Im Azubi-Navigator können Sie alle wichtigen Stammdaten Ihrer Auszubildenden einpflegen. Von dem Geburtstag über die Adresse und die Position im Betrieb, alles an einem Ort.
Ab jetzt haben Sie die Möglichkeit diese Felder Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend zu erweitern. Wie das geht, wird in diesem Artikel beschrieben.
Ausgangsszenario
Ihre Azubis bekommen für die Tätigkeit in Ihrem Unternehmen Arbeitskleidung in Form von Schuhen und Overalls zur Verfügung gestellt. In den Daten der Auszubildenden und dualen Studenten möchten Sie daher die entsprechenden Größen festhalten, um Sie zum Beispiel bei Neubestellungen direkt in der Übersicht zu haben.
Zu diesem Zweck nutzen Sie die Funktion der kundenindividuellen Felder des Azubi-Navigators. Diese ist ab der Premium-Version verfügbar.
Vorgehen
Unter dem Menüpunkt “Konfigurationen” finden Sie die Einstellung, die nur von Personalverantwortlichen mit Adminrechten bearbeitet werden können. In der “Darstellung” finden Sie dann den Bearbeitungsbereich für kundenindividuelle Felder.
Bearbeitungsoberfläche für kundenindividuelle Felder
Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenen Feldern, die Sie anlegen können. Wir beginnen in diesem Beispiel mit einer Überschrift und einem anschließenden Zahl- und einem Textfeld.
Indem Sie auf “Neues Feld” klicken erhalten Sie eine Auswahl möglicher FelderBearbeitungsoberfläche für eine Überschrift
Indem Sie eine Überschrift anlegen, trennen Sie die kundenindividuellen Felder deutlich von den bereits angegebenen Daten. In dem markierten Bereich können Sie bestimmen, wer die Informationen sehen und wer sie auch ändern darf.
Jedes Feld benötigt einen eindeutigen Feldnamen, in diesem Beispiel “overall” und “schuhe”. Der Feldname kann nur einmal verwendet und anschließend auch nicht mehr verändert werden. Das Label hingegen, also die Beschriftung, die das Feld am Ende hat, kann beliebig angepasst werden.
Bei jedem Feld, das Sie anlegen können Sie entscheiden, ob es sich um eine Information handelt, die zwingend erforderlich oder optional ist. In diesem Fall zählen die Kleider- und Schuhgröße als Pflichtfeld.
Bei einem Zahlenfeld können Sie einen Minimal- und einen Maximalwert festlegen. Bei einem Textfeld kann an dieser Stelle eine maximale Feldlänge bestimmt werden.
Beide Darstellungsweisen eignen sich in diesem Fall für beide Felder.
Festlegen der Anordnung in den Datensätzen des Azubis
In der ersten Zeile können Sie außerdem bestimmen, ob die zusätzlichen Informationen auf der linken Seite unter den persönlichen Informationen oder auf der rechten Seite im Datensatz des Azubis angezeigt werden soll.
In diesem Beispiel werden die angelegten Felder auf der linken Seite gespeichert.
Ansicht der angelegten Felder im Datensatz des Azubis
In unserem Beispiel wird in den Basisdaten jedes Azubis nun der Block “Arbeitskleidung” angezeigt. Da die Felder als Pflichtfelder markiert sind, kann man nicht speichern, ohne etwas eingetragen zu haben.
Mit diesem Vorgehen können Sie nun beliebig viele Felder ganz nach Ihrer Vorstellung anlegen
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/07/Banner-1.png194625502184https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2014/01/logo_uforme.png5021842020-07-15 14:17:072020-07-20 08:10:08HowTo: Kundenindividuelle Felder im Azubi-Navigator
In den letzten Wochen mussten wir uns von manch lieb gewonnenem Ritual verabschieden. Wie dem gemeinsamen Feierabendbier, dem samstäglichen Fußball oder dem Azubi-Welcome Event.
Rituale geben unserem Alltag eine Struktur und vermitteln das Gefühl von Sicherheit. Das passt perfekt zum Thema Feedback. Nur, dass das mit der Struktur in Bezug aufs Feedback bei vielen Unternehmen noch nicht so etabliert ist. Und da passiert es dann leicht, dass das Feedbackgespräch dem alltäglichen Stress geopfert wird.
Dabei kann Feedback einholen und Feedback geben so einfach sein. Zum Beispiel mit den automatisierten Prozessen im Azubi-Navigator. Mit wenigen Klicks stellen Sie Ihren individuellen Feedbackbogen zusammen oder greifen einfach auf unsere Vorlagen zurück. Im nächsten Schritt legen Sie fest, wer wann wem Feedback geben soll. Ob 90 Grad Feedback (Ausbilder an Azubi) oder 180 Grad (Ausbilder an Azubi / Azubi an Ausbilder), der Azubi-Navigator bildet beide Arten von Feedback ab.
Ab jetzt erinnert Sie das System automatisch daran, dass wieder ein Feedback fällig ist. Und anhand der Prozessübersicht sehen Sie, was noch zu tun ist. Auch der Azubis wird in seiner Ansicht an das fällige Feedback erinnert. Und für Entwicklungsgespräche können Sie sich vergangene Feedbacks anzeigen lassen und so eine Entwicklung erkennen.
