A-Navi-Tagebuch Ausgabe 1/20
Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Azubi-Navigator Tagebuchs. Wobei: Es sind schon ein paar Tage vergangen seit dem letzten Blog-Beitrag zu den Neuerungen im Azubi-Navigator. Seitdem hat sich einiges getan. Schauen wir es uns einmal für die einzelnen Themenkomplexe an:
Erweiterungen in der Versetzungsplanung
Die Änderungen in der Versetzungsplanung fallen nicht direkt auf. Teilweise haben wir hier in die dahinter liegende Technologie investiert. So konnten wir erhebliche Performancesteigerungen erreichen. Dies macht sich besonders im Umgang mit Filtern bemerkbar, da Änderungen nur noch für die sichtbaren Datensätze verteilt werden.
Nach außen für die Anwender sichtbar sind drei Änderungen. Die Einfachste: Durch einen Klick auf die Überschrift „AJ“ = Ausbildungsjahr bei den Personen, werden diese nach Ausbildungsjahr sortiert.
Für die praktische Anwendung mindestens ebenso sinnvoll sind die neuen Filter beim Veröffentlichen von Plänen. Der Planer kann im Rahmen der Veröffentlichung die Planungen auf Gruppen, Berufe und Ausbildungsjahre begrenzen. Und es kann eine Veröffentlichungsgrenze angegeben werden.
Bei der Planung ist es gängige Praxis, alle Informationen im Plan zu berücksichtigen, sobald diese vorliegen. Als fixiert gilt aber nur ein bestimmter Horizont (z.B. 2 Monate). Dies erreicht man, in dem man im Feld „Endedatum“ den Grenztermin setzt, bis zu dem der Plan fixiert sein soll.
Planung in Verbindung mit Ausbildungsplänen
Ein großes Thema für die Planerinnen und Planer ist die Planung in Verbindung mit den Ausbildungsplänen.
Hier haben wir einige Hilfsmittel erstellt, die eine bessere Übersicht bei der Planung erlauben. Zuerst einmal eine – hilfreiche – Kleinigkeit: In den Ausbildungsprofilen lassen sich direkt die möglichen Abteilungen erfassen. Dadurch kann man die Pläne schneller erstellen, denn ein Sprung in die Stammdaten der Abteilungen ist nicht mehr notwendig. Möglich bleibt dies jedoch immer noch.
Neu ist diese Zuordnung nicht, aber durch die vereinfachte Bearbeitungsmethode lässt sie sich leichter nutzen.
Für die Planerinnen und Planer gibt es eine neue Analyseansicht, um zu ermittlen, welche Ausbildungsthemen noch nicht vermittelt wurden und welche Abteilungen dies können. Dabei stellt der Dialog dar, welche Abteilungen gemäß Ausbildungsplan schon eingeteilt sind und welche noch nicht. Ebenso wann der nächste freie Block zur Verfügung steht und welche Themen vermittelt werden sollen. Aufgerufen wird die Analyse, wenn eine Person selektiert wurde, über den Button „Analyse nach Ausbildungsplan“.
Sind für eine Abteilung alle zugeordneten Themen komplett vermittelt, wird die Abteilung mit einem grünen Icon dargestellt. Wieviele der Inhalte vermittelt werden sollen, kann direkt bei der Einplanung über die neuen Schieberegler definiert werden.
Tipp: Statt im Plan einzelne Tage zu definieren, kann man die Planzeit (Tage) auch immer auf 100 setzen. Damit entspricht der Schieberegler dann einer Prozentangabe. Die Aussage lautet dann zum Bespiel: Das Thema xy wird in diesem Block zu 50% vermittelt.
Erweiterung der Planungsdarstellung für Ausbildungsbeauftragte und Azubis
In der Ansicht des Infoportals für Ausbildungsbeauftragte gibt es nun neben der tabellarischen Darstellung auch eine Gantt-Darstellung der Einplanung. Natürlich ist diese, wie auch die tabellarische Darstellung, auf die Planungssätze beschränkt, die sie oder ihn betreffen. Die Zuordnung ist in den Abteilungen definiert. Wer dort als Ansprechpartner hinzugefügt wurde, bekommt die Einplanungen in seiner/ihrer Übersicht angezeigt.
Für Azubis wäre die Gantt-Darstellung zu wenig aussagekräftig, da eine Person (normalerweise) zeitgleich immer nur an einem Ort sein kann. Deshalb haben wir uns hier für eine Kalenderdarstellung entschieden.
Erweiterungen in der Azubi-Ansicht
Neben dem Planungskalender gibt es noch ein paar weitere kleinere Änderungen in der Azubi-Ansicht. Hier eine kurze Übersicht:
- Azubis können nun Urlaube und sonstige Abwesenheiten selbst eintragen. Dazu benötigt der Azubi das Recht Urlaub/Abwesenheiten selbst pflegen.
- Erfasste Noten können auch geändert werden. Löschen und neu erfassen ist damit nicht mehr notwendig. Dies gilt nach wie vor nur für Noten, die der Azubi selbst erfasst hat.
- Bevor ein Azubi erstmals seinen/ihren Azubi-Account nutzt, muss die Kenntnisnahme der Datenschutzbestimmungen dokumentiert werden. Ein Link hierzu kann in die Begrüßungsmail der Azubis eingebaut werden. Gleiches gilt für Ausbildungsbeauftragte.
- Azubis kann eine Stammabteilung zugeordnet werden. Gedacht ist dies dafür, dass bei fehlender Einplanung ein Rückfall auf die Stammabteilung möglich ist.
