Ihre Anforderung: Jeder Auszubildende lernt anders, und die einzelnen Kurseinheiten und Aufgaben unterscheiden sich voneinander. Die Lernfortschritte sollen nicht nur in Prozent angegeben werden.
Unsere Lösung: Die Lernfortschritte in den Ausbildungsplänen lassen sich jetzt auf drei Arten anzeigen. In Prozent, als abgeschlossen oder nicht und, ganz neu, in frei definierbaren Schritten. Zum Beispiel so: Lerneinheit begonnen, unter Anleitung fortgesetzt und selbstständig beendet. Dies wiederum können Sie in Verbindung setzen zur Versetzungsplanung, sprich eine Versetzung in eine andere Abteilung ist vom jeweiligen Lernfortschritt abhängig.
Kursplanung leicht gemacht
Ihre Anforderung: Sie möchten in einer Lehrwerkstatt oder einem größeren Betrieb langfristig und individuell Lernkurse für Ihre Azubis planen.
Unsere Lösung: Die neue Kursplanung mit Zusatzressourcen wie Räumen oder Maschinen. Damit planen Sie so individuell und flexibel wie nie. Die neue grafische Planungsansicht hilft Ihnen dabei. Sie möchten einen Mechatroniker-Lernkurs in Werk 2, Halle 4, Raum 5, an Maschine 7 mit den Azubis Anna, Luca, Samir und Finn planen? Kein Problem. Sie können alle Parameter vorab definieren, Doppelbuchung und Überbelegung ausgeschlossen. Die jeweilige Lernfortschritte in dieser Kurseinheit halten Sie ebenfalls individuell fest.
Auf Nummer Sicher bei der Sicherheit
Ihre Anforderung: Sie möchten zukünftig (Sicherheits-) Unterweisungen im Betrieb frühzeitig planen und auch abfragen.
Unsere Lösung: Unterweisungsvorlagen können regelmäßig automatisiert verschickt werden, sodass Sie zum Beispiel einem Azubi fünf Tage, bevor dieser in einer neuen Abteilung beginnt, eine Unterweisung zuschicken können. Diese lässt sich mit Bild und Text konfigurieren. Künftig implementieren wir auch Kontrollfragen, die Sie individuell formulieren können. Nach jeder Unterweisung verschicken Sie dann automatisch diese Fragen und fordern bis zu einem festgelegten Zeitpunkt die Antworten ein.
Schule und Ferienzeiten organisieren
Ihre Anforderung: Sie möchten volle Transparenz bei Berufsschulunterricht und Ferienzeiten.
Unsere Lösung: Sie haben als Ausbilder*in nun auch Zugriff auf die Stundenpläne Ihrer Azubis. Außerdem haben wir eine Option für 14-tägigen Schulunterricht, der im Süden Deutschlands gängig ist, integriert. Ebenso wie die Ferien aller Bundesländer. Diese werden in der Planung und den Auskunftsansichten berücksichtigt.
Bisherige Versetzungsplanung importieren
Ihre Anforderung: Im ersten Lehrjahr haben Sie Ihre Azubi-Einsätze noch mit Excel gemanagt. Diese Daten möchten Sie nun in Ihren neuen Azubi-Navigator übertragen.
Unsere Lösung: Sämtliche Plandaten aus der jeweiligen Azubi-Historie können bequem in das System importiert werden. Es kommt aufs Wie an, und dabei helfen wir Ihnen: Denn das erforderliche Format der jeweiligen Excel-Tabellen legen Sie in den vordefinierten Importprofilen fest. Einmal importiert, erleichtert das Ihren Start mit dem Navigator.
Der Azubi-Navigator wird ständig um neue Funktionen erweitert. Vom ersten Schritt bis zum täglichen Arbeiten begleiten wir Sie. Unser All-in-one-System für Ihr gesamtes Ausbildungsmanagement im Unternehmen einzuführen, ist kein Mal-eben. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von all den Vorteilen zu überzeugen und ihnen den Umgang mit dem Azubi-Navigator zu vermitteln, kostet Zeit.
Das Gute daran: Die haben wir für Sie. Weil es für uns entscheidend ist, dass Sie sämtliche für Ihr Unternehmen relevanten Funktionen nutzen und dadurch langfristig enorm viele Ressourcen beim Azubi-Management sparen. Deshalb bieten wir allen Kunden unser Train-the-Trainer-Konzept an. Damit schulen wir die Ausbilderinnen und Ausbilder in Ihrem Unternehmen ausführlich. Diese geben ihr Wissen dann an die Ausbildungsbeauftragten vor Ort weiter, zum Beispiel in den jeweiligen Standorten.
Dafür stellen wir uns exakt auf Ihre jeweiligen Prozesse und ihren Bedarf ein. Wie wichtig ist die Versetzungsplanung und wie wollen Sie diese organisieren? Wie läuft der Berufsschulunterricht in Ihrer Region? Wer soll wem wann welches Feedback geben? Indem wir lernen, wie Sie arbeiten, können wir den Azubi-Navigator zum einen auf Ihre Wünsche hin konfigurieren und zum anderen Sie und Ihr Team so schulen, dass Sie damit optimal arbeiten. Und dann zum Beispiel übers Smartphone die aktuellen Berichtshefte checken oder auf einen Blick sehen, wer wann im Betrieb oder in der Schule ist.
Übrigens: Für neue Kolleginnen und Kollegen, die noch nie mit dem Azubi-Navigator gearbeitet haten, bietet sich immer die interaktive Tour an, die man nach der Registrierung direkt starten kann. Erste Schritte leicht gemacht!
Sie haben Interesse am Train-the-Trainer-Konzept und unserem Support?
