Globetrotter: 41 Azubis. 17 Standorte. Ein Management-Tool.
Die Outdoor-Experten von Globetrotter nutzen seit dem Frühjahr 2020 das digitale Ausbildungsmanagement-System von U-Form – den Azubi-Navigator.
Aktuelle Informationen rund um die u-form Testsysteme
A-Navi-Tagebuch Ausgabe 1/20
Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Azubi-Navigator Tagebuchs. Wobei: Es sind schon ein paar Tage vergangen seit dem letzten Blog-Beitrag zu den Neuerungen im Azubi-Navigator. Seitdem hat sich einiges getan. Schauen wir es uns einmal für die einzelnen Themenkomplexe an:
Erweiterungen in der Versetzungsplanung
Die Änderungen in der Versetzungsplanung fallen nicht direkt auf. Teilweise haben wir hier in die dahinter liegende Technologie investiert. So konnten wir erhebliche Performancesteigerungen erreichen. Dies macht sich besonders im Umgang mit Filtern bemerkbar, da Änderungen nur noch für die sichtbaren Datensätze verteilt werden.
Nach außen für die Anwender sichtbar sind drei Änderungen. Die Einfachste: Durch einen Klick auf die Überschrift “AJ” = Ausbildungsjahr bei den Personen, werden diese nach Ausbildungsjahr sortiert.
Für die praktische Anwendung mindestens ebenso sinnvoll sind die neuen Filter beim Veröffentlichen von Plänen. Der Planer kann im Rahmen der Veröffentlichung die Planungen auf Gruppen, Berufe und Ausbildungsjahre begrenzen. Und es kann eine Veröffentlichungsgrenze angegeben werden.
Bei der Planung ist es gängige Praxis, alle Informationen im Plan zu berücksichtigen, sobald diese vorliegen. Als fixiert gilt aber nur ein bestimmter Horizont (z.B. 2 Monate). Dies erreicht man, in dem man im Feld “Endedatum” den Grenztermin setzt, bis zu dem der Plan fixiert sein soll.
Planung in Verbindung mit Ausbildungsplänen
Ein großes Thema für die Planerinnen und Planer ist die Planung in Verbindung mit den Ausbildungsplänen.
Hier haben wir einige Hilfsmittel erstellt, die eine bessere Übersicht bei der Planung erlauben. Zuerst einmal eine – hilfreiche – Kleinigkeit: In den Ausbildungsprofilen lassen sich direkt die möglichen Abteilungen erfassen. Dadurch kann man die Pläne schneller erstellen, denn ein Sprung in die Stammdaten der Abteilungen ist nicht mehr notwendig. Möglich bleibt dies jedoch immer noch.
Neu ist diese Zuordnung nicht, aber durch die vereinfachte Bearbeitungsmethode lässt sie sich leichter nutzen.
Für die Planerinnen und Planer gibt es eine neue Analyseansicht, um zu ermittlen, welche Ausbildungsthemen noch nicht vermittelt wurden und welche Abteilungen dies können. Dabei stellt der Dialog dar, welche Abteilungen gemäß Ausbildungsplan schon eingeteilt sind und welche noch nicht. Ebenso wann der nächste freie Block zur Verfügung steht und welche Themen vermittelt werden sollen. Aufgerufen wird die Analyse, wenn eine Person selektiert wurde, über den Button “Analyse nach Ausbildungsplan”.
Sind für eine Abteilung alle zugeordneten Themen komplett vermittelt, wird die Abteilung mit einem grünen Icon dargestellt. Wieviele der Inhalte vermittelt werden sollen, kann direkt bei der Einplanung über die neuen Schieberegler definiert werden.
Tipp: Statt im Plan einzelne Tage zu definieren, kann man die Planzeit (Tage) auch immer auf 100 setzen. Damit entspricht der Schieberegler dann einer Prozentangabe. Die Aussage lautet dann zum Bespiel: Das Thema xy wird in diesem Block zu 50% vermittelt.
Erweiterung der Planungsdarstellung für Ausbildungsbeauftragte und Azubis
In der Ansicht des Infoportals für Ausbildungsbeauftragte gibt es nun neben der tabellarischen Darstellung auch eine Gantt-Darstellung der Einplanung. Natürlich ist diese, wie auch die tabellarische Darstellung, auf die Planungssätze beschränkt, die sie oder ihn betreffen. Die Zuordnung ist in den Abteilungen definiert. Wer dort als Ansprechpartner hinzugefügt wurde, bekommt die Einplanungen in seiner/ihrer Übersicht angezeigt.
Für Azubis wäre die Gantt-Darstellung zu wenig aussagekräftig, da eine Person (normalerweise) zeitgleich immer nur an einem Ort sein kann. Deshalb haben wir uns hier für eine Kalenderdarstellung entschieden.
Erweiterungen in der Azubi-Ansicht
Neben dem Planungskalender gibt es noch ein paar weitere kleinere Änderungen in der Azubi-Ansicht. Hier eine kurze Übersicht:
- Azubis können nun Urlaube und sonstige Abwesenheiten selbst eintragen. Dazu benötigt der Azubi das Recht Urlaub/Abwesenheiten selbst pflegen.
- Erfasste Noten können auch geändert werden. Löschen und neu erfassen ist damit nicht mehr notwendig. Dies gilt nach wie vor nur für Noten, die der Azubi selbst erfasst hat.
- Bevor ein Azubi erstmals seinen/ihren Azubi-Account nutzt, muss die Kenntnisnahme der Datenschutzbestimmungen dokumentiert werden. Ein Link hierzu kann in die Begrüßungsmail der Azubis eingebaut werden. Gleiches gilt für Ausbildungsbeauftragte.
- Azubis kann eine Stammabteilung zugeordnet werden. Gedacht ist dies dafür, dass bei fehlender Einplanung ein Rückfall auf die Stammabteilung möglich ist.
Berichtshefte
Für die Berichtshefte haben wir nun einen Berichtshefteditor erstellt. Dieser erlaubt Vorlagen für die Berichtshefte zu erstellen und die Texte auf den Vorlagen anzupassen. Die Berichtshefte sind in Blöcken organisiert. Vorlagen für die Blöcke kann man per Maus auswählen. Hier ein Beispiel für die Auswahl eines Unterschriftenblocks:
Eingefügte Blöcke kann man textuell und visuell bearbeiten. Zusätzlich stehen Platzhalter für “aktuelles Datum” oder “Name des Auszubildenden” etc. zur Verfügung
Gleichzeitig bieten wir verschiedene Typen für das Berichtsheftdesign an. Aktuell sind verfügbar:
- Wöchentlich mit einem Feld pro Woche (Neu: Monoblock)
- Wöchentlich mit einem Feld pro Wochentag
- Monatlich mit einem Feld pro Woche
- Monatlich mit einem Feld pro Monat (Neu: Monoblock)
Als Monoblöcke verstehen wir hier freie Eingabefelder für einen ganzen Zeitbereich. Diese Gestaltungsart ist neu im Azubi-Navigator.
