Innovative und technologisch herausragende Produkte herzustellen ist der Anspruch des Offiziellen Technischen Servicepartners der Paralympics 2020. Um auch dem Anspruch effizienter, digitalisierter Prozesse und moderner Personalarbeit gerecht zu werden, hat Ottobock den Azubi-Navigator eingeführt. Ausbildungsleiterin Stefanie Senhen spricht mit uns in diesem Interview über Herausforderungen und Erfahrungen.
Ohne Fehler gibt es keinen Fortschritt. Auch deshalb ist eine gute Feedback-Kultur gut für die Auszubildenden und für das Unternehmen. Das Feedback-Modul in der Azubi-Navigator Plus- und Premiumversion bietet Feedbackvorlagen und Feedbackbögen. Wie dies alles funktioniert, beschreibt dieser Artikel.
Die Grundlage für die Nutzung des Feedbacksystems bilden die Feedbackvorlagen. Sie sind wie eine Blaupause zu verstehen. Zu finden sind sie unter Auszubildende | Feedbackvorlage.
Wer neu mit dem Feedbacksystem anfängt, findet dort bereits zwei Vorlagen: Standard-Feedbackbogen kurz” und “-lang”. Beide Bögen bilden typische Dimensionen eines Feedbackbogens ab und sind sofort einsatzbereit. Alternativ können diese Inhalte als Kopiervorlage für eigene Feedbackvorlagen dienen. Dazu gibt es in der Detailansicht oben den “Kopieren”-Button.
Wer möchte, kann ebenso die eigenen Vorlagen beginnend mit einer leeren Vorlage selbst erfassen.
Wenn Sie eine neue Vorlage anlegen, können Sie den Namen, Kurznamen und eine Beschreibung der Vorlage definieren. Wichtig für den Ablauf beim späteren Einsatz sind die beiden Felder “Auszufüllen durch” und “Auszubildende/-r darf Feedback nach Abschluss sehen”. Letzeres ist selbsterklärend, wohingegen “Auszufüllen durch” die verschiedenen Ablaufszenarien definiert. Derzeit sind folgende Optionen wählbar:
Zusätzlich zu diesen Steuerdaten können Sie noch Protokolle oder Dokumente den Vorlagen hinzufügen.
Der Vorlageneditor erlaubt das Erstellen und Verändern von Vorlagen direkt im Browser. Wer zumindest ab und zu Blogbeiträge mit WordPress schreibt, wird sich schnell zurecht finden, denn das Grundprinzip des Vorlageneditors lehnt sich an den Gutenberg-Editor von WordPress an.
Der Aufbau einer Vorlage geschieht auf Basis von Blöcken. Jeder Block hat einen Typ wie z.B. Überschrift, Text oder Feedback. Der letzte Blocktyp ist für alle Arten von Eingaben in den Feedbackbogen vorgesehen. Dazu gehören Auswahltypen wie 1 aus 3, 1 aus 4,… Schulnoten oder Freitexte.
Neue Blöcke werden über das Plus-Symbol oberhalb des Fragebogens oder der einzelnen Blöcke hinzugefügt:
Bei einem Klick, wählen sie den gewünschten Blocktyp aus:
Wenn Sie den Blocktyp “Feedback” auswählen, fügt der Editor zuerst einen Platzhalter an die entsprechende Stelle ein:
Den Feedbackblock bearbeiten Sie durch einen Klick auf das blaue Symbol. Jedes Feedbackfeld kann eine eigene Überschrift und eine personalisierte Beschreibung haben:
Dabei dient der Platzhalter ${name} dazu, dass der Feedbackbogen bei Verwendung automatisch mit dem Namen der/des Auszubildenden ausgefüllt wird. Für eine gender-gerechte Ansprache sind die Textfelder zweifach vorhanden. Als Bewertungstypen stehen mehrere Arten zur Verfügung.
