Globetrotter: 41 Azubis. 17 Standorte. Ein Management-Tool.
Die Outdoor-Experten von Globetrotter nutzen seit dem Frühjahr 2020 das digitale Ausbildungsmanagement-System von U-Form – den Azubi-Navigator.
Der Azubi-Navigator ist die Plattform für digitales Ausbildungsmanagement, die Verwaltungsfunktionen und Lernmedien kombiniert. Durch die Automatisierung der Arbeitsabläufe verschafft das System Ihnen und Ihren Ausbildern mehr Zeit.
In unseren Blogbeiträgen rund um den Azubi-Navigator fassen wir Themen zum Ausbildungsmanagement zusammen. Sie finden hier Beiträge zur Versetzungsplanung, zum Feedback, zu Ausbildungsnachweisen und das Azubi-Navigator Tagebuch. In diesem beschreiben wir in regelmäßigen Abständen die Neuerungen im Produkt.
A-Navi-Tagebuch Ausgabe 1/20
Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Azubi-Navigator Tagebuchs. Wobei: Es sind schon ein paar Tage vergangen seit dem letzten Blog-Beitrag zu den Neuerungen im Azubi-Navigator. Seitdem hat sich einiges getan. Schauen wir es uns einmal für die einzelnen Themenkomplexe an:
Erweiterungen in der Versetzungsplanung
Die Änderungen in der Versetzungsplanung fallen nicht direkt auf. Teilweise haben wir hier in die dahinter liegende Technologie investiert. So konnten wir erhebliche Performancesteigerungen erreichen. Dies macht sich besonders im Umgang mit Filtern bemerkbar, da Änderungen nur noch für die sichtbaren Datensätze verteilt werden.
Nach außen für die Anwender sichtbar sind drei Änderungen. Die Einfachste: Durch einen Klick auf die Überschrift “AJ” = Ausbildungsjahr bei den Personen, werden diese nach Ausbildungsjahr sortiert.
Für die praktische Anwendung mindestens ebenso sinnvoll sind die neuen Filter beim Veröffentlichen von Plänen. Der Planer kann im Rahmen der Veröffentlichung die Planungen auf Gruppen, Berufe und Ausbildungsjahre begrenzen. Und es kann eine Veröffentlichungsgrenze angegeben werden.
Bei der Planung ist es gängige Praxis, alle Informationen im Plan zu berücksichtigen, sobald diese vorliegen. Als fixiert gilt aber nur ein bestimmter Horizont (z.B. 2 Monate). Dies erreicht man, in dem man im Feld “Endedatum” den Grenztermin setzt, bis zu dem der Plan fixiert sein soll.
Planung in Verbindung mit Ausbildungsplänen
Ein großes Thema für die Planerinnen und Planer ist die Planung in Verbindung mit den Ausbildungsplänen.
Hier haben wir einige Hilfsmittel erstellt, die eine bessere Übersicht bei der Planung erlauben. Zuerst einmal eine – hilfreiche – Kleinigkeit: In den Ausbildungsprofilen lassen sich direkt die möglichen Abteilungen erfassen. Dadurch kann man die Pläne schneller erstellen, denn ein Sprung in die Stammdaten der Abteilungen ist nicht mehr notwendig. Möglich bleibt dies jedoch immer noch.
Neu ist diese Zuordnung nicht, aber durch die vereinfachte Bearbeitungsmethode lässt sie sich leichter nutzen.
Für die Planerinnen und Planer gibt es eine neue Analyseansicht, um zu ermittlen, welche Ausbildungsthemen noch nicht vermittelt wurden und welche Abteilungen dies können. Dabei stellt der Dialog dar, welche Abteilungen gemäß Ausbildungsplan schon eingeteilt sind und welche noch nicht. Ebenso wann der nächste freie Block zur Verfügung steht und welche Themen vermittelt werden sollen. Aufgerufen wird die Analyse, wenn eine Person selektiert wurde, über den Button “Analyse nach Ausbildungsplan”.
Sind für eine Abteilung alle zugeordneten Themen komplett vermittelt, wird die Abteilung mit einem grünen Icon dargestellt. Wieviele der Inhalte vermittelt werden sollen, kann direkt bei der Einplanung über die neuen Schieberegler definiert werden.
Tipp: Statt im Plan einzelne Tage zu definieren, kann man die Planzeit (Tage) auch immer auf 100 setzen. Damit entspricht der Schieberegler dann einer Prozentangabe. Die Aussage lautet dann zum Bespiel: Das Thema xy wird in diesem Block zu 50% vermittelt.
Erweiterung der Planungsdarstellung für Ausbildungsbeauftragte und Azubis
In der Ansicht des Infoportals für Ausbildungsbeauftragte gibt es nun neben der tabellarischen Darstellung auch eine Gantt-Darstellung der Einplanung. Natürlich ist diese, wie auch die tabellarische Darstellung, auf die Planungssätze beschränkt, die sie oder ihn betreffen. Die Zuordnung ist in den Abteilungen definiert. Wer dort als Ansprechpartner hinzugefügt wurde, bekommt die Einplanungen in seiner/ihrer Übersicht angezeigt.
Für Azubis wäre die Gantt-Darstellung zu wenig aussagekräftig, da eine Person (normalerweise) zeitgleich immer nur an einem Ort sein kann. Deshalb haben wir uns hier für eine Kalenderdarstellung entschieden.
Erweiterungen in der Azubi-Ansicht
Neben dem Planungskalender gibt es noch ein paar weitere kleinere Änderungen in der Azubi-Ansicht. Hier eine kurze Übersicht:
- Azubis können nun Urlaube und sonstige Abwesenheiten selbst eintragen. Dazu benötigt der Azubi das Recht Urlaub/Abwesenheiten selbst pflegen.
- Erfasste Noten können auch geändert werden. Löschen und neu erfassen ist damit nicht mehr notwendig. Dies gilt nach wie vor nur für Noten, die der Azubi selbst erfasst hat.
- Bevor ein Azubi erstmals seinen/ihren Azubi-Account nutzt, muss die Kenntnisnahme der Datenschutzbestimmungen dokumentiert werden. Ein Link hierzu kann in die Begrüßungsmail der Azubis eingebaut werden. Gleiches gilt für Ausbildungsbeauftragte.