In Corona Zeiten haben wir für Sie über Nacht ein Stimmungsbarometer mit dem Feedback Tool erstellt, mit dem Sie schnell die aktuelle Stimmung Ihrer Azubis erfassen können, wenn diese nicht vor Ort sind.
Wie einfach automatisiertes Feedback geht, haben wir in den nachfolgenden Screencasts und einem ausführlichenBlog-Beitragfür Sie zusammengefasst:
So nutzen Ausbilder den Feedback-Bogen „Stimmungsbarometer“.
So wird die Feedback-Anfrage in der Azubiansicht angezeigt & bearbeitet.
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/07/banner_feedback.jpg194625500424https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2014/01/logo_uforme.png5004242020-06-29 08:56:002020-07-15 14:40:23Machen Sie aus Ihrem Feedback doch einfach ein Ritual
Die Outdoor-Experten von Globetrotter nutzen seit dem Frühjahr 2020 das digitale Ausbildungsmanagement-System von U-Form – den Azubi-Navigator. Deutschlandweit 17 Stores. Mit insgesamt 41 Auszubildenden. Für…
Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Azubi-Navigator Tagebuchs. Wobei: Es sind schon ein paar Tage vergangen seit dem letzten Blog-Beitrag zu den Neuerungen im Azubi-Navigator. Seitdem hat sich einiges getan. Schauen wir es uns einmal für die einzelnen Themenkomplexe an:
Erweiterungen in der Versetzungsplanung
Die Änderungen in der Versetzungsplanung fallen nicht direkt auf. Teilweise haben wir hier in die dahinter liegende Technologie investiert. So konnten wir erhebliche Performancesteigerungen erreichen. Dies macht sich besonders im Umgang mit Filtern bemerkbar, da Änderungen nur noch für die sichtbaren Datensätze verteilt werden.
Nach außen für die Anwender sichtbar sind drei Änderungen. Die Einfachste: Durch einen Klick auf die Überschrift “AJ” = Ausbildungsjahr bei den Personen, werden diese nach Ausbildungsjahr sortiert.
Klick auf das Ausbildungsjahr sortiert auf-/absteigend
Für die praktische Anwendung mindestens ebenso sinnvoll sind die neuen Filter beim Veröffentlichen von Plänen. Der Planer kann im Rahmen der Veröffentlichung die Planungen auf Gruppen, Berufe und Ausbildungsjahre begrenzen. Und es kann eine Veröffentlichungsgrenze angegeben werden.
Bei der Planung ist es gängige Praxis, alle Informationen im Plan zu berücksichtigen, sobald diese vorliegen. Als fixiert gilt aber nur ein bestimmter Horizont (z.B. 2 Monate). Dies erreicht man, in dem man im Feld “Endedatum” den Grenztermin setzt, bis zu dem der Plan fixiert sein soll.
Filter und Zeitgrenze bei der Veröffentlichung
Planung in Verbindung mit Ausbildungsplänen
Ein großes Thema für die Planerinnen und Planer ist die Planung in Verbindung mit den Ausbildungsplänen.
Hier haben wir einige Hilfsmittel erstellt, die eine bessere Übersicht bei der Planung erlauben. Zuerst einmal eine – hilfreiche – Kleinigkeit: In den Ausbildungsprofilen lassen sich direkt die möglichen Abteilungen erfassen. Dadurch kann man die Pläne schneller erstellen, denn ein Sprung in die Stammdaten der Abteilungen ist nicht mehr notwendig. Möglich bleibt dies jedoch immer noch.
Zuordnung von Abteilungen/Einsatzorte im Ausbildungsprofil
Neu ist diese Zuordnung nicht, aber durch die vereinfachte Bearbeitungsmethode lässt sie sich leichter nutzen.
Für die Planerinnen und Planer gibt es eine neue Analyseansicht, um zu ermittlen, welche Ausbildungsthemen noch nicht vermittelt wurden und welche Abteilungen dies können. Dabei stellt der Dialog dar, welche Abteilungen gemäß Ausbildungsplan schon eingeteilt sind und welche noch nicht. Ebenso wann der nächste freie Block zur Verfügung steht und welche Themen vermittelt werden sollen. Aufgerufen wird die Analyse, wenn eine Person selektiert wurde, über den Button “Analyse nach Ausbildungsplan”.
Analyse eines Ausbildungsplans im Rahmen der Einplanung
Sind für eine Abteilung alle zugeordneten Themen komplett vermittelt, wird die Abteilung mit einem grünen Icon dargestellt. Wieviele der Inhalte vermittelt werden sollen, kann direkt bei der Einplanung über die neuen Schieberegler definiert werden.
Tipp: Statt im Plan einzelne Tage zu definieren, kann man die Planzeit (Tage) auch immer auf 100 setzen. Damit entspricht der Schieberegler dann einer Prozentangabe. Die Aussage lautet dann zum Bespiel: Das Thema xy wird in diesem Block zu 50% vermittelt.
