schulnotenfeedback klickt man die entsprechende Ausprägung pro Block an und der Freitext steht als Texteingabe zur Verfügung.

Ansicht eines laufenden Feedbackbogens

Ein laufender Bogen kann jederzeit über den Button “Pausieren ” ganz unten unterbrochen werden. Klickt man auf “Abschliessen”, so ist die Eingabe in den Bogen beendet.

Die Ergebnisanzeige

FFeeDas Ergebnis des Feedbacks wird nach Abschluss des Durchlaufs im Azubi-Datensatz angezeigt. Azubis sehen dieses, wenn die entsprechende Option zur Anzeige gewählt wurde. Dabei wird das Ausbilderfeedback erst sichtbar, wenn der Ausbilder dieses abgeschlossen hat. Bei 180°-Feedbacks werden die beiden Fragebögen nach Abschluss konsolidiert. Bei Abweichungen trägt das Eingabefeld einen gelben Kenner auf der linken Seite.



Ausblick

Wir planen in der zweiten Jahreshälfte ’19 für das Premiummodul noch eine Erweiterung des Feedback-Systems. Der nächste Schritt wird ein Regelsystem werden, so dass für jede Vorlage Regeln hinterlegt werden können, wann ein Feedback automatisch angefordert werden soll. Mögliche Regelauslöser werden sein:

  • Festes Datum im Jahr
  • Probezeitende
  • Ende eines Kurses/Seminars
  • Abschluss eines Abteilungsaufenthalts laut Planung (unter Beachtung einer Mindestaufenthaltsdauer)

Weiterhin wird es eine Sichtbarkeitssteuerung für Feedbacks geben um auch Personenkreise einzubinden, die nicht zum Kreis der Feedbackgeber gehören.

Und ein Vergleichsmodul inkl. Anonymisierung z.B. für ein Abteilungsrating soll es ebenfalls geben.

In diesem Sinne: Geben Sie Ihren Azubis qualifiziertes Feedback und nehmen dieses an.


Geflüchtete Menschen in die Ausbildung bringen

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Im vergangenen Jahr haben wir unseren Sozialpartner, den gemeinnützigen Verein „Ausbildung statt Abschiebung“ (AsA e.V.), mit unserer Studie unterstützt. Der gesamte Erlös aus dem Verkauf der Studienergebnisse kommt AsA in voller Höhe zugute. Einen Scheck in Höhe von 3500 Euro konnten wir stolz an Sara Ben Mansour, Projektleiterin des Beratungszentrums, übergeben.
AsA hat sich zur Aufgabe gemacht, junge Geflüchtete in allen Lebenslagen zu unterstützen, sie zu begleiten und schulisch und beruflich zu fördern.

„Beruf und Bildung schützen nicht nur vor Armut, sondern auch vor Radikalisierung“, erklärt Sara Ben Mansour. Deswegen setzt sich AsA bereits seit dem Jahr 2001 dafür ein, dass junge geflüchtete Menschen (im Alter von 14 bis 27 Jahren) den Weg in eine Ausbildung finden, an Sprachkursen teilnehmen können und integriert werden. In den vergangenen Jahren konnte AsA viele Jugendliche in Ausbildung vermitteln – allein 27 junge Geflüchtete seit 2018.

Das Besondere an den geflüchteten Auszubildenden ist, dass sie häufig in ihrer Heimat schon gearbeitet haben – beispielsweise im Handwerk, im Laden der Eltern o. Ä. – und demnach praktische Erfahrung mitbringen. Sicher entspricht die Arbeit im Heimatland nicht immer der einer qualifizierten Fachkraft, aber man gewinnt Personen für sein Unternehmen, die gut und gerne „mitanpacken“. Viele Unternehmen, die einer oder mehreren geflüchteten Personen die Möglichkeit einer Ausbildung gegeben haben, konnten diese schon nach kurzer Zeit für verantwortungsvolle Aufgaben einteilen, „fast wie einen Gelernten“, so Ben Mansour.