Möchte man Blöcke in der Reihenfolge verschieben, so kann dies über die Bearbeitungsmenüs geschehen. Diese erscheinen für einen Block, sobald man ihn mit der Maus angewählt hat:
Über die Pfeile kann man den Block nach oben oder unten verschieben, über die Striche mit Stift den Blocktyp ändern und über die drei Punkte erscheint ein weiteres Menü, in dem man z.B. den gesamten Block löschen kann.
Hat man Änderungen an dem Bogen vorgenommen, ist es wichtig, die Vorlage über “Speichern” abzuspeichern.
Der Start eines Feedbacks beginnt immer vom Datensatz des Azubis im Reiter “Feedback”. Dort können neue Feedbacks angelegt werden. Die Anlage erfolgt über den Button “Neues Feedback” und führt zu einem Dialog. In diesem kann die Vorlage ausgewählt und ein Grund für das Feedback angegeben werden. Typische Gründe sind auf der rechten Seite aufgeführt. Ein Klick auf den Pfeil übernimmt den Text.
Ist der Feedbackbogen angelegt, erfolgt die weitere Bearbeitung in der Detailansicht. Dort kann auch der Name des Bogens geändert werden, der im Standard dem Namen der Vorlage entspricht. Der nun folgende Ablauf unterscheidet sich nach dem Ablauftyp.
| Ausbilder oder gemeinsam | In der Detailansicht steht der Button “Starten” zur Verfügung. Damit beginnt ein einzelnes oder gemeinsames Feedback. Das gegebene Feedback kann pausiert oder abgeschlossen werden. Nach dem Abschluss sind keine weiteren Änderungen mehr möglich |
| Durch Azubi | Das Feedback muss durch den Ausbilder angefordert werden. Dies geschieht über den Button “Anfordern”. Dadurch erscheint in der Azubiansicht eine neue Aktivität mit der Bitte, den Feedbackbogen auszufüllen. Ist dies geschehen, verschwindt die Aktivität beim Azubi automatisch |
| 180°-Feedback | Hier sind zwei Aktionen notwendig. Zum Einen muss über den Button “Azubi-Feedback anfordern” das Feedback des Azubi angefordert werden. Weiterhin kann über “Ausbilderfeedback starten” das eigene Feedback gestartet werden. |
Der Ablauf nach dem Start eines Bogens ist immer vergleichbar. Nach dem Start eines Bogens können Sie – ja nach Eingabetyp – die Feedbacks geben. Die Smiley-Darstellung ist klickbar, bei z.B. Schulnotenfeedback klickt man die entsprechende Ausprägung pro Block an und der Freitext steht als Texteingabe zur Verfügung.
Ein laufender Bogen kann jederzeit über den Button “Pausieren ” ganz unten unterbrochen werden. Klickt man auf “Abschliessen”, so ist die Eingabe in den Bogen beendet.
FFeeDas Ergebnis des Feedbacks wird nach Abschluss des Durchlaufs im Azubi-Datensatz angezeigt. Azubis sehen dieses, wenn die entsprechende Option zur Anzeige gewählt wurde. Dabei wird das Ausbilderfeedback erst sichtbar, wenn der Ausbilder dieses abgeschlossen hat. Bei 180°-Feedbacks werden die beiden Fragebögen nach Abschluss konsolidiert. Bei Abweichungen trägt das Eingabefeld einen gelben Kenner auf der linken Seite.
Wir planen in der zweiten Jahreshälfte ’19 für das Premiummodul noch eine Erweiterung des Feedback-Systems. Der nächste Schritt wird ein Regelsystem werden, so dass für jede Vorlage Regeln hinterlegt werden können, wann ein Feedback automatisch angefordert werden soll. Mögliche Regelauslöser werden sein:
Weiterhin wird es eine Sichtbarkeitssteuerung für Feedbacks geben um auch Personenkreise einzubinden, die nicht zum Kreis der Feedbackgeber gehören.