- Azubis kann eine Stammabteilung zugeordnet werden. Gedacht ist dies dafür, dass bei fehlender Einplanung ein Rückfall auf die Stammabteilung möglich ist.
Berichtshefte
Für die Berichtshefte haben wir nun einen Berichtshefteditor erstellt. Dieser erlaubt Vorlagen für die Berichtshefte zu erstellen und die Texte auf den Vorlagen anzupassen. Die Berichtshefte sind in Blöcken organisiert. Vorlagen für die Blöcke kann man per Maus auswählen. Hier ein Beispiel für die Auswahl eines Unterschriftenblocks:
Eingefügte Blöcke kann man textuell und visuell bearbeiten. Zusätzlich stehen Platzhalter für “aktuelles Datum” oder “Name des Auszubildenden” etc. zur Verfügung
Gleichzeitig bieten wir verschiedene Typen für das Berichtsheftdesign an. Aktuell sind verfügbar:
- Wöchentlich mit einem Feld pro Woche (Neu: Monoblock)
- Wöchentlich mit einem Feld pro Wochentag
- Monatlich mit einem Feld pro Woche
- Monatlich mit einem Feld pro Monat (Neu: Monoblock)
Als Monoblöcke verstehen wir hier freie Eingabefelder für einen ganzen Zeitbereich. Diese Gestaltungsart ist neu im Azubi-Navigator.
Bestehende Berichtshefte lassen sich innerhalb desselben Typs in eine neue Vorlage konvertieren. Das heißt, den bisherigen Wochenberichtshefte mit einem Feld pro Wochentag kann eine Vorlage zugewiesen werden. Dadurch ändert sich das Aussehen bestehender Berichtshefte, aber nicht der Inhalt.
Berichtshefte lassen sich über die neue Exportfunktion sowohl als Sammel-PDF als auch als ZIP-Datei mit Einzel-PDFs exportieren. Leider besteht hier zwischen den einzelnen IHKs noch kein einheitliches Vorgehen. Sprechen Sie am Besten vor der Prüfung Ihre örtliche IHK in Bezug auf das erwartete Format an. Es gibt in der IHK-Landschaft bereits ein Projekt, das Format der Übergabe zu vereinheitlichen.
Feedback und Workflows
Durchgeführte Feedbacks lassen sich als PDF-Datei herunterladen oder ausdrucken. Hier ein Beispiel des für alle Kunden (ab der Plus-Version) bereitsgestellten Stimmungsbarometers. Dieses gibt es auf Wunsch in zwei Fassungen: Als Feedback für Vor-Ort-Azubis oder Azubis im Homeoffice.
Neu hinzu gekommen ist ein Beurteilungsblock, der dem IHK-Schema ähnelt. Das heißt, dass es eine Sechserskala (ähnlich Noten) gibt. Sie ist in drei Blöcke unterteilt, die jeweils eine untere (= schlechter) und obere (= besser) Ausprägung haben. Da ein Bild mehr sagt als tausend Worte, hier die Ansicht dieses Blocktyps:
Neue Blocktypen sind auch die Zieldefinitionen und Zielvereinbarungen. Diese dienen der Definition von Zielen zu Beginn eines Ausbildungsblocks und der Verifikation zu einem (oder mehreren) späteren Zeitpunkt(-en).
Die Feedbacks, die Zielvereinbarungen und -überprüfungen enthalten, entfalten ihre Stärke am Besten in Verbindung mit den neuen Regeln und Workflows. Workflows sind ein mächtiges Mittel. Wer dies näher kennenlernen möchte, findet hier den Beitrag, der den Umgang mit Workflows und Feedbacks beschreibt.
Wer erstmal einen Überblick über die Feedbacks im Azubi-Navigator haben möchte, kann hier mehr lesen.
Neues rund ums E-Learning
Auch rund um das Thema E-Learning hat sich einiges getan. Wer unsere Azubi-Challenge mitgemacht hat, hat es schon gesehen: Das neue Layout für Prüfungstrainings.
Damit einher geht auch, dass die Prüfungstrainings eine Vorschau-Funktion für Ausbilder bekommen haben. Wenn Sie einmal unsere Lerninhalte kennenlernen wollen: Gehen Sie im Azubi-Navigator im Menü in das Lerncenter | Prüfungstraining und wählen Sie das Training Ihrer Wahl aus. Über den gelben Button gelangen Sie zu dem Modulen. Wählen Sie ein Modul aus und Sie gelangen in die Vorschau des gewählten Moduls:
In der Vorschaufunktion kann man zwar die Aufgaben nicht bearbeiten und die Lösungen sind auch nur angedeutet, aber für einen Überblick über das, was die Azubis sehen, wenn sie mit den Trainings lernen, sollte es reichen.
Apropros Trainings: Da die Zwischenprüfung auf Grund von Corona dieses Jahr ausgefallen ist, bieten wir für alle, die sich trotzdem ein Bild vom Leistungsstand ihrer Azubis machen wollen, die Checks zur Zwischenprüfung an. Sie sind nur einmalig und nur im Prüfungsmodus von den Azubis durchführbar. Die Inhalte sind einer Zwischenprüfung nachempfunden und müssen auf Zeit bearbeitet werden.
Details hierzu finden Sie in unserem Shop oder direkt im Azubi-Navigator E-Learning-Shop. Auch für die Checks zur Zwischenprüfung gibt es eine Vorschaufunktion für Sie.
Derzeit sind wir dabei, all unsere Prüfungstrainings auf das neue Layout umzustellen.
Für die Azubis ergibt sich dadurch auch ein erweitertes Motivationsprogramm. Wir haben das Motivationssystem überarbeitet. Azubis erhalten nun schon während des Lernens motivierende Meldungen, wenn sie bestimmte Ziele erreicht haben.
Für Ausbilder gibt es nun auch die Möglichkeit, den Lernfortschritt und das Lernverhalten pro Gruppe zu exportieren. Klicken Sie in der Gruppenansicht auf den Export-Button und erhalten Sie eine Exceldatei.
HowTo: Workflow und Regeln im Azubi-Navigator
Wiederkehrende Tätigkeiten lassen sich im Azubi-Navigator durch einen Workflow automatisieren.
Dieser Artikel beschreibt am Beispiel von Feedbacks im Rahmen eines Abteilungsaufenthaltes, wie die Regeln und Workflows funktionieren.
