Ausbildungsexpertin Sabine Bleumortier hat in ihrer Studie „Qualifizierung der ausbildenden Fachkräfte“ festgestellt, dass über die Hälfte der ausbildenden Fachkräfte sich Unterstützung durch digitale Ausbildungstools wünscht. Um diesem Wunsch noch besser nachkommen zu können, haben wir das u-form Testsysteme Team um Christiane Eberhardt aufgestockt. Frau Eberhardt verantwortet seit 1. Mai 2019 den Vertrieb und das Marketing des Azubi-Navigators.
Hallo Frau Eberhardt, stellen Sie sich unseren Lesern doch einmal kurz vor?
Ich heiße Christiane Eberhardt, bin 39 Jahre alt,
verheiratet und habe zwei Söhne (11, 12 Jahre).
Nach dem Abitur habe ich ein duales Studium absolviert,
deshalb kann ich jetzt schon auf knapp 20 Jahre Berufserfahrung im Marketing
zurückblicken. Während meiner 4 Jahre im Marketing für den U-Form Verlag habe
ich das Thema Ausbildung und Ausbildungsmarketing für mich entdeckt und freue
mich deshalb sehr über diese neue Aufgabe.
Man soll ja nur Dinge verkaufen, die einem selber auch gefallen. Was hat Sie denn vom Azubi-Navigator überzeugt?
Schon auf den ersten Blick sieht man die vielfältigen
Funktionen und bereits nach einer kleinen Einführung kann man den A-Navi voll
nutzen. Alle wichtigen Daten, Dokumente und auch „Werkzeuge“ wie den
Zeugnisgenerator auf einen Klick zur Verfügung zu haben, gleichzeitig Azubis
mit dem Lerncenter unterstützen zu können und den Lernfortschritt zu verfolgen
– das begeistert mich wirklich.
Der Azubi-Navigator entwickelt sich permanent weiter. Welche neuen spannenden Funktionen sind denn in der letzten Zeit dazu gekommen?
Eine Menge! Man kann anhand der hinterlegten Ausbildungsrahmenpläne eigene Ausbildungspläne erstellen und diese in die Versetzungsplanung übernehmen, man kann jetzt Azubis einladen ein Feedback abzugeben zum Beispiel zum Ende der Probezeit. Berichtshefte können ganz einfach mit Anlagen versehen werden und Azubis sehen jetzt über die Achievements ihren Lernfortschritt. Wie das alles genau funktioniert und was sonst noch Neues dazugekommen ist, können Sie in unserem Azubi-Navigator Tagebuch nachlesen.
Können Sie uns schon einen kleinen Ausblick geben, mit welchen weiteren Funktionen der Azubi-Navigator aufwarten wird?
Die Versetzungsplanung entwickelt sich stetig weiter. Gerade sind wir – also die Entwickler – dabei, eine „phasenbasierte Vorschlagsplanung in der Versetzungsplanung“ umzusetzen. Das heißt, dass die Kunden anhand ihrer individuellen Ausbildungspläne Planungsvorschläge oder Optimierungsvorschläge für ihre Versetzungsplanung erhalten können. Wenn alle Parameter richtig gepflegt und die Abhängigkeiten vorgegeben sind (z. B. Azubi1 muss in Abteilung A und B für jeweils 6 Wochen und kann erst danach in Abteilung C geplant werden und so weiter), werden die Pläne automatisch generiert. Das sind aber natürlich immer nur Vorschläge. Denn bei aller mathematischen Optimierung behält der Mensch doch immer die Entscheidung. Und bis es soweit ist, werde ich mir wohl nochmal Gedanken um eine griffige Bezeichnung machen …
Was muss ich denn tun, wenn ich Sie und die vielen spannenden Funktionen und Möglichkeiten des Azubi-Navigators einfach mal ganz unverbindlich kennenlernen möchte?
Sie können sich einfach hier registrieren und den Azubi-Navigator kostenlos und unverbindlich testen. Und über diesen Link https://calendly.com/testsysteme/anavi können Sie einen Termin zur Web-Präsentation vereinbaren. Dann zeigen wir Ihnen „live“, was der Azubi-Navigator noch alles kann und wie Sie ihn schnell und unkompliziert einrichten können.
Danke für das Interview Frau Eberhardt und schön, dass Sie da sind!
Was gibt es Neues seit dem letzten Newsletter zum Thema Azubi-Navigator? Dies werde ich im nachfolgenden Artikel beleuchten.
Wie immer sind seit dem letzen Newsletter viele kleine und einige größere Funktionen zum Azubi-Navigator hinzugekommen. Zurzeit liegt der Schwerpunkt der Entwicklung in den Bereichen Versetzungsplanung und Belohnungssystem.
Rund um die Versetzungsplanung
Die Versetzungplanung beherrscht nun die themenbezogene Planung. Was bedeutet das?
