Um immer im Blick zu haben, wann die Schulferien Ihrer Azubis beginnen, können Sie diese jetzt auch im Azubi-Navigator vermerken und sich in der Versetzungsplanung anzeigen lassen.
Den Ferienkalender fügen Sie in den Basisdaten unter “Berufsschule/ Hochschule” neben Blockschulunterricht und Schultagen hinzu.
Vorgehen
Als erstes wählen Sie in Ihren Basisdaten die ausgewählte Berufs- oder Hochschule aus.
Überblick über eingetragene Berufsschulen
Als nächstes können Sie in den Daten der jeweiligen Schule in der linken Spalte den Kalender nach dem entsprechenden Bundesland, in dem die Berufsschule liegt, auswählen.
In diesem Beispiel Nordrhein-Westfalen.
Auswahl des Bundeslandes
Nun wechseln Sie zur rechten Spalte und wählen das entsprechende Jahr für den Ferienkalender aus.
Auswahl des Jahres
Die Ferienzeiten werden Ihnen nun als blass-grüne Fläche in der Versetzungsplanung unter der Personenauslastung angezeigt.
Anzeige in der Versetzungsplanung
Mit dieser Vorgehensweise wissen Sie jederzeit, wann Ihre Azubis Berufsschulferien haben und können Ihre Planung dementsprechend anpassen.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne an uns: anavi@testsysteme.de.
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/07/Banner-1.png194625502184https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/11/u-form_logo_cd112020.png5021842021-01-18 11:54:352021-03-22 16:15:35HowTo: Ferienkalender direkt im Azubi-Navigator organisieren
Ihre Anforderung: In Pandemiezeiten ist vermehrt Homeoffice angesagt. Auch für Ihre Azubis. Wahrscheinlich auch im neuen Jahr. Deshalb möchten Sie, dass alle an der Ausbildung beteiligten Kollegen jederzeit sehen können, welcher Azubi im Homeoffice oder im Betrieb ist.
Unsere Lösung: Die Homeoffice-Zeiten werden in der Planung und in den jeweiligen Übersichten angezeigt. Dafür haben wir die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, die es ja schon lange gibt, um den Typ „Homeoffice“ erweitert. Eintragen können ihn die Ausbilderinnen und Ausbilder und die Azubis selbst.
Aber es geht noch mehr: Denn auch der Überblicksbereich über An- und Abwesenheiten, in dem bislang Schule und Urlaub angezeigt wurden, haben wir um „Homeoffice“ erweitert. Das ist sowohl direkt in der Oberfläche Ausbildungsmanagement, als auch im Infoportal zu sehen. Und damit auch jene Mitarbeiter im Bilde sind, die an der Versetzungsplanung mitwirken, haben wir das „Homeoffice“ ebenfalls in der Planungsübersicht als eigene Schicht eingebaut. Sämtliche Abwesenheiten können Sie übrigens jetzt direkt aus der Planung heraus bearbeiten. Geblieben ist selbstverständlich das Stimmungsbarometer, ein spezielles Feedbacktool fürs Arbeiten im Homeoffice. Einfach mal ausprobieren!
Automatisierung I: Wie Regeln viel Zeit sparen
Ihre Anforderung: Automatisierung, Automatisierung und noch mal Automatisierung. Ist ja auch klar, denn viele Managementprozesse während der Ausbildung laufen nach dem immer gleichen Schema ab. Je mehr man da automatisieren kann, desto besser.
Unsere Lösung: Die intelligenten Regeln und Workflows, die Sie individuell selber einrichten und so dauerhaft eine Menge Zeit sparen können. Das Grundprinzip ist dabei immer dasselbe: Wenn … dann. Wenn – als Beispiel – ein Azubi in der kommenden Woche in eine andere Abteilung versetzt wird, dann geht heute eine Info-Mail raus. Und zwar an von Ihnen festgelegte Kollegen der bisherigen und der künftigen Abteilung – eben jene, für die diese Information wichtig ist. Diese Mail formulieren Sie ein einziges Mal und können sie dann immer wieder verwenden.