Bestehende Berichtshefte lassen sich innerhalb desselben Typs in eine neue Vorlage konvertieren. Das heißt, den bisherigen Wochenberichtshefte mit einem Feld pro Wochentag kann eine Vorlage zugewiesen werden. Dadurch ändert sich das Aussehen bestehender Berichtshefte, aber nicht der Inhalt.
Berichtshefte lassen sich über die neue Exportfunktion sowohl als Sammel-PDF als auch als ZIP-Datei mit Einzel-PDFs exportieren. Leider besteht hier zwischen den einzelnen IHKs noch kein einheitliches Vorgehen. Sprechen Sie am Besten vor der Prüfung Ihre örtliche IHK in Bezug auf das erwartete Format an. Es gibt in der IHK-Landschaft bereits ein Projekt, das Format der Übergabe zu vereinheitlichen.
Feedback und Workflows
Durchgeführte Feedbacks lassen sich als PDF-Datei herunterladen oder ausdrucken. Hier ein Beispiel des für alle Kunden (ab der Plus-Version) bereitsgestellten Stimmungsbarometers. Dieses gibt es auf Wunsch in zwei Fassungen: Als Feedback für Vor-Ort-Azubis oder Azubis im Homeoffice.
Neu hinzu gekommen ist ein Beurteilungsblock, der dem IHK-Schema ähnelt. Das heißt, dass es eine Sechserskala (ähnlich Noten) gibt. Sie ist in drei Blöcke unterteilt, die jeweils eine untere (= schlechter) und obere (= besser) Ausprägung haben. Da ein Bild mehr sagt als tausend Worte, hier die Ansicht dieses Blocktyps:
Neue Blocktypen sind auch die Zieldefinitionen und Zielvereinbarungen. Diese dienen der Definition von Zielen zu Beginn eines Ausbildungsblocks und der Verifikation zu einem (oder mehreren) späteren Zeitpunkt(-en).
Die Feedbacks, die Zielvereinbarungen und -überprüfungen enthalten, entfalten ihre Stärke am Besten in Verbindung mit den neuen Regeln und Workflows. Workflows sind ein mächtiges Mittel. Wer dies näher kennenlernen möchte, findet hier den Beitrag, der den Umgang mit Workflows und Feedbacks beschreibt.
Wer erstmal einen Überblick über die Feedbacks im Azubi-Navigator haben möchte, kann hier mehr lesen.
Neues rund ums E-Learning
Auch rund um das Thema E-Learning hat sich einiges getan. Wer unsere Azubi-Challenge mitgemacht hat, hat es schon gesehen: Das neue Layout für Prüfungstrainings.
Damit einher geht auch, dass die Prüfungstrainings eine Vorschau-Funktion für Ausbilder bekommen haben. Wenn Sie einmal unsere Lerninhalte kennenlernen wollen: Gehen Sie im Azubi-Navigator im Menü in das Lerncenter | Prüfungstraining und wählen Sie das Training Ihrer Wahl aus. Über den gelben Button gelangen Sie zu dem Modulen. Wählen Sie ein Modul aus und Sie gelangen in die Vorschau des gewählten Moduls:
In der Vorschaufunktion kann man zwar die Aufgaben nicht bearbeiten und die Lösungen sind auch nur angedeutet, aber für einen Überblick über das, was die Azubis sehen, wenn sie mit den Trainings lernen, sollte es reichen.
Apropros Trainings: Da die Zwischenprüfung auf Grund von Corona dieses Jahr ausgefallen ist, bieten wir für alle, die sich trotzdem ein Bild vom Leistungsstand ihrer Azubis machen wollen, die Checks zur Zwischenprüfung an. Sie sind nur einmalig und nur im Prüfungsmodus von den Azubis durchführbar. Die Inhalte sind einer Zwischenprüfung nachempfunden und müssen auf Zeit bearbeitet werden.
Details hierzu finden Sie in unserem Shop oder direkt im Azubi-Navigator E-Learning-Shop. Auch für die Checks zur Zwischenprüfung gibt es eine Vorschaufunktion für Sie.
Derzeit sind wir dabei, all unsere Prüfungstrainings auf das neue Layout umzustellen.
Für die Azubis ergibt sich dadurch auch ein erweitertes Motivationsprogramm. Wir haben das Motivationssystem überarbeitet. Azubis erhalten nun schon während des Lernens motivierende Meldungen, wenn sie bestimmte Ziele erreicht haben.
Für Ausbilder gibt es nun auch die Möglichkeit, den Lernfortschritt und das Lernverhalten pro Gruppe zu exportieren. Klicken Sie in der Gruppenansicht auf den Export-Button und erhalten Sie eine Exceldatei.
Erfahrungsbericht über den Azubi-Navigator aus Sicht eines Azubis
Unsere Auszubildende Kauffrau im E-Commerce gibt hier einen kurzen Überblick, warum sie gerne mit dem Azubi-Navigator arbeitet und warum dieser gerade in Zeiten von Corona hilfreich ist.
Einfach, schnell, übersichtlich: Das Feedback-Tool im Azubi-Navigator
Gut gemacht, Dustin!
Dustin, Susanne, Per, Luca, Simone – eine ganze Handvoll Azubis. Und zwei Handvoll Abteilungen im Unternehmen. Und jetzt? Lege ich die Azubis einmal im A-Navi an. Mit Namen, wichtigen Daten, Berufsschulfächern und so weiter. Ich lege die Abteilungen fest, in denen sie jeweils arbeiten werden, dazu die Zeiträume. Das geht schnell, denn natürlich ist der komplette Ausbildungsrahmenplan (für jedes Berufsbild!) schon integriert.
Jetzt kommt Dustin in die Buchhaltung. Und ich habe im A-Navi bereits den Termin fürs Erstgespräch dort hinterlegt – samt Erinner-mich. Sprich: Sobald ein Feedbackgespräch ansteht, stößt der A-Navi einen Workflow an, um mich und den Azubi zu informieren. Auch die Zwischenfazits lege ich fest. So, wie ich es möchte. Wöchentlich, zweiwöchentlich, komplett flexibel. Klar, dass die Ergebnisse des letzten Gespräches fürs nächste direkt abgerufen werden können. Und nein, dafür muss ich keine Romane schreiben. Denn eine Bewertungsskala von eins bis sechs samt vorformulierten Leistungsbewertungen ist schon implementiert. Die kann ich sogar später ins Zeugnis übernehmen, ihn in Stil und Sprache aber auch individuell anpassen.
Selbst- trifft auf Fremdbild: Das 180-Grad Feedback.
Ach ja, die Selbsteinschätzung … passt die wohl mit der des Azubibeauftragten überein? Testen wir es doch! Mit dem 180 Grad-Feedback schätzt Dustin nach vier Wochen in der Buchhaltung seine Leistungen ein. Und ich seine. Und dann legen wir das Ganze mal übereinander und sprechen darüber. Hat Dustin sich in einem bestimmten Bereich ganz besonders hervorgetan? Dann trage ich das im freien Feedbackbereich als Ergänzung ein.