Ausgangsszenario für den Workflow
In unserem Beispiel werden Azubis über die Versetzungsplanung in Abteilungen eingeplant. Ist ein Aufenthalt für mehr als 30 Tage vorgesehen, soll der Ausbildungsbeauftragte zu Beginn des Aufenthaltes mit dem Azubi ein Zielgespräch führen. Am Ende der Planperiode steht das Feedbackgespräch an. In diesem werden die Ziele wieder aufgegriffen und gemeinsam ein Erfüllungsgrad festgestellt.
Die Zielsetzung ist, diesen Ablauf über Regeln und Workflows zu automatisieren. Denn Computer können Verantwortliche in solchen Situationen gut unterstützen. Wer das Feedback-System im Azubi-Navigator noch nicht kennt, findet hier einen Artikel, wie die Feedbacks funktionieren.
Das Feedbackmodul und die Workflows stehen Kunden ab der Plus-Version zur Verfügung.
Weiterlesen
Erfahrungsbericht über den Azubi-Navigator aus Sicht eines Azubis
Unsere Auszubildende Kauffrau im E-Commerce gibt hier einen kurzen Überblick, warum sie gerne mit dem Azubi-Navigator arbeitet und warum dieser gerade in Zeiten von Corona hilfreich ist.
Digitale Lösung fürs Ausbildungsmanagement – in SuccessFactors integriert
Mit dem „Azubi-Navigator“ hat u-form Testsysteme eine ganzheitliche Lösung fürs Ausbildungsmanagement entwickelt. Gemeinsam mit der IT-Beratung mindsquare arbeitet der Ausbildungsspezialist aktuell an einer Schnittstelle für SuccessFactors. Für den Piloten suchen mindsquare und u-form Ausbildungsunternehmen als Projektpartner auf Kundenseite. Wir haben mit Shawn Conley Sweeney (mindsquare) und Cornelius Scheffel (u-form) über die Hintergründe gesprochen.
Warum ist die Digitalisierung von Ausbildungsmanagement aktuell überhaupt ein Thema?
Cornelius Scheffel: Digitale Umgebungen sind für die nachfolgenden Generationen natürliche Umgebungen, in die sie hineingewachsen sind. Das prägt die Erwartungshaltung gegenüber Ausbildungsbetrieben. Wenn Unternehmen das in ihrem Ausbildungsmanagement widerspiegeln, machen sie die Ausbildung aus der Sicht der Zielgruppe attraktiver. Noch wichtiger finde ich, dass die Digitalisierung auch im Ausbildungsmanagement wichtige Zeit verschafft, indem sie für einen besseren Überblick sorgt, umständliche und sich überschneidende Arbeitsroutinen vermeidet etc. Diese gewonnene Zeit können Ausbilder nutzen, um sich persönlich und intensiv um die einzelnen Auszubildenden zu kümmern.
Welche konkreten Funktionen bietet der Azubi-Navigator für das digitale Ausbildungsmanagement?
Cornelius Scheffel: Ausbilder müssen Azubis Ausbildungsinhalte vermitteln, sie motivieren, rechtzeitig in die passende Abteilung delegieren und mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn es mal brennt. Hinzu kommen das rechtliche Rahmenwerk (IHK-Prüfungskataloge, Rahmenlehrpläne, Ausbildungsordnungen und die Berufsschule) sowie die räumlichen und personellen Kapazitäten, die Ausbildungsverantwortliche im Blick haben müssen. Der Azubi-Navigator besteht aus sechs Hauptelementen, die Ausbildungsverantwortlichen und, wo es sinnvoll ist, auch Azubis zu Verfügung stehen:
1. Zentrale Verwaltung aller Stammdaten
2. Versetzungsplanung
3. Feedback und Beurteilungen
4. Ausbildungs(-rahmen)pläne
5. Zeugnisgenerator
6. E-Learning
Diese Elemente greifen vernetzt ineinander. Wichtig ist uns dabei, dass einmal erfasste Daten nicht mehrfach eingegeben werden müssen. Erfasst ein Azubi zum Beispiel einen Stundenplan für seine Berufsschulklasse, so stehen die Fächer dem Azubi als Nutzer des Tools in den Kategorien „Ausbildungsnachweis“ und „Notenerfassung“ zur Verfügung. Gleichzeitig profitieren die Ausbilder davon, dass sie wissen, wann die Azubis dieser Berufsschulklasse nicht im Unternehmen sind.
Wie sieht das Wettbewerbsumfeld aus?
Cornelius Scheffel: Der Azubi-Navigator ist auf dem Markt sicherlich eine der modernsten digitalen Lösungen fürs Ausbildungsmanagement. Zusammen mit dem Ansatz, die Gesamtheit der Themen in der Ausbildung abzubilden und den Azubis in die Lösung integrierte E-Learning-Inhalte zur Prüfungsvorbereitung anzubieten, stellt das ein USP dar.
Warum ist das Thema gerade für Unternehmen interessant, die sich in einer SuccessFactors-Umgebung bewegen?
Shawn Conley Sweeney: SuccessFactors selbst bietet zwar ein „Apprentice Management“ im Basismodul an. Die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten sind allerdings extrem eingeschränkt, sodass die meisten Kunden damit nicht arbeiten. Darum haben wir uns entschlossen, nach starken Partnern in dem Bereich zu suchen und sie gemeinsam an SuccessFactors anzubinden. SuccessFactors sieht sich selbst sowieso als Plattform für verschiedenste Lösungen. Genau das wollen wir damit bedienen. Das Unternehmen selbst erhält also eine Cloudlösung inklusive eines Ausbildungsmanagements. Die Systeme sind integriert und er spart sich so die doppelte Dateneingabe.
Was soll die Schnittstelle zwischen SuccessFactors und dem Azubi-Navigator leisten?
Shawn Conley Sweeney: Sie wird modular aufgebaut sein. Der Kunde bekommt genau das, was er braucht. Die Module richten sich dabei nach den Funktionen im Azubi-Navigator. Zum Beispiel ist es möglich, neben den Azubi-Stammdaten auch Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) sowie Kostenstellen aus SuccessFactors in den Azubi-Navigator zu importieren und umgekehrt aus dem Azubi-Navigator Ergebnisse von Beurteilungen in SuccessFactors zu übernehmen.
Welche Erfahrungen hat u-form Testsysteme bislang mit SuccessFactors gemacht?