Einplanung von Themen. “Alles zuteilen” setzt alle Themen auf zugeordnet
Erweiterung der Planungsdarstellung für Ausbildungsbeauftragte und Azubis
In der Ansicht des Infoportals für Ausbildungsbeauftragte gibt es nun neben der tabellarischen Darstellung auch eine Gantt-Darstellung der Einplanung. Natürlich ist diese, wie auch die tabellarische Darstellung, auf die Planungssätze beschränkt, die sie oder ihn betreffen. Die Zuordnung ist in den Abteilungen definiert. Wer dort als Ansprechpartner hinzugefügt wurde, bekommt die Einplanungen in seiner/ihrer Übersicht angezeigt.
Gantt-Diagramm auch für Ausbildungsbeauftragte
Für Azubis wäre die Gantt-Darstellung zu wenig aussagekräftig, da eine Person (normalerweise) zeitgleich immer nur an einem Ort sein kann. Deshalb haben wir uns hier für eine Kalenderdarstellung entschieden.
Kalenderansicht für Azubis
Erweiterungen in der Azubi-Ansicht
Neben dem Planungskalender gibt es noch ein paar weitere kleinere Änderungen in der Azubi-Ansicht. Hier eine kurze Übersicht:
Azubis können nun Urlaube und sonstige Abwesenheiten selbst eintragen. Dazu benötigt der Azubi das Recht Urlaub/Abwesenheiten selbst pflegen.
Erfasste Noten können auch geändert werden. Löschen und neu erfassen ist damit nicht mehr notwendig. Dies gilt nach wie vor nur für Noten, die der Azubi selbst erfasst hat.
Bevor ein Azubi erstmals seinen/ihren Azubi-Account nutzt, muss die Kenntnisnahme der Datenschutzbestimmungen dokumentiert werden. Ein Link hierzu kann in die Begrüßungsmail der Azubis eingebaut werden. Gleiches gilt für Ausbildungsbeauftragte.
Azubis kann eine Stammabteilung zugeordnet werden. Gedacht ist dies dafür, dass bei fehlender Einplanung ein Rückfall auf die Stammabteilung möglich ist.
Berichtshefte
Für die Berichtshefte haben wir nun einen Berichtshefteditor erstellt. Dieser erlaubt Vorlagen für die Berichtshefte zu erstellen und die Texte auf den Vorlagen anzupassen. Die Berichtshefte sind in Blöcken organisiert. Vorlagen für die Blöcke kann man per Maus auswählen. Hier ein Beispiel für die Auswahl eines Unterschriftenblocks:
Auswahl eines Unterschriftenblocks. Dieser wird in den blau umrandeten Bereich eingefügt
Eingefügte Blöcke kann man textuell und visuell bearbeiten. Zusätzlich stehen Platzhalter für “aktuelles Datum” oder “Name des Auszubildenden” etc. zur Verfügung
Änderung der Überschrift für den Block für betriebliche Tätigkeiten
Gleichzeitig bieten wir verschiedene Typen für das Berichtsheftdesign an. Aktuell sind verfügbar:
Wöchentlich mit einem Feld pro Woche (Neu: Monoblock)
Wöchentlich mit einem Feld pro Wochentag
Monatlich mit einem Feld pro Woche
Monatlich mit einem Feld pro Monat (Neu: Monoblock)
Als Monoblöcke verstehen wir hier freie Eingabefelder für einen ganzen Zeitbereich. Diese Gestaltungsart ist neu im Azubi-Navigator.
Bestehende Berichtshefte lassen sich innerhalb desselben Typs in eine neue Vorlage konvertieren. Das heißt, den bisherigen Wochenberichtshefte mit einem Feld pro Wochentag kann eine Vorlage zugewiesen werden. Dadurch ändert sich das Aussehen bestehender Berichtshefte, aber nicht der Inhalt.
Berichtshefte lassen sich über die neue Exportfunktion sowohl als Sammel-PDF als auch als ZIP-Datei mit Einzel-PDFs exportieren. Leider besteht hier zwischen den einzelnen IHKs noch kein einheitliches Vorgehen. Sprechen Sie am Besten vor der Prüfung Ihre örtliche IHK in Bezug auf das erwartete Format an. Es gibt in der IHK-Landschaft bereits ein Projekt, das Format der Übergabe zu vereinheitlichen.
Wahl des Exportformates beim Export von Ausbildungsnachweisen
Feedback und Workflows
Durchgeführte Feedbacks lassen sich als PDF-Datei herunterladen oder ausdrucken. Hier ein Beispiel des für alle Kunden (ab der Plus-Version) bereitsgestellten Stimmungsbarometers. Dieses gibt es auf Wunsch in zwei Fassungen: Als Feedback für Vor-Ort-Azubis oder Azubis im Homeoffice.