Jetzt ist Dustin dran
Wie, der darf seine Meinung auch sagen? So mögen manche Chefs leider noch immer denken. Wir wissen längst: Er soll nicht nur, er will und muss! Denn möchte ich ein Feedback über Abläufe in meinem kompletten Unternehmen haben, so frage ich die Azubis. Sie kennen als einzige alle Abteilungen. Und je eher sie lernen, wie man konstruktiv Feedback gibt, desto mehr fühlen sie sich wertgeschätzt und gut aufgehoben. Ganz wichtig für die Entwicklung ihrer Persönlichkeit.
Wenn Dustin also nach acht Wochen in der Buchhaltung ein Abteilungsfeedback geben darf, nutzt er dafür den A-Navi. Ebenso wie Susanne, Per, Luca und Simone. Und weil das Ganze cloudbasiert funktioniert, können die Fünf Ihr Feedback auch übers Smartphone auf dem Balkon zu Hause oder vom Badesee aus geben und es dann digital an den jeweiligen Ausbildungsbeauftragten verschicken. Zu welchem Zeitpunkt ich geballte Schwarmfeedback von den Fünfen haben möchte, lege ich ebenfalls vorher fest. Und auch, wann ich es mit ihnen besprechen möchte. Mit dem A-Navi lebe ich Verbindlichkeit.
Hilfe, das Berichtsheft?!
Ja, das denken viele. Immer wieder dieses Hinterherlaufen: „Hallo, Dustin, du musst bitte noch für die letzten sieben Wochen …“ – und so weiter. Ja, und wer prüft das denn überhaupt, wenn Dustin es endlich fertig hat? „Hallo, Frau Schmidt-Huber, Sie müssen bitte noch die letzten sieben Berichtshefte sichten …“ – und so weiter.
Wir kannten das. Zum Glück alles vorbei, dank des A-Navi. Der zeigt auf einen Blick, für welchen Zeitraum das Berichtsheft schon geschrieben ist, er hält fest, was noch fehlt und vor allem, ob der Ausbildungsnachweis vom Prüfteam freigegeben wurde oder ob noch einmal automatisch per E-Mail erinnert werden muss.
Sechs Augen sehen mehr als zwei
Ja, richtig gelesen: Ich kann das Berichtsheft digital im Team prüfen. Muss nicht, kann, wohlgemerkt. Für jeden Azubi und jede Abteilung lege ich einzelne Berichtsheft-Prüfteams an, wenn ich möchte.
Dustins erstes Berichtsheft in der Buchhaltung kann also zum Bespiel von Frau Schmidt-Huber geprüft werden, die während seiner Zeit dort die Ausbildungsverantwortliche ist, und zusätzlich von seinem festen Ausbilder Herrn Römer.
Der Unternehmer selbst, Herr Hoffmann, kann das Berichtsheft theoretisch auch prüfen. Aber er kann sich auch einfach nur informieren lassen, dass alles läuft.
Ein A-Navi macht Schule
Im wahrsten Wortsinne. Nehmen wir mal an, Dustin ist ein Buchhaltungs-Ass im Betrieb. Und in der Berufsschule? Ein Klick genügt, und ich sehe seine Schulnoten je Klassenarbeit auf einen Blick. Weil Dustin die zuvor selber eingepflegt hat. Was ich stichprobenartig prüfen kann, wenn ich mir die Arbeiten zeigen lasse. Bevor Sie fragen: Natürlich hat er für dieses Einpflegen ebenso wie für sein Abteilungsfeedback nur einen begrenzten Zugang. Ebenso wie Ihre Mitarbeiter. Wenn Frau Schmidt-Huber aus der Buchhaltung das Abteilungsfeedback für den Vertrieb besser nicht lesen soll, dann schalte ich diesen Bereich für sie nicht frei. Ganz einfach. Als Administrator gestalten Sie den A-Navi fürs Feedback genauso, wie Sie ihn brauchen.
Um ihn immer noch besser zu machen, brauchen wir Ihr Feedback. Schreiben Sie uns!
Karriereseiten mit WOW!-Effekt – Interview mit Henner Knabenreich
Hallo Henner, du hast gerade ein wunderbares Buch mit dem spannenden Titel „Karriere-Websites mit Wow!-Effekt“ veröffentlicht. Man könnte eigentlich meinen, eine gut gemachte Karriereseite wäre im Jahr 2020 pure Selbstverständlichkeit – ist es aber gar nicht, oder?
Hallo Felicia! Nein, das ist es leider tatsächlich nicht. Ich habe bspw. im Rahmen meiner Recherche nach Unternehmen gesucht, bei denen aktuell eine Videobewerbung möglich ist. Hierzu habe ich u. a. Kontakt zu einem Dienstleister aufgenommen, der solche Videobewerbungen realisiert und bin so an einige Links von Referenzkunden gekommen.
Die Liste enthielt Unternehmen, die nicht einmal über eine eigene Karriereseite verfügten. Diese Unternehmen waren also maximal dann als Ausbildungsbetrieb sichtbar, wenn gerade eine Ausbildungsstelle in einer Jobbörse ausgeschrieben wurde. Und das ist wirklich kritisch, denn fast 30% von über 1.600 Bewerbern haben in aktuellen Befragungen angegeben, dass sie sich wahrscheinlich überhaupt nicht bewerben würden, wenn ein Unternehmen gar keine Karriereseite hat. Sie vermuten in diesen Fällen bspw. kein ernsthaftes Interesse am Mitarbeiter oder schätzen das Unternehmen generell als unseriös, unprofessionell und wenig transparent ein.
Darüber hinaus haben viele Unternehmen, die zwar eine Karriereseite ihr Eigen nennen, immer noch nicht erkannt, dass sie darauf auch aktiv für sich als Arbeitgeber werben müssen. Sie ergießen sich dort aber meistens nur in Selbstbeweihräucherung und nehmen in der Regel eine klassische Unternehmerperspektive ein – anstatt die eines potenziellen Bewerbers. In der Folge werden potenzielle Azubi-Bewerber eher zum Davonlaufen, als zum Bewerben animiert… Und das ist fatal, denn wurden geeignete Kandidaten erst einmal verschreckt, kommen sie nach einem solchen Erlebnis meist nie wieder zurück. Warum sollten sie auch?
Vielleicht in einem Satz klar auf den Punkt gebracht: Warum ist eine gute Karriereseite für das Azubi-Recruiting so wichtig?
Die Karriere-Website ist der Dreh- und Angelpunkt im Azubi-Recruiting. Hier laufen alle Fäden zusammen, egal ob der Interessent via Empfehlung, Social Media oder sonst woher kommt. Er sucht nach Informationen über den potenziellen Ausbildungsbetrieb und den Ausbildungsberuf. Ist das der Richtige für mich oder nicht? Berufsorientierung ist Aufgabe des Arbeitgebers. Hier kann er als Ausbildungsbetrieb der Herzen punkten – oder eben auch alles versemmeln.
Gibt es klassische Fehler, die ganz viele Unternehmen bei der Gestaltung und Strukturierung ihrer Karriereseite machen?