Unser Vertriebsleiter Tim Rosenberger ist für Sie während der Geschäftszeiten telefonisch unter der Nummer 0212 – 22207-35 erreichbar. Alternativ berät er Sie auch gerne ausführlich in seiner digitalen Sprechstunde per Video-Chat. Jetzt gratis Beratungstermin zur digitalen Sprechstunde buchen
Um immer im Blick zu haben, wann die Schulferien Ihrer Azubis beginnen, können Sie diese jetzt auch im Azubi-Navigator vermerken und sich in der Versetzungsplanung anzeigen lassen.
Den Ferienkalender fügen Sie in den Basisdaten unter “Berufsschule/ Hochschule” neben Blockschulunterricht und Schultagen hinzu.
Vorgehen
Als erstes wählen Sie in Ihren Basisdaten die ausgewählte Berufs- oder Hochschule aus.
Überblick über eingetragene Berufsschulen
Als nächstes können Sie in den Daten der jeweiligen Schule in der linken Spalte den Kalender nach dem entsprechenden Bundesland, in dem die Berufsschule liegt, auswählen.
In diesem Beispiel Nordrhein-Westfalen.
Auswahl des Bundeslandes
Nun wechseln Sie zur rechten Spalte und wählen das entsprechende Jahr für den Ferienkalender aus.
Auswahl des Jahres
Die Ferienzeiten werden Ihnen nun als blass-grüne Fläche in der Versetzungsplanung unter der Personenauslastung angezeigt.
Anzeige in der Versetzungsplanung
Mit dieser Vorgehensweise wissen Sie jederzeit, wann Ihre Azubis Berufsschulferien haben und können Ihre Planung dementsprechend anpassen.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne an uns: anavi@testsysteme.de.
Ihre Anforderung: In Pandemiezeiten ist vermehrt Homeoffice angesagt. Auch für Ihre Azubis. Wahrscheinlich auch im neuen Jahr. Deshalb möchten Sie, dass alle an der Ausbildung beteiligten Kollegen jederzeit sehen können, welcher Azubi im Homeoffice oder im Betrieb ist.
Unsere Lösung: Die Homeoffice-Zeiten werden in der Planung und in den jeweiligen Übersichten angezeigt. Dafür haben wir die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, die es ja schon lange gibt, um den Typ „Homeoffice“ erweitert. Eintragen können ihn die Ausbilderinnen und Ausbilder und die Azubis selbst.
Aber es geht noch mehr: Denn auch der Überblicksbereich über An- und Abwesenheiten, in dem bislang Schule und Urlaub angezeigt wurden, haben wir um „Homeoffice“ erweitert. Das ist sowohl direkt in der Oberfläche Ausbildungsmanagement, als auch im Infoportal zu sehen. Und damit auch jene Mitarbeiter im Bilde sind, die an der Versetzungsplanung mitwirken, haben wir das „Homeoffice“ ebenfalls in der Planungsübersicht als eigene Schicht eingebaut. Sämtliche Abwesenheiten können Sie übrigens jetzt direkt aus der Planung heraus bearbeiten. Geblieben ist selbstverständlich das Stimmungsbarometer, ein spezielles Feedbacktool fürs Arbeiten im Homeoffice. Einfach mal ausprobieren!
Automatisierung I: Wie Regeln viel Zeit sparen
Ihre Anforderung: Automatisierung, Automatisierung und noch mal Automatisierung. Ist ja auch klar, denn viele Managementprozesse während der Ausbildung laufen nach dem immer gleichen Schema ab. Je mehr man da automatisieren kann, desto besser.
Unsere Lösung: Die intelligenten Regeln und Workflows, die Sie individuell selber einrichten und so dauerhaft eine Menge Zeit sparen können. Das Grundprinzip ist dabei immer dasselbe: Wenn … dann. Wenn – als Beispiel – ein Azubi in der kommenden Woche in eine andere Abteilung versetzt wird, dann geht heute eine Info-Mail raus. Und zwar an von Ihnen festgelegte Kollegen der bisherigen und der künftigen Abteilung – eben jene, für die diese Information wichtig ist. Diese Mail formulieren Sie ein einziges Mal und können sie dann immer wieder verwenden.
Wenn Sie am Tag vor der Versetzung noch einen Reminder einrichten möchten, geht das auch. Die Namen für diese Regeln vergeben Sie selbst, also zum Beispiel „Versetzungs-Info“ und „Versetzungs-Reminder“. Und wenn Sie bei den Adressaten mit Platzhaltern arbeiten, zieht sich der Azubi-Navigator jedes Mal automatisch die richtigen Abteilungen und Namen der dortigen Mitarbeiter, wenn Sie diese vorher eingepflegt haben. Ganz schön praktisch!
Automatisierung II: Wie Workflows noch mehr Zeit sparen
Ihre Anforderung: Ihre Azubis wechseln während der Ausbildung zwischen verschiedenen Abteilungen. Vor jedem Wechsel möchten Sie Feedbacks einfordern – vom Azubi und von der Abteilung. Und Sie möchten den Azubi daran erinnern, dass er bald wechselt.
Unsere Lösung: Sie richten genau dafür einen Workflow im Navigator ein. Der kann übrigens beliebig viele Schritte enthalten. In diesem Beispiel arbeiten Sie dafür auf derselben Oberfläche wie beim E-Mail-Versand nach einer Regel (siehe oben). Der Unterschied: Sie wollen ja Feedback. Deshalb wählen Sie statt einer Mailvorlage einfach eine Feedbackvorlage aus und verschicken diese direkt.
