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Ende letzten Jahres haben wir von unserer IHK einige Infos mit neuen Vorgaben zur Führung von Ausbildungsnachweisen erhalten – Sie vielleicht auch? Die Novellierung des Berufsbildungsgesetzes zum 01.01.2020 hat das BBiG veranlasst, die Richtlinien zur Berichtsheftführung ebenfalls zu überarbeiten.

Wenn Sie dieses Thema auch betrifft, möchten wir Ihnen mit diesem Artikel gerne einen kurzen Überblick verschaffen, wie sich die Novellierung konkret auswirkt und wie Sie der Azubi-Navigator dabei unterstützen kann, die neuen Richtlinien korrekt umzusetzen.

Die neuen Regeln zur Berichtsheftführung betreffen im Wesentlichen folgende Punkte:

• Die Festlegung der Art einen Ausbildungsnachweis zu führen, inklusive dem Rhythmus, der Länge sowie der Form der Nachweisführung (handschriftlich bzw. elektronisch)
• Die Bestimmung zur ordnungsgemäßen und regelmäßigen Führung durch die Azubis
• Die Pflicht des Betriebes dem Azubi die Berichtsheftführung am Arbeitsplatz zu ermöglichen
• Die Richtlinien zur Einreichung von Berichtsheften bei der IHK

Viele dieser Änderungen werden – auch wenn sie jetzt erst offiziell sind – bereits in vielen Ausbildungsbetrieben so gelebt. Wir haben die Neuordnung trotzdem als Anlass genommen, um für Sie zusammenzufassen, was die aktuellen Richtlinien für die Berichtsheftführung bedeuten. Dabei haben wir uns auch gleich einmal an die eigene Nase gefasst und überprüft, ob wir all die Anforderungen auch mit dem digitalen Berichtsheft im Azubi-Navigators erfüllen können.

Ziel des Ausbildungsnachweises

Bevor wir einen Blick auf die einzelnen Richtlinien und deren Abbildung im Azubi-Navigator werfen, widmen wir uns einer Frage, die sich vermutlich jeder Azubi im Laufe seiner/ihrer Ausbildung gestellt hat – wozu überhaupt?

Der Ausbildungsnachweis kann zwar eine lästige Aufgabe sein, aber er bringt doch mehr Vorteile mit sich, als man meinen könnte – ähnlich wie Zähneputzen. Auch wenn es sich in dem Moment vielleicht nicht so anfühlt, hilft das Schreiben des Berichtheftes Azubis dabei, die gesammelten Erfahrungen zu reflektieren und zu verinnerlichen. Das Berichtsheft hilft sowohl den Azubis als auch den Ausbilder*innen den aktuellen Kenntnisstand des Auszubildenden nachzuvollziehen. Dies beinhaltet nicht nur eine inhaltliche, sondern auch eine zeitliche Überwachung der erarbeiteten Inhalte.

Neben der Zulassungsvoraussetzung für die IHK-Abschlussprüfung, ist das Berichtsheft außerdem eine ideale Lektüre für Azubis als Vorbereitung auf die Abschlussprüfung.

Das digitale Berichtsheft im Azubi-Navigator

Die Ausbilder*innen spielen eine entscheidende Rolle bei der Verwirklichung der eben genannten Vorteile für die Auszubildenden.

Die Ausbildungsnachweise der Azubis müssen mindestens einmal im Monat durch einen Ausbildungsbeauftragten geprüft werden.

Im Azubi-Navigator können Sie den Rhythmus festlegen, in dem die Ausbildungsnachweise durch die Ausbildungsbeauftragten geprüft werden. Erinnerungen im System und per E-Mail erleichtern es den Prüfern im Blick zu behalten, welche Berichtshefte geprüft werden müssen und welche Azubis ans Schreiben erinnert werden müssen. Die Vorlage des Berichtheftes passt sich entsprechend der Angaben an. Der Azubi arbeitet nun mit den ermittelten Kalenderwochen bzw. Wochentagen.

Azubis müssen die Möglichkeit haben ihr Berichtsheft mit durch den Betrieb bereitgestellte Mittel am Arbeitsplatz zu schreiben.

Mit der Basis-Version des Azubi-Navigators können Sie Ihren Azubis (bis zu 10) das digitale Berichtsheft bereits kostenlos zur Verfügung stellen. Ihre Auszubildenden können sich von überall einloggen und an Einträgen arbeiten.

Neben der schriftlichen Berichtsheftführung ist die elektronische Form inzwischen weitverbreitet. Ein Sichtvermerk durch den Prüfer ist in Form einer elektronischen Unterschrift oder durch die Dokumentation z.B. per E-Mail-Verkehr notwendig.

Durch die Abgabe vom Azubi und die Freigabe des Prüfers werden automatisch die jeweiligen Unterschriften inklusive Datum hinzugefügt. Bei Bedarf können außerdem gesetzliche Vertreter oder auch die Berufsschule in den Abzeichnungsprozess miteingebunden werden.

Die einzelnen Nachweise, die die Azubis abgeben, müssen folgende Informationen enthalten: den Namen der/des Auszubildende, das Ausbildungsjahr, den Zeitraum des Berichtes und ggf. die Abteilung zu diesem Zeitpunkt.

All die oben genannten Informationen, werden automatisch aus den Daten des Azubis ergänzt. Sogar die Abteilung fügt der Azubi-Navigator hinzu, sofern eine Versetzungsplanung für den Azubi vorliegt.

Im Berichtsheft halten die Azubis ihre Tätigkeiten im Betrieb, Schulungen und Unterweisungen sowie die Inhalte aus dem Berufsschulunterricht fest.

Im Azubi-Navigator sind diese in einzelnen Blöcken aufgeführt. Das System schlägt dem Azubi sogar die einzelnen Fächer aus der Berufsschule vor. Zusätzlich kann der Azubi die Dauer der Tätigkeiten im Textfeld ergänzen.

Das Berichtsheft bei der IHK einreichen

Am Ende der Ausbildung muss das Berichtsheft der Azubis zur IHK gelangen. Das Einreichen eines Ausbildungsnachweises, der im Azubi-Navigator geschrieben wurde, ist ganz einfach und erfolgt in nur wenigen Schritten (Bitte beachten Sie, dass die Richtlinien von IHK zu IHK abweichen können.):

• In den Daten des Azubis alle abgezeichneten Ausbildungsnachweise als PDF oder ZIP-Datei mit einem Klick herunterladen.
• Deckblatt und ggf. Verzeichnis und Sichtvermerk hinzufügen
• Vorlage durch den Azubi bei der IHK
• Falls angeboten die Datei direkt bei der jeweiligen IHK hochladen.
• Auf einem mobilen Datenträger speichern und zur Prüfung mitbringen (am besten auch ein Gerät zur Einlese mitbringen)
• Ausdrucken und bei der Prüfung vorlegen

Wie setzen Sie die neuen Regeln zum Berichtsheft in Ihrem Betrieb um?
Lassen Sie es uns wissen und kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Fragen zum digitalen Berichtsheft im Azubi-Navigator haben.

Unsere Duale Studentin Lena Müller steht Ihnen gerne zur Verfügung. Schreiben Sie jetzt einfach eine E-Mail an lena.mueller@testsysteme.de und vereinbaren Sie einen Beratungstermin.