Und ein Vergleichsmodul inkl. Anonymisierung z.B. für ein Abteilungsrating soll es ebenfalls geben.
In diesem Sinne: Geben Sie Ihren Azubis qualifiziertes Feedback und nehmen dieses an.
Ausbildungsexpertin Sabine Bleumortier hat in ihrer Studie „Qualifizierung der ausbildenden Fachkräfte“ festgestellt, dass über die Hälfte der ausbildenden Fachkräfte sich Unterstützung durch digitale Ausbildungstools wünscht. Um diesem Wunsch noch besser nachkommen zu können, haben wir das u-form Testsysteme Team um Christiane Eberhardt aufgestockt. Frau Eberhardt verantwortet seit 1. Mai 2019 den Vertrieb und das Marketing des Azubi-Navigators.
Hallo Frau Eberhardt, stellen Sie sich unseren Lesern doch einmal kurz vor?
Ich heiße Christiane Eberhardt, bin 39 Jahre alt, verheiratet und habe zwei Söhne (11, 12 Jahre).
Nach dem Abitur habe ich ein duales Studium absolviert, deshalb kann ich jetzt schon auf knapp 20 Jahre Berufserfahrung im Marketing zurückblicken. Während meiner 4 Jahre im Marketing für den U-Form Verlag habe ich das Thema Ausbildung und Ausbildungsmarketing für mich entdeckt und freue mich deshalb sehr über diese neue Aufgabe.
Man soll ja nur Dinge verkaufen, die einem selber auch gefallen. Was hat Sie denn vom Azubi-Navigator überzeugt?
Schon auf den ersten Blick sieht man die vielfältigen Funktionen und bereits nach einer kleinen Einführung kann man den A-Navi voll nutzen. Alle wichtigen Daten, Dokumente und auch „Werkzeuge“ wie den Zeugnisgenerator auf einen Klick zur Verfügung zu haben, gleichzeitig Azubis mit dem Lerncenter unterstützen zu können und den Lernfortschritt zu verfolgen – das begeistert mich wirklich.
Der Azubi-Navigator entwickelt sich permanent weiter. Welche neuen spannenden Funktionen sind denn in der letzten Zeit dazu gekommen?
Eine Menge! Man kann anhand der hinterlegten Ausbildungsrahmenpläne eigene Ausbildungspläne erstellen und diese in die Versetzungsplanung übernehmen, man kann jetzt Azubis einladen ein Feedback abzugeben zum Beispiel zum Ende der Probezeit. Berichtshefte können ganz einfach mit Anlagen versehen werden und Azubis sehen jetzt über die Achievements ihren Lernfortschritt. Wie das alles genau funktioniert und was sonst noch Neues dazugekommen ist, können Sie in unserem Azubi-Navigator Tagebuch nachlesen.
Können Sie uns schon einen kleinen Ausblick geben, mit welchen weiteren Funktionen der Azubi-Navigator aufwarten wird?
Die Versetzungsplanung entwickelt sich stetig weiter. Gerade sind wir – also die Entwickler – dabei, eine „phasenbasierte Vorschlagsplanung in der Versetzungsplanung“ umzusetzen. Das heißt, dass die Kunden anhand ihrer individuellen Ausbildungspläne Planungsvorschläge oder Optimierungsvorschläge für ihre Versetzungsplanung erhalten können. Wenn alle Parameter richtig gepflegt und die Abhängigkeiten vorgegeben sind (z. B. Azubi1 muss in Abteilung A und B für jeweils 6 Wochen und kann erst danach in Abteilung C geplant werden und so weiter), werden die Pläne automatisch generiert. Das sind aber natürlich immer nur Vorschläge. Denn bei aller mathematischen Optimierung behält der Mensch doch immer die Entscheidung. Und bis es soweit ist, werde ich mir wohl nochmal Gedanken um eine griffige Bezeichnung machen …
Was muss ich denn tun, wenn ich Sie und die vielen spannenden Funktionen und Möglichkeiten des Azubi-Navigators einfach mal ganz unverbindlich kennenlernen möchte?
