Azubi-Navigator goes SAP SuccessFactors

Der Azubi-Navigator ist im Mittelstand angekommen. Bei weit verbreiteten Systemen wie SAP
SuccessFactors, SAP HCM oder Workday kann der Azubi-Navigator als sinnvolles Add-on
implementiert werden. Das zeigen die Erfahrungen unseres Pilotkunden, der Mainova AG, mit der
Integration der Ausbildungssoftware in SAP SuccessFactors. Wir haben mit Benjamin Müller,
Spezialist für HR-IT Systeme bei Hessens führendem Energiedienstleister aus Frankfurt gesprochen.

Welche Rolle spielt die duale Ausbildung bei Mainova?

Die gesamte Nachwuchsarbeit, insbesondere die Ausbildung für die technischen Berufe, ist ein elementarer Baustein, um den Herausforderungen des demografischen Wandels und der schwierigen Arbeitsmarktsituation entgegenzuwirken. Mainova hat weit über 1.000 Stellenprofile mit unterschiedlichen Kompetenzen, welche im Rahmen der Nachwuchsplanung durch passgenaue Qualifizierung nachbesetzt werden müssen. Mainova bildet zurzeit rund 90 Auszubildende und 50 dual Studierende aus, die Mehrzahl davon in den technischen Ausbildungsberufen wie: Elektroniker für Betriebstechnik, Mechatroniker und Anlagenmechaniker für Rohrsystemtechnik und in den dualen Studiengängen: Elektrotechnik, Informatik und Energiewirtschaft.

Warum haben Sie sich 2021 für den Azubi-Navigator als digitales Tool für das Ausbildungsmanagement entschieden?

Mit Übernahme der Ausbildung von unserer Konzernmutter „Stadtwerke Frankfurt am Main GmbH“ durch die Mainova AG wurde gleichzeitig die Anzahl der Auszubildenden deutlich erhöht. Der Personalbereich, welchem das Nachwuchszentrum angeschlossen ist und welches die jungen Menschen betreut und befähigt, musste einen neuen Weg in der Verwaltung und Organisation dieser Mitarbeitergruppe gehen.

Excel half bei der Disponierung, konnte jedoch nicht die Vielzahl an Nachwuchskräften, Berufsgruppen, Ausbildungsbereichen und Ausbildern in unterschiedlichen Abhängigkeiten steuern. SAP SuccessFactors stellt nur begrenzte Möglichkeiten der Abbildung einer Einsatzplanung für Auszubildende und dual Studierende dar, sodass wir eine Lösung für unsere Anforderungen suchten. Nach einer intensiven Marktanalyse haben wir vier Anbieter mit unserem umfangreichen Lastenheft konfrontiert und ihre Lösungen unter die Lupe genommen. Aufgrund der Flexibilität der Softwarelösung, des u-form-Unternehmensspirits („Wir können alles und was wir nicht können, können wir bauen.“) und zu guter Letzt wegen des vernünftigen Preis-Leistungs-Verhältnisses konnte sich u-form durchsetzen.

Wir sahen ein großes Potential in der damals noch jungen Ausbildungsmanagement-Software, unserem Streben an Automatisierung gerecht zu werden. In diesem Zusammenhang war das Thema „Schnittstelle“ für unsere Entscheidung ein „Must-have“. Auf keinen Fall sollten Daten doppelt in unterschiedlichen Systemen eingegeben werden. In dieser Fragestellung hat uns u-form die größte Sicherheit vermitteln können.

Wie lief die Implementierung im Unternehmen?

Anfang 2021 begann das Projekt: Die Mainova war SAP-SuccessFactors-Pilotkunde für den A-Navi, auch wenn u-form schon beim Thema „Einstellungstests“ Schnittstellenerfahrung mit der Systemumgebung hatte. Im August 2021 ging der Azubi-Navigator schließlich bei der Mainova live. Im Vergleich zu anderen HR-IT-Schnittstellen gab es nicht sonderlich viele Herausforderungen bei der Implementierung. Sie lief gut. Erfolgsfaktoren waren sicherlich, dass auf beiden Seiten Projektmitarbeiter mit großer Erfahrung im Bereich von Schnittstellen im Boot saßen. Bei der Mainova waren das der HCM-Entwickler, SuccessFactors Schnittstellen-Experte und ich. Auch unsere Nachwuchsabteilung stellte einen sehr engagierten Kollegen für die Systemeinführung bereit.