Beispiel-PDF aus dem Corona-Stimmungsbarometer
Neu hinzu gekommen ist ein Beurteilungsblock, der dem IHK-Schema ähnelt. Das heißt, dass es eine Sechserskala (ähnlich Noten) gibt. Sie ist in drei Blöcke unterteilt, die jeweils eine untere (= schlechter) und obere (= besser) Ausprägung haben. Da ein Bild mehr sagt als tausend Worte, hier die Ansicht dieses Blocktyps:
Auszug aus dem neuen Feedbackblocktyp “Sechser-Skala mit Blockung”
Neue Blocktypen sind auch die Zieldefinitionen und Zielvereinbarungen. Diese dienen der Definition von Zielen zu Beginn eines Ausbildungsblocks und der Verifikation zu einem (oder mehreren) späteren Zeitpunkt(-en).
Defintion von Zielen für einen neuen Ausbildungsabschnitt
Wer erstmal einen Überblick über die Feedbacks im Azubi-Navigator haben möchte, kann hier mehr lesen.
Neues rund ums E-Learning
Auch rund um das Thema E-Learning hat sich einiges getan. Wer unsere Azubi-Challenge mitgemacht hat, hat es schon gesehen: Das neue Layout für Prüfungstrainings.
Damit einher geht auch, dass die Prüfungstrainings eine Vorschau-Funktion für Ausbilder bekommen haben. Wenn Sie einmal unsere Lerninhalte kennenlernen wollen: Gehen Sie im Azubi-Navigator im Menü in das Lerncenter | Prüfungstraining und wählen Sie das Training Ihrer Wahl aus. Über den gelben Button gelangen Sie zu dem Modulen. Wählen Sie ein Modul aus und Sie gelangen in die Vorschau des gewählten Moduls:
Vorschau eines Prüfungstrainings
In der Vorschaufunktion kann man zwar die Aufgaben nicht bearbeiten und die Lösungen sind auch nur angedeutet, aber für einen Überblick über das, was die Azubis sehen, wenn sie mit den Trainings lernen, sollte es reichen.
Apropros Trainings: Da die Zwischenprüfung auf Grund von Corona dieses Jahr ausgefallen ist, bieten wir für alle, die sich trotzdem ein Bild vom Leistungsstand ihrer Azubis machen wollen, die Checks zur Zwischenprüfung an. Sie sind nur einmalig und nur im Prüfungsmodus von den Azubis durchführbar. Die Inhalte sind einer Zwischenprüfung nachempfunden und müssen auf Zeit bearbeitet werden.
Details hierzu finden Sie in unserem Shop oder direkt im Azubi-Navigator E-Learning-Shop. Auch für die Checks zur Zwischenprüfung gibt es eine Vorschaufunktion für Sie.
Derzeit sind wir dabei, all unsere Prüfungstrainings auf das neue Layout umzustellen.
Für die Azubis ergibt sich dadurch auch ein erweitertes Motivationsprogramm. Wir haben das Motivationssystem überarbeitet. Azubis erhalten nun schon während des Lernens motivierende Meldungen, wenn sie bestimmte Ziele erreicht haben.
Für Ausbilder gibt es nun auch die Möglichkeit, den Lernfortschritt und das Lernverhalten pro Gruppe zu exportieren. Klicken Sie in der Gruppenansicht auf den Export-Button und erhalten Sie eine Exceldatei.
Wiederkehrende Tätigkeiten lassen sich im Azubi-Navigator durch einen Workflow automatisieren.
Dieser Artikel beschreibt am Beispiel von Feedbacks im Rahmen eines Abteilungsaufenthaltes, wie die Regeln und Workflows funktionieren.
Ausgangsszenario für den Workflow
In unserem Beispiel werden Azubis über die Versetzungsplanung in Abteilungen eingeplant. Ist ein Aufenthalt für mehr als 30 Tage vorgesehen, soll der Ausbildungsbeauftragte zu Beginn des Aufenthaltes mit dem Azubi ein Zielgespräch führen. Am Ende der Planperiode steht das Feedbackgespräch an. In diesem werden die Ziele wieder aufgegriffen und gemeinsam ein Erfüllungsgrad festgestellt.
Die Zielsetzung ist, diesen Ablauf über Regeln und Workflows zu automatisieren. Denn Computer können Verantwortliche in solchen Situationen gut unterstützen. Wer das Feedback-System im Azubi-Navigator noch nicht kennt, findet hier einen Artikel, wie die Feedbacks funktionieren.
Das Feedbackmodul und die Workflows stehen Kunden ab der Plus-Version zur Verfügung.
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/04/banner_feedback.jpg220710Cornelius Scheffelhttps://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2014/01/logo_uforme.pngCornelius Scheffel2020-05-24 18:25:072020-07-15 11:46:00HowTo: Workflow und Regeln im Azubi-Navigator
Unsere Auszubildende Kauffrau im E-Commerce gibt hier einen kurzen Überblick, warum sie gerne mit dem Azubi-Navigator arbeitet und warum dieser gerade in Zeiten von Corona hilfreich ist.
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/04/Sina.png220710500424https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2014/01/logo_uforme.png5004242020-04-30 15:45:002020-07-03 13:54:42Erfahrungsbericht über den Azubi-Navigator aus Sicht eines Azubis
Können Sie sich noch daran erinnern, wie es sich anfühlt, neu in eine Abteilung oder ein Unternehmen zu kommen? In vielen Fällen fühlt sich das erst mal fremd und doof an. Worüber reden mit den neuen Kollegen, was erzählen und was nicht?