Sie können zwischen einzelnen Workflow-Schritten auch Bedingungen einfügen. Zum Beispiel diese: Wenn alle Feedbacks abgeschlossen sind, dann wird automatisch die Personalabteilung informiert. Allein diese Funktion ist ein kleiner Schritt im System, aber ein großer Schritt für Firmen mit vielen Azubis. Wenn Sie sich einmal in die geniale Kombination aus Regeln und Workflows reingefuchst haben, werden Sie begeistert sein, wie viel Zeit Sie mit der Automatisierung sparen.
Die neue Oberfläche der Prüfungstrainings
Stoppuhr, Klemmbrett, Prüfungsbogen, und das alles auf einem Notebook – ja, wir haben der Startseite der digitalen Prüfungstrainings ein bisschen Retro spendiert. So kombiniert die neue virtuelle Oberfläche das moderne Arbeiten mit der Tradition einer Prüfungssituation. Denn natürlich spielt die Zeit dabei nach wie vor eine Rolle, und es kommt aufs richtige Ausfüllen der Fragebögen an.
Die digitalen E-Learning-Karten „Kaufmännisches Basiswissen“
Was drin ist: Da kommen Ihre Azubis in der Prüfung nicht drum herum – die kaufmännischen Basics müssen sie beherrschen. Gut, wenn das Lernen dafür Spaß macht und sich prima einteilen lässt. Deshalb haben wir die 216 neuen Lernkarten in sechs Kapitel gegliedert. Und in diesen Kapiteln auch die Aufgabentypen wie Single Choice, Reihenfolge, Zuordnungen und offene Fragen bunt gemischt. Vermittelt wird berufsübergreifendes kaufmännisches Grundlagenwissen, das für die Zwischenprüfung wichtig ist.
Wer es braucht: Zum Beispiel Drogisten, Floristen, Gestalter für visuelles Marketing, Kaufleute für Dialogmarketing, Kaufleute im Gesundheitswesen und Veranstaltungskaufleute.
Im Interview blickt Cornelius Scheffel, Geschäftsführer der u-form Testsysteme, auf ein bewegtes Jahr zurück – und verrät, welche Neuerungen der Azubi-Navigator in Sachen Onboarding, Feedback und Lernen im Jahr 2021 erhalten wird.
Herr Scheffel, ein für uns alle besonderes Jahr geht zu Ende. Eines, in dem das Managen der Ausbildung noch einmal digitaler geworden ist – und Sie mit Ihrem Team den Azubi-Navigator konsequent weiterentwickelt haben. War das Jahr rückblickend Fluch oder Segen?
Für die Weiterentwicklung eines Digitalproduktes wie den Azubi-Navigator war es eher ein Segen. Weil die besonderen Umstände in 2020 bei vielen unserer Kunden den Fokus auf ein Neudenken gelegt haben, auf ein digitales und dezentrales Arbeiten. Dadurch ist natürlich die Rate an Anfragen zum Azubi-Navigator deutlich gestiegen.
Was war besonders wichtig?
Die Homeoffice-Funktion. Azubi und Ausbilder konnten schon vorher erfassen, wann der Azubi im Homeoffice arbeitet. Das wiederum haben wir jetzt für alle sichtbar gemacht, die an der Ausbildung beteiligt sind. So können der Ausbildungsverantwortliche und auch die jeweiligen Abteilungsleiter jederzeit sehen: Ah, dieser oder jener Azubi arbeitet heute von zu Hause aus. Wobei mir hierbei eins wichtig ist: Das beste Tool ersetzt das Reden nicht. Es geht nichts über das persönliche Gespräch.
Apropos: Wie wichtig ist es, immer ein Ohr beim Kunden zu haben?
Das ist das A und O. Wir stehen permanent im Kontakt mit unseren Kunden, hören ihnen genau zu, nehmen ihre Ideen und Anregungen auf. Individuelle Anpassungen für ein Unternehmen können wir je nach Aufwand recht kurzfristig umsetzen. Wenn neue Funktionen gewünscht sind, die für viele Kunden, ganz gleich welcher Branchen, gleichermaßen Sinn machen, dann planen wir das in die Programmierung für den nächsten Release mit ein. Das ist unsere Stärke: Eine einzelne Anforderung aufnehmen und auf dieser Basis eine Lösung für alle entwickeln. Man kann als U-Form-Kunde also großen Einfluss auf die Weiterentwicklung des Azubi-Navigators nehmen.
Welche neuen Funktionen des Azubi-Navigators sind denn für 2021 geplant?
Es gibt drei Kernthemen, an denen wir gerade intensiv arbeiten: das Feedbackwesen, die Planung und das wichtige Onboarding.
Können Sie erklären, was daran so wichtig ist?
Onboarding beschreibt den Zeitraum von der Bewerbung über den Vertragsabschluss mit dem neuen Azubi bis zu seinem Arbeitsbeginn im Unternehmen. Dazwischen können viele Monate liegen. Und in einer Zeit, da die Bewerber oft zwischen mehreren Unternehmen wählen können, ist es umso wichtiger, sie nach dem Bewerbungsverfahren zu binden – damit sie nicht noch kurzfristig abspringen. Das wiederum lässt sich mit dem Azubi-Navigator hervorragend planen. Termine wie der Besuch des Werksarztes (falls nötig), die Anmeldung in der Berufsschule, aber auch ein anstehender Geburtstag, Elternabende oder eine – gerne auch digitale – Vorstellung der neuen Kollegen können Sie während dieser Zeit schon organisieren. Ebenso wie zum Beispiel kurze Workshops, damit der Auszubildende den Arbeitsplatz schon einmal kennenlernt, und so weiter. Man muss ja sehen: Da kommen junge Menschen aus dem gewohnten, behüteten Umfeld der Schule in eine völlig unbekannte neue Berufswelt. Wir haben bereits viele konkrete Ideen, die wir in das System einpflegen werden, um den Azubi schon im Vorfeld ans Unternehmen zu binden.