Man sollte sich außerdem nicht von der sprachlichen Barriere abschrecken lassen. Eine Einstufung in ein bestimmtes Sprachniveau muss nicht immer den „echten“ sprachlichen Fähigkeiten entsprechen. Oft passiert es, dass eine geflüchtete Person, mit einem (angeblichen) Sprachniveau B1 deutlich weniger Probleme in der Ausbildung hat als diejenigen, die höher eingestuft werden. Um das Ganze einmal etwas platter zu formulieren: Grammatikalische Regeln und Vokabeln für einen Test auswendig gelernt zu haben, verleiht einem nicht automatisch die Fähigkeit, eine Sprache auch aktiv anwenden zu können.

Auch wenn es viele Herausforderung bei der Einstellung einer geflüchteten Person gibt, gewinne man laut Sara Ben Mansour dennoch junge Menschen, die für ihr Alter besonders reif, verantwortungsbewusst und zielorientiert sind. Das liegt ganz einfach daran, dass sie sich in einer ganz anderen Lebenssituation befinden als andere Gleichaltrige.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten, freuen Sie sich auf das A-Recruiter Magazin 2019, das wie gewohnt im Sommer erscheinen wird. Darin wird ein Interview mit Frau Ben Mansour erscheinen, in dem sie unter anderem erklärt, wieso es lohnenswert ist, einer geflüchteten jungen Person die Möglichkeit auf eine Ausbildung zu bieten. Gerne können Sie sich bei Fragen oder besonderen Anliegen zum Thema Flucht auch direkt an Frau Sara Ben Mansour bzw. an den Verein AsA e.V. wenden.

Romina Miera, u- form Testsysteme

A-Navi-Tagebuch Ausgabe 1/19

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Was gibt es Neues seit dem letzten Newsletter zum Thema Azubi-Navigator? Dies werde ich im nachfolgenden Artikel beleuchten.

Wie immer sind seit dem letzen Newsletter viele kleine und einige größere Funktionen zum Azubi-Navigator hinzugekommen. Zurzeit liegt der Schwerpunkt der Entwicklung in den Bereichen Versetzungsplanung und Belohnungssystem.

Rund um die Versetzungsplanung

Die Versetzungplanung beherrscht nun die themenbezogene Planung. Was bedeutet das?

Die themenbezogene Planung erlaubt es dem Planer, zu jeder Einplanung auch Themen aus einem Ausbildungsplan festzulegen. Diese Themen stammen aus dem Ausbildungsplan, der jedem Azubi zugeordnet werden kann. Der Ausbildungsplan wiederum entsteht durch Zuordnung eines Ausbildungsprofils zu einem Azubi. Und das Ausbildungsprofil kann aus dem Ausbildungsrahmenplan übernommen werden. Alternativ können Sie Ausbildungsprofile auch direkt selbst erstellen.

Dies hört sich auf den ersten Blick kompliziert an, folgt aber einem logischen Aufbau:

  • Ausbildungsrahmenpläne werden vom BiBB definiert und beschreiben die rechtlichen Rahmenbedingungen eines Ausbildungsberufes
  • Ausbildungsprofile sind der firmeninterne Ausbildungsplan. Er sollte für jeden ausgebildeten Beruf vorhanden sein. Der Ausbildungsrahmenplan kann dabei die Vorlage sein.
  • Ausbildungspläne sind der individuelle Ausbildungsplan eines Azubis. In den meisten Fällen ist dieser identisch mit einem Ausbildungsprofil. Daher entsteht ein Ausbildungsplan dadurch, dass man einem Azubi ein Ausbildungsprofil zuordnet.
  • Die themenbezogene Einplanung ist eine zeitliche Angabe, wie viele Tage aus dem geplanten Zeitbudget für ein Thema geplant werden (Also z.B. 14 von 30 Tagen “Einführung in die Buchhaltung”).
Ausschnitt aus einem Ausbildungsprofil

Das Ausbildungsprofil beschreibt also, welche Themen für einen Beruf vermittelt werden sollen. In der Regel vermittelt nicht jeder Einsatzort alle Themen. Deshalb ist es notwendig, bei den Einsatzorten die Themen zu definieren, die ein Einsatzort vermitteln kann (also z. B. das Rechnungswesen vermittelt die Grundlagen der Buchhaltung).