Dann steht da diese Tasse mit Logo des Lieblingsfußballvereins auf dem Schreibtisch oder ein Hobby-Foto hängt an der Wand. Und plötzlich weiß man, worüber man reden kann. Über Fußball zum Beispiel oder Karneval.
Die Azubis, die neu in eine Fachabteilung kommen, haben kein Foto an der Wand und auch selten ihre Tasse dabei. Damit Sie trotzdem sofort einen Anknüpfungspunkt für ein Gespräch haben, gibt es die Azubi- und Ausbildersteckbriefe im Azubi-Navigator.
Der Azubi entscheidet, was er von sich erzählen oder preisgeben möchte und was nicht. Er pflegt seinen Steckbrief und kann diesen jederzeit anpassen. Ausbildungsbeauftragte bekommen so schnell und einfach ein Gefühl dafür, wer da als nächstes in ihre Abteilung kommt.
Die Azubi- und Ausbildersteckbriefe sind ab der Plus-Version im Azubi-Navigator verfügbar. Die Basis-Version des Azubi-Navigators können Sie für bis zu 10 Azubis kostenlos testen.
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2020/02/banner_steckbriefe_azubi-navigator.png194625500424https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2014/01/logo_uforme.png5004242020-02-27 11:48:002020-07-07 15:21:22Wissen wer kommt: Azubi- & Ausbildersteckbriefe im Azubi-Navigator
Mit dem „Azubi-Navigator“ hat u-form Testsysteme eine ganzheitliche Lösung fürs Ausbildungsmanagement entwickelt. Gemeinsam mit der IT-Beratung mindsquare arbeitet der Ausbildungsspezialist aktuell an einer Schnittstelle für SuccessFactors. Für den Piloten suchen mindsquare und u-form Ausbildungsunternehmen als Projektpartner auf Kundenseite. Wir haben mit Shawn Conley Sweeney (mindsquare) und Cornelius Scheffel (u-form) über die Hintergründe gesprochen.
Warum ist die Digitalisierung von Ausbildungsmanagement aktuell überhaupt ein Thema? Cornelius Scheffel: Digitale Umgebungen sind für die nachfolgenden Generationen natürliche Umgebungen, in die sie hineingewachsen sind. Das prägt die Erwartungshaltung gegenüber Ausbildungsbetrieben. Wenn Unternehmen das in ihrem Ausbildungsmanagement widerspiegeln, machen sie die Ausbildung aus der Sicht der Zielgruppe attraktiver. Noch wichtiger finde ich, dass die Digitalisierung auch im Ausbildungsmanagement wichtige Zeit verschafft, indem sie für einen besseren Überblick sorgt, umständliche und sich überschneidende Arbeitsroutinen vermeidet etc. Diese gewonnene Zeit können Ausbilder nutzen, um sich persönlich und intensiv um die einzelnen Auszubildenden zu kümmern.
Welche konkreten Funktionen bietet der Azubi-Navigator für das digitale Ausbildungsmanagement? Cornelius Scheffel: Ausbilder müssen Azubis Ausbildungsinhalte vermitteln, sie motivieren, rechtzeitig in die passende Abteilung delegieren und mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn es mal brennt. Hinzu kommen das rechtliche Rahmenwerk (IHK-Prüfungskataloge, Rahmenlehrpläne, Ausbildungsordnungen und die Berufsschule) sowie die räumlichen und personellen Kapazitäten, die Ausbildungsverantwortliche im Blick haben müssen. Der Azubi-Navigator besteht aus sechs Hauptelementen, die Ausbildungsverantwortlichen und, wo es sinnvoll ist, auch Azubis zu Verfügung stehen:
1. Zentrale Verwaltung aller Stammdaten 2. Versetzungsplanung 3. Feedback und Beurteilungen 4. Ausbildungs(-rahmen)pläne 5. Zeugnisgenerator 6. E-Learning
Diese Elemente greifen vernetzt ineinander. Wichtig ist uns dabei, dass einmal erfasste Daten nicht mehrfach eingegeben werden müssen. Erfasst ein Azubi zum Beispiel einen Stundenplan für seine Berufsschulklasse, so stehen die Fächer dem Azubi als Nutzer des Tools in den Kategorien „Ausbildungsnachweis“ und „Notenerfassung“ zur Verfügung. Gleichzeitig profitieren die Ausbilder davon, dass sie wissen, wann die Azubis dieser Berufsschulklasse nicht im Unternehmen sind.
Wie sieht das Wettbewerbsumfeld aus? Cornelius Scheffel: Der Azubi-Navigator ist auf dem Markt sicherlich eine der modernsten digitalen Lösungen fürs Ausbildungsmanagement. Zusammen mit dem Ansatz, die Gesamtheit der Themen in der Ausbildung abzubilden und den Azubis in die Lösung integrierte E-Learning-Inhalte zur Prüfungsvorbereitung anzubieten, stellt das ein USP dar.
