Hier finden Sie alle Artikel zur dualen betrieblichen Berufsausbildung im Ganzen – von Ausbildungsbeginn bis zum Abschluss, und zwar jenseits theoretischer Betrachtungen. Wir haben selbst jahrzehntelange praktische Erfahrungen mit der dualen betrieblichen Berufsausbildung.

A-Navi-Tagebuch Ausgabe 1/19

Was gibt es Neues seit dem letzten Newsletter zum Thema Azubi-Navigator? Dies werde ich im nachfolgenden Artikel beleuchten.

Wie immer sind seit dem letzen Newsletter viele kleine und einige größere Funktionen zum Azubi-Navigator hinzugekommen. Zurzeit liegt der Schwerpunkt der Entwicklung in den Bereichen Versetzungsplanung und Belohnungssystem.

Rund um die Versetzungsplanung

Die Versetzungplanung beherrscht nun die themenbezogene Planung. Was bedeutet das?

Die themenbezogene Planung erlaubt es dem Planer, zu jeder Einplanung auch Themen aus einem Ausbildungsplan festzulegen. Diese Themen stammen aus dem Ausbildungsplan, der jedem Azubi zugeordnet werden kann. Der Ausbildungsplan wiederum entsteht durch Zuordnung eines Ausbildungsprofils zu einem Azubi. Und das Ausbildungsprofil kann aus dem Ausbildungsrahmenplan übernommen werden. Alternativ können Sie Ausbildungsprofile auch direkt selbst erstellen.

Dies hört sich auf den ersten Blick kompliziert an, folgt aber einem logischen Aufbau:

  • Ausbildungsrahmenpläne werden vom BiBB definiert und beschreiben die rechtlichen Rahmenbedingungen eines Ausbildungsberufes
  • Ausbildungsprofile sind der firmeninterne Ausbildungsplan. Er sollte für jeden ausgebildeten Beruf vorhanden sein. Der Ausbildungsrahmenplan kann dabei die Vorlage sein.
  • Ausbildungspläne sind der individuelle Ausbildungsplan eines Azubis. In den meisten Fällen ist dieser identisch mit einem Ausbildungsprofil. Daher entsteht ein Ausbildungsplan dadurch, dass man einem Azubi ein Ausbildungsprofil zuordnet.
  • Die themenbezogene Einplanung ist eine zeitliche Angabe, wie viele Tage aus dem geplanten Zeitbudget für ein Thema geplant werden (Also z.B. 14 von 30 Tagen “Einführung in die Buchhaltung”).
Ausschnitt aus einem Ausbildungsprofil

Das Ausbildungsprofil beschreibt also, welche Themen für einen Beruf vermittelt werden sollen. In der Regel vermittelt nicht jeder Einsatzort alle Themen. Deshalb ist es notwendig, bei den Einsatzorten die Themen zu definieren, die ein Einsatzort vermitteln kann (also z. B. das Rechnungswesen vermittelt die Grundlagen der Buchhaltung).

Diese Definition wird direkt im Einsatzort angegeben (Plus-Symbol oben rechts neben der Überschrift “Themen”). Wählen Sie ein oder mehrere Ausbildungsprofile, die der Einsatzort behandeln kann und ordnen Sie durch Ankreuzen die Themen zu.

Beispiel für gewählte Themen in einem Einsatzort

Nach dieser einmaligen Vorarbeit steht in der Versetzungsplanung bei jeder Einplanung die Möglichkeit der Themenauswahl zur Verfügung.

Zuordnung von Themen während der Planung

Bis hierhin sieht das Ganze noch nach recht viel Arbeit mit wenig Ertrag aus. Der Sinn dieser Maßnahme erschließt sich aber, wenn man innerhalb der Versetzungsplanung einmal den Themenplan aufruft. Diesen erreicht man, in dem man genau einen Azubi markiert (Haken vor dem Namen des Azubis setzen) und dann auf das Ausrufezeichen im Kreis klickt. Es öffnet sich dann ein Dialog mit einer Aufstellung, welche Themen dem Azubi noch vermittelt werden müssen und wo dies möglich ist.

Dieses Diagramm zeigt auf der linken Seite die zu vermittelnden Themen aus dem Ausbildungsplan. Klappt man die Themen auf, stehen darunter die Einsatzorte, die diese Themen vermitteln können.

