Im Interview blickt Cornelius Scheffel, Geschäftsführer der u-form Testsysteme, auf ein bewegtes Jahr zurück – und verrät, welche Neuerungen der Azubi-Navigator in Sachen Onboarding, Feedback und Lernen im Jahr 2021 erhalten wird.
Herr Scheffel, ein für uns alle besonderes Jahr geht zu Ende. Eines, in dem das Managen der Ausbildung noch einmal digitaler geworden ist – und Sie mit Ihrem Team den Azubi-Navigator konsequent weiterentwickelt haben. War das Jahr rückblickend Fluch oder Segen?
Für die Weiterentwicklung eines Digitalproduktes wie den Azubi-Navigator war es eher ein Segen. Weil die besonderen Umstände in 2020 bei vielen unserer Kunden den Fokus auf ein Neudenken gelegt haben, auf ein digitales und dezentrales Arbeiten. Dadurch ist natürlich die Rate an Anfragen zum Azubi-Navigator deutlich gestiegen.
Was war besonders wichtig?
Die Homeoffice-Funktion. Azubi und Ausbilder konnten schon vorher erfassen, wann der Azubi im Homeoffice arbeitet. Das wiederum haben wir jetzt für alle sichtbar gemacht, die an der Ausbildung beteiligt sind. So können der Ausbildungsverantwortliche und auch die jeweiligen Abteilungsleiter jederzeit sehen: Ah, dieser oder jener Azubi arbeitet heute von zu Hause aus. Wobei mir hierbei eins wichtig ist: Das beste Tool ersetzt das Reden nicht. Es geht nichts über das persönliche Gespräch.
Apropos: Wie wichtig ist es, immer ein Ohr beim Kunden zu haben?
Das ist das A und O. Wir stehen permanent im Kontakt mit unseren Kunden, hören ihnen genau zu, nehmen ihre Ideen und Anregungen auf. Individuelle Anpassungen für ein Unternehmen können wir je nach Aufwand recht kurzfristig umsetzen. Wenn neue Funktionen gewünscht sind, die für viele Kunden, ganz gleich welcher Branchen, gleichermaßen Sinn machen, dann planen wir das in die Programmierung für den nächsten Release mit ein. Das ist unsere Stärke: Eine einzelne Anforderung aufnehmen und auf dieser Basis eine Lösung für alle entwickeln. Man kann als U-Form-Kunde also großen Einfluss auf die Weiterentwicklung des Azubi-Navigators nehmen.
Welche neuen Funktionen des Azubi-Navigators sind denn für 2021 geplant?
Es gibt drei Kernthemen, an denen wir gerade intensiv arbeiten: das Feedbackwesen, die Planung und das wichtige Onboarding.
Können Sie erklären, was daran so wichtig ist?
Onboarding beschreibt den Zeitraum von der Bewerbung über den Vertragsabschluss mit dem neuen Azubi bis zu seinem Arbeitsbeginn im Unternehmen. Dazwischen können viele Monate liegen. Und in einer Zeit, da die Bewerber oft zwischen mehreren Unternehmen wählen können, ist es umso wichtiger, sie nach dem Bewerbungsverfahren zu binden – damit sie nicht noch kurzfristig abspringen. Das wiederum lässt sich mit dem Azubi-Navigator hervorragend planen. Termine wie der Besuch des Werksarztes (falls nötig), die Anmeldung in der Berufsschule, aber auch ein anstehender Geburtstag, Elternabende oder eine – gerne auch digitale – Vorstellung der neuen Kollegen können Sie während dieser Zeit schon organisieren. Ebenso wie zum Beispiel kurze Workshops, damit der Auszubildende den Arbeitsplatz schon einmal kennenlernt, und so weiter. Man muss ja sehen: Da kommen junge Menschen aus dem gewohnten, behüteten Umfeld der Schule in eine völlig unbekannte neue Berufswelt. Wir haben bereits viele konkrete Ideen, die wir in das System einpflegen werden, um den Azubi schon im Vorfeld ans Unternehmen zu binden.
Womit wir ja schon bei der Planung im Allgemeinen sind.
Es ist sehr wichtig, dass die Planung der gesamten Ausbildung mit dem Azubi-Navigator so konkret und zugleich variabel gestaltet werden kann, wie es nur geht, sodass die Zeitressourcen optimal eingesetzt werden können. Gerade auch in den jeweiligen Abteilungen. Bisher haben wir hier zwei Planungsebenen: Zum einen eher allgemein der Azubi in der Abteilung X. Wann fängt er wo an, wann wechselt er, und so weiter. Und zum anderen der Azubi in der Abteilung X und seine Aufgaben für einen bestimmten Tag. Das können wir beides exakt abbilden. Es gibt aber noch eine Ebene dazwischen, weil einige Unternehmen gerne mit Zielvorgaben arbeiten möchten, sprich: In einer Abteilung X soll der Azubi binnen zwei Wochen das und das Ziel erreicht haben und dies will ich nachprüfen können. Gerade in den Büroberufen ist das sehr gefragt. Und deshalb werden wir hierfür ein weiteres Tool einbauen.