Warum ist das Thema gerade für Unternehmen interessant, die sich in einer SuccessFactors-Umgebung bewegen? Shawn Conley Sweeney: SuccessFactors selbst bietet zwar ein „Apprentice Management“ im Basismodul an. Die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten sind allerdings extrem eingeschränkt, sodass die meisten Kunden damit nicht arbeiten. Darum haben wir uns entschlossen, nach starken Partnern in dem Bereich zu suchen und sie gemeinsam an SuccessFactors anzubinden. SuccessFactors sieht sich selbst sowieso als Plattform für verschiedenste Lösungen. Genau das wollen wir damit bedienen. Das Unternehmen selbst erhält also eine Cloudlösung inklusive eines Ausbildungsmanagements. Die Systeme sind integriert und er spart sich so die doppelte Dateneingabe.
Was soll die Schnittstelle zwischen SuccessFactors und dem Azubi-Navigator leisten? Shawn Conley Sweeney: Sie wird modular aufgebaut sein. Der Kunde bekommt genau das, was er braucht. Die Module richten sich dabei nach den Funktionen im Azubi-Navigator. Zum Beispiel ist es möglich, neben den Azubi-Stammdaten auch Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) sowie Kostenstellen aus SuccessFactors in den Azubi-Navigator zu importieren und umgekehrt aus dem Azubi-Navigator Ergebnisse von Beurteilungen in SuccessFactors zu übernehmen.
Welche Erfahrungen hat u-form Testsysteme bislang mit SuccessFactors gemacht? Cornelius Scheffel: Wie an unserem Unternehmensnamen unschwer zu erkennen ist, bieten wir verschiedene Online-Tests im Ausbildungskontext. u-form Testsysteme hat in einigen Projekten schon Erfahrungen mit der Kopplung zwischen Online-Testsystemen und SuccessFactors gesammelt. Die Schnittstellen laufen stabil und ließen sich in relativ kurzer Zeit einrichten. Deshalb blicken wir auf das aktuelle Projekt gespannt, aber optimistisch.
Welches Know-how bringt mindsquare bei der Entwicklung der Schnittstelle ein? Shawn Conley Sweeney: Der Markt befindet sich aktuell im Umbruch von SAP HCM zu SuccessFactors. Entsprechend haben wir schon mehrfach uni- oder bidirektionale Integrationen mit SuccessFactors implementiert. Auch Non-SAP Systeme und Drittanbieter haben wir schon angebunden. Technisch ist die Anbindung des Azubi-Navigators kein Neuland für uns.
Wie wollen Sie diese Schnittstelle entwickeln? Cornelius Scheffel: Mit einem gemeinsamen Team von u-form und mindsquare. Zusätzlich in enger Zusammenarbeit mit Projektpartnern auf Kundenseite, die sich aktiv einbringen. Kunden, die mit uns gemeinsam die Schnittstellen konzipieren, haben naturgemäß Einfluss auf deren Gestaltung. Viele Funktionen im Azubi-Navigator sind im Zusammenspiel mit Kunden entstanden. Unserer Erfahrung nach steigt dadurch der praktische Nutzen. Und Kunden, die die Entwicklungsphase begleiten, können sich sicher sein, dass ihre Bedürfnisse abgedeckt sind.
Sie suchen also Projektkunden für die Entwicklung der Schnittstelle. Welche Voraussetzungen müssen sie mitbringen und was dürfen diese Kunden für ihr Engagement erwarten? Shawn Conley Sweeney: Projektkunden sollten schon ein paar Jahre ein SuccessFactors System inklusive Employee Central nutzen und ein bisschen Vorreitermentalität für das Projekt selbst mitbringen. Ihr Nutzen besteht darin, dass sie die Schnittstelle mitgestalten, ihr eigenes Ausbildungsmanagement reflektieren und dadurch verbessern. Während der aktiven Entwicklungsphase macht sich das Engagement für Kunden auch finanziell bemerkbar, denn sie zahlen weniger Lizenzgebühren für den Azubi-Navigator.
Wie läuft so ein Pilotprojekt ab? Mit welchem Aufwand ist kundenseitig zu rechnen? Shawn Conley Sweeney: Zunächst führen wir unter den beteiligten Kunden eine telefonische Umfrage . Im Anschluss wird die erste Architekturversion fertiggestellt und das Konzept gereviewed. Im Anschluss erstellen wir dann die erste Version und geben sie zum Betatest frei. Mit dem dann erhaltenen Feedback entwickeln wir den finalen Piloten. Der Aufwand beschränkt sich auf die Feedbackrunden und Auslieferungstage. Daneben gibt es noch klassische Projektaufwände wie GoLive Begleitung oder Abnahmetests.
Was sollen Kunden tun, die Interesse haben, an der Entwicklung der Schnittstelle mitzuwirken? Shawn Conley Sweeney: Interessenten können sich entweder bei Cornelius Scheffel (0212 26049813, scheffel@testsysteme.de) oder bei mir (0175 2955671, sweeney@mindsquare.de) formlos melden.
Cornelius Scheffel ist geschäftsführender Gesellschafter bei der u-form Testsysteme GmbH & Co. KG. Der Diplom-Informatiker verantwortet alle technischen Themen bei dem Ausbildungsspezialisten und bringt dabei über 30 Jahre Berufserfahrung ein.
