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Was gibt es Neues seit dem letzten Newsletter zum Thema Azubi-Navigator? Dies werde ich im nachfolgenden Artikel beleuchten.

Wie immer sind seit dem letzen Newsletter viele kleine und einige größere Funktionen zum Azubi-Navigator hinzugekommen. Zurzeit liegt der Schwerpunkt der Entwicklung in den Bereichen Versetzungsplanung und Belohnungssystem.

Rund um die Versetzungsplanung

Die Versetzungplanung beherrscht nun die themenbezogene Planung. Was bedeutet das?

Die themenbezogene Planung erlaubt es dem Planer, zu jeder Einplanung auch Themen aus einem Ausbildungsplan festzulegen. Diese Themen stammen aus dem Ausbildungsplan, der jedem Azubi zugeordnet werden kann. Der Ausbildungsplan wiederum entsteht durch Zuordnung eines Ausbildungsprofils zu einem Azubi. Und das Ausbildungsprofil kann aus dem Ausbildungsrahmenplan übernommen werden. Alternativ können Sie Ausbildungsprofile auch direkt selbst erstellen.

Dies hört sich auf den ersten Blick kompliziert an, folgt aber einem logischen Aufbau:

• Ausbildungsrahmenpläne werden vom BiBB definiert und beschreiben die rechtlichen Rahmenbedingungen eines Ausbildungsberufes
• Ausbildungsprofile sind der firmeninterne Ausbildungsplan. Er sollte für jeden ausgebildeten Beruf vorhanden sein. Der Ausbildungsrahmenplan kann dabei die Vorlage sein.
• Ausbildungspläne sind der individuelle Ausbildungsplan eines Azubis. In den meisten Fällen ist dieser identisch mit einem Ausbildungsprofil. Daher entsteht ein Ausbildungsplan dadurch, dass man einem Azubi ein Ausbildungsprofil zuordnet.
• Die themenbezogene Einplanung ist eine zeitliche Angabe, wie viele Tage aus dem geplanten Zeitbudget für ein Thema geplant werden (Also z.B. 14 von 30 Tagen “Einführung in die Buchhaltung”).

Das Ausbildungsprofil beschreibt also, welche Themen für einen Beruf vermittelt werden sollen. In der Regel vermittelt nicht jeder Einsatzort alle Themen. Deshalb ist es notwendig, bei den Einsatzorten die Themen zu definieren, die ein Einsatzort vermitteln kann (also z. B. das Rechnungswesen vermittelt die Grundlagen der Buchhaltung).

Diese Definition wird direkt im Einsatzort angegeben (Plus-Symbol oben rechts neben der Überschrift “Themen”). Wählen Sie ein oder mehrere Ausbildungsprofile, die der Einsatzort behandeln kann und ordnen Sie durch Ankreuzen die Themen zu.

Nach dieser einmaligen Vorarbeit steht in der Versetzungsplanung bei jeder Einplanung die Möglichkeit der Themenauswahl zur Verfügung.

Bis hierhin sieht das Ganze noch nach recht viel Arbeit mit wenig Ertrag aus. Der Sinn dieser Maßnahme erschließt sich aber, wenn man innerhalb der Versetzungsplanung einmal den Themenplan aufruft. Diesen erreicht man, in dem man genau einen Azubi markiert (Haken vor dem Namen des Azubis setzen) und dann auf das Ausrufezeichen im Kreis klickt. Es öffnet sich dann ein Dialog mit einer Aufstellung, welche Themen dem Azubi noch vermittelt werden müssen und wo dies möglich ist.

Dieses Diagramm zeigt auf der linken Seite die zu vermittelnden Themen aus dem Ausbildungsplan. Klappt man die Themen auf, stehen darunter die Einsatzorte, die diese Themen vermitteln können.

• Die grünen Balken zeigen bereits verplante Themen
• Blaue Balken sind Themen-Anteile, die noch verplant werden müssen
• Orange Balken entstehen, wenn man einen blauen Balken per Doppelklick markiert. Dann wandern diese Einträge auch automatisch rechts in die Auswahl zur Übernahme in den Hauptplan
• Rote Striche markieren Überlasten. D. h. zu diesem Zeitpunkt können Einsatzorte keine weiteren Azubis mehr aufnehmen
• Der hellgrün hinterlegte Bereich führt auf, wann für den Azubi bereits allgemeine Einplanungen vorhanden sind
• Der hellrot hinterlegte Bereich zeigt geplanten Urlaub des Azubis

Hat man sich auf dieser Basis einen Plan zurecht geschoben und per Doppelklick die Themen markiert, kann dieser Entwurf per Übernehmen (unten rechts) als Einplanung in den Hauptplan übernommen werden.

Diese Methodik der Planung ist nur ein Variante einer themenbezogenen Einplanung für Azubis. Wie man den gleichen Mechanismus auch mit anderen Planungsmethodiken nutzen kann und was wir im Bereich der automatischen Planung in der Entwicklung haben, wird Thema eines weiteren Artikels werden.