Wenn Sie am Tag vor der Versetzung noch einen Reminder einrichten möchten, geht das auch. Die Namen für diese Regeln vergeben Sie selbst, also zum Beispiel „Versetzungs-Info“ und „Versetzungs-Reminder“. Und wenn Sie bei den Adressaten mit Platzhaltern arbeiten, zieht sich der Azubi-Navigator jedes Mal automatisch die richtigen Abteilungen und Namen der dortigen Mitarbeiter, wenn Sie diese vorher eingepflegt haben. Ganz schön praktisch!
Automatisierung II: Wie Workflows noch mehr Zeit sparen
Ihre Anforderung: Ihre Azubis wechseln während der Ausbildung zwischen verschiedenen Abteilungen. Vor jedem Wechsel möchten Sie Feedbacks einfordern – vom Azubi und von der Abteilung. Und Sie möchten den Azubi daran erinnern, dass er bald wechselt.
Unsere Lösung: Sie richten genau dafür einen Workflow im Navigator ein. Der kann übrigens beliebig viele Schritte enthalten. In diesem Beispiel arbeiten Sie dafür auf derselben Oberfläche wie beim E-Mail-Versand nach einer Regel (siehe oben). Der Unterschied: Sie wollen ja Feedback. Deshalb wählen Sie statt einer Mailvorlage einfach eine Feedbackvorlage aus und verschicken diese direkt.
Sie können zwischen einzelnen Workflow-Schritten auch Bedingungen einfügen. Zum Beispiel diese: Wenn alle Feedbacks abgeschlossen sind, dann wird automatisch die Personalabteilung informiert. Allein diese Funktion ist ein kleiner Schritt im System, aber ein großer Schritt für Firmen mit vielen Azubis. Wenn Sie sich einmal in die geniale Kombination aus Regeln und Workflows reingefuchst haben, werden Sie begeistert sein, wie viel Zeit Sie mit der Automatisierung sparen.
Die neue Oberfläche der Prüfungstrainings
Stoppuhr, Klemmbrett, Prüfungsbogen, und das alles auf einem Notebook – ja, wir haben der Startseite der digitalen Prüfungstrainings ein bisschen Retro spendiert. So kombiniert die neue virtuelle Oberfläche das moderne Arbeiten mit der Tradition einer Prüfungssituation. Denn natürlich spielt die Zeit dabei nach wie vor eine Rolle, und es kommt aufs richtige Ausfüllen der Fragebögen an.
Die digitalen E-Learning-Karten „Kaufmännisches Basiswissen“
Was drin ist: Da kommen Ihre Azubis in der Prüfung nicht drum herum – die kaufmännischen Basics müssen sie beherrschen. Gut, wenn das Lernen dafür Spaß macht und sich prima einteilen lässt. Deshalb haben wir die 216 neuen Lernkarten in sechs Kapitel gegliedert. Und in diesen Kapiteln auch die Aufgabentypen wie Single Choice, Reihenfolge, Zuordnungen und offene Fragen bunt gemischt. Vermittelt wird berufsübergreifendes kaufmännisches Grundlagenwissen, das für die Zwischenprüfung wichtig ist.
Wer es braucht: Zum Beispiel Drogisten, Floristen, Gestalter für visuelles Marketing, Kaufleute für Dialogmarketing, Kaufleute im Gesundheitswesen und Veranstaltungskaufleute.
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/12/new-features-u-form-azubi-navigator.jpg220710502184https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/11/u-form_logo_cd112020.png5021842020-12-16 17:18:572021-03-22 15:40:27Das geht jetzt auch! Neue Funktionen im Azubi-Navigator
In der Ausbildung gibt es meistens viele Prozesse, die immer auf die gleiche Weise ablaufen. Mit Hilfe der Regeln und Workflows im Azubi-Navigator können diese Abläufe automatisiert werden. Dieser Artikel beschreibt, was Sie, mit Hilfe dieser Funktion, alles abbilden können und wie Sie bei der Einrichtung vorgehen.