  • Die grünen Balken zeigen bereits verplante Themen
  • Blaue Balken sind Themen-Anteile, die noch verplant werden müssen
  • Orange Balken entstehen, wenn man einen blauen Balken per Doppelklick markiert. Dann wandern diese Einträge auch automatisch rechts in die Auswahl zur Übernahme in den Hauptplan
  • Rote Striche markieren Überlasten. D. h. zu diesem Zeitpunkt können Einsatzorte keine weiteren Azubis mehr aufnehmen
  • Der hellgrün hinterlegte Bereich führt auf, wann für den Azubi bereits allgemeine Einplanungen vorhanden sind
  • Der hellrot hinterlegte Bereich zeigt geplanten Urlaub des Azubis

Hat man sich auf dieser Basis einen Plan zurecht geschoben und per Doppelklick die Themen markiert, kann dieser Entwurf per Übernehmen (unten rechts) als Einplanung in den Hauptplan übernommen werden.

Diese Methodik der Planung ist nur ein Variante einer themenbezogenen Einplanung für Azubis. Wie man den gleichen Mechanismus auch mit anderen Planungsmethodiken nutzen kann und was wir im Bereich der automatischen Planung in der Entwicklung haben, wird Thema eines weiteren Artikels werden.

Urlaubsplanung

Neu ist auch die Möglichkeit, bei den Azubis Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheiten) zu planen. Rufen Sie dazu den Datensatz des Azubis auf.

Abwesenheit bei den Azubis eintragen

Abwesenheiten werden in der Versetzungsplanung automatisch mit angezeigt. Ist für den Zeitraum noch keine Planung vorhanden, werden Abwesenheiten bei den Azubis hellrot dargestellt. Liegen dort bereits Einplanungen, so werden diese als Unterbrechung dargestellt.

Abwesenheiten im Versetzungsplan

Weitere Änderungen im Versetzungsplan

  • Filter und die KW-Einstellungen im Versetzungsplan bleiben nun über den Neustart erhalten
  • Der angezeigte Zeitraum wandert auch nach Neustart mit (d. h., wenn man z. B. heute 12 Monate eingestellt hat, so wandert das 12-Monats-Fenster morgen um einen Tag weiter
  • Auf den zusammenfassenden Balken eines Einsatzortes kann man (z. B. bei Überlast) per Doppelklick die Liste der Einplanungen aufrufen und selektiv löschen
  • Die Namen der Azubis stehen nun innerhalb der Balken und nicht mehr dahinter, denn dies spart Platz
  • Urlaub und Abwesenheiten werden auf dem Pseudo-Einsatzort “Urlaub/Abwesenheiten” geführt. Damit erhält man automatisch einen Urlaubskalender in der Planung
Urlaubsplan in der Versetzungsplanung
  • Es gibt einen neuen Berichts-Typ, durch den man den Versetzungsplan von Azubis einzeln oder gesammelt ausgeben kann. Dies kann sowohl für den veröffentlichten Plan gelten, als auch die aktuelle Vorplanung enthalten
Filter für die Ausgabe des Versetzungsplans

Erweiterungen der Azubi-Ansicht

In der Ansicht der Azubis setzen wir seit je her stark auf Motivation. D. h. wer lernt, soll über das System motivierendes Feedback erfahren.

Um diese näher an den “Tatbestand” (gemeint: das gerade Gelernte) zu bekommen, zeigen wir nun die erreichten Plaketten (im Gamification-Denglisch Achievements genannt) direkt an der Lerneinheit an. Tool-Tips, die angezeigt werden, wenn man mit der Maus darüber fährt oder auf dem Tablet lange darauf drückt, zeigen weitere Details zu den erreichten Werten an.

Azubi-Ansicht Lernfortschritt

Feedback durch Azubis

Die Azubis lassen sich im Rahmen des Rückmeldewesens zu Feedbacks einladen. Dies könnte z. B. ein Feedback über den Aufenthalt in einer Abteilung sein.

Azubifeedbacks erhält man, in dem man in den Feedbackvorlagen eine Vorlage mit dem Typ “Auszubildende/Auszubildender” anlegt. Legt man dann im Datensatz des Azubis ein neues Feedback mit dieser Vorlage an, bietet das System den Button “Anfordern” an. Betätigt man diesen, wird automatisch eine Aktivität beim Azubi ausgelöst und der Feedbackbogen übertragen. Haben die Azubis das Feedback gegeben, ist diese Aktivität automatisch erledigt.

Als Verantwortlicher kann man die Umsetzung über die Azubi-Aktivitäten verfolgen.

Berichtshefte mit Anlagen

Berichtshefte können nun mit beliebig vielen Anlagen versehen werden. Anlagen können Bilder, Word-Dateien, Excel-Dateien, Powerpoint oder die Pendants aus Open-/Libreoffice sein. Alle diese Dateitypen werden automatisch in das PDF-Format umgewandelt, damit bei einer späteren Übergabe der Unterlagen an die IHK ein einheitliches Format vorliegt.