Shawn Conley Sweeney arbeitet als Senior HR Consultant bei mindsquare und verantwortet für die IT-Beratung das Thema Ausbildungsmanagement. Der Wirtschaftsinformatiker hat in zahlreichen HR Projekten einen tiefen technischen und fachlichen Einblick in SAP HCM und SuccessFactors gewonnen.
Innovative und technologisch herausragende Produkte herzustellen ist der Anspruch des Offiziellen Technischen Servicepartners der Paralympics 2020. Um auch dem Anspruch effizienter, digitalisierter Prozesse und moderner Personalarbeit gerecht zu werden, hat Ottobock den Azubi-Navigator eingeführt. Ausbildungsleiterin Stefanie Senhen spricht mit uns in diesem Interview über Herausforderungen und Erfahrungen.
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2019/10/BANNER-Interview-Senhen.png220710Christiane Eberhardthttps://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2014/01/logo_uforme.pngChristiane Eberhardt2019-10-17 10:37:252020-05-25 15:39:58Effiziente, digitale Prozesse für moderne Personalarbeit
Ohne Fehler gibt es keinen Fortschritt. Auch deshalb ist eine gute Feedback-Kultur gut für die Auszubildenden und für das Unternehmen. Das Feedback-Modul in der Azubi-Navigator Plus- und Premiumversion bietet Feedbackvorlagen und Feedbackbögen. Wie dies alles funktioniert, beschreibt dieser Artikel.
Feedbackvorlagen bilden die Grundlage
Die Grundlage für die Nutzung des Feedbacksystems bilden die Feedbackvorlagen. Sie sind wie eine Blaupause zu verstehen. Zu finden sind sie unter Auszubildende | Feedbackvorlage.
Wer neu mit dem Feedbacksystem anfängt, findet dort bereits zwei Vorlagen: Standard-Feedbackbogen kurz” und “-lang”. Beide Bögen bilden typische Dimensionen eines Feedbackbogens ab und sind sofort einsatzbereit. Alternativ können diese Inhalte als Kopiervorlage für eigene Feedbackvorlagen dienen. Dazu gibt es in der Detailansicht oben den “Kopieren”-Button.
Wer möchte, kann ebenso die eigenen Vorlagen beginnend mit einer leeren Vorlage selbst erfassen.
Die Vorlagen
Wenn Sie eine neue Vorlage anlegen, können Sie den Namen, Kurznamen und eine Beschreibung der Vorlage definieren. Wichtig für den Ablauf beim späteren Einsatz sind die beiden Felder “Auszufüllen durch” und “Auszubildende/-r darf Feedback nach Abschluss sehen”. Letzeres ist selbsterklärend, wohingegen “Auszufüllen durch” die verschiedenen Ablaufszenarien definiert. Derzeit sind folgende Optionen wählbar:
Ausbilder oder gemeinsam: Feedback wird durch den Ausbilder mit oder ohne Azubi gegeben. Gemeinsam könnte dies zum Beispiel in einem Gespräch unter Nutzung eines Tablets erfolgen
Auszubildende/Auszubildender: Der Azubi gibt ein Feedback ohne Beteiligung des Ausbilders oder der Ausbilderin. Dies kann auch für Feedbacks über die Abteilung genutzt werden
Jeweils Azubi und Ausbilder getrennt (180°-Feedback): Beide Parteien erhalten einen identischen Fragebogen, der nach Abschluss in einen gemeinsamen Bogen zusammengeführt wird – dazu weiter unten mehr
Zusätzlich zu diesen Steuerdaten können Sie noch Protokolle oder Dokumente den Vorlagen hinzufügen.
Umgang mit dem Block-Editor
Der Vorlageneditor erlaubt das Erstellen und Verändern von Vorlagen direkt im Browser. Wer zumindest ab und zu Blogbeiträge mit WordPress schreibt, wird sich schnell zurecht finden, denn das Grundprinzip des Vorlageneditors lehnt sich an den Gutenberg-Editor von WordPress an.
Der Aufbau einer Vorlage geschieht auf Basis von Blöcken. Jeder Block hat einen Typ wie z.B. Überschrift, Text oder Feedback. Der letzte Blocktyp ist für alle Arten von Eingaben in den Feedbackbogen vorgesehen. Dazu gehören Auswahltypen wie 1 aus 3, 1 aus 4,… Schulnoten oder Freitexte.
Neue Blöcke werden über das Plus-Symbol oberhalb des Fragebogens oder der einzelnen Blöcke hinzugefügt:
Das Plus-Symbol fügt neue Blöcke hinzu
Bei einem Klick, wählen sie den gewünschten Blocktyp aus:
Blocktypauswahl
Wenn Sie den Blocktyp “Feedback” auswählen, fügt der Editor zuerst einen Platzhalter an die entsprechende Stelle ein:
Platzhalter für Feedback
Den Feedbackblock bearbeiten Sie durch einen Klick auf das blaue Symbol. Jedes Feedbackfeld kann eine eigene Überschrift und eine personalisierte Beschreibung haben:
Dialog zur Definition von Feedbackfeldern
Dabei dient der Platzhalter ${name} dazu, dass der Feedbackbogen bei Verwendung automatisch mit dem Namen der/des Auszubildenden ausgefüllt wird. Für eine gender-gerechte Ansprache sind die Textfelder zweifach vorhanden. Als Bewertungstypen stehen mehrere Arten zur Verfügung.