Ja, die gibt es definitiv. Der größte Fehler, den Unternehmen in diesem Zusammenhang machen, ist natürlich, dass oft überhaupt keine Karriereseite angeboten wird.
Der zweitgrößte Fehler, den ich beobachten konnte, besteht darin, dass die Links zu vorhandenen Karriereseiten häufig zu sehr vor den Blicken potenzieller Bewerber versteckt werden, etwa ganz unten auf der Website – im so genannten Footer – oder auch relativ unsichtbar hinter Hauptmenüpunkten wie z. B. „Service“, wie ich es gerade gestern erst wieder gesehen habe. Wird eine Karriereseite auf diese Weise auf der Website eingebunden, hat ein Unternehmen leider alles dafür getan, um nicht als potenzieller Ausbildungsbetrieb wahrgenommen zu werden.
Ein weiterer gravierender Fehler ist es, wenn Ausbildungsbetriebe auf ihrer Karrierewebsite nicht ausreichend auf die Vorteile des eigenen Ausbildungsprogramms eingehen, hier zu wenig Informationen zum Inhalt und Ablauf der Ausbildung anbieten und keine klaren Angaben zum Verdienst oder weiteren Unterstützungsmaßnahmen machen, auf die sich potenzielle Azubis einstellen können.
Noch mal: Berufsorientierung ist grundsätzlich Aufgabe der Ausbildungsbetriebe. Schaut man sich diverse Studien zum Thema an, so wird seitens der Unternehmen vielfach die falsche Erwartungshaltung von Azubis moniert. Unternehmen haben es allerdings selbst in der Hand, sämtliche zielgruppenrelevanten Informationen in einer bestimmten Art und Weise aufzubereiten, damit sich später nur noch Kandidaten bewerben, die auch wirklich zum Unternehmen passen. Vorausgesetzt natürlich, ich bin als Betrieb ehrlich!
Darüber hinaus kann in der Praxis aber auch der Bewerbungsprozess an sich regelmäßig als erhebliche Fehlerquelle identifiziert werden. Denn hier werden potenzielle Bewerber sehr oft auf der letzten Meile in die Flucht geschlagen. Etwa mit umständlichen Anmeldeprozessen, seitenlangen Formularen oder aber, weil eine Bewerbung via Smartphone nicht möglich ist.
Hast du vielleicht noch ein paar konkrete Tipps für unsere Leser (abgesehen davon, unbedingt dein Buch zu lesen oder dich direkt zu engagieren), wie Unternehmen ein besseres Gefühl dafür bekommen können, wo ihre Karriereseite noch Optimierungsbedarf hat?
Das ist eigentlich relativ einfach: Die Verantwortlichen sollten einfach mal in die Rolle eines potenziellen Bewerbers schlüpfen und den gesamten Recruiting-Prozess aus dessen Perspektive durchspielen. Vom Auffinden der Seite, über das Auffinden relevanter Informationen und die Bewertung der Güte von Inhalten bis hin zum abschließenden Versenden einer Bewerbung – jeder Schritt sollte hier mindestens einmal auf dem Prüfstand stehen. Oder, besser noch: Einfach die Zielgruppe direkt ansprechen und um Feedback zur eigenen Karriereseite bitten.
Du hast zusammen mit softgarden eine Studie zum Thema Karriereseiten durchgeführt. Haben sich daraus weitere spannende Erkenntnisse ergeben, die du unseren Lesern gerne mitteilen möchtest?
Auf jeden Fall! Die wichtigste Erkenntnis aus meiner Untersuchung mit softgarden hatte ich ja bereits beschrieben – noch mal konkret auf den Punkt gebracht: Keine Karriereseite, keine Bewerber! Ebenfalls spannend: Der primäre Grund, eine Karrierewebsite aufzusuchen, ist die Jobsuche! Sie wird sogar als der wichtigste Inhalt empfunden. Erst danach kommen Infos über den Arbeitgeber. Und, ebenso essenziell: Bewerber wollen einen echten Ansprechpartner, mit allen erdenklichen Kontaktdaten. Die Kommunikation mit einem Chatbot ist hingegen total verpönt.
Viele Dank für das wie immer sehr inspirierende Gespräch. Ich kann an dieser Stelle nur noch mal jedem wärmstens empfehlen, dein Buch zu lesen. Es macht nicht nur Spaß, sondern birgt auch viele lehrreiche Aha-Momente, die einen wirklich beim Aufbau einer optimalen Karriereseite unterstützen.
Perfect Recruiting: Mit klarem Blick für die Richtigen entscheiden
Bei meinen Vorträgen erlebe ich immer wieder, dass sich Ausbildungsverantwortliche darüber beklagen, sie könnten nicht genügend geeignete Bewerber für ihre Lehrstellen finden. Umgekehrt heben sich bei der Frage nach schriftlich definierten Anforderungsprofilen aber meist auch nur wenig Hände.
Woher soll man aber wissen, welcher Bewerber wirklich für eine Stelle geeignet ist, wenn das Anforderungsprofil im Vorfeld nicht detailliert mit allen an der Ausbildung beteiligten Personen abgestimmt und explizit definiert wurde?
Die Definition eines guten Anforderungsprofils für ein zielgerichtetes Azubi-Recruiting gestaltet sich in der Praxis tatsächlich sehr häufig als herausfordernde Aufgabe. Dieses Phänomen hat auch mein heutiger Gesprächspartner Jens Olberding erkannt und sich daher intensiv mit der Entwicklung eines komfortablen Lösungsansatzes befasst.
Das Ergebnis seiner Bemühungen ist „Perfect Recruiting”, ein innovatives Recruiting-Spiel, mit dem sich das Definieren von sinnvollen Anforderungsprofilen spielend einfach erledigen lässt.
Im nachfolgenden Interview habe ich mir von Jens das Spielkonzept sowie die Vorzüge seiner Entwicklung erklären lassen:
Hallo Jens, erzähle unseren Lesern doch kurz, wer du bist und was du machst.
Hallo Felicia, ich freue mich, dass wir heute über mein Spiel „Perfect Recruiting“ sprechen. Wie der Name des Spiels schon vermuten lässt, bin ich fachlich im Bereich Personal und Recruiting zu Hause. Ich helfe Unternehmen dabei, die richtigen Mitarbeiter zu finden und entwickle dafür mit ihnen zielgruppengerechte und authentische Recruiting-Strategien. Zusätzlich unterstütze ich sie bei der Personalauswahl und konzipiere das richtige Setting für Assessment Center. Mein großes Anliegen ist es, den Menschen – also den Bewerber – wieder in den Mittelpunkt zu rücken. Dabei versuche ich, die Methoden der Personalgewinnung möglichst pragmatisch oder noch besser spielerisch, zu gestalten. Auf diesem Weg finden dann so wichtige, aber leider oft auch „trockene“ Themen – wie das Erstellen eines Anforderungsprofils – wieder mehr Beachtung und Akzeptanz.
Das klingt spannend. Wie bist du auf die Idee gekommen, gerade zum Thema Anforderungsprofil ein Spiel zu entwickeln?