Regeln
Regeln beschreiben einfache “Wenn, dann”-Prozesse und stoßen Informations-Mails oder komplexere Workflows an.
Sowohl die Regeln als auch die Workflows finden Sie im Azubi-Navigator in der Konfiguration.
Überblick über bestehende Regeln
Legen Sie nun eine neue Regel an. Die einzige obligatorische Angabe an dieser Stelle ist der Name der Regel. Sie haben aber die Option, die Regel auf eine angelegte Gruppe, einen Beruf und/oder Ausbildungsjahr zu beschränken.
Im nächsten Schritt gelangen Sie zur Auswahl der Auslöser einer Regel:
Übersicht Auslöser
Sie können nun auswählen, durch welches Ereignis der Prozess starten soll. Bei den Auslösern, die an Abteilungsaufenthalte gebunden sind, können Sie außerdem Feineinstellungen bezüglich des genauen Zeitpunktes und der Länge des Aufenthaltes vornehmen.
Übersicht Aktionen
Ihnen stehen zwei Aktionen zur Wahl, die durch den Auslöser angestoßen werden. Zu den Workflows später mehr. Eine E-Mail kann an die oben aufgelisteten Rollen und an beliebige Personen versendet werden. Den Ausbildungsbeauftragten der Abteilung zieht sich der Azubi-Navigator aus der Versetzungsplanung und den Basisdaten, den Abzeichner des jeweiligen Ausbildungsnachweises aus den Prüfteams für Berichtshefte.
Wenn Sie als Aktion das Senden einer E-Mail auswählen, können Sie diese im Anschluss bearbeiten.
Bearbeitungsoberfläche der E-Mail Vorlage
Die E-Mail, die nach Eintritt des Auslöser versendet werden soll, müssen Sie nur ein einziges Mal schreiben.
Damit in der E-Mail trotz Automatisierung die richtigen Namen, Abteilungen usw. genannt werden, können Sie mit Platzhaltern arbeiten. Die Informationen zieht sich der Azubi-Navigator auch hier wieder aus Daten, die sie bereits eingepflegt haben.
Um statt dem Mail-Versand einen Workflow auswählen zu können, müssen Sie zuvor einen Workflow bestimmt haben.
Workflows
Ausgangsszenario
In Ihrem Unternehmen wechseln die Azubis während ihrer Ausbildung zwischen mehreren Abteilungen. Wenn dies geschieht, möchten Sie, dass die derzeitige Abteilung sowie der Azubi aufgefordert werden ein Feedback abzugeben. Zudem soll der Azubi eine zusätzliche Erinnerungsmail erhalten, dass ein Abteilungswechsel bevorsteht.
Vorgehen
Um den zuvor beschriebenen Prozess mit Hilfe des Azubi-Navigators zu automatisieren, erstellen Sie nun unter “Workflows” einen neuen Workflow.
Arbeitsoberfläche für einen neuen Workflow
Ein Workflow kann beliebig viele Schritte haben. Unser erster Schritt in diesem Fall ist der E-Mail-Versand an den Azubi.
Bearbeitungsoberfläche E-Mail-Versand (Workflow)
Die Bearbeitungsoberfläche entspricht der, die auch bei dem E-Mail-Versand auf Grund einer Regel ausgelöst wird. Wenn Sie statt einer E-Mail eine neue Feedbackanforderung als nächsten Schritt festlegen, müssen Sie lediglich eine Feedbackvorlage aus Ihren zuvor angelegten Beurteilungsbögen oder aus unseren voreingestellten Standardvorlagen auswählen.
Zuletzt können in einem Workflow noch die Bedingungen zwischen den einzelnen Schritten festgelegt werden – also ob ein Schritt direkt auf den nächsten folgt oder an einem bestimmten Punkt des Abteilungsaufenthaltes durchgeführt werden soll usw.