Die themenbezogene Planung erlaubt es dem Planer, zu jeder Einplanung auch Themen aus einem Ausbildungsplan festzulegen. Diese Themen stammen aus dem Ausbildungsplan, der jedem Azubi zugeordnet werden kann. Der Ausbildungsplan wiederum entsteht durch Zuordnung eines Ausbildungsprofils zu einem Azubi. Und das Ausbildungsprofil kann aus dem Ausbildungsrahmenplan übernommen werden. Alternativ können Sie Ausbildungsprofile auch direkt selbst erstellen.
Dies hört sich auf den ersten Blick kompliziert an, folgt aber einem logischen Aufbau:
Ausbildungsrahmenpläne werden vom BiBB definiert und beschreiben die rechtlichen Rahmenbedingungen eines Ausbildungsberufes
Ausbildungsprofile sind der firmeninterne Ausbildungsplan. Er sollte für jeden ausgebildeten Beruf vorhanden sein. Der Ausbildungsrahmenplan kann dabei die Vorlage sein.
Ausbildungspläne sind der individuelle Ausbildungsplan eines Azubis. In den meisten Fällen ist dieser identisch mit einem Ausbildungsprofil. Daher entsteht ein Ausbildungsplan dadurch, dass man einem Azubi ein Ausbildungsprofil zuordnet.
Die themenbezogene Einplanung ist eine zeitliche Angabe, wie viele Tage aus dem geplanten Zeitbudget für ein Thema geplant werden (Also z.B. 14 von 30 Tagen “Einführung in die Buchhaltung”).
Ausschnitt aus einem Ausbildungsprofil
Das Ausbildungsprofil beschreibt also, welche Themen für einen Beruf vermittelt werden sollen. In der Regel vermittelt nicht jeder Einsatzort alle Themen. Deshalb ist es notwendig, bei den Einsatzorten die Themen zu definieren, die ein Einsatzort vermitteln kann (also z. B. das Rechnungswesen vermittelt die Grundlagen der Buchhaltung).
Diese Definition wird direkt im Einsatzort angegeben (Plus-Symbol oben rechts neben der Überschrift “Themen”). Wählen Sie ein oder mehrere Ausbildungsprofile, die der Einsatzort behandeln kann und ordnen Sie durch Ankreuzen die Themen zu.
Beispiel für gewählte Themen in einem Einsatzort
Nach dieser einmaligen Vorarbeit steht in der Versetzungsplanung bei jeder Einplanung die Möglichkeit der Themenauswahl zur Verfügung.
Zuordnung von Themen während der Planung
Bis hierhin sieht das Ganze noch nach recht viel Arbeit mit wenig Ertrag aus. Der Sinn dieser Maßnahme erschließt sich aber, wenn man innerhalb der Versetzungsplanung einmal den Themenplan aufruft. Diesen erreicht man, in dem man genau einen Azubi markiert (Haken vor dem Namen des Azubis setzen) und dann auf das Ausrufezeichen im Kreis klickt. Es öffnet sich dann ein Dialog mit einer Aufstellung, welche Themen dem Azubi noch vermittelt werden müssen und wo dies möglich ist.
Dieses Diagramm zeigt auf der linken Seite die zu vermittelnden Themen aus dem Ausbildungsplan. Klappt man die Themen auf, stehen darunter die Einsatzorte, die diese Themen vermitteln können.
Die grünen Balken zeigen bereits verplante Themen
Blaue Balken sind Themen-Anteile, die noch verplant werden müssen
Orange Balken entstehen, wenn man einen blauen Balken per Doppelklick markiert. Dann wandern diese Einträge auch automatisch rechts in die Auswahl zur Übernahme in den Hauptplan
Rote Striche markieren Überlasten. D. h. zu diesem Zeitpunkt können Einsatzorte keine weiteren Azubis mehr aufnehmen
Der hellgrün hinterlegte Bereich führt auf, wann für den Azubi bereits allgemeine Einplanungen vorhanden sind
Der hellrot hinterlegte Bereich zeigt geplanten Urlaub des Azubis
Hat man sich auf dieser Basis einen Plan zurecht geschoben und per Doppelklick die Themen markiert, kann dieser Entwurf per Übernehmen (unten rechts) als Einplanung in den Hauptplan übernommen werden.
Diese Methodik der Planung ist nur ein Variante einer themenbezogenen Einplanung für Azubis. Wie man den gleichen Mechanismus auch mit anderen Planungsmethodiken nutzen kann und was wir im Bereich der automatischen Planung in der Entwicklung haben, wird Thema eines weiteren Artikels werden.
Urlaubsplanung
Neu ist auch die Möglichkeit, bei den Azubis Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheiten) zu planen. Rufen Sie dazu den Datensatz des Azubis auf.