Möchte man Blöcke in der Reihenfolge verschieben, so kann dies über die Bearbeitungsmenüs geschehen. Diese erscheinen für einen Block, sobald man ihn mit der Maus angewählt hat:
Bearbeitungsmenüs
Über die Pfeile kann man den Block nach oben oder unten verschieben, über die Striche mit Stift den Blocktyp ändern und über die drei Punkte erscheint ein weiteres Menü, in dem man z.B. den gesamten Block löschen kann.
Hat man Änderungen an dem Bogen vorgenommen, ist es wichtig, die Vorlage über “Speichern” abzuspeichern.
Feedbacks durchführen
Der Start eines Feedbacks beginnt immer vom Datensatz des Azubis im Reiter “Feedback”. Dort können neue Feedbacks angelegt werden. Die Anlage erfolgt über den Button “Neues Feedback” und führt zu einem Dialog. In diesem kann die Vorlage ausgewählt und ein Grund für das Feedback angegeben werden. Typische Gründe sind auf der rechten Seite aufgeführt. Ein Klick auf den Pfeil übernimmt den Text.
Dialog für einn neues Feedbac
Ist der Feedbackbogen angelegt, erfolgt die weitere Bearbeitung in der Detailansicht. Dort kann auch der Name des Bogens geändert werden, der im Standard dem Namen der Vorlage entspricht. Der nun folgende Ablauf unterscheidet sich nach dem Ablauftyp.
Ausbilder oder gemeinsam
In der Detailansicht steht der Button “Starten” zur Verfügung. Damit beginnt ein einzelnes oder gemeinsames Feedback. Das gegebene Feedback kann pausiert oder abgeschlossen werden. Nach dem Abschluss sind keine weiteren Änderungen mehr möglich
Durch Azubi
Das Feedback muss durch den Ausbilder angefordert werden. Dies geschieht über den Button “Anfordern”. Dadurch erscheint in der Azubiansicht eine neue Aktivität mit der Bitte, den Feedbackbogen auszufüllen. Ist dies geschehen, verschwindt die Aktivität beim Azubi automatisch
180°-Feedback
Hier sind zwei Aktionen notwendig. Zum Einen muss über den Button “Azubi-Feedback anfordern” das Feedback des Azubi angefordert werden. Weiterhin kann über “Ausbilderfeedback starten” das eigene Feedback gestartet werden.
Ansicht bei 180°-Feedback
Der Ablauf nach dem Start eines Bogens ist immer vergleichbar. Nach dem Start eines Bogens können Sie – ja nach Eingabetyp – die Feedbacks geben. Die Smiley-Darstellung ist klickbar, bei z.B. Schulnotenfeedback klickt man die entsprechende Ausprägung pro Block an und der Freitext steht als Texteingabe zur Verfügung.
Ansicht eines laufenden Feedbackbogens
Ein laufender Bogen kann jederzeit über den Button “Pausieren ” ganz unten unterbrochen werden. Klickt man auf “Abschliessen”, so ist die Eingabe in den Bogen beendet.
Die Ergebnisanzeige
FFeeDas Ergebnis des Feedbacks wird nach Abschluss des Durchlaufs im Azubi-Datensatz angezeigt. Azubis sehen dieses, wenn die entsprechende Option zur Anzeige gewählt wurde. Dabei wird das Ausbilderfeedback erst sichtbar, wenn der Ausbilder dieses abgeschlossen hat. Bei 180°-Feedbacks werden die beiden Fragebögen nach Abschluss konsolidiert. Bei Abweichungen trägt das Eingabefeld einen gelben Kenner auf der linken Seite.
Ausblick
Wir planen in der zweiten Jahreshälfte ’19 für das Premiummodul noch eine Erweiterung des Feedback-Systems. Der nächste Schritt wird ein Regelsystem werden, so dass für jede Vorlage Regeln hinterlegt werden können, wann ein Feedback automatisch angefordert werden soll. Mögliche Regelauslöser werden sein:
Festes Datum im Jahr
Probezeitende
Ende eines Kurses/Seminars
Abschluss eines Abteilungsaufenthalts laut Planung (unter Beachtung einer Mindestaufenthaltsdauer)
Weiterhin wird es eine Sichtbarkeitssteuerung für Feedbacks geben um auch Personenkreise einzubinden, die nicht zum Kreis der Feedbackgeber gehören.
Und ein Vergleichsmodul inkl. Anonymisierung z.B. für ein Abteilungsrating soll es ebenfalls geben.
In diesem Sinne: Geben Sie Ihren Azubis qualifiziertes Feedback und nehmen dieses an.
https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2019/06/grafik-6.png6231043uform1https://www.testsysteme.de/wp-content/uploads/2014/01/logo_uforme.pnguform12019-06-24 13:09:322020-05-25 15:40:42Feedback im Azubi-Navigator