Diese Definition wird direkt im Einsatzort angegeben (Plus-Symbol oben rechts neben der Überschrift “Themen”). Wählen Sie ein oder mehrere Ausbildungsprofile, die der Einsatzort behandeln kann und ordnen Sie durch Ankreuzen die Themen zu.

Beispiel für gewählte Themen in einem Einsatzort

Nach dieser einmaligen Vorarbeit steht in der Versetzungsplanung bei jeder Einplanung die Möglichkeit der Themenauswahl zur Verfügung.

Zuordnung von Themen während der Planung

Bis hierhin sieht das Ganze noch nach recht viel Arbeit mit wenig Ertrag aus. Der Sinn dieser Maßnahme erschließt sich aber, wenn man innerhalb der Versetzungsplanung einmal den Themenplan aufruft. Diesen erreicht man, in dem man genau einen Azubi markiert (Haken vor dem Namen des Azubis setzen) und dann auf das Ausrufezeichen im Kreis klickt. Es öffnet sich dann ein Dialog mit einer Aufstellung, welche Themen dem Azubi noch vermittelt werden müssen und wo dies möglich ist.

Dieses Diagramm zeigt auf der linken Seite die zu vermittelnden Themen aus dem Ausbildungsplan. Klappt man die Themen auf, stehen darunter die Einsatzorte, die diese Themen vermitteln können.

  • Die grünen Balken zeigen bereits verplante Themen
  • Blaue Balken sind Themen-Anteile, die noch verplant werden müssen
  • Orange Balken entstehen, wenn man einen blauen Balken per Doppelklick markiert. Dann wandern diese Einträge auch automatisch rechts in die Auswahl zur Übernahme in den Hauptplan
  • Rote Striche markieren Überlasten. D. h. zu diesem Zeitpunkt können Einsatzorte keine weiteren Azubis mehr aufnehmen
  • Der hellgrün hinterlegte Bereich führt auf, wann für den Azubi bereits allgemeine Einplanungen vorhanden sind
  • Der hellrot hinterlegte Bereich zeigt geplanten Urlaub des Azubis

Hat man sich auf dieser Basis einen Plan zurecht geschoben und per Doppelklick die Themen markiert, kann dieser Entwurf per Übernehmen (unten rechts) als Einplanung in den Hauptplan übernommen werden.

Diese Methodik der Planung ist nur ein Variante einer themenbezogenen Einplanung für Azubis. Wie man den gleichen Mechanismus auch mit anderen Planungsmethodiken nutzen kann und was wir im Bereich der automatischen Planung in der Entwicklung haben, wird Thema eines weiteren Artikels werden.

Urlaubsplanung

Neu ist auch die Möglichkeit, bei den Azubis Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheiten) zu planen. Rufen Sie dazu den Datensatz des Azubis auf.

Abwesenheit bei den Azubis eintragen

Abwesenheiten werden in der Versetzungsplanung automatisch mit angezeigt. Ist für den Zeitraum noch keine Planung vorhanden, werden Abwesenheiten bei den Azubis hellrot dargestellt. Liegen dort bereits Einplanungen, so werden diese als Unterbrechung dargestellt.

Abwesenheiten im Versetzungsplan

Weitere Änderungen im Versetzungsplan

  • Filter und die KW-Einstellungen im Versetzungsplan bleiben nun über den Neustart erhalten
  • Der angezeigte Zeitraum wandert auch nach Neustart mit (d. h., wenn man z. B. heute 12 Monate eingestellt hat, so wandert das 12-Monats-Fenster morgen um einen Tag weiter
  • Auf den zusammenfassenden Balken eines Einsatzortes kann man (z. B. bei Überlast) per Doppelklick die Liste der Einplanungen aufrufen und selektiv löschen
  • Die Namen der Azubis stehen nun innerhalb der Balken und nicht mehr dahinter, denn dies spart Platz
  • Urlaub und Abwesenheiten werden auf dem Pseudo-Einsatzort “Urlaub/Abwesenheiten” geführt. Damit erhält man automatisch einen Urlaubskalender in der Planung
Urlaubsplan in der Versetzungsplanung
  • Es gibt einen neuen Berichts-Typ, durch den man den Versetzungsplan von Azubis einzeln oder gesammelt ausgeben kann. Dies kann sowohl für den veröffentlichten Plan gelten, als auch die aktuelle Vorplanung enthalten
Filter für die Ausgabe des Versetzungsplans

Erweiterungen der Azubi-Ansicht

In der Ansicht der Azubis setzen wir seit je her stark auf Motivation. D. h. wer lernt, soll über das System motivierendes Feedback erfahren.