Bearbeitungsoberfläche der Bedingungen
Die als letztes aufgeführte Bedingung “alle vorherigen Feedbacks abgeschlossen”, kann zum Beispiel einer Zusammenführung der erfolgten Feedbacks vorangehen oder eine Informations-Mail an die Personalabteilung auslösen.
Der erstellte Workflow kann nun zum Beispiel mit folgender Regel gestartet werden.
Mit dieser Vorgehensweise können Sie alle Ihre Abläufe nach Belieben automatisieren.
Wenn Ihnen ein Schritt/ Auslöser fehlt oder Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne mit Ihren Ideen und Fragen an uns: anavi@testsysteme.de
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/07/Banner-1.png194625502184https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/11/u-form_logo_cd112020.png5021842020-11-06 11:15:382021-02-10 11:54:01HowTo: Regeln und Workflows
Die ersten Schritte mit dem Azubi-Navigator sind geprägt von Datenpflege. Um diese bisweilen lästige Arbeit zu beschleunigen und zu vereinfachen, können Auszubildende und Studierende, sowie Personalverantwortliche, ganz einfach aus Excel importiert werden.
Als Beispiel wird hier der Azubi-Import angeführt. Der Import der Personalverantwortlichen erfolgt auf die gleiche Weise.
Vorgehen
Gehen Sie zuerst in die Übersicht der Auszubildenden und Studierenden.
Hier wählen Sie im Drop-Down Menü unter “Import” den Punkt “Importprofile verwalten” und legen ein neues Profil anSo sieht der Bearbeitungsbereich für die Importprofile aus
Wenn Sie Ihre Auszubildenden nach Gruppen, z.B. nach Berufen, einlesen, können Sie, durch ein Häkchen bei „Gruppe automatisch anlegen“, direkt die entsprechende Gruppe im Azubi-Navigator erstellen.
Nachdem Sie dem Profil einen Namen gegeben haben, müssen Sie als erstes Speichern.
Sobald Sie dies getan haben, erhalten Sie unter „Feldzuordnung“ eine Übersicht aller Informationen, die Sie über Ihre Auszubildenden und Studierenden im Azubi-Navigator einpflegen können.
Dies ist die Übersicht über einen Teil der Felder, die im Azubi-Navigator befüllt werden können
Im nächsten Schritt laden Sie eine Excel-Datei hoch, welche als Muster für den späteren Import dient.
Hier laden Sie die Musterdatei hoch
Dies kann bereits die gleiche sein, deren Inhalte Sie später Importieren wollen, entscheidend ist nur, dass Sie alle Spalten enthält, die Sie in der Import-Datei auch befüllen.
Sobald Sie die Datei hochgeladen haben, befindet sich neben den Feldern des Azubi-Navigators nun eine Tabelle mit den Spalten der Excel-Datei.
Hier sehen Sie wie die Zuordnung aussieht
Per Drag and Drop ziehen Sie nun die Excel-Spalten zu den entsprechenden Feldern. Wenn Sie Felder nicht befüllen, bleiben diese im System vorerst leer, Sie können diese jederzeit nachpflegen. Ordnen Sie eine Spalte nicht zu, so werden die Informationen aus dieser beim Import ignoriert.
In jedem Fall muss der Personalnummer eine Spalte zugeordnet werden. Dieses Feld dient der klaren Identifizierung und muss daher bei jedem Azubi unterschiedlich sein. Sie können an dieser Stelle auch z.B. die E-Mail-Adresse verwenden.
Diese können Sie dann sowohl als E-Mail-Angabe, als auch für die Personalnummer angeben. Spalten können mehreren Feldern zugeordnet werden, umgekehrt ist dies nicht möglich.
Des Weiteren ist es notwendig, dass Sie für die Berufe in Ihrer Excel-Datei die genauen Bezeichnungen des Systems verwenden, da diese Informationen mit der Datenbank des Azubi-navigators verknüpft sind.