Mir war aufgefallen, dass viele Führungskräfte und Personalentscheider sich nur ungern mit dem Thema Anforderungsprofil beschäftigen. Wenn dann doch eines erstellt wurde, enthielt es vor allem fachliche Kompetenzen. Bei Auszubildenden sind es dann zumeist die Schulnoten der Kernfächer. Dies sagt aber nur wenig über den Bewerber aus. Gute Noten können z. B. ein Zeichen dafür sein, dass wir es mit einem hellen Kopf zu tun haben oder jemandem, der sehr gut auswendig lernen kann. Die eigentliche Frage, was es wirklich braucht, um auf der gesuchten Position erfolgreich zu sein, bleibt dabei aber meist unbeachtet. Das wollte ich ändern und einen Weg finden, der den Fokus auf die wirklich wichtigen Kompetenzen legt. Vor diesem Hintergrund ist dann „Perfect Recruiting“ entstanden. Dass es im Ergebnis eine spielerische Methode geworden ist, die auch noch Spaß macht, freut mich natürlich besonders.
Wie komme ich denn spielerisch zu den Kompetenzen, die wirklich wichtig sind?
Im Kern besteht das Spiel aus 26 Kompetenzkarten. Das Set an Kompetenzen ist so gewählt, dass das Spiel bei so ziemlich jeder Stelle eingesetzt werden kann. Die Aufgabe besteht darin, die 5 wichtigsten Kompetenzen für die zu besetzende Stelle zu finden. Damit das gelingt, gibt es neben einer Kurzanleitung auch einen ausführlichen Moderationsleitfaden, der schrittweise durch das Spiel führt. Zudem gibt es zu jeder Kompetenz Hinweise und Beispielfragen für das Vorstellungsgespräch. Wenn dann auch noch die Online-Materialien und Videos zum Einsatz kommen, haben wir es fast schon mit einem Mini-Workshop zu tun, in dem zum Anforderungsprofil auch gleich schon der passende Gesprächsleitfaden für das Interview erstellt wird.
Ein Mini-Workshop? Wen lade ich denn am besten dazu ein?
Das Spiel wird von der Frage getragen: „Was braucht es, um in meinem Team erfolgreich zu sein?“. Gespielt werden kann es mit jedem, der zu dieser Frage etwas beitragen kann. Dies könnten z. B. die Ausbildungsleitung, Kollegen aus den Fachbereichen, die sich stark um die Auszubildenden bemühen, und natürlich die Auszubildenden selbst sein. Letztere erleben die Anforderungen einer Ausbildung ja am eigenen Leib und können daher wertvollen Input liefern. Ausgelegt ist mein Recruiting-Spiel für 1 bis 4 Spieler. Wer also nicht im Team spielen mag, der kann die Karten auch alleine durchspielen und erst einmal für sich herausfinden, welche die wichtigsten Kompetenzen sind.
Warum kommen die Teilnehmer mit deinem Spiel leichter zu einem guten Anforderungsprofil als durch angeregte Diskussionen?
Das Spiel fördert eine angeregte Diskussion. Es soll die Menschen an einen Tisch bringen, die eng mit den neuen Kollegen zusammenarbeiten werden bzw. sich stark um die Ausbildung bemühen. Das Spiel selbst lädt auch dazu ein, Aufgaben und Anforderungen an den Auszubildenden aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Das Video „Zur Einstimmung“ enthält z. B. eine kleine Aufgabe, in der es darum geht, die heutigen und zukünftigen Anforderungen einer Stelle im Licht von Digitalisierung und New Work zu betrachten.
Ein ganz anderer, pragmatischer Aspekt ist, dass die Spielrunden verdeckt ablaufen. Ich weiß zu Beginn nicht, wie meine Mitspieler eine Kompetenz bewerten. Jeder gibt also seine eigene Bewertung ab, ohne dass er durch die Meinung anderer beeinflusst wird. So wird jede Meinung gehört. Ein wichtiger Punkt, der bei lebhaften Diskussionen oft zu kurz kommt.
Wann und wie oft sollte ich das Spiel spielen?
Jeder Ausbildungsberuf, jeder Unternehmensbereich, ja sogar jedes Team „tickt“ anders. Daher scheint ein Anforderungsprofil für jeden Ausbildungsberuf ebenso sinnvoll wie die Unterscheidung nach den Unternehmensbereichen. Mal angenommen, es werden zwei Industriekaufleute gesucht. Die eine Ausbildung findet in der Hauptverwaltung statt, die andere an einem entfernten Produktionsstandort. Vermutlich brauchen die beiden Auszubildenden ähnliche, aber nicht die gleichen Kompetenzen, um die Ausbildung erfolgreich abzuschließen. Daher kann es sinnvoll sein, für jedes Berufsbild ein eigenes Anforderungsprofil zu erstellen und nochmal nach Ausbildungsort/Unternehmensbereich zu unterscheiden.
Bevor du jetzt zusammenzuckst, liebe Felicia, das klingt aufwendiger als es ist. Eine Spielrunde Perfect Recruiting dauert 30 bis 60 Minuten. Je nachdem wie diskussionsfreudig die Mitspieler sind und wieviel Klarheit schon zuvor für die nötigen Anforderungen bestand. Oder anders: Wenn es länger dauert, dann war die Diskussion umso nötiger und die Zeit sehr gut investiert.
Das Schöne ist auch, dass so ein Anforderungsprofil nicht in Stein gemeißelt ist. Berufsbilder und Aufgaben wandeln sich mit der Zeit. Da braucht auch das Anforderungsprofil ein Update. Es wird also Zeit für eine neue Spielrunde!
Gibt es noch einen Tipp, den du unseren Lesern mit auf den Weg geben möchtest?
Im Recruiting geht es darum, sich gegenseitig kennenzulernen. Es ist ja weitgehend bekannt, dass es nicht die fachlichen Kompetenzen sind, die einen Mitarbeiter erfolgreicher machen. Trotz dieses Wissens werden Einstellungsentscheidungen oft immer noch auf Basis der Fachlichkeit getroffen. Ich glaube, dass besonders bei jungen Menschen, die noch am Beginn ihrer beruflichen Laufbahn stehen, vor allem persönliche und soziale Kompetenzen entscheidend sind. Daher freut es mich besonders, dass ich dir und deinen Lesern heute „Perfect Recruiting” vorstellen durfte und möchte mich mit einem 10% Rabatt Gutschein bedanken. Dazu geben deine Leser bei ihrer Bestellung auf meiner Website einfach den Gutscheincode „Azubi2020“ ein.
Lieber Jens, vielen Dank für das interessante Gespräch und die spannenden Einblicke in deine Projektarbeit.
Wer sich mehr Bewerber wünscht, muss sichtbarer werden
Es war ein Hörsturz, der Tischlermeister Daniel Helm zum Umdenken bewegte. Er stellte sich die Frage, wie er Prozesse, die ihn täglich viel Zeit kosteten und nicht immer etwas brachten, automatisieren könne. Eine Antwort auf diese Frage fand er im Online-Marketing. Das nutzt er heute sehr erfolgreich zum Verkauf seiner exklusiven Möbel und Innenausstattungen und zum Onboarding neuer Mitarbeiter. Eine Idee, die ich so einfach wie genial finde, dass ich mich unbedingt mit Daniel Helm unterhalten musste.