Womit wir ja schon bei der Planung im Allgemeinen sind.
Es ist sehr wichtig, dass die Planung der gesamten Ausbildung mit dem Azubi-Navigator so konkret und zugleich variabel gestaltet werden kann, wie es nur geht, sodass die Zeitressourcen optimal eingesetzt werden können. Gerade auch in den jeweiligen Abteilungen. Bisher haben wir hier zwei Planungsebenen: Zum einen eher allgemein der Azubi in der Abteilung X. Wann fängt er wo an, wann wechselt er, und so weiter. Und zum anderen der Azubi in der Abteilung X und seine Aufgaben für einen bestimmten Tag. Das können wir beides exakt abbilden. Es gibt aber noch eine Ebene dazwischen, weil einige Unternehmen gerne mit Zielvorgaben arbeiten möchten, sprich: In einer Abteilung X soll der Azubi binnen zwei Wochen das und das Ziel erreicht haben und dies will ich nachprüfen können. Gerade in den Büroberufen ist das sehr gefragt. Und deshalb werden wir hierfür ein weiteres Tool einbauen.
Thema Zielvorgaben: Da geht es ja direkt auch um Feedback.
Ja, wir werden auch die Feedbackfunktionen weiter optimieren. Die Zielvereinbarung und prüfung sind ja bereits vorhanden. Diese Funktionen verweben wir noch enger mit der Planung für den Einsatz in einer bestimmten Abteilung. Sodass schon aus dem Planungstool heraus automatisch Ziele formuliert werden können. Denn diese Planung läuft ja oft zentral, und wenn wir die Ziele direkt transparent machen, können die Ausbilder und Azubiverantwortlichen vor Ort diese aufgreifen, mit den Azubis jeweils darauf hinarbeiten – und natürlich das Feedback darauf abstimmen.
Zum Thema Feedback gehört ja immer auch das Berichtsheft. Gibt es auch hier weitere Neuerungen?
Ja, künftig kann man – ähnlich wie bei einer „Änderungen nachverfolgen“-Funktion in Word als Ausbilder direkt im Berichtsheft Kommentare einfügen und es zur erneuten Bearbeitung zurückschicken, wenn nötig. Wichtig ist natürlich: Der Ausbilder soll hier nicht selber korrigieren, sondern Hinweise geben.
Irgendwann steht bei jedem Azubi die Prüfung an – und damit das Lernen. Wird der Azubi-Navigator hierfür auch weiterentwickelt?
Ja, und da haben wir uns eine große Aufgabe gesetzt. Ausbilder können ja bereits heute nach Themen clustern und eigene Lernpfade zusammensetzen. Das setzt natürlich eine genaue Kenntnis der Inhalte voraus. Wir wollen dieses Clustern mit einer neuen Suchfunktion vereinfachen: Wir integrieren eine Schlagwortsuche. Das ist sehr aufwendig, wir arbeiten hier eng mit unserem Lektorat zusammen. Wichtig ist, dass wir sowohl offizielle Begrifflichkeiten als auch umgangssprachliche integrieren. Ich sehe das momentan eher langfristig, weil wir natürlich mit einer hohen Anzahl an Schlagworten starten wollen, die dann dauerhaft ergänzt werden kann.
In der Ausbildung gibt es meistens viele Prozesse, die immer auf die gleiche Weise ablaufen. Mit Hilfe der Regeln und Workflows im Azubi-Navigator können diese Abläufe automatisiert werden. Dieser Artikel beschreibt, was Sie, mit Hilfe dieser Funktion, alles abbilden können und wie Sie bei der Einrichtung vorgehen.
Regeln
Regeln beschreiben einfache “Wenn, dann”-Prozesse und stoßen Informations-Mails oder komplexere Workflows an.
Sowohl die Regeln als auch die Workflows finden Sie im Azubi-Navigator in der Konfiguration.
Überblick über bestehende Regeln
Legen Sie nun eine neue Regel an. Die einzige obligatorische Angabe an dieser Stelle ist der Name der Regel. Sie haben aber die Option, die Regel auf eine angelegte Gruppe, einen Beruf und/oder Ausbildungsjahr zu beschränken.
Im nächsten Schritt gelangen Sie zur Auswahl der Auslöser einer Regel:
Übersicht Auslöser
Sie können nun auswählen, durch welches Ereignis der Prozess starten soll. Bei den Auslösern, die an Abteilungsaufenthalte gebunden sind, können Sie außerdem Feineinstellungen bezüglich des genauen Zeitpunktes und der Länge des Aufenthaltes vornehmen.
Übersicht Aktionen
Ihnen stehen zwei Aktionen zur Wahl, die durch den Auslöser angestoßen werden. Zu den Workflows später mehr. Eine E-Mail kann an die oben aufgelisteten Rollen und an beliebige Personen versendet werden. Den Ausbildungsbeauftragten der Abteilung zieht sich der Azubi-Navigator aus der Versetzungsplanung und den Basisdaten, den Abzeichner des jeweiligen Ausbildungsnachweises aus den Prüfteams für Berichtshefte.
Wenn Sie als Aktion das Senden einer E-Mail auswählen, können Sie diese im Anschluss bearbeiten.
Bearbeitungsoberfläche der E-Mail Vorlage
Die E-Mail, die nach Eintritt des Auslöser versendet werden soll, müssen Sie nur ein einziges Mal schreiben.