Thema Zielvorgaben: Da geht es ja direkt auch um Feedback.
Ja, wir werden auch die Feedbackfunktionen weiter optimieren. Die Zielvereinbarung und prüfung sind ja bereits vorhanden. Diese Funktionen verweben wir noch enger mit der Planung für den Einsatz in einer bestimmten Abteilung. Sodass schon aus dem Planungstool heraus automatisch Ziele formuliert werden können. Denn diese Planung läuft ja oft zentral, und wenn wir die Ziele direkt transparent machen, können die Ausbilder und Azubiverantwortlichen vor Ort diese aufgreifen, mit den Azubis jeweils darauf hinarbeiten – und natürlich das Feedback darauf abstimmen.
Zum Thema Feedback gehört ja immer auch das Berichtsheft. Gibt es auch hier weitere Neuerungen?
Ja, künftig kann man – ähnlich wie bei einer „Änderungen nachverfolgen“-Funktion in Word als Ausbilder direkt im Berichtsheft Kommentare einfügen und es zur erneuten Bearbeitung zurückschicken, wenn nötig. Wichtig ist natürlich: Der Ausbilder soll hier nicht selber korrigieren, sondern Hinweise geben.
Irgendwann steht bei jedem Azubi die Prüfung an – und damit das Lernen. Wird der Azubi-Navigator hierfür auch weiterentwickelt?
Ja, und da haben wir uns eine große Aufgabe gesetzt. Ausbilder können ja bereits heute nach Themen clustern und eigene Lernpfade zusammensetzen. Das setzt natürlich eine genaue Kenntnis der Inhalte voraus. Wir wollen dieses Clustern mit einer neuen Suchfunktion vereinfachen: Wir integrieren eine Schlagwortsuche. Das ist sehr aufwendig, wir arbeiten hier eng mit unserem Lektorat zusammen. Wichtig ist, dass wir sowohl offizielle Begrifflichkeiten als auch umgangssprachliche integrieren. Ich sehe das momentan eher langfristig, weil wir natürlich mit einer hohen Anzahl an Schlagworten starten wollen, die dann dauerhaft ergänzt werden kann.
Nehmen Sie die Azubis sofort nach Vertragsunterzeichnung in Ihre Kommunikation auf. Ob Mitarbeiterzeitung oder Firmen-Newsletter: Schicken Sie Informationen und Neuigkeiten auch schon vor dem ersten Tag an die neuen Auszubildenden.
Informieren Sie Ihre Neuzugänge transparent und umfassend über alles rund um das Thema Ausbildung. Eine (digitale) Willkommensmappe mit allen relevanten Informationen zur Ausbildung, dem ersten Ausbildungstag, Fotos und die Vorstellung der künftigen Kolleginnen und Kollegen, Azubis und Ausbilder, erleichtert das Ankommen. Teilen Sie den Jugendlichen die wichtigsten Ansprechpartner im Betrieb und in der Berufsschule mit.
Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Firmenjubiläum. Meist liegen viele Monate zwischen Zusage und Arbeitsbeginn. Laden Sie die künftigen Azubis (eventuell mit ihren Eltern) zu Feierlichkeiten ein. So können sie in einem lockeren Rahmen schon vorab die neuen Kolleginnen und Kollegen kennenlernen. Denken Sie auch an Geburtstage oder zu Weihnachten an einen kleinen Gruß. Das zeigt Ihre Wertschätzung.
Vor dem Ausbildungsbeginn steht in vielen Fällen der Schulabschluss an – verbunden mit vielen Prüfungen. Wurden im Bewerbungsgespräch eventuell Fächer genannt, die größere Hürden darstellen? Beginnen Sie schon vor der Ausbildung mit individueller Förderung wie beispielsweise der Sprachförderung und greifen Sie Ihren Azubis unter die Arme, damit sowohl der Abschluss als auch der Start bei Ihnen reibungslos gelingt.
Haben Sie immer ein offenes Ohr und bieten Sie den Jugendlichen Unterstützung bei allen Fragen an. Oftmals hatte der Nachwuchs im Vorfeld noch wenig Berührungspunkte zu organisatorischen Dingen wie der Krankenkasse, Versicherungen oder der Wohnungssuche. Bieten Sie hier aktiv Ihre Hilfe an.