Sobald Sie das Import-Profil fertig angelegt haben, kehren Sie in die Übersicht der Auszubildenden und Studierenden zurück und wählen nun „Azubis/Studierende importieren (Excel)“.
Im Drop-Down Menü wird nun Punkt 2 ausgewählt
Nun gelangen Sie in folgende Übersicht.
Im ersten Schritt wählen Sie nun Ihr soeben angelegtes Profil für den Import aus. In den folgenden drei Zeilen können Sie einen für alle geltenden Standort, eine Sichtbarkeitsgruppe und/oder Beruf festlegen. Dieser wird dann angegeben, falls im Import der gefragte Wert nicht vorhanden ist.
Stellen Sie den Vorgang auf „Nur Testimport“, bis Sie sich sicher sind, dass alle Angaben funktionieren. So stellen Sie sich, dass Sie keine falschen oder durcheinander geratenen Daten in das System einlesen und ersparen sich unnötige Löschungsarbeiten.
Nun laden Sie die Datei mit den Daten hoch, die Sie importieren wollen und klicken ein letztes Mal auf weiter, um sich das Importergebnis anzeigen zu lassen. Meistens treten bei den ersten Versuchen Fehler aus.
Eine Fehlermeldung kann z.B. wie folgt aussehen.
Diese Fehlermeldung bedeutet, dass keine eindeutige Personalnummer angegeben wurde, in der Import-Datei ist also ein Fehler.
Sobald Sie den Fehler in der Excel-Datei behoben haben, wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie folgendes Ergebnisprotokoll erhalten.
Fehlerloses Ergebnisprotokoll
Nun starten Sie den Import ein letztes Mal, nehmen jedoch am Anfang den Haken bei „Nur Testimport“ heraus.
Nun sind all Ihre Auszubildenden und Studierenden bzw. Personalverantwortlichen aus Ihrer Datei im Azubi-Navigator eingepflegt!
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/07/Banner-1.png194625502184https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/11/u-form_logo_cd112020.png5021842020-09-28 14:26:512021-02-10 12:47:29HowTo: Excel-Import (Azubis und Personalverantwortliche)
Im Azubi-Navigator können Sie alle wichtigen Stammdaten Ihrer Auszubildenden einpflegen. Von dem Geburtstag über die Adresse und die Position im Betrieb, alles an einem Ort.
Ab jetzt haben Sie die Möglichkeit diese Felder Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend zu erweitern. Wie das geht, wird in diesem Artikel beschrieben.
Ausgangsszenario
Ihre Azubis bekommen für die Tätigkeit in Ihrem Unternehmen Arbeitskleidung in Form von Schuhen und Overalls zur Verfügung gestellt. In den Daten der Auszubildenden und dualen Studenten möchten Sie daher die entsprechenden Größen festhalten, um Sie zum Beispiel bei Neubestellungen direkt in der Übersicht zu haben.
Zu diesem Zweck nutzen Sie die Funktion der kundenindividuellen Felder des Azubi-Navigators. Diese ist ab der Premium-Version verfügbar.
Vorgehen
Unter dem Menüpunkt “Konfigurationen” finden Sie die Einstellung, die nur von Personalverantwortlichen mit Adminrechten bearbeitet werden können. In der “Darstellung” finden Sie dann den Bearbeitungsbereich für kundenindividuelle Felder.
Bearbeitungsoberfläche für kundenindividuelle Felder
Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenen Feldern, die Sie anlegen können. Wir beginnen in diesem Beispiel mit einer Überschrift und einem anschließenden Zahl- und einem Textfeld.
Indem Sie auf “Neues Feld” klicken erhalten Sie eine Auswahl möglicher FelderBearbeitungsoberfläche für eine Überschrift
Indem Sie eine Überschrift anlegen, trennen Sie die kundenindividuellen Felder deutlich von den bereits angegebenen Daten. In dem markierten Bereich können Sie bestimmen, wer die Informationen sehen und wer sie auch ändern darf.