Cornelius Scheffel: Wie an unserem Unternehmensnamen unschwer zu erkennen ist, bieten wir verschiedene Online-Tests im Ausbildungskontext. u-form Testsysteme hat in einigen Projekten schon Erfahrungen mit der Kopplung zwischen Online-Testsystemen und SuccessFactors gesammelt. Die Schnittstellen laufen stabil und ließen sich in relativ kurzer Zeit einrichten. Deshalb blicken wir auf das aktuelle Projekt gespannt, aber optimistisch.
Welches Know-how bringt mindsquare bei der Entwicklung der Schnittstelle ein?
Shawn Conley Sweeney: Der Markt befindet sich aktuell im Umbruch von SAP HCM zu SuccessFactors. Entsprechend haben wir schon mehrfach uni- oder bidirektionale Integrationen mit SuccessFactors implementiert. Auch Non-SAP Systeme und Drittanbieter haben wir schon angebunden. Technisch ist die Anbindung des Azubi-Navigators kein Neuland für uns.
Wie wollen Sie diese Schnittstelle entwickeln?
Cornelius Scheffel: Mit einem gemeinsamen Team von u-form und mindsquare. Zusätzlich in enger Zusammenarbeit mit Projektpartnern auf Kundenseite, die sich aktiv einbringen. Kunden, die mit uns gemeinsam die Schnittstellen konzipieren, haben naturgemäß Einfluss auf deren Gestaltung. Viele Funktionen im Azubi-Navigator sind im Zusammenspiel mit Kunden entstanden. Unserer Erfahrung nach steigt dadurch der praktische Nutzen. Und Kunden, die die Entwicklungsphase begleiten, können sich sicher sein, dass ihre Bedürfnisse abgedeckt sind.
Sie suchen also Projektkunden für die Entwicklung der Schnittstelle. Welche Voraussetzungen müssen sie mitbringen und was dürfen diese Kunden für ihr Engagement erwarten?
Shawn Conley Sweeney: Projektkunden sollten schon ein paar Jahre ein SuccessFactors System inklusive Employee Central nutzen und ein bisschen Vorreitermentalität für das Projekt selbst mitbringen. Ihr Nutzen besteht darin, dass sie die Schnittstelle mitgestalten, ihr eigenes Ausbildungsmanagement reflektieren und dadurch verbessern. Während der aktiven Entwicklungsphase macht sich das Engagement für Kunden auch finanziell bemerkbar, denn sie zahlen weniger Lizenzgebühren für den Azubi-Navigator.
Wie läuft so ein Pilotprojekt ab? Mit welchem Aufwand ist kundenseitig zu rechnen?
Shawn Conley Sweeney: Zunächst führen wir unter den beteiligten Kunden eine telefonische Umfrage . Im Anschluss wird die erste Architekturversion fertiggestellt und das Konzept gereviewed. Im Anschluss erstellen wir dann die erste Version und geben sie zum Betatest frei. Mit dem dann erhaltenen Feedback entwickeln wir den finalen Piloten. Der Aufwand beschränkt sich auf die Feedbackrunden und Auslieferungstage. Daneben gibt es noch klassische Projektaufwände wie GoLive Begleitung oder Abnahmetests.
Was sollen Kunden tun, die Interesse haben, an der Entwicklung der Schnittstelle mitzuwirken?
Shawn Conley Sweeney: Interessenten können sich entweder bei Cornelius Scheffel (0212 26049813, scheffel@testsysteme.de) oder bei mir (0175 2955671, sweeney@mindsquare.de) formlos melden.
Cornelius Scheffel ist geschäftsführender Gesellschafter bei der u-form Testsysteme GmbH & Co. KG. Der Diplom-Informatiker verantwortet alle technischen Themen bei dem Ausbildungsspezialisten und bringt dabei über 30 Jahre Berufserfahrung ein.
Shawn Conley Sweeney arbeitet als Senior HR Consultant bei mindsquare und verantwortet für die IT-Beratung das Thema Ausbildungsmanagement. Der Wirtschaftsinformatiker hat in zahlreichen HR Projekten einen tiefen technischen und fachlichen Einblick in SAP HCM und SuccessFactors gewonnen.
Urlaub durch Azubis im Azubi-Navigator erfassen lassen
Seit ein paar Monaten kennt der Azubi-Navigator die Möglichkeit, Urlaub und Abwesenheiten im Azubi-Navigator zu erfassen. In der Versetzungsplanung werden diese Einträge automatisch dargestellt.
Als weitere Quelle können auch Zeiterfassungssysteme dienen, wie ich im A-Navi-Tagebuch 2/19 beschrieben habe.
Azubis erfassen Ihren Urlaub selbst
Unternehmen, die kein Zeiterfassungssystem mit Urlaubsverwaltung haben, aber Abwesenheiten in der Versetzungsplanung sehen wollen, können dies nun die Azubis machen lassen.
Bevor Azubis den Urlaub selbst erfassen können, müssen Sie ihnen dazu das Recht erteilen. Dies geschieht bei den Azubis im Abschnitt “Login und Lizenzen”.
Wichtig: Wenn Sie Azubis dieses Recht neu erteilen, müssen diese sich neu in ihrer Oberfläche anmelden, damit die Rechte auch geprüft werden.
Azubis, denen Sie das Recht erteilt haben, können nun selbst Urlaub und weitere Abwesenheiten eintragen, die sofort in der Versetzungsplanung sichtbar werden.
Hinweis: Die Urlaubsverwaltung im Azubi-Navigator ist kein Ersatz für ein vollwertiges Zeitmanagement inkl. Freigabeworkflow.
Effiziente, digitale Prozesse für moderne Personalarbeit
Innovative und technologisch herausragende Produkte herzustellen ist der Anspruch des Offiziellen Technischen Servicepartners der Paralympics 2020. Um auch dem Anspruch effizienter, digitalisierter Prozesse und moderner Personalarbeit gerecht zu werden, hat Ottobock den Azubi-Navigator eingeführt. Ausbildungsleiterin Stefanie Senhen spricht mit uns in diesem Interview über Herausforderungen und Erfahrungen.
A-Navi-Tagebuch 2/19
Willkommen zu einer weiteren Ausgabe des Azubi-Navigator-Tagebuchs. In dieser Artikelreihe fasse ich die wesentlichen Erweiterungen und Änderungen im Azubi-Navigator seit dem letzten Newsletter zusammen. Diesmal lag der Fokus auf Detailoptimierungen und Handlingsverbesserungen. Parallel dazu arbeiten wir an einigen größeren Projekten – doch dazu mehr im nächsten Tagebuch.
