Was lange währt … – das digitale Berichtsheft wird offiziell

Viele Auszubildende führen ihr Berichtsheft bereits schon in digitaler Form (beispielsweise in Word), anstatt handschriftlich. Das digitale Berichtsheft ist also gar nichts Neues sagen Sie?

Benachritigungsmail Opta

Neues Benachrichtigungssystem für Kunden

Das neue Benachrichtigungssystem für Kunden hält Sie immer auf dem Laufenden.

Im Falle von geplanten oder unvorhergesehenen Ereignissen senden wir registrierten Kunden eine automatische und strukturierte E-Mail. Wir informieren Sie hierüber den Grund des Ereignisses und geben Ihnen eine Einschätzung zu den Auswirkungen.

Der Aufbau der Mails folgt einem strukturierten Schema. Jede Betreffzeile beginnt mit drei Informationen, die der Einordnung der Wichtigkeit dienen. Anschließend folgt das Thema der Mail.

Benachrichtigungssystem E-Mail opta

Die einzelnen Werte in der Betreffzeile helfen auch bei einer automatischen Einsortierung von Mails in Ablageordner. Sie beschreiben (in dieser Reihenfolge) die Auswirkung, die Meldungsart und die Verfügbarkeit unseres Serviceangebotes. Die Bedeutung der einzelnen Werte ist in jeder Mail im unteren Bereich beschrieben.

Aufstellung der möglichen Kategorien

Die folgende Übersicht beschreibt den Aufbau und die Bedeutung der Betreffzeile und ist in allen Meldungs-E-Mails gleich. Der strukturierte Aufbau der Betreffzeile soll Ihnen helfen die Bedeutung der E-Mail schnell zu erfassen und ggf. automatisierte Regeln für die Verarbeitung zu erstellen.

Gegenstandsleitfaden – [Auswirkung] [Meldungsart] [Verfügbarkeit] Thema
Auswirkung
Kein Handlungsbedarf Während dieses Geschehnisses ist keine Kundeneinflussnahme erforderlich
Handlung erforderlich Während dieses Geschehnisses ist eine Kundeneinflussnahme erforderlich
Handlung vielleicht erforderlich Kundeneinflussnahme ist während dieses Geschehnisses VIELLEICHT erforderlich
Meldungsart
Informative Mitteilung Informative Mitteilung über Arbeiten; keine Handlungen notwendig.
Vorbeugende Wartungsmitteilung / Updates Mitteilung über routinemäßige, vorbeugende Wartungsmaßnahmen mit den üblichen Vorlaufzeiten; angekündigt auf wiederkehrender Basis, z. B. USV-Wartung
Reparaturmitteilung / Instandsetzung Mitteilung über Reparaturarbeiten und Updates basierend auf einer visuellen Inspektion oder durch einen Alarm hervorgerufen. Zum Beispiel: eine Störmeldung an einem Umluftklimagerät erfordert eine Reparatur.
Notfall Reparaturmitteilung / Instandsetzung Mitteilung über eine dringende Reparatur, um einen servicegefährdenden Vorfall zu vermeiden, z. B.: ein Ersatzteil an einem Umluftklimagerät muss dringend getauscht werden.
Notfall Mitteilung Mitteilung über einen Notfall der den Service beeinträchtigt. Z. B. Hardwareausfall nicht redundanter Komponenten
Testinhalt Mitteilungen über Änderungen oder Fehlerbehebungen in laufenden Testinhalten
Verfügbarkeit
Keine Beeinträchtigung erwartet, Kundeneinflussnahme NICHT notwendig Es ist nicht zu erwarten, dass die auszuführenden Arbeiten den Kundenservice beeinträchtigen werden – z.B. Updates von Standardkomponenten. Diese sind in der Regel redundant ausgelegt.
Potenzielle Beeinträchtigung, Kundeneinflussnahme KÖNNTE notwendig sein Es könnte zu einer Beeinträchtigung des Kundenservice kommen, während die Arbeiten ausgeführt werden – z. B. beim Update einzelner Softwarekomponenten. Standardkomponenten sind in der Regel redundant ausgelegt, so dass keine Beeinträchtigung zu erwarten ist. Kundenindividuelle Erweiterungen oder Schnittstellen sind teilweise nicht redundant. Die entsprechenden Dienste sind während des Updates nicht verfügbar.
Beeinträchtigung erwartet, Kundeneinflussnahme IST notwendig Auszuführende Arbeiten werden den Kundenservice beeinträchtigen – z. B. Update auf der Netzwerkebene, so dass alle Dienste vom Internet getrennt werden. Die Dienste sind im Zeitraum des Updates nicht verfügbar.

Ansprechpartner für das Benachrichtigungssystem ergänzen oder ändern

Falls Sie weitere Ansprechpartner für die Benachrichtigung eintragen oder bestehende ändern wollen, so bietet opta3 hierfür unter dem Punkt “Verwaltung” die Möglichkeit Ansprechpartner zu pflegen.

Benachrichtigungssystem Screenshot Opta Personalverantwortliche hinzufügen

Die Ansprechpartner können auch über das Feld “Typ” mit Interessensgebieten z. B. für inhaltliche oder technische Nachrichten klassifiziert werden. Das Benachrichtigungssystem berücksichtigt dann bei der Auswahl der Empfänger die individuellen Interessensgebiete.