Um diese näher an den “Tatbestand” (gemeint: das gerade Gelernte) zu bekommen, zeigen wir nun die erreichten Plaketten (im Gamification-Denglisch Achievements genannt) direkt an der Lerneinheit an. Tool-Tips, die angezeigt werden, wenn man mit der Maus darüber fährt oder auf dem Tablet lange darauf drückt, zeigen weitere Details zu den erreichten Werten an.

Azubi-Ansicht Lernfortschritt

Feedback durch Azubis

Die Azubis lassen sich im Rahmen des Rückmeldewesens zu Feedbacks einladen. Dies könnte z. B. ein Feedback über den Aufenthalt in einer Abteilung sein.

Azubifeedbacks erhält man, in dem man in den Feedbackvorlagen eine Vorlage mit dem Typ “Auszubildende/Auszubildender” anlegt. Legt man dann im Datensatz des Azubis ein neues Feedback mit dieser Vorlage an, bietet das System den Button “Anfordern” an. Betätigt man diesen, wird automatisch eine Aktivität beim Azubi ausgelöst und der Feedbackbogen übertragen. Haben die Azubis das Feedback gegeben, ist diese Aktivität automatisch erledigt.

Als Verantwortlicher kann man die Umsetzung über die Azubi-Aktivitäten verfolgen.

Berichtshefte mit Anlagen

Berichtshefte können nun mit beliebig vielen Anlagen versehen werden. Anlagen können Bilder, Word-Dateien, Excel-Dateien, Powerpoint oder die Pendants aus Open-/Libreoffice sein. Alle diese Dateitypen werden automatisch in das PDF-Format umgewandelt, damit bei einer späteren Übergabe der Unterlagen an die IHK ein einheitliches Format vorliegt.

Die Ziffer an der Büroklammer verrät eine Anlage

Sonstige Erweiterungen

Weitere Änderungen gab es in einigen Bereichen des Azubi-Navigators:

  • Ob das interaktive Hilfesystem für die Ausbilder anzeigt wird, lässt sich nun bei den Personalverantwortlichen definieren.
Hilfesystem ein-/ausschalten
  • Das Hilfesystem ist nun auch im Infoportal für Ausbildungsbeauftragte verfügbar
  • Meldet sich ein Ausbildungsbeauftragter erstmalig im Infoportal an, bekommt er/sie automatisch eine Einweisung in die Oberfläche (sofern das Hilfesystem eingeschaltet ist / Standard für neue Ausbilder: Hilfesystem an).
  • Blogbeitrag zur Einrichtung des Infoportals: https://www.testsysteme.de/infoportal-im-azubi-navigator
  • Integration mit Bildungsträgern, die auch den Azubi-Navigator benutzen. Details dazu sind hier beschrieben: https://www.testsysteme.de/integration-von-bildungstraegern-im-azubi-navigator
  • Die ersten 80 Ausbildungsrahmenpläne sind im System hinterlegt. Wenn ein Azubi einen Berufe erlernt, dessen Ausbildungsrahmenplan wir schon freigegeben haben, so wird der Ausbildungsrahmenplan automatisch verlinkt. Auch im Infoportal.
Verlinkung Ausbildungsrahmenplan und Ausbildungsplan

Neben diesen Änderungen sorgen wir natürlich auf der technischen Ebene immer dafür, dass der Azubi-Navigator aktuell und auf dem neusten Sicherheitsstand ist. Dazu gehört auch, dass wir uns aktuell erneut bezüglich der ISO 27001 auditieren lassen. Aber dies wäre mal ein Thema für einen eigenen Blog-Beitrag.