Abwesenheit bei den Azubis eintragen
Abwesenheiten werden in der Versetzungsplanung automatisch mit angezeigt. Ist für den Zeitraum noch keine Planung vorhanden, werden Abwesenheiten bei den Azubis hellrot dargestellt. Liegen dort bereits Einplanungen, so werden diese als Unterbrechung dargestellt.
Abwesenheiten im Versetzungsplan
Weitere Änderungen im Versetzungsplan
Filter und die KW-Einstellungen im Versetzungsplan bleiben nun über den Neustart erhalten
Der angezeigte Zeitraum wandert auch nach Neustart mit (d. h., wenn man z. B. heute 12 Monate eingestellt hat, so wandert das 12-Monats-Fenster morgen um einen Tag weiter
Auf den zusammenfassenden Balken eines Einsatzortes kann man (z. B. bei Überlast) per Doppelklick die Liste der Einplanungen aufrufen und selektiv löschen
Die Namen der Azubis stehen nun innerhalb der Balken und nicht mehr dahinter, denn dies spart Platz
Urlaub und Abwesenheiten werden auf dem Pseudo-Einsatzort “Urlaub/Abwesenheiten” geführt. Damit erhält man automatisch einen Urlaubskalender in der Planung
Urlaubsplan in der Versetzungsplanung
Es gibt einen neuen Berichts-Typ, durch den man den Versetzungsplan von Azubis einzeln oder gesammelt ausgeben kann. Dies kann sowohl für den veröffentlichten Plan gelten, als auch die aktuelle Vorplanung enthalten
Filter für die Ausgabe des Versetzungsplans
Erweiterungen der Azubi-Ansicht
In der Ansicht der Azubis setzen wir seit je her stark auf Motivation. D. h. wer lernt, soll über das System motivierendes Feedback erfahren.
Um diese näher an den “Tatbestand” (gemeint: das gerade Gelernte) zu bekommen, zeigen wir nun die erreichten Plaketten (im Gamification-Denglisch Achievements genannt) direkt an der Lerneinheit an. Tool-Tips, die angezeigt werden, wenn man mit der Maus darüber fährt oder auf dem Tablet lange darauf drückt, zeigen weitere Details zu den erreichten Werten an.
Azubi-Ansicht Lernfortschritt
Feedback durch Azubis
Die Azubis lassen sich im Rahmen des Rückmeldewesens zu Feedbacks einladen. Dies könnte z. B. ein Feedback über den Aufenthalt in einer Abteilung sein.
Azubifeedbacks erhält man, in dem man in den Feedbackvorlagen eine Vorlage mit dem Typ “Auszubildende/Auszubildender” anlegt. Legt man dann im Datensatz des Azubis ein neues Feedback mit dieser Vorlage an, bietet das System den Button “Anfordern” an. Betätigt man diesen, wird automatisch eine Aktivität beim Azubi ausgelöst und der Feedbackbogen übertragen. Haben die Azubis das Feedback gegeben, ist diese Aktivität automatisch erledigt.
Als Verantwortlicher kann man die Umsetzung über die Azubi-Aktivitäten verfolgen.
Berichtshefte mit Anlagen
Berichtshefte können nun mit beliebig vielen Anlagen versehen werden. Anlagen können Bilder, Word-Dateien, Excel-Dateien, Powerpoint oder die Pendants aus Open-/Libreoffice sein. Alle diese Dateitypen werden automatisch in das PDF-Format umgewandelt, damit bei einer späteren Übergabe der Unterlagen an die IHK ein einheitliches Format vorliegt.
Die Ziffer an der Büroklammer verrät eine Anlage
Sonstige Erweiterungen
Weitere Änderungen gab es in einigen Bereichen des Azubi-Navigators:
Ob das interaktive Hilfesystem für die Ausbilder anzeigt wird, lässt sich nun bei den Personalverantwortlichen definieren.
Hilfesystem ein-/ausschalten
Das Hilfesystem ist nun auch im Infoportal für Ausbildungsbeauftragte verfügbar
Meldet sich ein Ausbildungsbeauftragter erstmalig im Infoportal an, bekommt er/sie automatisch eine Einweisung in die Oberfläche (sofern das Hilfesystem eingeschaltet ist / Standard für neue Ausbilder: Hilfesystem an).
Die ersten 80 Ausbildungsrahmenpläne sind im System hinterlegt. Wenn ein Azubi einen Berufe erlernt, dessen Ausbildungsrahmenplan wir schon freigegeben haben, so wird der Ausbildungsrahmenplan automatisch verlinkt. Auch im Infoportal.
Verlinkung Ausbildungsrahmenplan und Ausbildungsplan
Neben diesen Änderungen sorgen wir natürlich auf der technischen Ebene immer dafür, dass der Azubi-Navigator aktuell und auf dem neusten Sicherheitsstand ist. Dazu gehört auch, dass wir uns aktuell erneut bezüglich der ISO 27001 auditieren lassen. Aber dies wäre mal ein Thema für einen eigenen Blog-Beitrag.