Jedes Feld benötigt einen eindeutigen Feldnamen, in diesem Beispiel “overall” und “schuhe”. Der Feldname kann nur einmal verwendet und anschließend auch nicht mehr verändert werden. Das Label hingegen, also die Beschriftung, die das Feld am Ende hat, kann beliebig angepasst werden.
Bei jedem Feld, das Sie anlegen können Sie entscheiden, ob es sich um eine Information handelt, die zwingend erforderlich oder optional ist. In diesem Fall zählen die Kleider- und Schuhgröße als Pflichtfeld.
Bei einem Zahlenfeld können Sie einen Minimal- und einen Maximalwert festlegen. Bei einem Textfeld kann an dieser Stelle eine maximale Feldlänge bestimmt werden.
Beide Darstellungsweisen eignen sich in diesem Fall für beide Felder.
Festlegen der Anordnung in den Datensätzen des Azubis
In der ersten Zeile können Sie außerdem bestimmen, ob die zusätzlichen Informationen auf der linken Seite unter den persönlichen Informationen oder auf der rechten Seite im Datensatz des Azubis angezeigt werden soll.
In diesem Beispiel werden die angelegten Felder auf der linken Seite gespeichert.
Ansicht der angelegten Felder im Datensatz des Azubis
In unserem Beispiel wird in den Basisdaten jedes Azubis nun der Block “Arbeitskleidung” angezeigt. Da die Felder als Pflichtfelder markiert sind, kann man nicht speichern, ohne etwas eingetragen zu haben.
Mit diesem Vorgehen können Sie nun beliebig viele Felder ganz nach Ihrer Vorstellung anlegen
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/07/Banner-1.png194625502184https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/11/u-form_logo_cd112020.png5021842020-07-15 14:17:072021-02-10 12:53:33HowTo: Kundenindividuelle Felder im Azubi-Navigator
Unsere Auszubildende Kauffrau im E-Commerce gibt hier einen kurzen Überblick, warum sie gerne mit dem Azubi-Navigator arbeitet und warum dieser gerade in Zeiten von Corona hilfreich ist. Hallo, mein Name ist Sina und ich bin 24 Jahre alt. Ich habe im August 2018 meine Ausbildung bei den u-form Testsystemen zur Kauffrau im E-Commerce begonnen.
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/04/Sina.png220710500424https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/11/u-form_logo_cd112020.png5004242020-04-30 15:45:002021-02-10 13:44:03Erfahrungsbericht über den Azubi-Navigator aus Sicht eines Azubis
Mit dem „Azubi-Navigator“ hat u-form Testsysteme eine ganzheitliche Lösung fürs Ausbildungsmanagement entwickelt. Gemeinsam mit der IT-Beratung mindsquare arbeitet der Ausbildungsspezialist aktuell an einer Schnittstelle für SuccessFactors. Für den Piloten suchen mindsquare und u-form Ausbildungsunternehmen als Projektpartner auf Kundenseite. Wir haben mit Shawn Conley Sweeney (mindsquare) und Cornelius Scheffel (u-form) über die Hintergründe gesprochen.
Warum ist die Digitalisierung von Ausbildungsmanagement aktuell überhaupt ein Thema? Cornelius Scheffel: Digitale Umgebungen sind für die nachfolgenden Generationen natürliche Umgebungen, in die sie hineingewachsen sind. Das prägt die Erwartungshaltung gegenüber Ausbildungsbetrieben. Wenn Unternehmen das in ihrem Ausbildungsmanagement widerspiegeln, machen sie die Ausbildung aus der Sicht der Zielgruppe attraktiver. Noch wichtiger finde ich, dass die Digitalisierung auch im Ausbildungsmanagement wichtige Zeit verschafft, indem sie für einen besseren Überblick sorgt, umständliche und sich überschneidende Arbeitsroutinen vermeidet etc. Diese gewonnene Zeit können Ausbilder nutzen, um sich persönlich und intensiv um die einzelnen Auszubildenden zu kümmern.