Die Ziffer an der Büroklammer verrät eine Anlage

Sonstige Erweiterungen

Weitere Änderungen gab es in einigen Bereichen des Azubi-Navigators:

  • Ob das interaktive Hilfesystem für die Ausbilder anzeigt wird, lässt sich nun bei den Personalverantwortlichen definieren.
Hilfesystem ein-/ausschalten
  • Das Hilfesystem ist nun auch im Infoportal für Ausbildungsbeauftragte verfügbar
  • Meldet sich ein Ausbildungsbeauftragter erstmalig im Infoportal an, bekommt er/sie automatisch eine Einweisung in die Oberfläche (sofern das Hilfesystem eingeschaltet ist / Standard für neue Ausbilder: Hilfesystem an).
  • Blogbeitrag zur Einrichtung des Infoportals: https://www.testsysteme.de/infoportal-im-azubi-navigator
  • Integration mit Bildungsträgern, die auch den Azubi-Navigator benutzen. Details dazu sind hier beschrieben: https://www.testsysteme.de/integration-von-bildungstraegern-im-azubi-navigator
  • Die ersten 80 Ausbildungsrahmenpläne sind im System hinterlegt. Wenn ein Azubi einen Berufe erlernt, dessen Ausbildungsrahmenplan wir schon freigegeben haben, so wird der Ausbildungsrahmenplan automatisch verlinkt. Auch im Infoportal.
Verlinkung Ausbildungsrahmenplan und Ausbildungsplan

Neben diesen Änderungen sorgen wir natürlich auf der technischen Ebene immer dafür, dass der Azubi-Navigator aktuell und auf dem neusten Sicherheitsstand ist. Dazu gehört auch, dass wir uns aktuell erneut bezüglich der ISO 27001 auditieren lassen. Aber dies wäre mal ein Thema für einen eigenen Blog-Beitrag.


Integration von Bildungsträgern im Azubi-Navigator

Bildungsträger bieten Unternehmen vielfältige Dienstleistungen rund um die Ausbildung an. Dabei nutzen Sie teilweise E-Learning-Inhalte in einer speziellen Fassung des Azubi-Navigators. Der Azubi-Navigator für Unternehmem bietet die Möglichkeit, die E-Learning-Fortschritt der Azubis zu verfolgen. Mit der Integration von Unternehmen und Bildungsträgern funktioniert die Fortschrittsanzeige auch gemeinsam.

Um den Unternehmens-Azubi-Navigator mit der Version des Bildungsträgers zu verbinden, muss zwischen beiden Teilnehmern eine Vertrauenssstellung geschaffen werden. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie diese Vertrauensstellung eingerichtet wird.

Ausgangsszenario und Übersicht

Nehmen wir an, ein Unternehmen A möchte den Stand der E-Learning-Aktivtäten beim Bildungszentrum des Einzelhandels Niedersachsen in Springe verfolgen. Dazu sind im Wesentlichen 3 Schritte notwendig:

  • Das BZE aus der Liste der Bildungsträger auswählen und als Bildungsträger eintragen
  • Das BZE markiert die Auszubildenden in den Kursen, welche zu Unternehmen A gehören
  • Das Unternehmen importiert die Auszubildenden und stellt so die Verbindung her

Im Sinne einer Prozessdarstellung sieht dies wie folgt aus:

Prozessdarstellung: Herstellen einer Vertrauensstellung

Wie dies von der Registrierung bis zur Ansicht im Lerncenter aussieht, beschreibt die folgende Anleitung.

Schritt 1 für das Unternehmen: Registrieren (Optional)

Wenn Sie noch keinen Account für den Azubi-Navigator haben, registrieren Sie sich über https://azubinavi.de.

Schritt 2 für das Unternehmen: Auswahl des Bildungsträgers

Sind Sie einmal angemeldet, können Sie innerhalb der Basisdaten mit dem Menüpunkt „Berufsschulen“ die zugehörige Ansicht aufrufen. Klicken Sie dann oben rechts auf „Registrierte Bildungsträger hinzufügen“ und wählen Sie den passenden Eintrag aus. Durch diese Auswahl wird bei dem gewählten Bildungsträger ein Partnerdatensatz erzeugt. Er repräsentiert Ihre Freigabe zur Datenübertragung Ihrer Azubis in den Unternehmens-Account.

Registrierung eines Bildungsträgers

Schritt 3 durch den Bildungsträger: Auszubildende bereitstellen

Nun ist Ihr Bildungsträger am Zug. Er wird die Auszubildenden, die zu Ihrem Unternehmen gehören, markieren und Ihrem Partnerdatensatz zuweisen. Dazu müssen Sie nichts tun. Auf Seiten der Bildungsträger sieht dies wie folgt aus:

Bindung der Azubis an das Partnerunternehmen

Schritt 4 durch das Unternehmen: Import der bereitgestellten Azubis

Um die Auszubildenden in den Unternehmensaccount zu übernehmen können Sie diese importieren. Gehen Sie dazu in die Übersicht der Azubis und rufen „Import“ und dort „Azubis importieren (von Partner)“ auf. Sie können dort den Bildungsträger auswählen und Standort sowie Sichtbarkeitsgruppe definieren.