Felicia Ullrich: Herr Helm, das Handwerk jammert immer, dass es so schwer ist, Auszubildende zu finden und es immer weniger Bewerbungen für handwerkliche Berufe gibt. Wie sieht das bei Ihnen aus?
Daniel Helm: Es mag ungewöhnlich klingen, aber ich habe eher zu viele Bewerbungen als zu wenig. Im letzten Jahr hatte ich auf zwei Ausbildungsstellen 120 Bewerbungen. Dieses Jahr sind es schon 50 und es ist noch kein Ende in Sicht. Und das ist nicht nur so bei den Auszubildenden, auch bei den Fachkräften haben wir keine Probleme, neue Mitarbeiter zu finden.
Felicia Ullrich: Das ist ja eher ungewöhnlich. Was glauben Sie, machen Ihre Handwerkskollegen falsch oder was machen Sie anders?
Daniel Helm: Wenn Sie sich mehr Bewerber wünschen, müssen Sie als Unternehmen sichtbarer werden. Durch unsere vielen Online-Marketing-Aktivitäten bei Facebook, Instagram und YouTube sind wir sichtbar – für unsere Kunden und für unsere Bewerber. Natürlich schalten wir auch Stellenanzeigen bei der Handwerkskammer oder der Arbeitsagentur. Aber durch unsere starke Social-Media-Präsenz können sich die Bewerber schon ein gutes Bild machen, noch bevor sie überhaupt bei uns waren.
Felicia Ullrich: Wer nach HELM design sucht, findet Sie. Mit vielen Videos und Informationen rund um die Innenausstattung. Das ist für einen Tischlermeister schon eher ungewöhnlich. Aber Sie gehen noch weiter und nutzen das Online-Marketing und die Videos auch für das Onboarding. Wie machen Sie das?
Daniel Helm: Wir lassen den Bewerbern nach Unterschrift des Arbeits- oder Ausbildungsvertrags automatisiert Videos zum Unternehmen zukommen. Den Prozess und die Menge an Videos definieren wir einmal im System – und der Rest erfolgt dann automatisch. Die Anzahl der Videos ist abhängig von der Art der zukünftigen Tätigkeit. Die Azubis bekommen zurzeit noch weniger Videos als zukünftige Fachkräfte, denen wir auch die Maschinen ausführlich in Videos vorstellen.
Im ersten Video zeigen wir zum Beispiel, wo man hier im Umfeld etwas zu essen bekommen kann und welche Werksverkäufe es im Umkreis unseres Unternehmens gibt. Wir machen die zukünftigen Mitarbeiter und Azubis mit dem Unternehmen und seinem Umfeld vertraut. In weiteren Videos stellen wir den Maschinenpark vor oder geben Sicherheitsunterweisungen.
Felicia Ullrich: Die Azubis bekommen noch weniger Videos. Heißt das, Sie wollen die Anzahl erhöhen?
Daniel Helm: Ja, denn unsere Fachkräfte haben bemängelt, dass während sie morgens die Autos fertig machen, um zu Kunden zu fahren, die Azubis meist einfach nur herumstehen und die Zeit totschlagen. Das nächste Video soll zeigen, wie die Azubis diese Zeit produktiv nutzen können, indem sie zum Beispiel das Auto aufräumen oder unter der Maschine fegen.
All das, was wir in den Videos vermitteln, gibt es auch in einem Handbuch. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass das nicht immer gelesen wird. Hier sind die Videos wesentlich zielgruppenfreundlicher. Übrigens überprüfen wir mit einem Test nach der ersten Woche, ob die Inhalte der Videos und des Handbuchs von den Mitarbeitern bzw. Azubis auch beherrscht werden.
Felicia Ullrich: Unsere Azubis fanden die Idee total super, weil sie meinten, sie würden sich weniger fremd fühlen, wenn sie am ersten Tag kommen. Der eine oder andere Ausbilder wird jetzt vielleicht denken, dass Sie da einen sehr großen Aufwand betreiben. Wie viel Zeit brauchen Sie für ein Video?
Daniel Helm: Im Durchschnitt fünf Minuten. Da betreiben wir keinen großen Aufwand. Wenn ich mich mal verspreche, lasse ich das Video trotzdem weiterlaufen. Im wahren Leben versprechen wir uns ja auch. Das macht die Videos authentisch. Bewerbern oder zukünftigen Mitarbeitern jedes Mal das Gleiche zu erzählen, ist auf jeden Fall deutlich zeitintensiver. Für den Versand der Mails nutzen wir eine Software, die die ganzen Prozesse automatisch steuert.
Felicia Ullrich: Herzlichen Dank für das interessante Interview, Herr Helm.
PS: Ein toller Unternehmer und ein beeindruckendes Unternehmen. Zum Abschluss des Gesprächs habe ich eine Rose bekommen – die bekommt jede Dame, die zu HELM design kommt. Gefallen hat mir auch sehr, dass Herr Helm seinen Mitarbeitern einerseits eine hohe Wertschätzung entgegenbringt und sich Gedanken macht, wie er die Arbeit positiv gestalten kann (auf Wunsch der Mitarbeiter gibt es zukünftig ein Bällebad), es andererseits auch sehr klare Regeln gibt. Wer als Praktikant zu spät kommt, braucht am nächsten Tag gar nicht erst wiederzukommen. Unzuverlässigkeit ist ein No-Go. Schulnoten spielen für ihn keine Rolle, soziale Kompetenzen und die Motivation sind für ihn viel entscheidender.
Kleiner Tipp: Sie fragen sich, mit welcher Software sich solche Prozesse steuern lassen? Zum Beispiel mit Programmen wie Mailchimp oder Klick Tipp.
Und falls Sie wissen wollen, wie Daniel Helm das so macht: Unter www.helm-einrichtung.de können Sie Herrn Helm, das Team, seine exklusiven Möbel und seine Videos und kennenlernen.
Digitale Lösung fürs Ausbildungsmanagement – in SuccessFactors integriert
Mit dem „Azubi-Navigator“ hat u-form Testsysteme eine ganzheitliche Lösung fürs Ausbildungsmanagement entwickelt. Gemeinsam mit der IT-Beratung mindsquare arbeitet der Ausbildungsspezialist aktuell an einer Schnittstelle für SuccessFactors. Für den Piloten suchen mindsquare und u-form Ausbildungsunternehmen als Projektpartner auf Kundenseite. Wir haben mit Shawn Conley Sweeney (mindsquare) und Cornelius Scheffel (u-form) über die Hintergründe gesprochen.
Warum ist die Digitalisierung von Ausbildungsmanagement aktuell überhaupt ein Thema?