Welche konkreten Funktionen bietet der Azubi-Navigator für das digitale Ausbildungsmanagement? Cornelius Scheffel: Ausbilder müssen Azubis Ausbildungsinhalte vermitteln, sie motivieren, rechtzeitig in die passende Abteilung delegieren und mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn es mal brennt. Hinzu kommen das rechtliche Rahmenwerk (IHK-Prüfungskataloge, Rahmenlehrpläne, Ausbildungsordnungen und die Berufsschule) sowie die räumlichen und personellen Kapazitäten, die Ausbildungsverantwortliche im Blick haben müssen. Der Azubi-Navigator besteht aus sechs Hauptelementen, die Ausbildungsverantwortlichen und, wo es sinnvoll ist, auch Azubis zu Verfügung stehen:
1. Zentrale Verwaltung aller Stammdaten 2. Versetzungsplanung 3. Feedback und Beurteilungen 4. Ausbildungs(-rahmen)pläne 5. Zeugnisgenerator 6. E-Learning
Diese Elemente greifen vernetzt ineinander. Wichtig ist uns dabei, dass einmal erfasste Daten nicht mehrfach eingegeben werden müssen. Erfasst ein Azubi zum Beispiel einen Stundenplan für seine Berufsschulklasse, so stehen die Fächer dem Azubi als Nutzer des Tools in den Kategorien „Ausbildungsnachweis“ und „Notenerfassung“ zur Verfügung. Gleichzeitig profitieren die Ausbilder davon, dass sie wissen, wann die Azubis dieser Berufsschulklasse nicht im Unternehmen sind.
Wie sieht das Wettbewerbsumfeld aus? Cornelius Scheffel: Der Azubi-Navigator ist auf dem Markt sicherlich eine der modernsten digitalen Lösungen fürs Ausbildungsmanagement. Zusammen mit dem Ansatz, die Gesamtheit der Themen in der Ausbildung abzubilden und den Azubis in die Lösung integrierte E-Learning-Inhalte zur Prüfungsvorbereitung anzubieten, stellt das ein USP dar.
Warum ist das Thema gerade für Unternehmen interessant, die sich in einer SuccessFactors-Umgebung bewegen? Shawn Conley Sweeney: SuccessFactors selbst bietet zwar ein „Apprentice Management“ im Basismodul an. Die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten sind allerdings extrem eingeschränkt, sodass die meisten Kunden damit nicht arbeiten. Darum haben wir uns entschlossen, nach starken Partnern in dem Bereich zu suchen und sie gemeinsam an SuccessFactors anzubinden. SuccessFactors sieht sich selbst sowieso als Plattform für verschiedenste Lösungen. Genau das wollen wir damit bedienen. Das Unternehmen selbst erhält also eine Cloudlösung inklusive eines Ausbildungsmanagements. Die Systeme sind integriert und er spart sich so die doppelte Dateneingabe.
Was soll die Schnittstelle zwischen SuccessFactors und dem Azubi-Navigator leisten? Shawn Conley Sweeney: Sie wird modular aufgebaut sein. Der Kunde bekommt genau das, was er braucht. Die Module richten sich dabei nach den Funktionen im Azubi-Navigator. Zum Beispiel ist es möglich, neben den Azubi-Stammdaten auch Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) sowie Kostenstellen aus SuccessFactors in den Azubi-Navigator zu importieren und umgekehrt aus dem Azubi-Navigator Ergebnisse von Beurteilungen in SuccessFactors zu übernehmen.
Welche Erfahrungen hat u-form Testsysteme bislang mit SuccessFactors gemacht? Cornelius Scheffel: Wie an unserem Unternehmensnamen unschwer zu erkennen ist, bieten wir verschiedene Online-Tests im Ausbildungskontext. u-form Testsysteme hat in einigen Projekten schon Erfahrungen mit der Kopplung zwischen Online-Testsystemen und SuccessFactors gesammelt. Die Schnittstellen laufen stabil und ließen sich in relativ kurzer Zeit einrichten. Deshalb blicken wir auf das aktuelle Projekt gespannt, aber optimistisch.