Auf der Seite von u-form hatten wir mit Johannes Imhof und Cornelius Scheffel Ansprechpartner mit Erfahrungen aus ähnlichen Projekten. Weiterhin haben die effizienten Abstimmungstermine und gemeinsamen Schnittstellentests sehr geholfen. Anstatt umzusetzen und dann in zwei Teams zu testen, haben wir frühzeitig Testfahrpläne aufgestellt. Nach erster Implementierung haben wir die Detailumsetzung in gemeinsamen Terminen abgestimmt und verwirklicht. In den Terminen wurden Änderungen teilweise direkt umgesetzt, sodass der Ablauf schnell und sukzessiv voranging.

Welche Schnittstellen für den Datenaustausch gibt es konkret in der Verbindung von SAP SuccessFactors mit dem Azubi-Navigator?

Wir nutzen den Azubi-Navigator mit allen Funktionen, somit sind einige Schnittstellen umgesetzt. Die Grundlage bilden die Mitarbeiterstammdaten. Im Azubi-Navigator werden keine Auszubildenden, keine Ausbilder und keine Abteilung händisch angelegt, geändert oder gelöscht. Die Datenanlage, -änderung und -löschung wird aus SAP SuccessFactors initiiert.
Zu erwähnen ist in diesem Kontext, dass wir in die alte SAP-Welt, SAP HCM (On Premise) noch eine weitere Schnittstelle umgesetzt haben, um Abwesenheitsdaten automatisiert in die Einsatzplanung des Azubi-Navigators zu übernehmen.

Eine besondere Herausforderung im Bereich der Stammdaten stellt die Umorganisation von Abteilungen dar. Selbst Abteilungsauflösungen oder Abteilungsverschmelzungen werden automatisiert übertragen und berücksichtigen geplante Einsätze in den betroffenen Abteilungen.

Mitarbeitende bei der Mainova erhalten regelmäßig unterschiedlichste Unterweisungen. Dies gilt auch in der Ausbildung. Der Azubi-Navigator hat hier, anders als unser Unterweisungssystem und SAP SuccessFactors, den Wissensvorteil, dass bekannt ist, wann welche Auszubildende in welcher Abteilung eingesetzt werden. Durch eine Schnittstelle zwischen den Systemen können wir somit nicht nur dokumentieren, welche Unterweisungen durchgeführt wurden. Wir können umgekehrt sicherstellen, dass Pflichtunterweisungen in den Einsatzstationen durchgeführt werden.

Gibt es weitere Schnittstellen außer den SAP-Schnittstellen für den Azubi-Navigator?

Ja, wie eingangs erwähnt, schwebte uns von Anfang an eine nahtlose Integration in unsere Systemlandschaft vor. Unsere Mitarbeitenden benötigen beispielsweise keine separaten Log-in-Daten für den Azubi-Navigator. Der Azubi-Navigator ist mit unserer zentralen Domänenanmeldung direkt verbunden und gewährleistet sogar eine Zwei-Faktor-Authentifizierung bei Zugriffen von außerhalb der Domain. Darüber hinaus informieren wir aus dem Azubi-Navigator die Berufsschulen automatisch über Abwesenheiten und planen in Zukunft noch eine Verbindung zu unserer digitalen Personalakte.

Jetzt laufen die Schnittstellen ja schon seit über einem Jahr. Wie ist Ihr Fazit?

Es läuft richtig rund. In der Anfangszeit gab es noch kleine Nachbesserungen. Das waren Korrekturen, wie sie bei der Umsetzung von Schnittstellen immer vorkommen. Das sind keine „Fehler“, sondern eher unvermeidbare Optimierungsschleifen. Wichtig ist daher, dass für die erste Phase der Produktivsetzung auf beiden Seiten Zeit für kurzfristige Abstimmungen, Analysen und gegebenenfalls Korrekturen eingeplant ist. In dieser Hyper-Care Phase konnten wir die auftretenden Probleme schnell beheben.

Was sind die Vorzüge des A-Navis gerade für ein Unternehmen, das SAP SuccessFactors verwendet?

Der Azubi-Navigator ist in Bezug auf die technische Anbindung und die abzugleichenden Daten und Abläufe offen, flexibel und dazu einfach zu handhaben. Diese Architektur ist passend zu SAP SuccessFactors oder SAP HCM. Ich kann mir vorstellen, dass wegen dieser Einfachheit und Flexibilität auch andere Systeme, wie zum Beispiel Workday, gut anzubinden wären.

Preislich haben wir die Implementierung als fair erlebt. Durch die sehr enge Abstimmung war sichergestellt, dass Aufwände transparent blieben oder Veränderungen am Aufwand fair miteinander abgestimmt werden konnten. Die Schnittstellen zwischen dem Azubi-Navigator und SAP SuccessFactors laufen stabil und verlangen keinen permanenten Einsatz durch die IT.
Durch die Verbindung zwischen SuccessFactors und Azubi-Navigator schaffen wir eine einheitliche Datenbasis und somit mehr Prozesssicherheit in den Bereichen HR und Ausbildung.