Damit in der E-Mail trotz Automatisierung die richtigen Namen, Abteilungen usw. genannt werden, können Sie mit Platzhaltern arbeiten. Die Informationen zieht sich der Azubi-Navigator auch hier wieder aus Daten, die sie bereits eingepflegt haben.
Um statt dem Mail-Versand einen Workflow auswählen zu können, müssen Sie zuvor einen Workflow bestimmt haben.
Workflows
Ausgangsszenario
In Ihrem Unternehmen wechseln die Azubis während ihrer Ausbildung zwischen mehreren Abteilungen. Wenn dies geschieht, möchten Sie, dass die derzeitige Abteilung sowie der Azubi aufgefordert werden ein Feedback abzugeben. Zudem soll der Azubi eine zusätzliche Erinnerungsmail erhalten, dass ein Abteilungswechsel bevorsteht.
Vorgehen
Um den zuvor beschriebenen Prozess mit Hilfe des Azubi-Navigators zu automatisieren, erstellen Sie nun unter “Workflows” einen neuen Workflow.
Arbeitsoberfläche für einen neuen Workflow
Ein Workflow kann beliebig viele Schritte haben. Unser erster Schritt in diesem Fall ist der E-Mail-Versand an den Azubi.
Bearbeitungsoberfläche E-Mail-Versand (Workflow)
Die Bearbeitungsoberfläche entspricht der, die auch bei dem E-Mail-Versand auf Grund einer Regel ausgelöst wird. Wenn Sie statt einer E-Mail eine neue Feedbackanforderung als nächsten Schritt festlegen, müssen Sie lediglich eine Feedbackvorlage aus Ihren zuvor angelegten Beurteilungsbögen oder aus unseren voreingestellten Standardvorlagen auswählen.
Zuletzt können in einem Workflow noch die Bedingungen zwischen den einzelnen Schritten festgelegt werden – also ob ein Schritt direkt auf den nächsten folgt oder an einem bestimmten Punkt des Abteilungsaufenthaltes durchgeführt werden soll usw.
Bearbeitungsoberfläche der Bedingungen
Die als letztes aufgeführte Bedingung “alle vorherigen Feedbacks abgeschlossen”, kann zum Beispiel einer Zusammenführung der erfolgten Feedbacks vorangehen oder eine Informations-Mail an die Personalabteilung auslösen.
Der erstellte Workflow kann nun zum Beispiel mit folgender Regel gestartet werden.
Mit dieser Vorgehensweise können Sie alle Ihre Abläufe nach Belieben automatisieren.
Wenn Ihnen ein Schritt/ Auslöser fehlt oder Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne mit Ihren Ideen und Fragen an uns: anavi@testsysteme.de
Julia Behler ist Ausbildungsleiterin bei Procar Automobile und mittlerweile für rund 90 kaufmännische Auszubildende verantwortlich. Im nachfolgenden Interview berichtet sie von ihren ersten Erfahrungen mit dem u-form Azubi-Navigator:
Frau Behler, Sie haben sich für den Azubi-Navigator entschieden und direkt sämtliche Module übernommen. Auch alle Daten Ihrer Auszubildenden wurden direkt vom Start weg importiert. Warum setzen Sie von Beginn an auf diese große Lösung?
Julia Behler: Seit wir bei Procar Automobile vor zehn Jahren mit der zentralen Ausbildung angefangen haben, sind wir sehr stark gewachsen. Als ich 2005 bei Procar angefangen habe, hatten wir zwei Betriebe, heute sind es 21 und natürlich auch entsprechend viele Auszubildende, insgesamt 230 in sechs Berufen. Es ist also herausfordernd, diese ganzen Ausbildungsgänge alle im Blick zu halten und die Azubis zu managen. So habe ich zum Beispiel bis zuletzt jeden Monat stapelweise Berichtshefte bekommen. Sind die alle vollständig? Und pünktlich eingereicht worden? Das alles im Blick zu behalten war irgendwann nicht mehr leistbar. Wir brauchten hier eine Lösung. Und zwar eine digitale, mit der die Azubis ihre Berichtshefte auch jederzeit von unterwegs machen können. Das ist besonders dann wichtig, wenn sie im Blockunterricht sind. Ein weiterer Punkt ist die Versetzungsplanung. Das habe ich früher mit einer Excel-Tabelle gemacht, die dann immer rumgeschickt wurde. Aufwendig, unübersichtlich und eine Vielzahl an Mails. All diese Probleme löst nun der Azubi-Navigator von u-form.
Warum fiel die Wahl außerdem auf u-form?
Julia Behler: Wir sind hier langjähriger Kunde, da wir seit vielen Jahren die Berufsanfängertests nutzen, und wir wollten wieder mit einem lokalen Anbieter zusammenarbeiten. Der Azubi-Navigator hat uns überzeugt – da fiel uns die Wahl nicht schwer.
Wie führen Sie das neue System jetzt ein?
Julia Behler: So etwas geht nur Schritt für Schritt. Angefangen habe ich mit den digitalen Berichtsheften und den Lernvideos, die bei uns ein gedrucktes Magazin ersetzt haben, welches früher im Einsatz war. Als Nächstes werden wir dann die Versetzungsplanung einführen. Für mich selbst ist das alles ja auch neu, daher ist es mir wichtig, dass ich mich mit den einzelnen Funktionen des Azubi-Navigators bestens auskenne und dann bei Fragen helfen kann.
Mussten Sie im Unternehmen viel Überzeugungsarbeit für das neue System leisten?