Schnittstellen
Im Bereich Schnittstellen haben wir zwei häufiger nachgefragte Themen aufgegriffen. Die hier umgesetzten Bereiche sind erst der Anfang einer ganzen Reihe von Schnittstellen.
Einlesen von Abwesenheiten
In Verbindung mit Partnern haben wir eine Schnittstelle zu Zeiterfassungssystemen geschaffen. Die Schnittstelle ist in der Lage, Abwesenheiten (Urlaub, optional Krankheit oder sonstige Abwesenheiten) regelmäßig aus Zeiterfassungssystemen zu übernehmen und automatisch in der Versetzungsplanung anzuzeigen.
Aktuell umgesetzt ist eine Schnittstelle zur ATOSS-Zeiterfassung. Dabei wird täglich ein 4-Monats-Zeitraum übertragen. Die Zuordnung der Datensätze erfolgt über die Personalnummer aus den Azubi-Stammdaten.
Im übermittelten Zeitraum ist die Zeiterfassung das führende System. D.h. die Datensätze im Azubi-Navigator werden entsprechend aktualisiert.
Die Schnittstelle ist so konzipiert, dass sie sich auf andere Systeme adaptieren lässt. Sollten Sie Interesse an einer Integration Ihrer Zeiterfassung haben, schreiben Sie uns gerne an: anavi-team@testsysteme.de
SAP-Integration
Aktuell arbeiten wir zusammen mit dem SAP-Spezialisten mindsquare an einer Integration des Azubi-Navigators mit SAP HCM und SuccessFactors.
Ziel ist der Austausch von Daten in drei Bereichen:
- Übernahme von Stammdaten aus den SAP-Stammdaten inkl. Zuordnung der Organisationsstruktur
- Übernahme von Abwesenheiten aus der Zeiterfassung
- Übergabe von Feedbacks an die SAP-Systeme
Das Grundkonzept ist beschrieben und technisch konzipiert.
Sollten Sie Interesse an einem Pilotprojekt zur SAP-Integration haben, freuen wir uns über eine Mail an anavi-team@testsysteme.de. Als Pilotkunde können Sie maßgeblichen Einfluss auf die Entwicklung der Integration nehmen.
Chat
Der Chat hat neue Funktionen bekommen, die auf das Thema Sicherheit einzahlen:
- Kein Preview von Einträgen in privaten Channels mehr. Private Channels können nach wie vor nur auf Einladung abonniert werden
- Archivieren von Channels (und damit den Chat-Inhalten)
- Löschen von Channels
Um diese Funktion nutzen zu können, brauchen die Personen das Recht “Chat-Channels verwalten”. Dieses wird – wie alle Rechte – bei den Personalverantwortlichen gepflegt.
Ist dieses Recht vorhanden, können die neuen Funktionen über das Menu “Verwaltung” in einem Channel aufgerufen werden.
Auch neu: Ein Klick auf das Personen-Icon zeigt die Abonnenten dieses Channels an. Die Zahl im blauen Kreis ist die Abonnentenanzahl.
Konfiguration
Da wir es in den folgenden Abschnitten wieder aufgreifen, hier erstmal der Hinweis auf die neue globale Konfigurationsmöglichkeit. Die globale Konfiguration dient übergreifenden Einstellungen, die das Verhalten des Azubi-Navigators verändern. Aktuell lassen sich dort einstellen:
- Konfigurationsdaten für die Einbindung der Meetingsoftware “blizz“
- Konfiguration der Anzeige des Azubi-Steckbriefes im Infoportal
Im Menü “Basisdaten” gibt es für Personen, die das Recht “globale Konfiguration” besitzen, die Möglichkeit den Menüpunkt “Admin: Konfiguration” aufzurufen.
Die Konfiguration ist in Rubriken eingeteilt. Durch Klick auf “Darstellung” öffnet sich der Punkt “Felder des Infoportals”. Wählt man diesen an, können Sie im Detail definieren, welche Feldblöcke Ihre Infoportalanwender einsehen dürfen. So können Sie z.B. das Feld “Geburtstag” vor den Ausbildungsverantwortlichen verbergen, wenn dies in Ihrem Unternehmen nicht gewünscht ist.
Digitale Seminare
Der Azubi-Navigator ist als Web-Lösung ein guter Kandidat für verteiltes Arbeiten. Schließlich lässt er sich von überall her aufrufen.
Daher lag es Nahe, für die Wissensverteilung in verteilten Organisationen eine Web-Meeting-Lösung anzubieten. Wir haben dazu die Meeting-Software “blizz” von Teamviewer in den Azubi-Navigator eingebunden. blizz erlaubt – je nach Lizenz – Meetings mit bis zu 300 Teilnehmern abzuhalten und dabei den Bildschirm zu teilen, Audioübertragung per Web oder Telefon zu konfigurieren, Sessions aufzuzeichnen und verschiedenes mehr.
Mit bis zu 5 Teilnehmern kann blizz kostenfrei genutzt werden.
Die grundlegende Einbindung erfolgt in der globalen Konfiguration unter “Basisdaten | Admin: Konfiguration | Digitale Seminare| Blizz-Integration”. Wie dies im einzelnen funktioniert ist dort mit Bildern beschrieben. Zusätzlich braucht ein Anwender das Recht “Management von Digitalen Seminaren”, welches Sie bei den Personalverantwortlichen einrichten.
Um ein digitales Seminar zu planen, nutzen Sie den Menüpunkt “Kurse/Lehrgänge”. Legen Sie einen Kurs an oder wählen einen bestehenden Kurs aus. Im Detail werden Ihnen die Zeitblöcke angezeigt. Die folgende Bildergalerie zeigt Ihnen den Ablauf einer Seminar-Einrichtung.
Klick auf “Digitales Seminar einrichten” 
Anmelden mit Teamviewer-Account 
Uhrzeit festlegen 
Klick auf “Einladen” 
E-Mail-Text anpassen 
Ggf. Teilnehmer anpassen und absenden
Wenn das digitale Seminar läuft – dies wird durch den Seminar-Administrator in der blizz-Oberfäche gestartet – werden die Aufrufe der Teilnehmer gezählt, so dass Sie nach Abschluss des Seminars die Teilnehmerzahl unter “Aufrufe des digitalen Seminars” ablesen können.