Cornelius Scheffel: Digitale Umgebungen sind für die nachfolgenden Generationen natürliche Umgebungen, in die sie hineingewachsen sind. Das prägt die Erwartungshaltung gegenüber Ausbildungsbetrieben. Wenn Unternehmen das in ihrem Ausbildungsmanagement widerspiegeln, machen sie die Ausbildung aus der Sicht der Zielgruppe attraktiver. Noch wichtiger finde ich, dass die Digitalisierung auch im Ausbildungsmanagement wichtige Zeit verschafft, indem sie für einen besseren Überblick sorgt, umständliche und sich überschneidende Arbeitsroutinen vermeidet etc. Diese gewonnene Zeit können Ausbilder nutzen, um sich persönlich und intensiv um die einzelnen Auszubildenden zu kümmern.
Welche konkreten Funktionen bietet der Azubi-Navigator für das digitale Ausbildungsmanagement?
Cornelius Scheffel: Ausbilder müssen Azubis Ausbildungsinhalte vermitteln, sie motivieren, rechtzeitig in die passende Abteilung delegieren und mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn es mal brennt. Hinzu kommen das rechtliche Rahmenwerk (IHK-Prüfungskataloge, Rahmenlehrpläne, Ausbildungsordnungen und die Berufsschule) sowie die räumlichen und personellen Kapazitäten, die Ausbildungsverantwortliche im Blick haben müssen. Der Azubi-Navigator besteht aus sechs Hauptelementen, die Ausbildungsverantwortlichen und, wo es sinnvoll ist, auch Azubis zu Verfügung stehen:
1. Zentrale Verwaltung aller Stammdaten
2. Versetzungsplanung
3. Feedback und Beurteilungen
4. Ausbildungs(-rahmen)pläne
5. Zeugnisgenerator
6. E-Learning
Diese Elemente greifen vernetzt ineinander. Wichtig ist uns dabei, dass einmal erfasste Daten nicht mehrfach eingegeben werden müssen. Erfasst ein Azubi zum Beispiel einen Stundenplan für seine Berufsschulklasse, so stehen die Fächer dem Azubi als Nutzer des Tools in den Kategorien „Ausbildungsnachweis“ und „Notenerfassung“ zur Verfügung. Gleichzeitig profitieren die Ausbilder davon, dass sie wissen, wann die Azubis dieser Berufsschulklasse nicht im Unternehmen sind.
Wie sieht das Wettbewerbsumfeld aus?
Cornelius Scheffel: Der Azubi-Navigator ist auf dem Markt sicherlich eine der modernsten digitalen Lösungen fürs Ausbildungsmanagement. Zusammen mit dem Ansatz, die Gesamtheit der Themen in der Ausbildung abzubilden und den Azubis in die Lösung integrierte E-Learning-Inhalte zur Prüfungsvorbereitung anzubieten, stellt das ein USP dar.
Warum ist das Thema gerade für Unternehmen interessant, die sich in einer SuccessFactors-Umgebung bewegen?
Shawn Conley Sweeney: SuccessFactors selbst bietet zwar ein „Apprentice Management“ im Basismodul an. Die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten sind allerdings extrem eingeschränkt, sodass die meisten Kunden damit nicht arbeiten. Darum haben wir uns entschlossen, nach starken Partnern in dem Bereich zu suchen und sie gemeinsam an SuccessFactors anzubinden. SuccessFactors sieht sich selbst sowieso als Plattform für verschiedenste Lösungen. Genau das wollen wir damit bedienen. Das Unternehmen selbst erhält also eine Cloudlösung inklusive eines Ausbildungsmanagements. Die Systeme sind integriert und er spart sich so die doppelte Dateneingabe.
Was soll die Schnittstelle zwischen SuccessFactors und dem Azubi-Navigator leisten?
Shawn Conley Sweeney: Sie wird modular aufgebaut sein. Der Kunde bekommt genau das, was er braucht. Die Module richten sich dabei nach den Funktionen im Azubi-Navigator. Zum Beispiel ist es möglich, neben den Azubi-Stammdaten auch Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) sowie Kostenstellen aus SuccessFactors in den Azubi-Navigator zu importieren und umgekehrt aus dem Azubi-Navigator Ergebnisse von Beurteilungen in SuccessFactors zu übernehmen.
Welche Erfahrungen hat u-form Testsysteme bislang mit SuccessFactors gemacht?
Cornelius Scheffel: Wie an unserem Unternehmensnamen unschwer zu erkennen ist, bieten wir verschiedene Online-Tests im Ausbildungskontext. u-form Testsysteme hat in einigen Projekten schon Erfahrungen mit der Kopplung zwischen Online-Testsystemen und SuccessFactors gesammelt. Die Schnittstellen laufen stabil und ließen sich in relativ kurzer Zeit einrichten. Deshalb blicken wir auf das aktuelle Projekt gespannt, aber optimistisch.
Welches Know-how bringt mindsquare bei der Entwicklung der Schnittstelle ein?
Shawn Conley Sweeney: Der Markt befindet sich aktuell im Umbruch von SAP HCM zu SuccessFactors. Entsprechend haben wir schon mehrfach uni- oder bidirektionale Integrationen mit SuccessFactors implementiert. Auch Non-SAP Systeme und Drittanbieter haben wir schon angebunden. Technisch ist die Anbindung des Azubi-Navigators kein Neuland für uns.
Wie wollen Sie diese Schnittstelle entwickeln?
Cornelius Scheffel: Mit einem gemeinsamen Team von u-form und mindsquare. Zusätzlich in enger Zusammenarbeit mit Projektpartnern auf Kundenseite, die sich aktiv einbringen. Kunden, die mit uns gemeinsam die Schnittstellen konzipieren, haben naturgemäß Einfluss auf deren Gestaltung. Viele Funktionen im Azubi-Navigator sind im Zusammenspiel mit Kunden entstanden. Unserer Erfahrung nach steigt dadurch der praktische Nutzen. Und Kunden, die die Entwicklungsphase begleiten, können sich sicher sein, dass ihre Bedürfnisse abgedeckt sind.
Sie suchen also Projektkunden für die Entwicklung der Schnittstelle. Welche Voraussetzungen müssen sie mitbringen und was dürfen diese Kunden für ihr Engagement erwarten?
Shawn Conley Sweeney: Projektkunden sollten schon ein paar Jahre ein SuccessFactors System inklusive Employee Central nutzen und ein bisschen Vorreitermentalität für das Projekt selbst mitbringen. Ihr Nutzen besteht darin, dass sie die Schnittstelle mitgestalten, ihr eigenes Ausbildungsmanagement reflektieren und dadurch verbessern. Während der aktiven Entwicklungsphase macht sich das Engagement für Kunden auch finanziell bemerkbar, denn sie zahlen weniger Lizenzgebühren für den Azubi-Navigator.
Wie läuft so ein Pilotprojekt ab? Mit welchem Aufwand ist kundenseitig zu rechnen?