Berichtshefte
Für die Berichtshefte haben wir nun einen Berichtshefteditor erstellt. Dieser erlaubt Vorlagen für die Berichtshefte zu erstellen und die Texte auf den Vorlagen anzupassen. Die Berichtshefte sind in Blöcken organisiert. Vorlagen für die Blöcke kann man per Maus auswählen. Hier ein Beispiel für die Auswahl eines Unterschriftenblocks:
Eingefügte Blöcke kann man textuell und visuell bearbeiten. Zusätzlich stehen Platzhalter für „aktuelles Datum“ oder „Name des Auszubildenden“ etc. zur Verfügung
Gleichzeitig bieten wir verschiedene Typen für das Berichtsheftdesign an. Aktuell sind verfügbar:
- Wöchentlich mit einem Feld pro Woche (Neu: Monoblock)
- Wöchentlich mit einem Feld pro Wochentag
- Monatlich mit einem Feld pro Woche
- Monatlich mit einem Feld pro Monat (Neu: Monoblock)
Als Monoblöcke verstehen wir hier freie Eingabefelder für einen ganzen Zeitbereich. Diese Gestaltungsart ist neu im Azubi-Navigator.
Bestehende Berichtshefte lassen sich innerhalb desselben Typs in eine neue Vorlage konvertieren. Das heißt, den bisherigen Wochenberichtshefte mit einem Feld pro Wochentag kann eine Vorlage zugewiesen werden. Dadurch ändert sich das Aussehen bestehender Berichtshefte, aber nicht der Inhalt.
Berichtshefte lassen sich über die neue Exportfunktion sowohl als Sammel-PDF als auch als ZIP-Datei mit Einzel-PDFs exportieren. Leider besteht hier zwischen den einzelnen IHKs noch kein einheitliches Vorgehen. Sprechen Sie am Besten vor der Prüfung Ihre örtliche IHK in Bezug auf das erwartete Format an. Es gibt in der IHK-Landschaft bereits ein Projekt, das Format der Übergabe zu vereinheitlichen.
Feedback und Workflows
Durchgeführte Feedbacks lassen sich als PDF-Datei herunterladen oder ausdrucken. Hier ein Beispiel des für alle Kunden (ab der Plus-Version) bereitsgestellten Stimmungsbarometers. Dieses gibt es auf Wunsch in zwei Fassungen: Als Feedback für Vor-Ort-Azubis oder Azubis im Homeoffice.
Neu hinzu gekommen ist ein Beurteilungsblock, der dem IHK-Schema ähnelt. Das heißt, dass es eine Sechserskala (ähnlich Noten) gibt. Sie ist in drei Blöcke unterteilt, die jeweils eine untere (= schlechter) und obere (= besser) Ausprägung haben. Da ein Bild mehr sagt als tausend Worte, hier die Ansicht dieses Blocktyps:
Neue Blocktypen sind auch die Zieldefinitionen und Zielvereinbarungen. Diese dienen der Definition von Zielen zu Beginn eines Ausbildungsblocks und der Verifikation zu einem (oder mehreren) späteren Zeitpunkt(-en).
Die Feedbacks, die Zielvereinbarungen und -überprüfungen enthalten, entfalten ihre Stärke am Besten in Verbindung mit den neuen Regeln und Workflows. Workflows sind ein mächtiges Mittel. Wer dies näher kennenlernen möchte, findet hier den Beitrag, der den Umgang mit Workflows und Feedbacks beschreibt.
Wer erstmal einen Überblick über die Feedbacks im Azubi-Navigator haben möchte, kann hier mehr lesen.
Neues rund ums E-Learning
Auch rund um das Thema E-Learning hat sich einiges getan. Wer unsere Azubi-Challenge mitgemacht hat, hat es schon gesehen: Das neue Layout für Prüfungstrainings.
Damit einher geht auch, dass die Prüfungstrainings eine Vorschau-Funktion für Ausbilder bekommen haben. Wenn Sie einmal unsere Lerninhalte kennenlernen wollen: Gehen Sie im Azubi-Navigator im Menü in das Lerncenter | Prüfungstraining und wählen Sie das Training Ihrer Wahl aus. Über den gelben Button gelangen Sie zu dem Modulen. Wählen Sie ein Modul aus und Sie gelangen in die Vorschau des gewählten Moduls:
In der Vorschaufunktion kann man zwar die Aufgaben nicht bearbeiten und die Lösungen sind auch nur angedeutet, aber für einen Überblick über das, was die Azubis sehen, wenn sie mit den Trainings lernen, sollte es reichen.
Apropros Trainings: Da die Zwischenprüfung auf Grund von Corona dieses Jahr ausgefallen ist, bieten wir für alle, die sich trotzdem ein Bild vom Leistungsstand ihrer Azubis machen wollen, die Checks zur Zwischenprüfung an. Sie sind nur einmalig und nur im Prüfungsmodus von den Azubis durchführbar. Die Inhalte sind einer Zwischenprüfung nachempfunden und müssen auf Zeit bearbeitet werden.
Details hierzu finden Sie in unserem Shop oder direkt im Azubi-Navigator E-Learning-Shop. Auch für die Checks zur Zwischenprüfung gibt es eine Vorschaufunktion für Sie.
Derzeit sind wir dabei, all unsere Prüfungstrainings auf das neue Layout umzustellen.
Für die Azubis ergibt sich dadurch auch ein erweitertes Motivationsprogramm. Wir haben das Motivationssystem überarbeitet. Azubis erhalten nun schon während des Lernens motivierende Meldungen, wenn sie bestimmte Ziele erreicht haben.
Für Ausbilder gibt es nun auch die Möglichkeit, den Lernfortschritt und das Lernverhalten pro Gruppe zu exportieren. Klicken Sie in der Gruppenansicht auf den Export-Button und erhalten Sie eine Exceldatei.