Azubis sehen die Einladung zum digitalen Seminar in ihrer Azubi-Oberfläche und können mit zwei Klicks daran teilnehmen.
Auswahl auf der Hauptseite 
Start des digitalen Seminars
Sicherheit
Sicherheit steht bei uns während der Entwicklung immer im Mittelpunkt. So haben wir als u-form Testsysteme GmbH & Co KG im August das Re-Audit unserer ISO 27001-Zertifizierung erfolgreich bestanden.
Auch in den Funktionen des Azubi-Navigators erweitern wir immer wieder die Sicherheitsfeatures in verschiedenen Bereichen. Hier zur Zusammenfassung der letzten 3 Monate:
- Azubis können manuell komplett gelöscht werden. Dies ist ein irreversibler Vorgang, denn alle Daten des Azubis werden dabei aus unseren Systemen gelöscht. Der Löschvorgang wird dabei in das Löschprotokoll aufgenommen, welches nach einem Jahr ebenfalls DSGVO-konform gelöscht wird.
- Azubis können nun ihre Zeugnisse löschen, wenn sie sie selbst angelegt haben.
- Es gibt bei den Personalverantwortlichen ein neues Recht “Einsicht in archivierte Azubis”. Nur wer dieses Recht besitzt, kann auch archivierte Azubis einsehen.
- Ebenfalls gibt es ein neues Recht “Feedback anfordern”. Nur wer dieses Recht besitzt, kann Azubi- und 180°-Feedbacks anfordern.
Erweiterungen der Sichtbarkeitsgruppe
Weiterhin gibt es eine Erweiterung in den Sichtbarkeitsgruppen. Dort können Mitgliedschaften nur für das Infoportal ausgewiesen werden.
Diese Funktionalität erlaubt die Behandlung von Personen, die mehrere Rollen einnehmen. Z.B. könnte Max Mustermann als Ausbilder mit Planungsrecht für die Kaufleute für Büromanagement fungieren, gleichzeitig aber Ausbildungsbeauftragter für alle kaufmännischen Berufe sein, da auch Azubis anderer Berufe seine Abteilung besuchen.
In diesem Beispiel wäre Max Mustermann in der Sichtbarkeitsgruppe “Kaufleute für Büromanagement” ohne den Kenner “Infoportal” eingetragen, in allen anderen Berufen mit dem Kenner.
Für die Planung nutzt er die klassische Oberfläche und sieht nur die Kaufleute im Büromanagement. Im Rahmen seiner Tätigkeit als Ausbildungsbeauftragter nutzt er das Infoportal und sieht alle Kaufleute.
Infoseite bei Personalverantwortlichen
Um die verschiedenen Ansichten der Sicherheitseinstellungen für Personalverantwortliche an einer Stelle übersichtlich darzustellen, gibt es in den Stammdaten der Personalverantwortlichen den neuen Reiter “Informationen“. Auf dieser Seite werden die effektiven Berechtigungen gemeinsam dargestellt, so dass man die Auswirkungen der vorgenommenen Einstellungen ablesen kann.
Änderungen bei den Azubis und Studenten
Die Ansicht der Azubis haben wir in “Auszubildende/Studierende” umbenannt, denn viele Anwender nutzen den Azubi-Navigator nicht nur für Azubis, sondern auch für Studierende. Aus diesem Grund kann man bei den Stammsätzen nun den Typ mit angeben. Möglich sind:
- Auszubildender
- Duales Studium
- Studium
Je nach gewähltem Typ ändert sich die Darstellung und die Feldbezeichnung in den Details.
- Für Azubis bleiben die Bezeichnungen und Tabs wie gewohnt.
- Bei Dual Studierenden ändert sich die Tab-Bezeichnung “Schuldaten” in “Hoch-/Schuldaten” und die Schuldarstellung in “Berufsschulen/Hochschulen”.
- Bei Studierenden entfallen die Berufsschulen und die Hochschule bleibt bestehen. Zudem ist der Tab “Berichtshefte” ausgegraut und damit deaktiviert.
In der Ansicht der Berufsschulen lassen sich nun pro Klasse die Klassenteilnehmer abrufen. Dazu klicken Sie auf den Pfeil neben der Überschrift “Schüler”.
Berichtsheft
In den “Prüfteams für Berichtshefte” kann bei Einsatz der Versetzungsplanung statt fester Personen der “Platzhalter für Ausbildungsbeauftragte” eingetragen werden. Ist dies geschehen, ermittelt der Azubi-Navigator, welche Personen laut Versetzungsplanung zum Zeitpunkt der Abgabe eines Berichtshefts für die Abteilung(-en) verantwortlich waren. Entsprechend wird der Platzhalter durch diese Personen ersetzt.
Waren die Azubis zu einem Zeitpunkt in mehreren Abteilungen, so geht das Berichtsheft parallel zu allen entsprechenden Ausbildungsbeauftragten.
Auf den PDFs wird nun bei abgezeichneten Berichtsheften die abzeichende Person samt Datum aufgeführt. Dies ist eine Voraussetzung für das digitale Berichtsheft. Es gilt die jeweils letzte Abzeichnung einer Person. Eventuelle Zurückweisungen werden – wie gehabt – im Verlauf eines Berichtsheftes (erreichbar über den Button mit den drei senkrechten Punkten) dargestellt.
E-Learning
Im Bereich E-Learning wurden viele neue Inhalte im Bereich Lernkarten und der Prüfungssimulation eingestellt.
Neu ist auch, dass Lerninhalte nun ab der Zuteilung im Lerncenter aufgeführt werden. Bislang geschah dies erst bei der ersten Nutzung durch den Azubi, weswegen es schwierig feszustellen war, wenn Inhalte nicht genutzt wurden.
Lernflats lassen sich auch für kürzere Zeiträume buchen. Hierzu haben wir eine Preisstaffel entwickelt und im E-Learning-Shop hinterlegt.
Feedback im Azubi-Navigator
Ohne Fehler gibt es keinen Fortschritt. Auch deshalb ist eine gute Feedback-Kultur gut für die Auszubildenden und für das Unternehmen. Das Feedback-Modul in der Azubi-Navigator Plus- und Premiumversion bietet Feedbackvorlagen und Feedbackbögen. Wie dies alles funktioniert, beschreibt dieser Artikel.