Urlaubsplanung

Neu ist auch die Möglichkeit, bei den Azubis Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheiten) zu planen. Rufen Sie dazu den Datensatz des Azubis auf.

Abwesenheiten werden in der Versetzungsplanung automatisch mit angezeigt. Ist für den Zeitraum noch keine Planung vorhanden, werden Abwesenheiten bei den Azubis hellrot dargestellt. Liegen dort bereits Einplanungen, so werden diese als Unterbrechung dargestellt.

Weitere Änderungen im Versetzungsplan

• Filter und die KW-Einstellungen im Versetzungsplan bleiben nun über den Neustart erhalten
• Der angezeigte Zeitraum wandert auch nach Neustart mit (d. h., wenn man z. B. heute 12 Monate eingestellt hat, so wandert das 12-Monats-Fenster morgen um einen Tag weiter
• Auf den zusammenfassenden Balken eines Einsatzortes kann man (z. B. bei Überlast) per Doppelklick die Liste der Einplanungen aufrufen und selektiv löschen
• Die Namen der Azubis stehen nun innerhalb der Balken und nicht mehr dahinter, denn dies spart Platz
• Urlaub und Abwesenheiten werden auf dem Pseudo-Einsatzort “Urlaub/Abwesenheiten” geführt. Damit erhält man automatisch einen Urlaubskalender in der Planung

• Es gibt einen neuen Berichts-Typ, durch den man den Versetzungsplan von Azubis einzeln oder gesammelt ausgeben kann. Dies kann sowohl für den veröffentlichten Plan gelten, als auch die aktuelle Vorplanung enthalten

Erweiterungen der Azubi-Ansicht

In der Ansicht der Azubis setzen wir seit je her stark auf Motivation. D. h. wer lernt, soll über das System motivierendes Feedback erfahren.

Um diese näher an den “Tatbestand” (gemeint: das gerade Gelernte) zu bekommen, zeigen wir nun die erreichten Plaketten (im Gamification-Denglisch Achievements genannt) direkt an der Lerneinheit an. Tool-Tips, die angezeigt werden, wenn man mit der Maus darüber fährt oder auf dem Tablet lange darauf drückt, zeigen weitere Details zu den erreichten Werten an.

Feedback durch Azubis

Die Azubis lassen sich im Rahmen des Rückmeldewesens zu Feedbacks einladen. Dies könnte z. B. ein Feedback über den Aufenthalt in einer Abteilung sein.

Azubifeedbacks erhält man, in dem man in den Feedbackvorlagen eine Vorlage mit dem Typ “Auszubildende/Auszubildender” anlegt. Legt man dann im Datensatz des Azubis ein neues Feedback mit dieser Vorlage an, bietet das System den Button “Anfordern” an. Betätigt man diesen, wird automatisch eine Aktivität beim Azubi ausgelöst und der Feedbackbogen übertragen. Haben die Azubis das Feedback gegeben, ist diese Aktivität automatisch erledigt.

Als Verantwortlicher kann man die Umsetzung über die Azubi-Aktivitäten verfolgen.

Berichtshefte mit Anlagen

Berichtshefte können nun mit beliebig vielen Anlagen versehen werden. Anlagen können Bilder, Word-Dateien, Excel-Dateien, Powerpoint oder die Pendants aus Open-/Libreoffice sein. Alle diese Dateitypen werden automatisch in das PDF-Format umgewandelt, damit bei einer späteren Übergabe der Unterlagen an die IHK ein einheitliches Format vorliegt.

Sonstige Erweiterungen

Weitere Änderungen gab es in einigen Bereichen des Azubi-Navigators:

• Ob das interaktive Hilfesystem für die Ausbilder anzeigt wird, lässt sich nun bei den Personalverantwortlichen definieren.

• Das Hilfesystem ist nun auch im Infoportal für Ausbildungsbeauftragte verfügbar
• Meldet sich ein Ausbildungsbeauftragter erstmalig im Infoportal an, bekommt er/sie automatisch eine Einweisung in die Oberfläche (sofern das Hilfesystem eingeschaltet ist / Standard für neue Ausbilder: Hilfesystem an).
• Blogbeitrag zur Einrichtung des Infoportals: https://www.testsysteme.de/infoportal-im-azubi-navigator
• Integration mit Bildungsträgern, die auch den Azubi-Navigator benutzen. Details dazu sind hier beschrieben: https://www.testsysteme.de/integration-von-bildungstraegern-im-azubi-navigator
• Die ersten 80 Ausbildungsrahmenpläne sind im System hinterlegt. Wenn ein Azubi einen Berufe erlernt, dessen Ausbildungsrahmenplan wir schon freigegeben haben, so wird der Ausbildungsrahmenplan automatisch verlinkt. Auch im Infoportal.

Neben diesen Änderungen sorgen wir natürlich auf der technischen Ebene immer dafür, dass der Azubi-Navigator aktuell und auf dem neusten Sicherheitsstand ist. Dazu gehört auch, dass wir uns aktuell erneut bezüglich der ISO 27001 auditieren lassen. Aber dies wäre mal ein Thema für einen eigenen Blog-Beitrag.