Sie können sich einfach hier registrieren und den Azubi-Navigator kostenlos und unverbindlich testen. Und über diesen Link https://calendly.com/testsysteme/anavi können Sie einen Termin zur Web-Präsentation vereinbaren. Dann zeigen wir Ihnen „live“, was der Azubi-Navigator noch alles kann und wie Sie ihn schnell und unkompliziert einrichten können.
Danke für das Interview Frau Eberhardt und schön, dass Sie da sind!
Hier finden Sie den Link zu den Ergebnissen der Studie von Sabine Bleumortier: https://www.bleumortier.de/index.php/service/umfrage/
Bildungsträger bieten Unternehmen vielfältige Dienstleistungen rund um die Ausbildung an. Dabei nutzen Sie teilweise E-Learning-Inhalte in einer speziellen Fassung des Azubi-Navigators. Der Azubi-Navigator für Unternehmem bietet die Möglichkeit, die E-Learning-Fortschritt der Azubis zu verfolgen. Mit der Integration von Unternehmen und Bildungsträgern funktioniert die Fortschrittsanzeige auch gemeinsam.
Um den Unternehmens-Azubi-Navigator mit der Version des Bildungsträgers zu verbinden, muss zwischen beiden Teilnehmern eine Vertrauenssstellung geschaffen werden. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie diese Vertrauensstellung eingerichtet wird.
Nehmen wir an, ein Unternehmen A möchte den Stand der E-Learning-Aktivtäten beim Bildungszentrum des Einzelhandels Niedersachsen in Springe verfolgen. Dazu sind im Wesentlichen 3 Schritte notwendig:
Im Sinne einer Prozessdarstellung sieht dies wie folgt aus:
Wie dies von der Registrierung bis zur Ansicht im Lerncenter aussieht, beschreibt die folgende Anleitung.
Wenn Sie noch keinen Account für den Azubi-Navigator haben, registrieren Sie sich über https://azubinavi.de.
Sind Sie einmal angemeldet, können Sie innerhalb der Basisdaten mit dem Menüpunkt „Berufsschulen“ die zugehörige Ansicht aufrufen. Klicken Sie dann oben rechts auf „Registrierte Bildungsträger hinzufügen“ und wählen Sie den passenden Eintrag aus. Durch diese Auswahl wird bei dem gewählten Bildungsträger ein Partnerdatensatz erzeugt. Er repräsentiert Ihre Freigabe zur Datenübertragung Ihrer Azubis in den Unternehmens-Account.
Nun ist Ihr Bildungsträger am Zug. Er wird die Auszubildenden, die zu Ihrem Unternehmen gehören, markieren und Ihrem Partnerdatensatz zuweisen. Dazu müssen Sie nichts tun. Auf Seiten der Bildungsträger sieht dies wie folgt aus:
Um die Auszubildenden in den Unternehmensaccount zu übernehmen können Sie diese importieren. Gehen Sie dazu in die Übersicht der Azubis und rufen „Import“ und dort „Azubis importieren (von Partner)“ auf. Sie können dort den Bildungsträger auswählen und Standort sowie Sichtbarkeitsgruppe definieren.
Bevor der echte Import durchgeführt wird, sollten Sie einen Testlauf vornehmen. Belassen sie dazu den Kenner „Nur Testimport – keine Verarbeitung“ auf aktiv (Standardeinstellung). Auf der Folgeseite bekommen Sie ein Protokoll des potentiellen Imports ohne das tatsächlich Daten importiert werden. Ist alles ok, schalten Sie den Testmodus aus.
Dies war es schon. Ab sofort können Sie die Lernaktiviäten Ihrer Azubis beim Bildungsträger verfolgen. Rufen Sie dazu das Lerncenter auf.