Julia Behler: Solche Investitionen entscheiden wir natürlich nicht zwischen Tür und Angel. Hier haben wir ausführlich Kosten und Nutzen abgewogen. Nach der Entscheidung kommt es darauf an, einfach zu starten. Nachjustieren kann man immer. Wir haben zum Glück flache Hierarchien und wir haben verstanden, dass der Azubi-Navigator für unser Azubi-Management absolut Sinn macht. Allein die Arbeitszeit, die wir von nun an sparen und sinnvoller nutzen können, rechtfertigt die Investition sehr schnell.
Für die Azubis haben Sie nach der Implementierung die ersten Web-Schulungen mit unserer Projektleiterin Christiane Eberhardt veranstaltet. Wie lief das ab?
Julia Behler: Bei der ersten Schulung waren 80 Prozent der Azubis dabei, was ich sehr gut fand. Sie hatten nach der Einführung die Möglichkeit per Chat ihre Fragen zu stellen, später habe ich dann stichprobenartig abgefragt, ob das System verstanden wurde. Und die einhellige Meinung war, dass es super verständlich vermittelt worden ist. Dass nicht alle neuen, digital bearbeiteten Berichtshefte auf Anhieb perfekt sind, ist mir klar, aber das wird sich Stück für Stück immer weiter verbessern. Ich erwarte nicht, dass das von Anfang an alles hundertprozentig rund läuft.
Wie werden sich beim Thema Berichtsheft Ihre Arbeitsabläufe verändern?
Julia Behler: Unter anderem werden künftig die Ausbildungsverantwortlichen vor Ort Einsicht in die Berichtshefte haben und wir werden dann zentral den Eingang dokumentieren. Die Möglichkeit verschiedene Prüfteams für die Berichtshefte anzulegen, war übrigens ein weiteres Argument für den Azubi-Navigator.
Sprechen wir abschließend noch kurz über das Thema Feedback. Hier hilft das neue System Ihnen sicher auch weiter.
Julia Behler: Ja, absolut. Zumal es uns sehr wichtig ist, dass nicht nur die Ausbildungsbeauftragten die Azubis bewerten, sondern auch die Azubis die jeweilige Abteilung. Hier wollen wir System reinkriegen und dabei hilft uns natürlich die Feedbackfunktion des Azubi-Navigators ganz enorm, allein schon durch die Erinnerungsfunktion. Und da geht es nicht nur um Leistungskontrolle, sondern auch darum, herauszufinden, ob sich die Azubis in dieser und jener Abteilung wohl fühlen oder nicht. Denn die Auszubildenden haben ja immer den frischen Blick von außen und der ist für uns sehr wertvoll. Deshalb wollen wir diese Feedbackkultur forcieren und auch alle Beteiligten darüber informieren.
Frau Behler, wir danken Ihnen für das Gespräch!
Vorteile aus Azubi-Sicht:
So seh‘ ich das!
Felix Merkel absolviert bei Procar Automobile die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement in der Unternehmenszentrale. Er ist im dritten Ausbildungsjahr und nutzt den Azubi-Navigator. Warum? Darum:
Weil ich damit flexibel bin.
Denn als Azubi habe ich die Möglichkeit von mehreren auch mobilen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder PC die verschiedensten Funktionen des Navigators zu nutzen. Ich muss also mein Berichtsheft nicht im Betrieb pflegen, sondern kann das auch bequem unterwegs oder von zu Hause aus machen.
Weil ich damit transparent arbeite.
Ich kann jederzeit genau und übersichtlich sehen, für welchen Monat ich das Berichtsheft bereits eingereicht habe und welcher Monat gerade noch von mir bearbeitet wird. Ich kann auch ständig einsehen, zu welchem Zeitpunkt ich in einer neuen Abteilung eingesetzt werde – und mich so darauf vorbereiten und zum Beispiel vorab schon einmal persönliche Unterlagen an den neuen Arbeitsplatz bringen.
Weil ich damit digital lerne.
Ein absoluter Mehrwert! Gerade auch zur Prüfungsvorbereitung, da es zu vielen verschiedenen Themen Lernmaterial gibt, welches ich beliebig oft abspielen, anhalten und wieder neu starten kann. Besonders in freien Momenten wie in der Pause oder während der Busfahrt nach Hause nutze ich das effektiv, um mich auf prüfungsrelevante Themen vorzubereiten.
Weil ich Dateien darin ablegen kann.
Zum Beispiel meine Schulzeugnisse, welche dann von meiner zuständigen Ausbilderin eingesehen werden können. Für ein Unternehmen mit vielen Auszubildenden ist allein diese Funktion sehr effizient und hilfreich.
Willkommen zur neuen Ausgabe des Azubi-Navigator Tagebuchs. In diesem Artikel finden Sie alles rund um die Erweiterungen und Änderungen im Azubi-Navigator. In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sind einige neue Funktionen und Features entstanden, die Ihnen sehr viel Arbeit abnehmen können.
Bei welchen Prozessen der Azubi-Navigator Sie nun noch gezielter unterstützen kann und wie es funktioniert, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Import
Den Excel-Import für Azubis gibt es jetzt schon eine ganze Weile. Um Ihnen die Datenpflege in den ersten Schritten des Azubi-Navigators zu vereinfachen, gibt es den Import nun auch für Personalverantwortliche.
Bei den Auszubildenden sind außerdem seit unserem letzten Newsletter neue Import-Felder hinzugekommen. Das Feld „Typ der Person“ gibt an, ob es sich um einen Azubi, Dualen Studenten oder Studenten handelt. Neben dem Anfangsdatum der Ausbildung, kann man nun auch das Ende einzeln festlegen, falls bereits klar ist, dass der Aufenthalt kürzer oder länger als die klassischen drei Jahre sein wird. Die Angaben der kundenindividuellen Felder können, wenn sie bereits angelegt wurden, hier ebenfalls direkt importiert werden.