Feedbackvorlagen bilden die Grundlage
Die Grundlage für die Nutzung des Feedbacksystems bilden die Feedbackvorlagen. Sie sind wie eine Blaupause zu verstehen. Zu finden sind sie unter Auszubildende | Feedbackvorlage.
Wer neu mit dem Feedbacksystem anfängt, findet dort bereits zwei Vorlagen: Standard-Feedbackbogen kurz” und “-lang”. Beide Bögen bilden typische Dimensionen eines Feedbackbogens ab und sind sofort einsatzbereit. Alternativ können diese Inhalte als Kopiervorlage für eigene Feedbackvorlagen dienen. Dazu gibt es in der Detailansicht oben den “Kopieren”-Button.
Wer möchte, kann ebenso die eigenen Vorlagen beginnend mit einer leeren Vorlage selbst erfassen.
Die Vorlagen
Wenn Sie eine neue Vorlage anlegen, können Sie den Namen, Kurznamen und eine Beschreibung der Vorlage definieren. Wichtig für den Ablauf beim späteren Einsatz sind die beiden Felder “Auszufüllen durch” und “Auszubildende/-r darf Feedback nach Abschluss sehen”. Letzeres ist selbsterklärend, wohingegen “Auszufüllen durch” die verschiedenen Ablaufszenarien definiert. Derzeit sind folgende Optionen wählbar:
- Ausbilder oder gemeinsam: Feedback wird durch den Ausbilder mit oder ohne Azubi gegeben. Gemeinsam könnte dies zum Beispiel in einem Gespräch unter Nutzung eines Tablets erfolgen
- Auszubildende/Auszubildender: Der Azubi gibt ein Feedback ohne Beteiligung des Ausbilders oder der Ausbilderin. Dies kann auch für Feedbacks über die Abteilung genutzt werden
- Jeweils Azubi und Ausbilder getrennt (180°-Feedback): Beide Parteien erhalten einen identischen Fragebogen, der nach Abschluss in einen gemeinsamen Bogen zusammengeführt wird – dazu weiter unten mehr
Zusätzlich zu diesen Steuerdaten können Sie noch Protokolle oder Dokumente den Vorlagen hinzufügen.
Umgang mit dem Block-Editor
Der Vorlageneditor erlaubt das Erstellen und Verändern von Vorlagen direkt im Browser. Wer zumindest ab und zu Blogbeiträge mit WordPress schreibt, wird sich schnell zurecht finden, denn das Grundprinzip des Vorlageneditors lehnt sich an den Gutenberg-Editor von WordPress an.
Der Aufbau einer Vorlage geschieht auf Basis von Blöcken. Jeder Block hat einen Typ wie z.B. Überschrift, Text oder Feedback. Der letzte Blocktyp ist für alle Arten von Eingaben in den Feedbackbogen vorgesehen. Dazu gehören Auswahltypen wie 1 aus 3, 1 aus 4,… Schulnoten oder Freitexte.
Neue Blöcke werden über das Plus-Symbol oberhalb des Fragebogens oder der einzelnen Blöcke hinzugefügt:
Bei einem Klick, wählen sie den gewünschten Blocktyp aus:
Wenn Sie den Blocktyp “Feedback” auswählen, fügt der Editor zuerst einen Platzhalter an die entsprechende Stelle ein:
Den Feedbackblock bearbeiten Sie durch einen Klick auf das blaue Symbol. Jedes Feedbackfeld kann eine eigene Überschrift und eine personalisierte Beschreibung haben:
Dabei dient der Platzhalter ${name} dazu, dass der Feedbackbogen bei Verwendung automatisch mit dem Namen der/des Auszubildenden ausgefüllt wird. Für eine gender-gerechte Ansprache sind die Textfelder zweifach vorhanden. Als Bewertungstypen stehen mehrere Arten zur Verfügung.
Möchte man Blöcke in der Reihenfolge verschieben, so kann dies über die Bearbeitungsmenüs geschehen. Diese erscheinen für einen Block, sobald man ihn mit der Maus angewählt hat:
Über die Pfeile kann man den Block nach oben oder unten verschieben, über die Striche mit Stift den Blocktyp ändern und über die drei Punkte erscheint ein weiteres Menü, in dem man z.B. den gesamten Block löschen kann.
Hat man Änderungen an dem Bogen vorgenommen, ist es wichtig, die Vorlage über “Speichern” abzuspeichern.
Feedbacks durchführen
Der Start eines Feedbacks beginnt immer vom Datensatz des Azubis im Reiter “Feedback”. Dort können neue Feedbacks angelegt werden. Die Anlage erfolgt über den Button “Neues Feedback” und führt zu einem Dialog. In diesem kann die Vorlage ausgewählt und ein Grund für das Feedback angegeben werden. Typische Gründe sind auf der rechten Seite aufgeführt. Ein Klick auf den Pfeil übernimmt den Text.
Ist der Feedbackbogen angelegt, erfolgt die weitere Bearbeitung in der Detailansicht. Dort kann auch der Name des Bogens geändert werden, der im Standard dem Namen der Vorlage entspricht. Der nun folgende Ablauf unterscheidet sich nach dem Ablauftyp.
| Ausbilder oder gemeinsam | In der Detailansicht steht der Button “Starten” zur Verfügung. Damit beginnt ein einzelnes oder gemeinsames Feedback. Das gegebene Feedback kann pausiert oder abgeschlossen werden. Nach dem Abschluss sind keine weiteren Änderungen mehr möglich |
| Durch Azubi | Das Feedback muss durch den Ausbilder angefordert werden. Dies geschieht über den Button “Anfordern”. Dadurch erscheint in der Azubiansicht eine neue Aktivität mit der Bitte, den Feedbackbogen auszufüllen. Ist dies geschehen, verschwindt die Aktivität beim Azubi automatisch |
| 180°-Feedback | Hier sind zwei Aktionen notwendig. Zum Einen muss über den Button “Azubi-Feedback anfordern” das Feedback des Azubi angefordert werden. Weiterhin kann über “Ausbilderfeedback starten” das eigene Feedback gestartet werden. |
Der Ablauf nach dem Start eines Bogens ist immer vergleichbar. Nach dem Start eines Bogens können Sie – ja nach Eingabetyp – die Feedbacks geben. Die Smiley-Darstellung ist klickbar, bei z.B. Schulnotenfeedback klickt man die entsprechende Ausprägung pro Block an und der Freitext steht als Texteingabe zur Verfügung.