Welches Know-how bringt mindsquare bei der Entwicklung der Schnittstelle ein? Shawn Conley Sweeney: Der Markt befindet sich aktuell im Umbruch von SAP HCM zu SuccessFactors. Entsprechend haben wir schon mehrfach uni- oder bidirektionale Integrationen mit SuccessFactors implementiert. Auch Non-SAP Systeme und Drittanbieter haben wir schon angebunden. Technisch ist die Anbindung des Azubi-Navigators kein Neuland für uns.
Wie wollen Sie diese Schnittstelle entwickeln? Cornelius Scheffel: Mit einem gemeinsamen Team von u-form und mindsquare. Zusätzlich in enger Zusammenarbeit mit Projektpartnern auf Kundenseite, die sich aktiv einbringen. Kunden, die mit uns gemeinsam die Schnittstellen konzipieren, haben naturgemäß Einfluss auf deren Gestaltung. Viele Funktionen im Azubi-Navigator sind im Zusammenspiel mit Kunden entstanden. Unserer Erfahrung nach steigt dadurch der praktische Nutzen. Und Kunden, die die Entwicklungsphase begleiten, können sich sicher sein, dass ihre Bedürfnisse abgedeckt sind.
Sie suchen also Projektkunden für die Entwicklung der Schnittstelle. Welche Voraussetzungen müssen sie mitbringen und was dürfen diese Kunden für ihr Engagement erwarten? Shawn Conley Sweeney: Projektkunden sollten schon ein paar Jahre ein SuccessFactors System inklusive Employee Central nutzen und ein bisschen Vorreitermentalität für das Projekt selbst mitbringen. Ihr Nutzen besteht darin, dass sie die Schnittstelle mitgestalten, ihr eigenes Ausbildungsmanagement reflektieren und dadurch verbessern. Während der aktiven Entwicklungsphase macht sich das Engagement für Kunden auch finanziell bemerkbar, denn sie zahlen weniger Lizenzgebühren für den Azubi-Navigator.
Wie läuft so ein Pilotprojekt ab? Mit welchem Aufwand ist kundenseitig zu rechnen? Shawn Conley Sweeney: Zunächst führen wir unter den beteiligten Kunden eine telefonische Umfrage . Im Anschluss wird die erste Architekturversion fertiggestellt und das Konzept gereviewed. Im Anschluss erstellen wir dann die erste Version und geben sie zum Betatest frei. Mit dem dann erhaltenen Feedback entwickeln wir den finalen Piloten. Der Aufwand beschränkt sich auf die Feedbackrunden und Auslieferungstage. Daneben gibt es noch klassische Projektaufwände wie GoLive Begleitung oder Abnahmetests.
Was sollen Kunden tun, die Interesse haben, an der Entwicklung der Schnittstelle mitzuwirken? Shawn Conley Sweeney: Interessenten können sich entweder bei Cornelius Scheffel (0212 26049813, scheffel@testsysteme.de) oder bei mir (0175 2955671, sweeney@mindsquare.de) formlos melden.
Cornelius Scheffel ist geschäftsführender Gesellschafter bei der u-form Testsysteme GmbH & Co. KG. Der Diplom-Informatiker verantwortet alle technischen Themen bei dem Ausbildungsspezialisten und bringt dabei über 30 Jahre Berufserfahrung ein.
Shawn Conley Sweeney arbeitet als Senior HR Consultant bei mindsquare und verantwortet für die IT-Beratung das Thema Ausbildungsmanagement. Der Wirtschaftsinformatiker hat in zahlreichen HR Projekten einen tiefen technischen und fachlichen Einblick in SAP HCM und SuccessFactors gewonnen.