Import von Azubis von einem Partner

Bevor der echte Import durchgeführt wird, sollten Sie einen Testlauf vornehmen. Belassen sie dazu den Kenner „Nur Testimport – keine Verarbeitung“ auf aktiv (Standardeinstellung). Auf der Folgeseite bekommen Sie ein Protokoll des potentiellen Imports ohne das tatsächlich Daten importiert werden. Ist alles ok, schalten Sie den Testmodus aus.

Import im Testmodus

Fertig

Dies war es schon. Ab sofort können Sie die Lernaktiviäten Ihrer Azubis beim Bildungsträger verfolgen. Rufen Sie dazu das Lerncenter auf.

Azubi-Navigator Infoportal Übersichtsseite

Infoportal im Azubi-Navigator

Der Azubi-Navigator bietet mit dem Infoportal eine speziell auf Ausbildungsbeauftragte zugeschnittene Oberfläche. Diese erlaubt den Ausbildern den Zugriff auf den für Sie relevanten Ausschnitt der Azubi-Daten. Das Infoportal kann sowohl am PC, auf Tablets oder dem Handy genutzt werden. Die Oberfläche adaptiert sich entsprechend.

Auf den ersten Blick sehen die Ausbilder in Verbindung mit der Versetzungsplanung, welche Azubis heute bzw. in der nächsten Zeit eingeplant sind. Ausbilder, die nur für bestimmte Einsatzorte zuständig sind, sehen nur den für sie vorgesehenen Teil der Planung.

Infoportal des Azubi-Navigators in der mobilen Ansicht

Zu jeder und jedem Auszubildenden kann der Ausbilder einen Azubi-Steckbrief abrufen. Hierin sind alle relevanten Daten des Azubis, die Berufsschultage und die vergangene und zukünftige Einplanung zu sehen. Damit bekommen die Ausbilder wichtige Informationen über die ihnen anvertrauten Menschen bereits im Vorfeld zur Verfügung gestellt. Optional können die Azubis selbst ihren Steckbrief erweitern und die Ausbilder über sich informieren und bestimmen, was sie von sich kundtun möchten.

Ansicht des Azubi-Steckbrief

Sind die Ausbilder Teil des Teams, welches Berichtshefte abzeichnet, führt das Infoportal abzuzeichnende Berichtshefte auf. Ebenso können die bereits abgezeichneten Berichtshefte eingesehen werden.

Bei Einsatz des Feedbacksystems kann innerhalb des Infoportals auf die hinterlegten Feedbackbögen zugegriffen werden. Das Feedback kann gemeinsam mit dem Azubi ausgefüllt werden. Dazu bietet sich neben dem PC auch der Einsatz von Tablets an.

Einrichten des Infoportals

Die Einrichtung des Infoportals erfolgt in der Ansicht für die Ausbildungsmanager (https://ausbildung.io). Dort kann bei jedem Personalverantwortlichen festgelegt werden, ob die Anmeldungen fest an das Infoportal gebunden werden sollen. Personalverantwortliche, die diesen Kenner gesetzt haben, können sich dann nicht mehr mit der Oberfläche der Ausbildungsmanager anmelden.

Zugriffsrechte pflegen und Ausbildungsverantwortlichen zuweisen

Tipp: Wenn Sie Ausbildungsmanager sind, setzen Sie diesen Kenner in Ihrem eigenen Stammdatensatz nicht.
Sie schließen sich sonst selbst von der Bearbeitung als Ausbildungsmanager aus.

Wenn Sie selbst sehen möchten, wie das Infoportal aussieht, ohne Ihre Anmeldung fest an das Infoportal zu binden, rufen Sie vor der Anmeldung den Azubi-Navigator über den Link https://ausbildung.io/infoportal auf. Damit erhalten Sie temporären Zugang zum Infoportal.

Zuordnung von Ausbildern zu Einsatzorten festlegen

Um festzulegen, welche Einplanungen die Ausbilder im Infoportal angezeigt bekommen, müssen Sie die Personalverantwortlichen den Einsatzorten zuordnen. Rufen Sie dazu über „Standorte und Abteilungen“ den gewünschten Einsatzort auf. Dort wählen Sie neben der Überschrift „Ansprechpartner“ das Plus-Symbol. In der nun angezeigten Auswahlliste können Sie den zuständigen Ausbilder aus der Liste der Personalverantwortlichen auswählen und die Auswahl übernehmen. Gibt es mehrere zuständige Personen, können Sie diesen Vorgang mehrfach wiederholen.

Personalverantwortliche den Standorten zuordnen um festzulegen, welche Einplanungen die Ausbilder sehen