Digitale Lösung fürs Ausbildungsmanagement – in SuccessFactors integriert

Mit dem „Azubi-Navigator“ hat u-form Testsysteme eine ganzheitliche Lösung fürs Ausbildungsmanagement entwickelt. Gemeinsam mit der IT-Beratung mindsquare arbeitet der Ausbildungsspezialist aktuell an einer Schnittstelle für SuccessFactors. Für den Piloten suchen mindsquare und u-form Ausbildungsunternehmen als Projektpartner auf Kundenseite. Wir haben mit Shawn Conley Sweeney (mindsquare) und Cornelius Scheffel (u-form) über die Hintergründe gesprochen.

Warum ist die Digitalisierung von Ausbildungsmanagement aktuell überhaupt ein Thema?
Cornelius Scheffel: Digitale Umgebungen sind für die nachfolgenden Generationen natürliche Umgebungen, in die sie hineingewachsen sind. Das prägt die Erwartungshaltung gegenüber Ausbildungsbetrieben. Wenn Unternehmen das in ihrem Ausbildungsmanagement widerspiegeln, machen sie die Ausbildung aus der Sicht der Zielgruppe attraktiver. Noch wichtiger finde ich, dass die Digitalisierung auch im Ausbildungsmanagement wichtige Zeit verschafft, indem sie für einen besseren Überblick sorgt, umständliche und sich überschneidende Arbeitsroutinen vermeidet etc. Diese gewonnene Zeit können Ausbilder nutzen, um sich persönlich und intensiv um die einzelnen Auszubildenden zu kümmern.

Welche konkreten Funktionen bietet der Azubi-Navigator für das digitale Ausbildungsmanagement?
Cornelius Scheffel: Ausbilder müssen Azubis Ausbildungsinhalte vermitteln, sie motivieren, rechtzeitig in die passende Abteilung delegieren und mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn es mal brennt. Hinzu kommen das rechtliche Rahmenwerk (IHK-Prüfungskataloge, Rahmenlehrpläne, Ausbildungsordnungen und die Berufsschule) sowie die räumlichen und personellen Kapazitäten, die Ausbildungsverantwortliche im Blick haben müssen. Der Azubi-Navigator besteht aus sechs Hauptelementen, die Ausbildungsverantwortlichen und, wo es sinnvoll ist, auch Azubis zu Verfügung stehen:

1. Zentrale Verwaltung aller Stammdaten
2. Versetzungsplanung
3. Feedback und Beurteilungen
4. Ausbildungs(-rahmen)pläne
5. Zeugnisgenerator
6. E-Learning

Diese Elemente greifen vernetzt ineinander. Wichtig ist uns dabei, dass einmal erfasste Daten nicht mehrfach eingegeben werden müssen. Erfasst ein Azubi zum Beispiel einen Stundenplan für seine Berufsschulklasse, so stehen die Fächer dem Azubi als Nutzer des Tools in den Kategorien „Ausbildungsnachweis“ und „Notenerfassung“ zur Verfügung. Gleichzeitig profitieren die Ausbilder davon, dass sie wissen, wann die Azubis dieser Berufsschulklasse nicht im Unternehmen sind.

Wie sieht das Wettbewerbsumfeld aus?
Cornelius Scheffel: Der Azubi-Navigator ist auf dem Markt sicherlich eine der modernsten digitalen Lösungen fürs Ausbildungsmanagement. Zusammen mit dem Ansatz, die Gesamtheit der Themen in der Ausbildung abzubilden und den Azubis in die Lösung integrierte E-Learning-Inhalte zur Prüfungsvorbereitung anzubieten, stellt das ein USP dar.

Warum ist das Thema gerade für Unternehmen interessant, die sich in einer SuccessFactors-Umgebung bewegen?
Shawn Conley Sweeney: SuccessFactors selbst bietet zwar ein „Apprentice Management“ im Basismodul an. Die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten sind allerdings extrem eingeschränkt, sodass die meisten Kunden damit nicht arbeiten. Darum haben wir uns entschlossen, nach starken Partnern in dem Bereich zu suchen und sie gemeinsam an SuccessFactors anzubinden. SuccessFactors sieht sich selbst sowieso als Plattform für verschiedenste Lösungen. Genau das wollen wir damit bedienen. Das Unternehmen selbst erhält also eine Cloudlösung inklusive eines Ausbildungsmanagements. Die Systeme sind integriert und er spart sich so die doppelte Dateneingabe.