Bei den Personalverantwortlichen kann man als Besonderheit bereits die „Sicherheitsrolle“ angeben.
Rollenbasiertes Rechtemanagement
Sicherheitsrollen ergeben sich aus dem neuen rollenbasierten Rechtemanagement im Azubi-Navigator.
Statt jedem Personalverantwortlichen seine Zugriffsrechte einzeln zuzuteilen, können Sie Rollen anlegen mit einer Auswahl an Rechten, die für mehrere Personalverantwortliche geltend gemacht werden können.
Hier sehen Sie den Bearbeitungsbereich für die Definition von Rollen
Neu im Feedback
Workflows
Eine gute Feedbackkultur ist ausgesprochen wichtig für die Entwicklung der Azubis und bietet einen starken Grundstein für eine harmonische Zusammenarbeit. Das Feedbacksystem im Azubi-Navigator entwickelt sich daher auch ständig weiter.
Dank der neuen Workflow-Ansicht können Sie nun stets nachverfolgen, in welchem Bearbeitungsschritt sich das Feedback gerade befindet. Besonders bei 180°-Feedbacks, können Sie so direkt sehen an welchem Punkt der Bearbeitung der Feedbackbogen gerade ist.
Beispielansicht
Angabe der Abteilung
Bei der Anlage eines neuen Feedbacks können Sie, neben dem Anlass für das Feedback, nun auch die Abteilung, die bewertet wird oder das Feedback abgibt, angeben.
Die letzten Neuerungen helfen Ihnen bei der Erstellung einer neuen Feedbackvorlage:
Neues bei den Feedbackblöcken
Für die Bewertung gibt es nun eine neue Skala, bei der auch angegeben kann, dass man nicht in der Lage ist, die Frage zu beantworten. Außerdem lassen sich die Texte der normalen Vierer-Skala und der Schulnoten-Skala jetzt individuell verändern.
Der neue Block “Vierer Skala mit Auslassung”Bearbeitungsbereich eines Feedbackblocks
Um die Handhabung mit komplexeren Feedbackbögen zu vereinfachen, können mit Hilfe der Erläuterungen einzelne Feedbackpunkte genauer ausgeführt werden. Die Information ist ausgeblendet, bis man auf das gelbe „i“ klickt.
Der obige Feedbackpunkt ist des Weiteren als Pflichtfeld markiert. Wenn ein Feedback Pflichtfelder enthält, kann dessen Bearbeitung erst abgeschlossen werden, wenn jeder Pflichtpunkt bearbeitet wurde.
Jetzt sind Sie auf dem neusten Stand. Viel Spaß mit den neuen Funktionen und Features des Azubi-Navigators!
Die ersten Schritte mit dem Azubi-Navigator sind geprägt von Datenpflege. Um diese bisweilen lästige Arbeit zu beschleunigen und zu vereinfachen, können Auszubildende und Studierende, sowie Personalverantwortliche, ganz einfach aus Excel importiert werden.
Als Beispiel wird hier der Azubi-Import angeführt. Der Import der Personalverantwortlichen erfolgt auf die gleiche Weise.
Vorgehen
Gehen Sie zuerst in die Übersicht der Auszubildenden und Studierenden.
Hier wählen Sie im Drop-Down Menü unter “Import” den Punkt “Importprofile verwalten” und legen ein neues Profil anSo sieht der Bearbeitungsbereich für die Importprofile aus
Wenn Sie Ihre Auszubildenden nach Gruppen, z.B. nach Berufen, einlesen, können Sie, durch ein Häkchen bei „Gruppe automatisch anlegen“, direkt die entsprechende Gruppe im Azubi-Navigator erstellen.
Nachdem Sie dem Profil einen Namen gegeben haben, müssen Sie als erstes Speichern.
Sobald Sie dies getan haben, erhalten Sie unter „Feldzuordnung“ eine Übersicht aller Informationen, die Sie über Ihre Auszubildenden und Studierenden im Azubi-Navigator einpflegen können.
Dies ist die Übersicht über einen Teil der Felder, die im Azubi-Navigator befüllt werden können
Im nächsten Schritt laden Sie eine Excel-Datei hoch, welche als Muster für den späteren Import dient.
Hier laden Sie die Musterdatei hoch
Dies kann bereits die gleiche sein, deren Inhalte Sie später Importieren wollen, entscheidend ist nur, dass Sie alle Spalten enthält, die Sie in der Import-Datei auch befüllen.
Sobald Sie die Datei hochgeladen haben, befindet sich neben den Feldern des Azubi-Navigators nun eine Tabelle mit den Spalten der Excel-Datei.
Hier sehen Sie wie die Zuordnung aussieht
Per Drag and Drop ziehen Sie nun die Excel-Spalten zu den entsprechenden Feldern. Wenn Sie Felder nicht befüllen, bleiben diese im System vorerst leer, Sie können diese jederzeit nachpflegen. Ordnen Sie eine Spalte nicht zu, so werden die Informationen aus dieser beim Import ignoriert.
In jedem Fall muss der Personalnummer eine Spalte zugeordnet werden. Dieses Feld dient der klaren Identifizierung und muss daher bei jedem Azubi unterschiedlich sein. Sie können an dieser Stelle auch z.B. die E-Mail-Adresse verwenden.
Diese können Sie dann sowohl als E-Mail-Angabe, als auch für die Personalnummer angeben. Spalten können mehreren Feldern zugeordnet werden, umgekehrt ist dies nicht möglich.
