Zur Ausbildung gehören Berichtshefte, aber sie sind nicht immer beliebt. Weder bei denen, die sie schreiben müssen, noch bei denen, die sie lesen und abzeichen müssen.

Gut, dass der Azubi-Navigator alle Beteiligten bei dieser Aufgabe unterstützt.

Dieser Beitrag beschreibt, welche Möglichkeiten im Azubi-Navigator stecken und wie man einfache und komplexe Prüfabläufe abbilden kann.

Einfach geht immer

Zuerst einmal muss das Berichtsheft von den Auszubildenden geschrieben werden. Aber Schreiben = Tippen ist nicht der einzige Weg zu einem sinnvollen Eintrag im Berichtsheft. Moderne Handys haben in der Regel eine Diktierfunktion. Und der Azubi-Navigator als moderne Webplattform unterstützt diese Eingabeform.

Warum also nicht das Handy als vertrautes Eingabemedium verwenden.

Natürlich können die Berichtshefte auch ganz klassisch am Bildschirm geschrieben und überarbeitet werden. Dabei unterstützt der Azubi-Navigator sowohl monatliche als auch wöchentliche Berichtshefte.

Beide Erfassungsformen bieten als Komfortfunktion den Rückgriff auf die Berufsschulfächer, die im Stundenplan erfasst sind. Das heißt: Wenn ein Azubi einer Berufsschulklasse den Stundenplan erfasst hat, stehen die Fächer allen Teilnehmern im Azubi-Navigator zur Verfügung.

Ist das Berichtsheft einmal fertig, kann der Azubi es einfach per Klick dem Ausbilder vorlegen. Die zuständige Person bekommt dies über den Aktivitätenmonitor mit und kann das Berichtsheft gegenlesen. Ist alles ok, so reicht ein Klick zur Bestätigung. Passt es noch nicht ganz: Einfach einen kurzen Kommentar schreiben und den Vorgang wieder zurück zum Auszubildenden senden.

Komplexere Abläufe einfach managen

Nicht immer ist es mit einer einfachen Prüfung getan. In unserer täglichen Praxis bei den ausbildenden Unternehmen haben wir auch komplexere Abläufe kennengelernt.

Beispielsweise in einem filialgetriebenen Unternehmen: Zuerst prüft der Ausbilder vor Ort. Danach (also wenn die erste Hürde genommen ist) geht das Berichtsheft noch an 2 weitere Ausbildungsverantwortliche in der Zentrale (Vier-Augen-Prinzip). Auch diese Abläufe lassen sich dank der integrierten Prozessablaufumgebung abbilden. Hierzu definieren Sie ein Prüfteam mit dieser Ablauffolge und weisen den Auszubildenden das passende Prüfteam zu.

Was passiert, wenn nichts passiert?

Manchmal gibt es viel zu tun und das Berichtsheft steht auf der Prioritätenliste nicht ganz oben.

Um trotzdem den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen, bietet der Azubi-Navigator Erinnerungsfunktionen sowohl für Azubis als auch für Prüfer.

Die Erinnerung kann dabei auch in mehreren Stufen definiert werden. Z.B. 14 Tage nach Fälligkeit für den Auszubildenden und 21 Tage für den Ausbilder. Dies gilt auch für die Prüfintervalle, was insbesondere wichtig ist, wenn mehrere Prüfer beteiligt sind.

Erinnerungen werden in der Aktivitätenbox der Azubis bzw. Ausbilder aufgeführt. Dabei fasst das System die Fälligkeiten sinnvoll zusammen, um auch bei größeren Volumina den Überblick zu behalten.

Wahlweise kann die Erinnerungsfunktion auch per Mail versendet werden.