Was soll die Schnittstelle zwischen SuccessFactors und dem Azubi-Navigator leisten?
Shawn Conley Sweeney: Sie wird modular aufgebaut sein. Der Kunde bekommt genau das, was er braucht. Die Module richten sich dabei nach den Funktionen im Azubi-Navigator. Zum Beispiel ist es möglich, neben den Azubi-Stammdaten auch Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) sowie Kostenstellen aus SuccessFactors in den Azubi-Navigator zu importieren und umgekehrt aus dem Azubi-Navigator Ergebnisse von Beurteilungen in SuccessFactors zu übernehmen.

Welche Erfahrungen hat u-form Testsysteme bislang mit SuccessFactors gemacht?
Cornelius Scheffel: Wie an unserem Unternehmensnamen unschwer zu erkennen ist, bieten wir verschiedene Online-Tests im Ausbildungskontext. u-form Testsysteme hat in einigen Projekten schon Erfahrungen mit der Kopplung zwischen Online-Testsystemen und SuccessFactors gesammelt. Die Schnittstellen laufen stabil und ließen sich in relativ kurzer Zeit einrichten. Deshalb blicken wir auf das aktuelle Projekt gespannt, aber optimistisch.

Welches Know-how bringt mindsquare bei der Entwicklung der Schnittstelle ein?
Shawn Conley Sweeney: Der Markt befindet sich aktuell im Umbruch von SAP HCM zu SuccessFactors. Entsprechend haben wir schon mehrfach uni- oder bidirektionale Integrationen mit SuccessFactors implementiert. Auch Non-SAP Systeme und Drittanbieter haben wir schon angebunden. Technisch ist die Anbindung des Azubi-Navigators kein Neuland für uns.

Wie wollen Sie diese Schnittstelle entwickeln?
Cornelius Scheffel: Mit einem gemeinsamen Team von u-form und mindsquare. Zusätzlich in enger Zusammenarbeit mit Projektpartnern auf Kundenseite, die sich aktiv einbringen. Kunden, die mit uns gemeinsam die Schnittstellen konzipieren, haben naturgemäß Einfluss auf deren Gestaltung. Viele Funktionen im Azubi-Navigator sind im Zusammenspiel mit Kunden entstanden. Unserer Erfahrung nach steigt dadurch der praktische Nutzen. Und Kunden, die die Entwicklungsphase begleiten, können sich sicher sein, dass ihre Bedürfnisse abgedeckt sind.

Sie suchen also Projektkunden für die Entwicklung der Schnittstelle. Welche Voraussetzungen müssen sie mitbringen und was dürfen diese Kunden für ihr Engagement erwarten?
Shawn Conley Sweeney: Projektkunden sollten schon ein paar Jahre ein SuccessFactors System inklusive Employee Central nutzen und ein bisschen Vorreitermentalität für das Projekt selbst mitbringen. Ihr Nutzen besteht darin, dass sie die Schnittstelle mitgestalten, ihr eigenes Ausbildungsmanagement reflektieren und dadurch verbessern. Während der aktiven Entwicklungsphase macht sich das Engagement für Kunden auch finanziell bemerkbar, denn sie zahlen weniger Lizenzgebühren für den Azubi-Navigator.

Wie läuft so ein Pilotprojekt ab? Mit welchem Aufwand ist kundenseitig zu rechnen?
Shawn Conley Sweeney: Zunächst führen wir unter den beteiligten Kunden eine telefonische Umfrage . Im Anschluss wird die erste Architekturversion fertiggestellt und das Konzept gereviewed. Im Anschluss erstellen wir dann die erste Version und geben sie zum Betatest frei. Mit dem dann erhaltenen Feedback entwickeln wir den finalen Piloten. Der Aufwand beschränkt sich auf die Feedbackrunden und Auslieferungstage. Daneben gibt es noch klassische Projektaufwände wie GoLive Begleitung oder Abnahmetests.

Was sollen Kunden tun, die Interesse haben, an der Entwicklung der Schnittstelle mitzuwirken?
Shawn Conley Sweeney: Interessenten können sich entweder bei Cornelius Scheffel (0212 26049813, scheffel@testsysteme.de) oder bei mir (0175 2955671, sweeney@mindsquare.de) formlos melden.