Shawn Conley Sweeney: Zunächst führen wir unter den beteiligten Kunden eine telefonische Umfrage . Im Anschluss wird die erste Architekturversion fertiggestellt und das Konzept gereviewed. Im Anschluss erstellen wir dann die erste Version und geben sie zum Betatest frei. Mit dem dann erhaltenen Feedback entwickeln wir den finalen Piloten. Der Aufwand beschränkt sich auf die Feedbackrunden und Auslieferungstage. Daneben gibt es noch klassische Projektaufwände wie GoLive Begleitung oder Abnahmetests.
Was sollen Kunden tun, die Interesse haben, an der Entwicklung der Schnittstelle mitzuwirken?
Shawn Conley Sweeney: Interessenten können sich entweder bei Cornelius Scheffel (0212 26049813, scheffel@testsysteme.de) oder bei mir (0175 2955671, sweeney@mindsquare.de) formlos melden.
Cornelius Scheffel ist geschäftsführender Gesellschafter bei der u-form Testsysteme GmbH & Co. KG. Der Diplom-Informatiker verantwortet alle technischen Themen bei dem Ausbildungsspezialisten und bringt dabei über 30 Jahre Berufserfahrung ein.
Shawn Conley Sweeney arbeitet als Senior HR Consultant bei mindsquare und verantwortet für die IT-Beratung das Thema Ausbildungsmanagement. Der Wirtschaftsinformatiker hat in zahlreichen HR Projekten einen tiefen technischen und fachlichen Einblick in SAP HCM und SuccessFactors gewonnen.
Persönliche und soziale Kompetenzen werden immer wichtiger
Aus der Studie Azubi-Recruiting Trends 2018 wissen wir, dass 87 Prozent der Jugendlichen ein Testverfahren bevorzugen, in dem auch persönliche und soziale Kompetenzen abgefragt werden. Heraeus ist von einem reinen Leistungstest auf ein Verfahren umgestiegen, das beide Aspekte erfasst. Das bedeutet, sowohl die Leistungsparameter wie Deutschkenntnisse und Rechenfähigkeit, als auch soziale Kompetenzen wie Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Berufsmotivation werden darin „abgefragt“. Warum Heraeus auf ein solches Verfahren umgestiegen ist und welche Erfahrung sie damit gemacht haben, erzählen uns Herr Reichert (stellvertretender Ausbildungsleiter) und Herr Hartmann (Fachgruppenleiter für die naturwissenschaftliche Ausbildung) im Interview.
u-form: Lieber Herr Reichert, lieber Herr Hartmann, wann und warum haben Sie Ihr Verfahren umgestellt? Wie ist der „Wunsch“ entstanden, schon vorab beim Einstellungstest etwas über die Persönlichkeit der Bewerber zu erfahren?
Wir haben das Testverfahren von u-form im Einstelljahrgang 2017, d.h. im Juni 2016, eingeführt. Persönliche Kompetenzen werden immer wichtiger. Das Testverfahren von u-form ist der erste Test, der eine Feststellung von Persönlichkeitsmerkmalen unterstützt. Neuste Untersuchungen zeigen, dass es eine unmittelbare Korrelation zwischen Leistungsfähigkeit und Persönlichkeit gibt. Die reinen Intelligenztests, die in der Vergangenheit genutzt wurden, können die sozialen und persönlichen Kompetenzen nicht aufzeigen.
u-form: Sie nutzen zur Unterstützung für Ihre Azubi-Bewerberauswahl sogenannte Kompetenzfeststellungen, die auch Persönlichkeitsaspekte erfassen. Wieso ist Ihnen die Persönlichkeit der Bewerber auch bei den gewerblich/technischen Ausbildungsberufen wichtig?
Aufgrund unseres Ausbildungskonzepts ist uns die Persönlichkeit der Bewerber bei allen Ausbildungsberufen und Dualen Studiengängen von entscheidender Bedeutung, um die passenden Auszubildenden und Dual Studierenden auszuwählen. Soziale Kompetenz muss in jedem Ausbildungsberuf/Studiengang ausgeprägt sein. Mit dem Test versuchen wir dies bereits vor dem persönlichen Gespräch zu erkennen. Gerade auch, um folgende Qualifikationen/Kompetenzen festzustellen:
• Lernen in Gruppen
• Selbstverantwortung
• Eigeninitiative/Selbststeuerung des Lernprozesses
• Erarbeitung und Weitergabe von Wissen
u-form: Wie kommt es bei Ihren Bewerbern an, dass Sie nicht nur Wissen „abfragen“, sondern auch persönliche und soziale Kompetenzen im Fokus stehen? Haben Sie schon Feedback von Bewerbern dazu erhalten?
Unsere Bewerber begrüßen es sehr, dass wir im Einstellverfahren nicht nur Wert auf Intelligenzquotienten und Zeugnisnoten, sondern auch auf Persönlichkeit und soziale Kompetenz legen. Wir haben den ganzen Menschen im Blick.
u-form: Wie bewerten Sie die Ergebnisse? Welchen Stellenwert haben die sozialen Kompetenzen im Vergleich zu den Leistungsfaktoren bei der Entscheidung, welcher Bewerber in die nächste Runde kommt?
Je nach Ausbildungsberuf oder Studiengang legen wir den Schwerpunkt für unsere Bewertung mehr auf den fachlichen oder mehr auf den persönlichen Teil des Tests. Vorbildung und Neigungen der Bewerber fließen ebenfalls in die Entscheidung mit ein.
u-form: Gab es bei bzw. vor der Umstellung Ihres Verfahrens „Widerstand“, z. B. aus den Reihen des Betriebsrates?
Nein, der Betriebsrat der Heraeus Holding GmbH ist sehr stark in die Auswahlprozesse der Ausbildung integriert, somit war das Verständnis seitens des Betriebsrats gegeben und der Prozess wurde unterstützt.
u-form: Welchen Tipp möchten Sie Ausbilderinnen und Ausbildern gerne mit auf den Weg geben, die darüber nachdenken, ihr Verfahren umzustellen?
Die am Verfahren beteiligten Personen sollten frühzeitig mit dem Testverfahren vertraut gemacht werden und in die Auswahl der zu testenden Kompetenzfelder mit einbezogen werden. Wir würden anderen Unternehmen empfehlen, das Testverfahren von u-form parallel zum bisherigen Testverfahren über einen gewissen Zeitraum zu nutzen, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen.
u-form: Herzlichen Dank für das interessante Interview und Ihre hilfreichen Tipps.
Jürgen Reichert ist Teamleiter in der Metall- und Mechatronikausbildung und stellvertretender Ausbildungsleiter.
Christoph Hartmann ist als Fachgruppenleiter für die wissenschaftliche Ausbildung beim Technologiekonzern Heraeus tätig.
Effiziente, digitale Prozesse für moderne Personalarbeit
Innovative und technologisch herausragende Produkte herzustellen ist der Anspruch des Offiziellen Technischen Servicepartners der Paralympics 2020. Um auch dem Anspruch effizienter, digitalisierter Prozesse und moderner Personalarbeit gerecht zu werden, hat Ottobock den Azubi-Navigator eingeführt. Ausbildungsleiterin Stefanie Senhen spricht mit uns in diesem Interview über Herausforderungen und Erfahrungen.