Des Weiteren ist es notwendig, dass Sie für die Berufe in Ihrer Excel-Datei die genauen Bezeichnungen des Systems verwenden, da diese Informationen mit der Datenbank des Azubi-navigators verknüpft sind.
Sobald Sie das Import-Profil fertig angelegt haben, kehren Sie in die Übersicht der Auszubildenden und Studierenden zurück und wählen nun „Azubis/Studierende importieren (Excel)“.
Im Drop-Down Menü wird nun Punkt 2 ausgewählt
Nun gelangen Sie in folgende Übersicht.
Im ersten Schritt wählen Sie nun Ihr soeben angelegtes Profil für den Import aus. In den folgenden drei Zeilen können Sie einen für alle geltenden Standort, eine Sichtbarkeitsgruppe und/oder Beruf festlegen. Dieser wird dann angegeben, falls im Import der gefragte Wert nicht vorhanden ist.
Stellen Sie den Vorgang auf „Nur Testimport“, bis Sie sich sicher sind, dass alle Angaben funktionieren. So stellen Sie sich, dass Sie keine falschen oder durcheinander geratenen Daten in das System einlesen und ersparen sich unnötige Löschungsarbeiten.
Nun laden Sie die Datei mit den Daten hoch, die Sie importieren wollen und klicken ein letztes Mal auf weiter, um sich das Importergebnis anzeigen zu lassen. Meistens treten bei den ersten Versuchen Fehler aus.
Eine Fehlermeldung kann z.B. wie folgt aussehen.
Diese Fehlermeldung bedeutet, dass keine eindeutige Personalnummer angegeben wurde, in der Import-Datei ist also ein Fehler.
Sobald Sie den Fehler in der Excel-Datei behoben haben, wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie folgendes Ergebnisprotokoll erhalten.
Fehlerloses Ergebnisprotokoll
Nun starten Sie den Import ein letztes Mal, nehmen jedoch am Anfang den Haken bei „Nur Testimport“ heraus.
Nun sind all Ihre Auszubildenden und Studierenden bzw. Personalverantwortlichen aus Ihrer Datei im Azubi-Navigator eingepflegt!
Im Azubi-Navigator können Sie alle wichtigen Stammdaten Ihrer Auszubildenden einpflegen. Von dem Geburtstag über die Adresse und die Position im Betrieb, alles an einem Ort.
Ab jetzt haben Sie die Möglichkeit diese Felder Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend zu erweitern. Wie das geht, wird in diesem Artikel beschrieben.
Ausgangsszenario
Ihre Azubis bekommen für die Tätigkeit in Ihrem Unternehmen Arbeitskleidung in Form von Schuhen und Overalls zur Verfügung gestellt. In den Daten der Auszubildenden und dualen Studenten möchten Sie daher die entsprechenden Größen festhalten, um Sie zum Beispiel bei Neubestellungen direkt in der Übersicht zu haben.
Zu diesem Zweck nutzen Sie die Funktion der kundenindividuellen Felder des Azubi-Navigators. Diese ist ab der Premium-Version verfügbar.
Vorgehen
Unter dem Menüpunkt “Konfigurationen” finden Sie die Einstellung, die nur von Personalverantwortlichen mit Adminrechten bearbeitet werden können. In der “Darstellung” finden Sie dann den Bearbeitungsbereich für kundenindividuelle Felder.
Bearbeitungsoberfläche für kundenindividuelle Felder
Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenen Feldern, die Sie anlegen können. Wir beginnen in diesem Beispiel mit einer Überschrift und einem anschließenden Zahl- und einem Textfeld.
Indem Sie auf “Neues Feld” klicken erhalten Sie eine Auswahl möglicher FelderBearbeitungsoberfläche für eine Überschrift
Indem Sie eine Überschrift anlegen, trennen Sie die kundenindividuellen Felder deutlich von den bereits angegebenen Daten. In dem markierten Bereich können Sie bestimmen, wer die Informationen sehen und wer sie auch ändern darf.
Jedes Feld benötigt einen eindeutigen Feldnamen, in diesem Beispiel “overall” und “schuhe”. Der Feldname kann nur einmal verwendet und anschließend auch nicht mehr verändert werden. Das Label hingegen, also die Beschriftung, die das Feld am Ende hat, kann beliebig angepasst werden.
Bei jedem Feld, das Sie anlegen können Sie entscheiden, ob es sich um eine Information handelt, die zwingend erforderlich oder optional ist. In diesem Fall zählen die Kleider- und Schuhgröße als Pflichtfeld.
Bei einem Zahlenfeld können Sie einen Minimal- und einen Maximalwert festlegen. Bei einem Textfeld kann an dieser Stelle eine maximale Feldlänge bestimmt werden.
Beide Darstellungsweisen eignen sich in diesem Fall für beide Felder.
Festlegen der Anordnung in den Datensätzen des Azubis
In der ersten Zeile können Sie außerdem bestimmen, ob die zusätzlichen Informationen auf der linken Seite unter den persönlichen Informationen oder auf der rechten Seite im Datensatz des Azubis angezeigt werden soll.
In diesem Beispiel werden die angelegten Felder auf der linken Seite gespeichert.
Ansicht der angelegten Felder im Datensatz des Azubis
In unserem Beispiel wird in den Basisdaten jedes Azubis nun der Block “Arbeitskleidung” angezeigt. Da die Felder als Pflichtfelder markiert sind, kann man nicht speichern, ohne etwas eingetragen zu haben.
Mit diesem Vorgehen können Sie nun beliebig viele Felder ganz nach Ihrer Vorstellung anlegen