Ein laufender Bogen kann jederzeit über den Button “Pausieren ” ganz unten unterbrochen werden. Klickt man auf “Abschliessen”, so ist die Eingabe in den Bogen beendet.
Die Ergebnisanzeige
FFeeDas Ergebnis des Feedbacks wird nach Abschluss des Durchlaufs im Azubi-Datensatz angezeigt. Azubis sehen dieses, wenn die entsprechende Option zur Anzeige gewählt wurde. Dabei wird das Ausbilderfeedback erst sichtbar, wenn der Ausbilder dieses abgeschlossen hat. Bei 180°-Feedbacks werden die beiden Fragebögen nach Abschluss konsolidiert. Bei Abweichungen trägt das Eingabefeld einen gelben Kenner auf der linken Seite.
Ausblick
Wir planen in der zweiten Jahreshälfte ’19 für das Premiummodul noch eine Erweiterung des Feedback-Systems. Der nächste Schritt wird ein Regelsystem werden, so dass für jede Vorlage Regeln hinterlegt werden können, wann ein Feedback automatisch angefordert werden soll. Mögliche Regelauslöser werden sein:
- Festes Datum im Jahr
- Probezeitende
- Ende eines Kurses/Seminars
- Abschluss eines Abteilungsaufenthalts laut Planung (unter Beachtung einer Mindestaufenthaltsdauer)
Weiterhin wird es eine Sichtbarkeitssteuerung für Feedbacks geben um auch Personenkreise einzubinden, die nicht zum Kreis der Feedbackgeber gehören.
Und ein Vergleichsmodul inkl. Anonymisierung z.B. für ein Abteilungsrating soll es ebenfalls geben.
In diesem Sinne: Geben Sie Ihren Azubis qualifiziertes Feedback und nehmen dieses an.
Wir stellen vor: Christiane Eberhardt
Ausbildungsexpertin Sabine Bleumortier hat in ihrer Studie „Qualifizierung der ausbildenden Fachkräfte“ festgestellt, dass über die Hälfte der ausbildenden Fachkräfte sich Unterstützung durch digitale Ausbildungstools wünscht. Um diesem Wunsch noch besser nachkommen zu können, haben wir das u-form Testsysteme Team um Christiane Eberhardt aufgestockt. Frau Eberhardt verantwortet seit 1. Mai 2019 den Vertrieb und das Marketing des Azubi-Navigators.
Hallo Frau Eberhardt, stellen Sie sich unseren Lesern doch einmal kurz vor?
Ich heiße Christiane Eberhardt, bin 39 Jahre alt, verheiratet und habe zwei Söhne (11, 12 Jahre).
Nach dem Abitur habe ich ein duales Studium absolviert, deshalb kann ich jetzt schon auf knapp 20 Jahre Berufserfahrung im Marketing zurückblicken. Während meiner 4 Jahre im Marketing für den U-Form Verlag habe ich das Thema Ausbildung und Ausbildungsmarketing für mich entdeckt und freue mich deshalb sehr über diese neue Aufgabe.
Man soll ja nur Dinge verkaufen, die einem selber auch gefallen. Was hat Sie denn vom Azubi-Navigator überzeugt?
Schon auf den ersten Blick sieht man die vielfältigen Funktionen und bereits nach einer kleinen Einführung kann man den A-Navi voll nutzen. Alle wichtigen Daten, Dokumente und auch „Werkzeuge“ wie den Zeugnisgenerator auf einen Klick zur Verfügung zu haben, gleichzeitig Azubis mit dem Lerncenter unterstützen zu können und den Lernfortschritt zu verfolgen – das begeistert mich wirklich.
Der Azubi-Navigator entwickelt sich permanent weiter. Welche neuen spannenden Funktionen sind denn in der letzten Zeit dazu gekommen?
Eine Menge! Man kann anhand der hinterlegten Ausbildungsrahmenpläne eigene Ausbildungspläne erstellen und diese in die Versetzungsplanung übernehmen, man kann jetzt Azubis einladen ein Feedback abzugeben zum Beispiel zum Ende der Probezeit. Berichtshefte können ganz einfach mit Anlagen versehen werden und Azubis sehen jetzt über die Achievements ihren Lernfortschritt. Wie das alles genau funktioniert und was sonst noch Neues dazugekommen ist, können Sie in unserem Azubi-Navigator Tagebuch nachlesen.
Können Sie uns schon einen kleinen Ausblick geben, mit welchen weiteren Funktionen der Azubi-Navigator aufwarten wird?
Die Versetzungsplanung entwickelt sich stetig weiter. Gerade sind wir – also die Entwickler – dabei, eine „phasenbasierte Vorschlagsplanung in der Versetzungsplanung“ umzusetzen. Das heißt, dass die Kunden anhand ihrer individuellen Ausbildungspläne Planungsvorschläge oder Optimierungsvorschläge für ihre Versetzungsplanung erhalten können. Wenn alle Parameter richtig gepflegt und die Abhängigkeiten vorgegeben sind (z. B. Azubi1 muss in Abteilung A und B für jeweils 6 Wochen und kann erst danach in Abteilung C geplant werden und so weiter), werden die Pläne automatisch generiert. Das sind aber natürlich immer nur Vorschläge. Denn bei aller mathematischen Optimierung behält der Mensch doch immer die Entscheidung. Und bis es soweit ist, werde ich mir wohl nochmal Gedanken um eine griffige Bezeichnung machen …
Was muss ich denn tun, wenn ich Sie und die vielen spannenden Funktionen und Möglichkeiten des Azubi-Navigators einfach mal ganz unverbindlich kennenlernen möchte?
Sie können sich einfach hier registrieren und den Azubi-Navigator kostenlos und unverbindlich testen. Und über diesen Link https://calendly.com/testsysteme/anavi können Sie einen Termin zur Web-Präsentation vereinbaren. Dann zeigen wir Ihnen „live“, was der Azubi-Navigator noch alles kann und wie Sie ihn schnell und unkompliziert einrichten können.
Danke für das Interview Frau Eberhardt und schön, dass Sie da sind!
Hier finden Sie den Link zu den Ergebnissen der Studie von Sabine Bleumortier: https://www.bleumortier.de/index.php/service/umfrage/
